Avtomatizacija poteka dela v storitvenih dejavnostih: Kaj je, kako deluje in kje začeti?

Večina podjetij za storitve na terenu se pri vsakem delu ravna po isti poti. Pride zahteva, pripravi se delovni nalog, pošlje se tehnik, delo se opravi in pošlje se račun.

Kljub temu številna podjetja še vedno ročno izvajajo vse korake. Zaposleni kopirajo opombe, iščejo posodobitve, pošiljajo besedila in izpolnjujejo obrazce. Te zamude upočasnjujejo delo, povečujejo stroške in škodujejo storitvam.

Avtomatizacija poteka dela v storitvenih dejavnostih odpravlja to vrzel. Uporablja programska pravila za prenos dela iz enega koraka v drugega brez ročnega vnosa.

V tem priročniku je pojasnjeno, kaj pomeni avtomatizacija delovnega procesa, kje prinaša največjo dodano vrednost in kako jo uvesti brez kaosa.

Kaj je avtomatizacija delovnih tokov v storitvenih dejavnostih?

Avtomatizacija poteka dela pomeni, da programska oprema ukrepa, ko je izpolnjeno določeno pravilo. Sistem opravlja ponavljajoča se opravila brez posredovanja osebja.

Pri storitvah na terenu to lahko pomeni, da se delovni nalog pripravi, ko stranka pošlje zahtevo. To lahko pomeni tudi, da je najboljši tehnik izbran in obveščen takoj.

Tehnik lahko v aplikaciji označi opravljeno nalogo. Sistem nato pošlje račun, posodobi zaloge in zapre delo.

Cilj ni zmanjšati človeško presojo. Cilj je zmanjšati število administrativnih opravil z nizko vrednostjo, ki jemljejo čas.

Ekipe operativnih služb bi morale porabiti manj časa za klice, e-pošto in vnos podatkov. Več časa bi morale nameniti strankam, zamudam in ključnim vprašanjem.

Stroški neavtomatizacije delovnih tokov storitev

Ročno delo upočasnjuje vsako fazo storitev na terenu.

Ekipe dispečerjev vsak dan porabijo več ur za dodeljevanje nalog po telefonu ali besedilu. Ekipe, ki izstavljajo račune, čakajo na papirnate obrazce, preden lahko pošljejo račune.

Vodje pogosto iščejo posodobitve delovnih mest tako, da kličejo tehnike. Ta čas nima prave dodane vrednosti.

Podjetja, ki avtomatizirajo delovne tokove, poročajo o 20 do 40 % nižjih upravnih stroških. Veliko jih prav tako opaža za 15 % do 25 % boljše stopnje prvih popravkov.

Ena najhujših zamud je med zaključkom dela in izstavitvijo računa. V številnih podjetjih se računi pošljejo tri do pet dni po zaključku dela.

Avtomatizacija to razliko skrajša na nekaj minut. Hitrejši obračun pomeni hitrejši denarni tok.

Pri ročnih delovnih postopkih se poveča tudi tveganje izgube podatkov. Zamujena posodobitev ali slaba predaja lahko privede do ponovnih obiskov, vrzeli v zalogah ali neizpolnjenih pogodb SLA.

Ključni delovni tokovi, ki jih je treba avtomatizirati pri storitvah na terenu

Vsi delovni tokovi ne potrebujejo enake stopnje osredotočenosti. Nekateri prinašajo veliko več vrednosti kot drugi.

Najboljši načrt se začne z nalogami, ki zapravljajo največ časa ali povzročajo največ zamud.

Ustvarjanje in dodeljevanje delovnih nalogov

Ročni pretok je počasen. Stranka pokliče, nekdo naredi zapiske, sestavi nalogo, preveri tablo in stopi v stik s tehnikom.

Ta veriga povzroča zamude na vsakem koraku.

Avtomatizirani tok poteka veliko hitreje. Zahteva vstopi v sistem prek portala, e-pošte ali telefonske povezave.

Platforma takoj pripravi delovni nalog. Nato izbere najboljšega tehnika glede na znanje, obremenitev in območje lokacije.

Tehnik v nekaj sekundah opravi nalogo v svojem telefonu.

Ta potek dela skrajša zamudo med zahtevo in odpremo. Ta vrzel povzroča številne upočasnitve storitev.

Posodobitve stanja dela in obvestila za stranke

Stranke ne marajo slabih posodobitev. Veliko klicev v pisarno se začne z enim vprašanjem: “Kje je tehnik?”

Avtomatizacija rešuje to vprašanje brez dodatnega dela skrbnika.

Ko tehnik sprejme nalogo, stranka prejme obvestilo o predvidenem času prihoda. Ko tehnik začne pot, stranka prejme posodobitev v živo.

Ko se delo konča, stranka prejme povzetek dela.

Ta opozorila zmanjšajo število dohodnih klicev o stanju za 30 % do 60 %. Prav tako povečujejo zaupanje in oceno storitev.

Upravljanje delov in zalog

Pri ročnih sistemih se nadzor nad deli pogosto izniči.

Tehnik lahko pride na lokacijo in ugotovi, da ključnega dela ni na zalogi. To vodi do ponovnih obiskov in izgube časa.

Avtomatizacija poveže delovni nalog s sistemom zalog. Ko tehnik prijavi del, se število zalog takoj zmanjša.

Če zaloga pade pod določeno mejo, lahko sistem sproži novo naročilo.

S tem postopkom se podjetja izognejo pomanjkanju zalog in neuspešnim obiskom.

Izdajanje in zaračunavanje računov

Ročno zaračunavanje upočasnjuje denarni tok.

Tehnik zaključi nalogo, pošlje opombe v papirni obliki ali po e-pošti in počaka, da pisarna obdela račun. Osebje nato ročno vnese stroške dela, dele in stroške.

Ta proces pogosto traja več dni.

Avtomatizirani tok je veliko hitrejši. Tehnik označi opravljeno nalogo v aplikaciji, sistem pa takoj izdela račun.

Stranka lahko račun prejme v nekaj minutah.

Ta korak zagotavlja enega najhitrejših rezultatov avtomatizacije.

Načrtovanje preventivnega vzdrževanja

Preventivne storitve najbolje delujejo z avtomatizacijo.

Ko so pravila storitev določena, sistem poskrbi za vse ostalo. Delovna mesta lahko ustvari vsakih 90 dni ali po določenem številu strojnih ur.

Platforma lahko dodeli nalogo, obvesti stranko in opozori tehničnega strokovnjaka.

Brez avtomatizacije ekipe pogosto prestavijo načrtovano delo na stranski tir zaradi nujnih klicev. To vodi do več okvar in večjega garancijskega tveganja.

Kako implementirati avtomatizacijo delovnih tokov v storitvenih dejavnostih

Začetek uspešnega uvajanja se začne z jasnim načrtom.

Korak 1: Začrtajte svoje trenutne delovne tokove

Zapišite vsak korak v trenutnem postopku.

Spremljajte izdelavo, dodeljevanje, posodabljanje in zaračunavanje delovnih mest. Poiščite vsako predajo, ki jo je treba poklicati, poslati e-pošto ali posodobiti list.

Te točke pogosto povzročajo največje zamude.

Korak 2: Poiščite ročne korake z najvišjimi stroški

Osredotočite se na naloge, ki vam jemljejo največ časa.

Za večino podjetij, ki opravljajo storitve na terenu, so glavne boleče točke dodeljevanje nalog, posodobitve stanja in zaračunavanje.

Preden avtomatizirate manj pomembna opravila, začnite tam.

Korak 3: Izberite platformo FSM z nativno avtomatizacijo

Najboljša orodja za avtomatizacijo so nameščena v sami platformi FSM.

Nativna avtomatizacija skrajša čas namestitve in prepreči šibke povezave med sistemi.

Poiščite platformo, ki ekipam operativnih služb omogoča oblikovanje pravil brez kode ali zunanjih razvijalcev.

Korak 4: Uvedba enega delovnega postopka naenkrat

Ne avtomatizirajte vseh opravil naenkrat.

Začnite z enim delovnim postopkom in spremljajte dosežke. Izmerite prihranek časa, nižjo stopnjo napak in hitrejši odzivni čas.

Ko se ekipe prilagodijo, preidite na naslednji postopek.

Z majhnimi koraki povečate zavzetost zaposlenih in zmanjšate tveganje pri uvajanju.

Kako Frontu avtomatizira delovne tokove servisnih operacij

Frontu pomaga podjetjem, ki opravljajo storitve na terenu, avtomatizirati delovne tokove, ki upočasnjujejo vsakodnevno delo.

Platforma lahko ustvarja delovne naloge na podlagi zahtev strank brez ročnega vnosa. Prav tako lahko dodeljuje delovna mesta glede na tehnično znanje, obseg in obremenitev.

S posodobitvami v realnem času sta obveščena tako pisarna kot stranka. Tehniki lahko v aplikacijo prijavijo dele, sistem pa takoj posodobi zalogo.

Ko se delo konča, lahko ekipe z enim klikom ustvarijo račune.

Frontu podpira tudi povezave z drugimi poslovnimi orodji prek integracij Frontu.

Vodje operacijskih služb lahko pravila za avtomatizacijo nastavijo prek preprostega vmesnika. Večina ekip ne potrebuje pomoči razvijalca za vzpostavitev osnovnih delovnih tokov.

Oglejte si, kako deluje Frontujeva avtomatizacija poteka dela, in rezervirajte brezplačen demo.

Zaključek

Avtomatizacija delovnega procesa v storitvenih dejavnostih zmanjšuje količino odpadkov pri vsakodnevnem delu.

Zmanjša obremenitev upravitelja, pospeši obračunavanje in pomaga ekipam opraviti več opravil z manj zamudami.

Podjetja, ki avtomatizirajo delovne postopke, ne delajo več. Odpravljajo počasne predaje, ponavljajoča se opravila in napake, ki se jim je mogoče izogniti.

Najbolje je začeti z dodeljevanjem nalog, posodobitvami strank in zaračunavanjem. Ti trije delovni tokovi pogosto prinesejo najhitrejše koristi.

Od tam lahko ekipe postopoma širijo avtomatizacijo in vzpostavijo hitrejše delovanje storitev.

Pogosto zastavljena vprašanja

Kaj je avtomatizacija delovnega toka v storitvenih dejavnostih?

Gre za uporabo pravil programske opreme za napredovanje storitvenih nalog brez ročnega vnosa. Sistem samodejno skrbi za ustvarjanje delovnih nalogov, pošiljanje, posodobitve, spremembe zalog in zaračunavanje.

Katere so največje zmage pri avtomatizaciji delovnih tokov storitev?

Največje koristi običajno prinesejo samodejna odprema, posodobitve strank in izdelava računov. Ti delovni tokovi skrajšajo zamude, zmanjšajo administrativno delo in izboljšajo denarni tok.

Ali avtomatizacija delovnega procesa nadomešča dispečerje?

Ne. Odpravlja rutinsko administrativno delo, tako da se lahko dispečerji osredotočijo na zapleteno načrtovanje, nujna vprašanja in podporo strankam.

Koliko časa traja vzpostavitev avtomatizacije delovnega toka v Frontu?

Večina ekip vzpostavi osnovna pravila v prvem tednu. Orodja podjetja Frontu so zasnovana za operativne ekipe in ne za razvijalce.

Ali lahko avtomatizacija delovnega procesa deluje za majhne ekipe terenskih storitev?

Da, majhne ekipe imajo pogosto največ koristi od avtomatizacije, saj vsaka prihranjena ura poveča neposredno delovno zmogljivost.