Софтуерни решения за управление на оборудване под наем: Как да проследявате, поддържате и обслужвате своя парк за оборудване под наем

Оборудването под наем се движи постоянно. Една машина може да напусне депото сутринта, да работи на обекта на клиента в продължение на две седмици, да се върне за проверка и на следващия ден отново да се върне.

Това постоянно движение създава ежедневен натиск върху екипите за отдаване под наем. Мениджърите трябва да знаят къде се намира всеки актив, кой го притежава, в какво състояние е и кога се нуждае от обслужване.

Без подходящ софтуер фирмите за отдаване под наем губят бързо време. Оборудването стои на празен ход, сервизните проверки се пропускат, а персоналът търси актуализации чрез обаждания, имейли и хартиени формуляри.

Софтуерът за управление на оборудване под наем помага за решаването на тези проблеми. Тези инструменти проследяват на едно място местоположението на активите, състоянието на резервациите, историята на обслужването, записите от инспекциите и нуждите от поддръжка.

Някои системи се фокусират върху резервациите и договорите. Други се фокусират върху управлението на услугите на място и работата по поддръжката. Много фирми за отдаване под наем вече използват и двете.

В това ръководство са обяснени основните видове софтуер, основните характеристики, които трябва да се търсят, и как платформите FSM подпомагат работата на наетия автопарк.

Основни оперативни предизвикателства при управлението на оборудване под наем

Постоянно движение на активите

Наемните автопаркове рядко остават на едно място. Всяка седмица оборудването се движи между депа, обекти на клиенти, ремонтни площадки и складови помещения.

Това движение затруднява проследяването. Мениджърът на депото може да не знае дали даден актив се е върнал, дали се нуждае от проверка или остава на място при клиента.

Проследяването в реално време помага на екипите за отдаване под наем да избягват закъснения. То също така намалява риска от изгубени активи и пропуснати резервации.

Проследяване на състоянието между наемите

Оборудването често се връща износено или повредено. Някои повреди остават скрити, докато следващият клиент не започне да използва машината.

Без ясен процес на инспекция екипите пропускат работата по обслужването. Споровете за щети също се разрешават по-трудно.

Цифровите инспекции създават ясен запис. Служителите могат да регистрират неизправности, да добавят снимки и да събират подписи, преди активът да е напуснал или да се е върнал.

Планиране на поддръжката около циклите на наемане

Фирмите под наем не могат да обслужват оборудването, когато техник е свободен. Поддръжката трябва да бъде съобразена с календара на наема.

Това създава предизвикателство за планиране на натоварените автопаркове. Багер, резервиран за следващите две седмици, не може да спре за сервизно обслужване по средата на наема.

Ръчното планиране се разваля бързо при мащабно използване. Екипите се нуждаят от софтуер, който свързва плановете за обслужване с наличността на активите.

Използване срещу престой

Фирмите за отдаване под наем печелят пари, когато активите се използват. Всеки час, прекаран в ремонт или в очакване на части, намалява приходите.

Мениджърите трябва да следят кои активи носят приходи и кои прекарват твърде много време извън пътя.

Данните за използването също подпомагат инвестиционните решения. Те помагат на фирмите да решат дали да ремонтират, заменят или извадят от употреба остарялото оборудване.

Основни категории софтуер за управление на оборудване под наем

Платформи за резервации под наем и управление на автопарка

Платформите за резервации за наемане управляват търговската страна на операциите по наемане. Те се занимават с резервации, договори, ценообразуване, фактуриране и наличност на активите.

Тези системи работят добре за контрол на резервациите. Те помагат на фирмите за отдаване под наем да управляват календарите и транзакциите на клиентите в големи автопаркове.

Повечето инструменти за резервации предлагат ограничени работни процеси за поддръжка. Те могат да следят дали оборудването е налично, но рядко управляват в дълбочина инспекциите, изпращането на техници или ремонтите на място.

Софтуер за управление на полеви услуги за поддръжка под наем

Софтуерът FSM управлява обслужването на операциите по отдаване под наем. Той се занимава с работата, която се извършва преди, по време и след всеки цикъл на отдаване под наем.

Платформата FSM създава работни поръчки за инспекции, ремонти и превантивна поддръжка. Тя също така планира техниците и проследява напредъка на обслужването в реално време.

Когато оборудването се повреди по време на наемане, диспечерските екипи могат да изпратят техник направо на мястото на клиента.

Софтуерът FSM съхранява и пълната история на обслужването за всеки актив. Екипите могат да преглеждат минали ремонти, записи от инспекции и заменени части от една система.

За много фирми за отдаване под наем поддръжката е един от най-големите разходни центрове. Силните работни процеси по обслужването често осигуряват по-висока възвръщаемост, отколкото самите функции за резервиране.

Фирмите за отдаване под наем, които вече използват софтуер за тежко оборудване или инструменти за управление на полеви услуги, често могат да разширят тези системи в операциите по отдаване под наем.

Комбинирани или интегрирани решения

Много от фирмите за отдаване под наем използват едновременно платформа за резервации и FSM система.

Платформата за резервации управлява договорите и графиците за наемане. Системата FSM управлява инспекциите, поддръжката, изпращането на техници и работните потоци за ремонт.

Тази интеграция премахва ръчната работа. Когато резервацията бъде потвърдена, платформата FSM може автоматично да задейства проверка преди наемане.

Когато оборудването се върне, системата може веднага да създаде поръчка за работа след наемане. Мениджърите получават ясна представа за състоянието на активите, преди да започне следващото наемане.

Frontu поддържа този подход чрез своята отворена архитектура на API. Фирмите за отдаване под наем могат да свържат работните потоци на услугите със съществуващи системи за резервации и ERP системи, без да се налагат големи промени по поръчка.

Основни характеристики, които трябва да търсите в софтуера за управление на оборудване под наем

История на обслужването на ниво актив

Всеки нает актив трябва да има пълно цифрово сервизно досие. Тази история трябва да включва инспекции, ремонти, задачи по поддръжка и подмяна на части.

Техниците използват тези записи за по-бързо диагностициране на повтарящи се неизправности. Мениджърите ги използват, за да проследяват дългосрочните разходи за поддръжка.

Сервизната история също така подпомага гаранционните претенции и проверките за съответствие. Пълната одитна следа намалява риска по време на инспекции или спорове с клиенти.

Контролни списъци за проверка преди и след наемане

Проверките защитават както фирмата за отдаване под наем, така и клиента. Те създават ясен отчет за състоянието на оборудването преди и след всяко наемане.

Цифровите контролни списъци помагат на екипите да следват един и същ процес всеки път. Служителите могат да записват повреди, да правят снимки и да събират цифрови подписи от всяко устройство.

Този процес намалява споровете и подобрява отчетността. Той също така помага на екипите за поддръжка да откриват проблеми, преди да започне следващата резервация.

Планиране на поддръжката около календарите за наем

Графиците на услугите трябва да съответстват на наличността на наемите. Оборудването, резервирано за дългосрочен наем, не може да изчезне в работилницата без предупреждение.

Софтуерът, свързан с календара на наемите, решава този проблем. Системата може да маркира активите, които наближават сервизните интервали, по време на бъдещи резервации.

След това мениджърите имат време да коригират плана. Те могат да ускорят поддръжката или да блокират актива преди началото на наемането му.

Проследяване на местоположението и използването в реално време

Екипите за отдаване под наем трябва да знаят къде се намира всеки актив по всяко време. Тази видимост подпомага диспечирането, планирането и обслужването на клиентите.

GPS телематиката предоставя данни за местоположението на свързаните активи в реално време. Някои фирми използват и работни процеси за регистрация и извеждане с QR код за по-евтино проследяване.

Проследяването на местоположението подобрява и отчитането на използването. Мениджърите могат да видят кои активи прекарват най-много време в генериране на приходи.

Системата може също така да предупреждава екипите за пропуснат срок за връщане на оборудването. Това помага на фирмите да действат, преди закъсненията да се отразят на бъдещи резервации.

Как Frontu подкрепя операциите по предоставяне на оборудване под наем

Frontu се фокусира върху поддръжката и обслужването на наетите автопаркове.

Платформата помага на фирмите за отдаване под наем да управляват инспекциите, планирането на поддръжката, изпращането на техници и работните потоци за ремонт в движещите се автопаркове.

Екипите могат да създават работни поръчки за проверки преди наемане, проверки след наемане и реакция при повреда по време на активно наемане.

Цифровите формуляри за инспекция поддържат заснемане на снимки и електронно подписване. Това дава на фирмите за отдаване под наем ясен отчет за състоянието на активите на всеки етап.

Техниците имат достъп до пълната сервизна история от всяко устройство. Мениджърите могат да проследяват напредъка на ремонта и местоположението на техниците в реално време.

Frontu също така поддържа управлението на резервни части в рамките на работния процес по поддръжката. Това помага на сервизните екипи да намалят закъсненията, причинени от липсващи части.

Компаниите за отдаване под наем, които управляват смесени автопаркове в няколко депа, могат да преглеждат състоянието на поддръжката от една платформа.

Вижте как Frontu управлява сервизната част на вашия автопарк под наем. Резервирайте безплатна демонстрация.

ЧЕСТО ЗАДАВАНИ ВЪПРОСИ

Какво е софтуер за управление на оборудване под наем?

Софтуерът за управление на оборудване под наем помага на фирмите за отдаване под наем да проследяват, управляват и поддържат своя автопарк. Той обхваща местоположението на активите, графиците за резервации, планирането на поддръжката, инспекциите и сервизните записи.

Нужен ли ми е отделен софтуер за резервации за наемане и поддръжка на оборудването?

Повечето фирми за отдаване под наем използват отделни системи за всяка задача. Платформите за резервации управляват договорите и графиците, докато инструментите на FSM управляват проверките, ремонтите и работните процеси на техниците.

Как софтуерът FSM помага на компаниите за оборудване под наем?

Софтуерът FSM управлява работния процес на услугите, свързани с операциите по отдаване под наем. Той планира проверките, изпраща техници, записва историята на сервизните услуги и проследява задачите по поддръжката.

Какво трябва да включва проверката на оборудването преди наемане?

Проверката преди наемане трябва да включва проверки за безопасност, нива на течностите, състояние на гумите, механично състояние и експлоатационни тестове. Екипите трябва също така да направят снимки и цифрови подписи.

Как да проследявам оборудване под наем, което се премества между обектите?

Много фирми за отдаване под наем използват GPS телематика за проследяване на активите в реално време. Други използват работни процеси за регистрация и напускане с QR код, когато телематиката не е практична.