Kenttähuollon hallinta on monikerroksinen ja monitahoinen ala, jossa kokeneimpienkin toimijoiden on vaikea navigoida. Sen ytimessä on kuitenkin periaate, jota voidaan soveltaa kaikenkokoisiin yrityksiin ja toimialoihin: tulojen on oltava suuremmat kuin käytettyjen rahojen.
Miten pidät kirjaa kaikista aiheutuneista kustannuksista? Miten varmistat, että sinulla on kaikki tiedot, joita tarvitset tarkkojen laskelmien tekemiseen? Tänään tarkastelemme alalla suosittua prosessikustannuslaskentajärjestelmää, jota kutsutaan työkustannuslaskelmaksi, ja annamme sinulle 5 vinkkiä, joiden avulla voit hyödyntää sitä parhaalla mahdollisella tavalla.
Mikä on työkustannusluettelo?
Työkustannuslaskelma on asiakirja, jossa esitetään yksityiskohtaisesti kaikki hankkeen toteuttamisesta aiheutuneet kustannukset. Nämä kustannukset voidaan dokumentoida projektin aikana tai sen jälkeen, kun työ on valmis. Yleensä kirjanpito-osasto laatii tämän tietueen:
- tarkistaa, että menot pysyivät myönnetyn talousarvion rajoissa
- kustannusarvio tulevia työpaikkoja varten
- tuottaa totuudenmukaisia ja merkityksellisiä kirjanpitoraportteja
- laskea yrityksen kokonaiskustannukset
Seuraavassa on esimerkki erilaisista asioista, jotka voivat löytyä työkustannuslomakkeesta:
- valmistuksen yleiskustannukset
- toimintakulut
- välittömät materiaalikustannukset
- välittömät työvoimakustannukset
- palkkaverot
- yleiskustannukset
Vaikka työkustannusluettelo kuulostaa pesulaluettelolta kuluista, se on paljon muutakin. Ennen kaikkea asiakkaiden vaatimukset ja alan standardit muuttavat merkittävästi työkustannuslaskelmien ulkoasua ja sisältöä. Yhteistä kaikille on kuitenkin se, että kustannusten tarkka seuranta on välttämätöntä.
Tällä alalla ei ole varaa tehdä virheitä. Sanaa “varaa” käytetään sanan kirjaimellisessa merkityksessä, sillä pienellä virheellä työkustannuslaskelmassasi voi olla suhteettoman suuri vaikutus tuloslaskelmiin. Selitetään tämä esimerkin avulla.
Kuvittele, että lisäät manuaalisesti tässä projektissa käytettävät raaka-aineet työlistallesi. Materiaalien kokonaismäärä on 324, ja jätät vahingossa pois yhden materiaalin, jonka yksikkökohtainen hinta on 0,10 dollaria. Projektin loppuun mennessä olet käyttänyt 20 000 yksikköä. Projektin todelliset kustannukset eivät näy lopullisissa laskelmissasi, koska puuttuvista yksiköistä aiheutuvia 2 000 dollarin kustannuksia ei oteta huomioon.
Tässä on esimerkki työkustannuslomakkeesta:
Työkustannuslomakkeiden on siirryttävä digitaaliseen muotoon
Miten vältät tällaiset virheet? Laaditko erillisen työkustannuslomakkeen työ- ja yleiskustannuksia varten ja toisen raaka-aineita varten? Asetatko lisää työntekijöitä varmistamaan paremman kirjanpidon? Vastaus ei ole mikään edellä mainituista.
Työtilausten kustannuslaskentajärjestelmä on jo sinällään monimutkainen hanke, ja mitä todella tarvitset, on vähentää ihmisten osallistumista ja kalliiden virheiden mahdollisuutta. Ainoa tapa hallita koko urakkakustannuslaskentaprosessia on digitalisoida se. Tämän prosessin keskittäminen tehokkaalle kenttähuollon hallinta-alustalle on ainoa tapa yksinkertaistaa sitä.
Siirtämällä kenttähuoltotoimintasi Frontulle voit olla varma, että työn kustannuslaskentaprosessisi on turvallisesti tallennettu pilveen, haettavissa yhdellä napin painalluksella ja sisältää kaikki tarvitsemasi tiedot.
Numeroiden, kuten kokonaiskustannusten, arvioidun valmistumispäivän, valmistuksen yleiskustannusten, valmiiden tuotteiden, työtuntien tai jopa työnkuvauksen, poimiminen voi tapahtua automaattisesti ilman laskimia, paperinpaloja ja loputtomia laskutunteja.
Frontu-ominaisuudet voivat tehdä työkustannuslomakkeesta yhden yrityksesi tehokkaimmista tietolähteistä, ja tässä on 7 vinkkiä siihen, miten tämä voi tapahtua.
Kätevä kustannusten luokittelu
Kun luot uuden tehtävän Frontussa, voit luoda yksilöllisiä kenttiä ja tarroja. Tämä tarkoittaa, että voit heti muokata tehtävää vastaamaan todellisia nimiä ja arvoja. Jokainen projekti on erilainen, ja sinun ja tiimisi on kommunikoitava samalla kielellä. Kustannusten luokittelu järjestelmässä antaa sinulle täydellisen selkeyden ja läpinäkyvyyden, eikä virheille jää tilaa.
Seuraa reaaliaikaisia muutoksia
Tehtävät ja projektit ovat eläviä organismeja, jotka muuttuvat ajan myötä. Asiakkaiden vaatimukset muuttuvat, uutta palautetta otetaan huomioon, tarvikkeet loppuvat, raaka-aineiden hinnat muuttuvat ja kustannuslaskelmaa on muutettava vastaavasti. Voitko kuvitella, että tätä kaikkea pitää seurata manuaalisesti samalla, kun yrität toimittaa varsinaista työtä?
Frontun avulla muutokset tapahtuvat muutamalla napsautuksella, kustannukset mukautuvat automaattisesti eikä sinun tarvitse huolehtia mukautuksista.
Raporttien tekeminen koko projektin ajan
Perinteisessä työkustannuslomakkeessa on pitkiä sarakkeita täynnä hintoja, yksiköitä ja kuvauksia. Kuten edellä mainittiin, työkustannuslomakkeen tehtävänä ei ole pelkästään laskea tietyn työn kokonaiskustannuksia sen jälkeen, kun se on suoritettu. Työkustannuslomake voi toimia oppaana, suunnitelmana, joka ohjaa sinua suorittamaan työt tarkasti ja täsmällisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun on saatava tulokset aina käyttöösi. Tässä on esimerkki asioista, jotka sinun on nähtävä:
- Mikä on tuntikustannus tähän mennessä?
- Mikä on raaka-aineiden nykyinen määrä?
- Tarvitaanko materiaalitarvikkeita?
- Mikä on keskeneräisen varaston tili?
- Mitkä ovat nettokatteet?
- Mikä on tämänhetkinen suorien työtuntien määrä?
Kuten voitte kuvitella, nämä luvut ovat laskutoimituksia, eikä niitä ole inhimillisesti mahdollista tuottaa päivittäin ilman jonkinlaista digitaalista automaatiota.
Onneksi Frontun avulla voit tehdä raportteja niin usein kuin haluat. Se, mikä aiemmin oli kustannusten seurantaprosessi, voidaan muuttaa tiedon kultakaivokseksi, joka voi johtaa projektin toteuttamista.
Erillisiä työaikakirjanpitolomakkeita ei tarvita
Kukaan ei pidä mikromanageroinnista, eikä sillä, että saat teknikot kirjaamaan työtuntinsa asianmukaisesti, ole mitään tekemistä sen kanssa. Tieto yksittäiseen työhön käytetystä tarkasta ajasta on ainoa tapa optimoida resurssien käyttö, ennustaa, milloin työ valmistuu, ennustaa, kuinka monta tuntia tarvitaan vastaaviin töihin tulevaisuudessa, ja viimeisenä muttei vähäisimpänä keinona leikata kustannuksia.
Frontua käyttävät teknikot voivat täyttää työaikalippujaan reaaliaikaisesti, jolloin järjestelmään syntyy elävä toimintakanta, joka voi olla korvaamaton johtoryhmälle. Materiaalikustannukset ja työtunnit ovat nyt yhdessä paikassa, mikä helpottaa ja helpottaa sinua.
Anna asiakkaillesi oikeudenmukainen hinnoittelu
Jos et tiedä, kuinka paljon projektin loppuunsaattaminen maksaa, miten tiedät, mitä veloitat asiakkailtasi?
Ylihinnoittelu voi työntää asiakkaat pois, ja alihinnoittelu voi vahingoittaa voittomarginaaleja. Molemmat skenaariot ovat kestämättömän liiketoiminnan osatekijöitä. Työhintalaskentaprosessien suorittaminen Frontun kautta voi auttaa sinua kehittämään rehellisiä ja pitkäaikaisia suhteita asiakkaisiisi.
Kun pystyt seuraamaan arvioituja kustannuksia, tarkistettuja arvioita ja projektin jälkeisiä kustannuksia yksittäisten töiden osalta, voit antaa asiakkaille oikeudenmukaisen ja avoimen hinnan.
Päätelmä
Työkustannusluettelo ei ole enää sitä, mitä se ennen oli. Se on ajatus, joka on kehittynyt parin viime vuoden aikana, ja suurin tekijä, joka on vaikuttanut tähän kehitykseen, on ollut digitalisaatio. Kenttähuollon hallintajärjestelmät ovat muuttamassa koko toimintojen suorittamisen paradigmaa.
Välitön työvoima, välittömät materiaalit, työnumero, myydyt tuotteet, raaka-aineet, valmistuksen yleiskustannukset ja kaikki tiedot, jotka löytyvät kustannuslaskelmasta tai sivukirjanpidosta, on nyt keskitetty yhdelle alustalle.
Älä epäröi ottaa meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää työn kustannuslaskentaan liittyvistä kysymyksistä tai muista Frontuun liittyvistä kysymyksistä ja siitä, miten se voi auttaa yritystäsi saavuttamaan tavoitteensa.
