Obtičanje na papirju: zakaj se nekateri deli Evrope še vedno borijo z digitalizacijo

Evropa je na poti digitalizacije, vendar zelo neenakomerno. Nekatere države hitijo z uvajanjem vseh vrst digitalnih orodij, druge pa zaostajajo in se oklepajo papirja, ročnih postopkov in sistemov, ki se že desetletja skorajda niso spremenili. Te razlike vplivajo na to, kako podjetja delajo, sprejemajo odločitve in prehajajo na novo programsko opremo, ki nadomešča dolgoletne navade.

Po podatkih EU so digitalne spretnosti na celini še vedno na neenaki ravni. Te neenakosti vplivajo na to, kako zaposleni opravljajo svoje vsakodnevne naloge, kako enostavno organizacije sprejemajo nove rešitve in kako hitro lahko novi izdelki vstopijo na različne trge. Preden si ogledamo številke, si velja zapomniti eno stvar: digitalizacija ni povezana le s tehnologijo, temveč je odvisna od ljudi, spretnosti in vsakdanjega vedenja.

Evropski digitalni razkorak v številkah

Če pogledamo kazalnik DESI, je razlika jasna, ko gre za osnovne digitalne spretnosti na petih kompetenčnih področjih: uporaba informacij, komunikacija, ustvarjanje vsebin, varnost in reševanje problemov. To niso napredne sposobnosti, temveč osnovne spretnosti, ki kažejo, kako pripravljeni so posamezniki na uporabo digitalnih orodij pri delu in doma.

Raven digitalnih spretnosti posameznikov (od leta 2021 naprej), Eurostat, Kazalniki DESI

Na lestvici so države razdeljene v dve veliki skupini. Nizozemska, Finska in Irska so med najuspešnejšimi državami z velikim deležem prebivalstva, ki je sposobno opravljati osnovne digitalne naloge. Na takšnih trgih so digitalna orodja na delovnem mestu običajna in pričakovana. Romunija in Bolgarija sta na drugem koncu, kjer veliko ljudi nima niti osnovnega znanja. Več srednje- in vzhodnoevropskih držav je bližje tej nižji stopnji, kar pomeni, da bi lahko velik del njihove delovne sile imel težave z vsakodnevnimi digitalnimi nalogami. Ta razlika je več kot le statistični podatek. Od nje je odvisno, kako hitro se bodo podjetja posodabljala in kako dobro se bodo delavci počutili ob uvajanju novih orodij.

Zakaj se nekateri deli Evrope še vedno počasi digitalizirajo?

Razlog za nizko stopnjo digitalizacije v nekaterih regijah ni v nerazpoložljivosti tehnologije. Velik del tega je posledica delovne kulture in ustaljene rutine. Na nekaterih trgih je zaradi nižje ravni znanja angleščine navigacija po številnih programskih orodjih otežena, kar upočasnjuje uvajanje v delo in zahteva več usposabljanja. Veliko podjetij še vedno uporablja starejšo programsko opremo, ki jo je težko integrirati ali posodobiti, kar ekipe sili, da ohranjajo stare delovne tokove, čeprav vedo, da so neučinkoviti.

Raziskave na trgih srednje in vzhodne Evrope kažejo, da so izzivi digitalizacije močno povezani z organizacijsko zrelostjo. Nekatera podjetja delujejo v razdrobljenih procesih, kjer različni oddelki uporabljajo različna orodja in ni doslednega pristopa. Druga se zanašajo na dolgoletne navade, kot so tiskani delovni listi ali ustna navodila. Tega vedenja pogosto ne spodbuja odpor do sprememb, temveč negotovost. Papirnate rutine so udobne in predvidljive. Ne zahtevajo novih znanj in spretnosti ter prinašajo malo zaznanega tveganja. Posledica tega je, da je uvajanje počasno in neenakomerno, čeprav so podjetja pod pritiskom, da se posodobijo.

Svojo vlogo imajo tudi gospodarske razlike. Bolj razvita gospodarstva prej vlagajo v usposabljanje, infrastrukturo in programsko opremo. Trgi z nižjo digitalno pismenostjo potrebujejo več časa za prehod, saj tako podjetja kot zaposleni potrebujejo več časa za oblikovanje novih navad. Ti dejavniki skupaj pojasnjujejo, zakaj Evropa še naprej napreduje z različno hitrostjo.

Vloga digitalne zrelosti pri izvajanju prodaje na trgu

Digitalna znanja in spretnosti določajo, kako podjetja vstopajo na različne trge in se na njih širijo. Strategija, ki dobro deluje v enem delu Evrope, je lahko neučinkovita v drugem, preprosto zato, ker uporabniki različno uporabljajo digitalna orodja.

Na bolj digitalnih trgih:

• Uvajanje je hitrejše, za sprejetje pa je potrebnih manj prilagoditev.
• Pristop, ki temelji na vhodnih informacijah ali proizvodih, bo bolj uspešen.

Na trgih z nižjo stopnjo digitalnosti:

• Kupci potrebujejo več izobraževanja in praktične podpore
• Prodajni cikli so daljši in bolj odvisni od osebne komunikacije.

Te razlike vplivajo na celoten proces uvajanja na trg. Oblikovanje lijaka, prodajne poteze, cenovna pričakovanja in modeli podpore se spreminjajo glede na digitalno zrelost. Enoten vseevropski pristop je običajno slabo uspešen. Namesto tega se morajo podjetja prilagoditi posebni realnosti vsakega trga, ne pa domnevati, da se uporabniki povsod obnašajo enako. V praksi to pogosto pomeni, da je treba na trgih, kjer so digitalne navade šibkejše, preiti z načina delovanja, ki temelji na izdelkih, na način, ki temelji na odnosih.

Ovire na trgih, na katerih se digitalna orodja soočajo z največjim trenjem

Intervjuji s strokovnjaki, ki delajo v regiji, kažejo na konkretne ovire, ki zavirajo uvajanje digitalnih tehnologij. Kot je pokazala raziskava, ki jo je izvedla Magoom, ena najboljših litovskih agencij za trženje in SEO, izzivi digitalizacije na trgih srednje in vzhodne Evrope ne izhajajo iz same tehnologije, temveč iz znanja, navad in organizacijske zrelosti.

Slabše znanje angleščine predstavlja praktično težavo, saj je veliko orodij, vodnikov in vmesnikov zasnovanih za angleško govoreče uporabnike. To povečuje trenja pri uvajanju in vsakodnevni uporabi. Drug dejavnik je močna naklonjenost lokalnim dobaviteljem, zlasti na trgih, kjer so dolgoročni poslovni odnosi v središču odločanja. Zaupanje se razvije s poznavanjem in osebnim stikom, samo komunikacija na daljavo pa redko zadostuje.

Starejši sistemi ostajajo ena največjih ovir. Številne organizacije še vedno uporabljajo starejše ERP ali po meri izdelano programsko opremo, ki je ni mogoče enostavno povezati s sodobnimi orodji. Nadgradnja je zapletena in draga, zato podjetja odlašajo s spremembami ali izvajajo le delne izboljšave. Razdrobljenost trga je še dodatna težava. Norme, pričakovanja in načini dela se lahko razlikujejo celo med sosednjimi državami, kar pomeni, da se to, kar deluje na enem trgu, ne more neposredno prenesti na drugega. V nekaterih vertikalah imajo terenski delavci nizko zaupanje v digitalna orodja in imajo raje telefonske klice, ročno napisane zapiske ali aplikacije za pošiljanje sporočil. Slabše kot so digitalne navade, bolj postopen in na vire potraten je prehod na strukturirane digitalne delovne tokove.

Kje je vrzel najbolj vidna: storitve na terenu

Ta razlika je najbolj izrazita pri storitvah na terenu, kjer ekipe delajo zunaj pisarne in so odvisne od pravočasne komunikacije. Terenski delavci na digitalno bolj razvitih trgih za usklajevanje nalog in sodelovanje z drugimi pogosto uporabljajo mobilne aplikacije, avtomatizirano načrtovanje in digitalne delovne naloge.

Ekipe na terenu na visoko razvitih trgih pogosteje uporabljajo digitalne delovne naloge in mobilne aplikacije z avtomatiziranim načrtovanjem. Številne ekipe na trgih z nižjo zrelostjo so še vedno odvisne od papirnatih listov in ročno napisanih opomb, preglednic, aplikacij za sporočanje ali telefonskih klicev.

Te razlike se neposredno kažejo pri vsakodnevnem delovanju. Ročni postopki povzročajo zamude, vrzeli v informacijah in nedosledno sledenje nalogam. Posodobitve prihajajo v pisarno z zamudo, podatke je težje konsolidirati, vodje pa imajo omejen pregled nad tekočim delom. Neposredni učinek se kaže v kakovosti storitev, odzivnem času in stroških poslovanja. Dokler bodo digitalne spretnosti neenakomerne, bodo storitve na terenu še naprej kazale najočitnejše nasprotje med naprednejšimi in manj razvitimi evropskimi trgi.

Evropska vrzel v digitalizaciji vpliva na to, kako delavci uporabljajo orodja, kako podjetja uvajajo programsko opremo in kako dolgo so ročne rutine še del vsakodnevnih dejavnosti. EU namerava v prihodnjih letih znatno izboljšati osnovna digitalna znanja, vendar bodo morale organizacije, ki se širijo na celini, svoje načrte prilagoditi posebnostim posameznih trgov in se opreti na to, kaj se dogaja na terenu, in ne na predpostavke, ki so bile sprejete na bolj razvitih trgih, dokler se napredek ne pokaže v vseh regijah.