Управлението на полеви услуги е многопластова и разнообразна индустрия, в която дори най-опитните играчи трудно се ориентират. В основата й обаче стои един принцип, приложим за предприятия от всякакъв мащаб и отрасъл – парите, които постъпват, трябва да са повече от похарчените.
Как отчитате всички направени разходи? Как да се уверите, че разполагате с цялата информация, необходима за извършване на точни изчисления? Днес ще разгледаме популярната в бранша система за калкулиране на разходите в процеса на работа, известна като таблица за разходите за работа, и ще ви дадем 5 съвета как да се възползвате максимално от нея.
Какво представлява разходооправдателен документ за работа?
Разходната ведомост е документ, в който подробно са описани всички разходи, направени за изпълнението на даден проект. Тези разходи могат да бъдат документирани по време на проекта или след приключването му. Обикновено счетоводният отдел съставя този протокол, за да:
- да провери дали разходите са в рамките на отпуснатия бюджет.
- оценка на разходите за бъдещи работни места
- изготвяне на верни и смислени счетоводни отчети.
- изчисляване на общите разходи на компанията.
Ето един пример за различните елементи, които могат да бъдат включени в разходооправдателния документ:
- производствени режийни разходи
- оперативни разходи
- преки разходи за материали
- преки разходи за труд
- данъци върху заплатите
- режийни разходи
Макар че разходната ведомост изглежда като списък с разходи, тя е много повече от това. На първо място, изискванията на клиентите и индустриалните стандарти драстично променят външния вид и съдържанието на разходооправдателните документи. Това, което остава общо за всички, обаче, е необходимостта от точно проследяване на разходите.
Това е област, в която не можете да си позволите да допуснете грешки. Думата “позволете си” се използва в буквалния й смисъл, тъй като малка грешка в разчетната ведомост може да има непропорционални последици за изчисленията на печалбата и загубата. Нека да обясним това с пример.
Представете си, че ръчно въвеждате суровините, които се използват в този проект, в работния си лист. Общата сума на материалите е 324 и случайно пропускате един, който струва $о,10 на единица. До края на проекта сте използвали 20 000 единици. Действителната стойност на проекта няма да бъде отразена в окончателните ви изчисления, тъй като разходите от 2000 USD от липсващите единици няма да бъдат включени.
Ето един пример за образец на таблица с разходите за работа:
Необходимо е да използвате цифрови таблици за разходите за работа
Как да избегнете такива грешки? Създавате ли отделен лист за разходите за работа за труд и режийни разходи и друг за суровините? Назначавате ли повече хора, за да осигурите по-добро водене на документацията? Отговорът е, че нищо от горепосоченото не е направено.
Системата за калкулиране на разходите по поръчките и без това е сложно начинание и това, от което наистина се нуждаете, е да намалите човешкото участие и възможността за скъпоструващи грешки. Единственият начин да управлявате целия процес на изготвяне на разходни калкулации за поръчки е да го дигитализирате. Централизирането на този процес в мощна платформа за управление на полеви услуги е единственият начин да го опростите.
Като прехвърлите операциите си по обслужване на място към Frontu, можете да сте сигурни, че процесът на изготвяне на разходооправдателни документи ще бъде безопасно съхранен в облака, ще се извлича с едно кликване на бутона и ще съдържа цялата необходима информация.
Извличането на цифри, като например обща стойност, очаквана дата на завършване, режийни разходи, готова продукция, часове труд или дори описание на работата, може да става автоматично, без да се налага да се вадят калкулатори, хартиени листове и да се правят безкрайни часове изчисления.
Функциите на Frontu могат да превърнат разходната ведомост за работни места в един от най-мощните източници на информация за вашата компания и ето 7 съвета как това може да се случи.
Удобна категоризация на разходите
Когато създавате нова задача във Frontu, имате възможност да създавате уникални полета и етикети. Това означава, че можете веднага да персонализирате задачата, за да отразява имената и стойностите от реалния живот. Всеки проект е различен и вие и вашият екип трябва да общувате на един и същ език. Категоризирането на разходите в системата ви дава пълна яснота и прозрачност, като не оставя място за грешки.
Проследяване на промените в реално време
Задачите и проектите са живи организми, които се променят с течение на времето. Изискванията на клиентите се променят, включва се нова обратна връзка, доставките се изчерпват, цените на суровините се променят и разходната таблица трябва да се промени съответно. Можете ли да си представите да следите всичко това ръчно, докато се опитвате да изпълните конкретната задача?
С Frontu промените се извършват с няколко кликвания, разходите се коригират автоматично и не е необходимо да се притеснявате за корекциите.
Изготвяне на отчети по време на проекта
Традиционният лист за разходите за работа съдържа дълги колони с цени, единици и описания. Както беше споменато по-горе, функцията на работния лист не е просто да изчислява общите разходи за дадена работа след нейното приключване. Листът за разходите за работа може да действа като ръководство, план, който ви насочва да завършите работата с точност и прецизност. Това означава, че ви е необходим достъп до резултатите по всяко време. Ето един пример за нещата, които трябва да виждате:
- Каква е цената на час до този момент?
- Какво е текущото количество суровини?
- Има ли нужда от заявка за материали?
- Каква е сметката за материални запаси в процес на производство?
- Какви са нетните маржове?
- Какъв е текущият брой часове пряк труд?
Както можете да си представите, тези цифри са резултат от изчисления и не е възможно да се изготвят ежедневно без някакъв вид цифрова автоматизация.
За щастие Frontu ви позволява да пускате отчети толкова често, колкото желаете. Това, което преди е било процес на проследяване на разходите, може да се превърне в златна мина за информация, която може да ръководи изпълнението на вашия проект.
Не е необходимо да се изготвят отделни таблици за работното време
Никой не харесва микроуправлението и това, че сте накарали техниците си да записват правилно часовете си на работа, няма нищо общо с него. Познаването на точното време, прекарано в отделна работа, е единственият начин да оптимизирате използването на ресурсите си, да прогнозирате кога ще бъде завършена работата, да предвидите колко часа ще са необходими за подобни задачи в бъдеще и не на последно място – да намалите разходите.
Техниците, използващи Frontu, могат да попълват своите талони за работно време в реално време, създавайки база данни за дейността в системата, която може да се окаже безценна за управленския екип. Разходите за материали и часовете труд вече са на едно място за ваше улеснение и удобство.
Предоставяйте на клиентите си справедливи цени
Ако не знаете колко струва завършването на даден проект, как ще знаете колко да таксувате клиентите си?
Прекалено високите цени могат да отблъснат клиентите, а прекалено ниските – да намалят маржа на печалбата. И двата сценария са съставките на неустойчив бизнес. Извършването на процесите по изготвяне на количествено-стойностни сметки чрез Frontu може да ви помогне да развиете честни и дългосрочни взаимоотношения с клиентите си.
Възможността за проследяване на прогнозните разходи, ревизираните оценки и разходите след приключване на проекта за отделните задачи може да ви помогне да предоставите на клиентите си справедлива и прозрачна цена.
Заключение
Разходната ведомост не е това, което беше преди. Това е идея, която еволюира през последните няколко години, а най-големият фактор, който допринася за тази еволюция, е цифровизацията. Системите за управление на полеви услуги променят цялата парадигма на провеждане на операции.
Директният труд, директните материали, номерът на заданието, продадените стоки, суровините, режийните разходи и цялата информация, която можете да намерите в разходния лист или в допълнителната счетоводна книга, сега са централизирани в една платформа.
Не се колебайте да се свържете с нас, за да ни зададете въпроси, свързани с количествените сметки, или всякакви други въпроси относно Frontu и как тя може да помогне на вашия бизнес да постигне целите си.
