Управління сервісним обслуговуванням – це багаторівнева, багатогранна галузь, в якій навіть найдосвідченішим гравцям важко орієнтуватися. Однак в основі лежить принцип, який можна застосувати до підприємств усіх розмірів і галузей: гроші, які надходять, повинні бути більшими, ніж ті, що витрачаються.
Як ви відстежуєте всі понесені витрати? Як забезпечити наявність всієї інформації, необхідної для точних розрахунків? Сьогодні ми розглянемо популярну в індустрії систему калькуляції собівартості, відому як лист витрат, і дамо вам 5 порад, як використовувати її з максимальною користю.
Що таке Відомість витрат на робоче місце?
Калькуляція витрат – це документ, що деталізує всі витрати, понесені для завершення проекту. Ці витрати можуть бути задокументовані під час проекту або після його завершення. Зазвичай цей документ складає бухгалтерія:
- перевіряти, чи витрати не виходили за рамки виділеного бюджету
- кошторис витрат на майбутні роботи
- створювати правдиві та змістовні бухгалтерські звіти
- розрахувати загальні витрати компанії
Ось приклад різних речей, які можна знайти в таблиці витрат на роботу:
- виробничі накладні витрати
- операційні витрати
- прямі матеріальні витрати
- прямі витрати на оплату праці
- податки на заробітну плату
- накладні витрати
Хоча кошторис звучить як перелік витрат, це набагато більше, ніж просто перелік витрат. Перш за все, вимоги замовника та галузеві стандарти кардинально змінюють зовнішній вигляд і зміст кошторисів. Однак, що залишається спільним для всіх, так це необхідність точного відстеження витрат.
Це та сфера, де ви не можете дозволити собі жодної помилки. Слово “дозволити” вживається в прямому значенні, оскільки незначна помилка у вашій відомості витрат може мати непропорційно великий вплив на ваші розрахунки прибутків і збитків. Пояснимо це на прикладі.
Уявіть, що ви вручну вписуєте сировину, яка використовується в цьому проекті, у свій робочий лист. Загальна кількість матеріалів – 324, і ви випадково пропустили один з них вартістю $0.10 за одиницю. До кінця проекту ви використали 20 000 одиниць. Фактична вартість проекту не буде відображена у ваших остаточних розрахунках, оскільки не буде врахована вартість $2000 за одиницю, якої не вистачає.
Ось приклад шаблону кошторису витрат на роботу:
Ваші таблиці витрат на роботу мають стати цифровими
Як ви уникаєте таких помилок? Чи створюєте ви окрему калькуляцію витрат на робочу силу та накладні витрати, а іншу – на сировину та матеріали? Чи призначаєте ви більше людей для забезпечення кращого ведення обліку? Відповідь – нічого з перерахованого вище.
Система калькуляції витрат на замовлення – це складне завдання, і що вам дійсно потрібно, так це зменшити участь людини та можливість помилок, які можуть дорого коштувати. Єдиний спосіб керувати всім процесом розрахунку вартості робіт – це оцифрувати його. Централізація цього процесу на потужній платформі управління польовими службами – єдиний спосіб спростити його.
Перевівши свої операції з обслуговування на місцях на Frontu, ви можете бути впевнені, що ваш процес формування кошторису витрат буде надійно збережений у хмарі, доступний одним натисканням кнопки і міститиме всю необхідну інформацію.
Витяг таких цифр, як загальна вартість, орієнтовна дата завершення, виробничі накладні витрати, готова продукція, робочі години або навіть опис роботи, може відбуватися автоматично, без використання калькуляторів, аркушів паперу та нескінченних годин обчислень.
Функції Frontu можуть зробити відомість вартості робіт одним з найпотужніших джерел інформації для вашої компанії, і ось 7 порад, як це зробити.
Зручна категоризація витрат
Створюючи нове завдання у Frontu, ви маєте можливість створювати унікальні поля та мітки. Це означає, що ви можете одразу налаштувати завдання так, щоб воно відображало реальні імена та значення. Кожен проект відрізняється від інших, і вам і вашій команді потрібно спілкуватися однією мовою. Категоризація витрат в системі дає вам повну ясність і прозорість, не залишаючи місця для помилок.
Відстежуйте зміни в реальному часі
Завдання і проекти – це живі організми, які змінюються з плином часу. Змінюються вимоги замовника, з’являються нові відгуки, закінчуються матеріали, змінюються ціни на сировину, і відповідно змінюється кошторис витрат. Чи можете ви собі уявити, як відстежувати все це вручну, намагаючись при цьому виконати роботу?
З Frontu зміни відбуваються в кілька кліків, витрати коригуються автоматично, і вам не потрібно турбуватися про коригування.
Запускайте звіти протягом усього проекту
Традиційний лист вартості роботи містить довгі стовпчики, заповнені цінами, одиницями виміру та описами. Як згадувалося раніше, функція робочого листа полягає не лише в підрахунку загальної вартості певної роботи після її завершення. Таблиця вартості робіт може виступати в ролі інструкції, плану, який допоможе вам виконати роботу з точністю і акуратністю. Це означає, що вам потрібен постійний доступ до результатів. Ось приклад того, що вам потрібно бачити:
- Скільки коштувала година до цього моменту?
- Яка зараз кількість сировини?
- Чи потрібна заявка на матеріали?
- Що таке рахунок запасів незавершеного виробництва?
- Яка чиста маржа?
- Який поточний підрахунок прямих робочих годин?
Як ви можете собі уявити, ці цифри є продуктом обчислень, і без певної цифрової автоматизації неможливо виробляти ці цифри щодня.
На щастя, Frontu дозволяє запускати звіти так часто, як вам зручно. Те, що раніше було процесом відстеження витрат, можна перетворити на золоту жилу інформації, яка допоможе вам керувати виконанням проекту.
Не потрібно вести окремі табелі обліку робочого часу
Ніхто не любить мікроменеджмент, і змусити ваших технічних спеціалістів правильно реєструвати свій робочий час не має нічого спільного з цим. Знання точного часу, витраченого на окрему роботу, – це єдиний спосіб оптимізувати використання ваших ресурсів, спрогнозувати, коли робота буде завершена, спрогнозувати, скільки годин знадобиться для подібних робіт у майбутньому, і, що не менш важливо, скоротити витрати.
Технічний персонал, який використовує Frontu, може заповнювати свої табелі обліку робочого часу в режимі реального часу, створюючи в системі базу даних активності, яка може виявитися безцінною для керівництва. Витрати на матеріали та робочі години тепер в одному місці для вашої зручності та простоти.
Надайте своїм клієнтам справедливі ціни
Якщо ви не знаєте, скільки коштує виконати проект, як ви дізнаєтеся, скільки виставляти рахунки клієнтам?
Завищення цін може відштовхнути клієнтів, а заниження цін може зашкодити вашому прибутку. Обидва сценарії є складовими нестійкого бізнесу. Запуск процесів розрахунку вартості робіт через Frontu може допомогти вам розвинути чесні та довгострокові відносини з клієнтами.
Можливість відстежувати кошторисні витрати, переглянуті кошториси та післяпроектні витрати на окремі роботи допоможе вам запропонувати клієнтам справедливу та прозору ціну.
Висновок
Калькуляція вартості робіт – це не те, чим вона була раніше. Це ідея, яка еволюціонувала протягом останніх кількох років, і найбільшим фактором, що сприяв цій еволюції, стала діджиталізація. Системи управління польовими службами змінюють всю парадигму проведення операцій.
Пряма праця, прямі матеріали, номер завдання, продані товари, сировина, виробничі накладні витрати і вся інформація, яку ви могли б знайти в таблиці витрат або дочірній книзі, тепер централізована на єдиній платформі.
Не соромтеся звертатися до нас, щоб задати будь-які питання, пов’язані з калькуляцією вартості робіт, або будь-які інші питання про Frontu і про те, як він може допомогти вашому бізнесу досягти поставлених цілей.
