Fast på papper: varför delar av Europa fortfarande har svårt att digitalisera

Europa är på väg att digitaliseras, men det sker i en mycket ojämn takt. Vissa länder skyndar sig att införa alla möjliga digitala verktyg, medan andra släpar efter och håller fast vid papper, manuella rutiner och system som knappt har förändrats på decennier. Dessa skillnader påverkar hur företag arbetar, fattar beslut och byter till ny programvara som ersätter gamla vanor.

Enligt uppgifter från EU är den digitala kompetensen fortfarande ojämlik på kontinenten. Dessa skillnader påverkar hur de anställda hanterar sina dagliga arbetsuppgifter, hur lätt organisationer tar till sig nya lösningar och hur snabbt nya produkter kan komma ut på olika marknader. Innan vi tittar på siffrorna är det värt att komma ihåg en sak: digitalisering handlar inte bara om teknik, utan också om människor, färdigheter och vardagsbeteende.

Europas digitala klyfta i siffror

Om man tittar på DESI-indikatorn är uppdelningen tydlig när det gäller grundläggande digitala färdigheter inom fem kompetensområden: informationsanvändning, kommunikation, innehållsskapande, säkerhet och problemlösning. Det handlar inte om avancerade förmågor, utan om basfärdigheter som visar hur förberedda individer är på att använda digitala verktyg på jobbet och hemma.

Individers nivå av digital kompetens (från 2021 och framåt), Eurostat, DESI-indikatorer

Rankingen delar in länderna i två breda grupper. Nederländerna, Finland och Irland hör till de länder som presterar bäst, med en stor andel av befolkningen som kan utföra viktiga digitala uppgifter. På sådana marknader är digitala verktyg på arbetsplatsen vanliga och förväntade. Rumänien och Bulgarien ligger i andra änden, där många människor saknar ens grundläggande kunskaper. Flera central- och östeuropeiska länder ligger närmare denna lägre nivå, vilket innebär att stora delar av arbetskraften kan få problem med vardagliga digitala uppgifter. Denna klyfta är mer än bara statistik. Det avgör hur snabbt företagen moderniserar sig och hur bekväma medarbetarna känner sig när nya verktyg introduceras.

Varför går digitaliseringen långsamt i delar av Europa?

Anledningen till att digitaliseringen är låg i vissa regioner är inte att tekniken inte finns tillgänglig. Mycket av det beror på arbetskultur och etablerade rutiner. På vissa marknader är det svårt att navigera i många mjukvaruverktyg på grund av lägre nivåer av engelskkunskaper, vilket gör att introduktionen går långsammare och kräver mer utbildning. Många företag använder fortfarande äldre programvara som är svår att integrera eller uppdatera, vilket tvingar teamen att behålla gamla arbetsflöden även om de vet att de är ineffektiva.

Forskning på CEE-marknaderna visar att digitaliseringsutmaningar är starkt relaterade till organisatorisk mognad. Vissa företag arbetar i fragmenterade processer, där olika avdelningar använder olika verktyg och det inte finns något konsekvent tillvägagångssätt. Andra förlitar sig på gamla vanor, t.ex. tryckta arbetsblad eller muntliga instruktioner. Detta beteende drivs ofta inte av motstånd mot förändring, utan av osäkerhet. Pappersrutiner känns bekväma och förutsägbara. De kräver inga nya färdigheter och innebär en liten upplevd risk. Resultatet blir att införandet går långsamt och ojämnt, även när företagen är under press att modernisera.

Ekonomiska skillnader spelar också en roll. Mer mogna ekonomier tenderar att investera tidigare i utbildning, infrastruktur och programvara. Marknader med lägre digital kompetens tar längre tid på sig att ställa om, eftersom både företag och anställda behöver mer tid för att bygga upp nya vanor. Tillsammans förklarar dessa faktorer varför Europa fortsätter att röra sig i olika hastigheter.

Den digitala mognadens roll i genomförandet av go-to-market

Digital kompetens formar hur företag går in och expanderar på olika marknader. En strategi som fungerar bra i en del av Europa kan vara ineffektiv i en annan, helt enkelt för att användarna använder digitala verktyg på olika sätt.

På mer digitaliserade marknader:

• Onboarding går snabbare och införandet kräver färre justeringar
• En inbound- eller produktledd strategi är mer sannolik att lyckas

På marknader med lägre digital nivå:

• Inköparna behöver mer utbildning och praktiskt stöd
• Försäljningscyklerna är längre och bygger mer på personlig kommunikation

Dessa skillnader påverkar hela go-to-market-processen. Utformning av säljtrattar, försäljningsrörelser, prisförväntningar och supportmodeller förändras alla beroende på den digitala mognaden. En enda paneuropeisk strategi ger oftast dåliga resultat. I stället måste företagen anpassa sig till den specifika verkligheten på varje marknad i stället för att anta att användarna beter sig på samma sätt överallt. I praktiken innebär det ofta att man måste gå från en produktstyrd strategi till en relationsstyrd strategi på marknader där de digitala vanorna är svagare.

Hinder på marknader där digitala verktyg möter störst friktion

Intervjuer med yrkesverksamma som arbetar i regionen pekar på konkreta hinder som bromsar den digitala utvecklingen. Som framgår av en undersökning som genomförts av Magoom, en av Litauens främsta marknadsförings- och SEO-byråer, beror digitaliseringsutmaningarna på CEE-marknaderna inte på tekniken i sig utan på kompetens, vanor och organisatorisk mognad.

Lägre kunskaper i engelska skapar ett praktiskt problem eftersom många verktyg, guider och gränssnitt är byggda för användare som behärskar engelska. Detta skapar friktion under introduktionen och den dagliga användningen. En stark preferens för lokala leverantörer är en annan faktor, särskilt på marknader där långsiktiga affärsrelationer står i centrum för beslutsfattandet. Förtroende utvecklas genom kännedom och personlig kontakt, och enbart fjärrkommunikation är sällan tillräckligt.

Äldre system är fortfarande ett av de största hindren. Många organisationer använder fortfarande äldre affärssystem eller specialbyggd programvara som inte enkelt kan integreras med moderna verktyg. Uppgraderingar är komplicerade och dyra, vilket gör att företagen skjuter upp förändringar eller bara genomför partiella förbättringar. Fragmenteringen av marknaden lägger till ytterligare ett lager. Normer, förväntningar och arbetssätt kan variera till och med mellan grannländer, vilket innebär att det som fungerar på en marknad kanske inte direkt kan överföras till nästa. I vissa branscher har fältarbetarna lågt förtroende för digitala verktyg och föredrar telefonsamtal, handskrivna anteckningar eller meddelandeappar. Ju svagare de digitala vanorna är, desto mer gradvis och resurskrävande blir övergången till strukturerade digitala arbetsflöden.

Där gapet är som mest synligt: fältserviceverksamheten

Denna klyfta är mest uttalad inom fältserviceverksamhet, där teamen arbetar utanför kontoret och är beroende av snabb kommunikation. Fältarbetare på mer digitalt mogna marknader använder ofta mobilappar, automatiserad schemaläggning och digitala arbetsorder för att samordna uppgifter och samarbeta med andra.

Fältteam på marknader med hög löptid är mer benägna att använda digitala arbetsorder och mobila applikationer med automatiserad planering. Många team på marknader med lägre löptider är fortfarande beroende av pappersark och handskrivna anteckningar, kalkylblad, meddelandeappar eller telefonsamtal.

Dessa skillnader visar sig direkt i den dagliga verksamheten. Manuella processer skapar förseningar, informationsluckor och inkonsekvent uppgiftsspårning. Uppdateringar kommer sent till kontoret, det är svårare att konsolidera data och cheferna har begränsad insyn i pågående arbete. Detta får omedelbara konsekvenser för servicekvaliteten, svarstiderna och driftskostnaderna. Så länge som den digitala kompetensen är ojämn kommer fältserviceverksamheten att fortsätta att vara den tydligaste kontrasten mellan Europas mer avancerade och mindre mogna marknader.

Europas digitaliseringsklyfta påverkar hur arbetstagare använder verktyg, hur företag använder programvara och hur länge manuella rutiner förblir en del av den dagliga verksamheten. EU har som mål att höja den grundläggande digitala kompetensen avsevärt under de kommande åren, men tills framstegen märks i alla regioner måste organisationer som expanderar på kontinenten anpassa sina planer till varje enskild marknad och förlita sig på vad som händer på plats, inte på antaganden från mer avancerade marknader.