Управление выездным обслуживанием – это многослойная, многообразная отрасль, в которой трудно ориентироваться даже самым опытным игрокам. Однако в ее основе лежит принцип, применимый к предприятиям всех размеров и отраслей – приходящие деньги должны быть больше потраченных.
Как Вы отслеживаете все понесенные расходы? Как убедиться, что у Вас есть вся информация, необходимая для точных расчетов? Сегодня мы рассмотрим популярную в отрасли систему калькуляции затрат на процесс, известную как ведомость затрат на выполнение работ, и дадим Вам 5 советов о том, как извлечь из нее максимум пользы.
Что такое ведомость затрат на выполнение работ?
Ведомость затрат на выполнение работы – это документ, в котором подробно описываются все затраты, понесенные при завершении проекта. Эти затраты могут быть задокументированы в ходе проекта или после его завершения. Обычно бухгалтерия составляет этот документ, чтобы:
- Проверьте, укладываются ли расходы в выделенный бюджет
- оценка стоимости будущих рабочих мест
- составлять правдивые и содержательные бухгалтерские отчеты
- рассчитать общие затраты компании
Вот пример различных вещей, которые могут быть указаны в листе затрат на работу:
- производственные накладные расходы
- операционные расходы
- прямые материальные затраты
- прямые затраты на оплату труда
- Налоги на заработную плату
- Накладные расходы
Несмотря на то, что ведомость затрат на работу звучит как список расходов, это гораздо больше, чем просто список. Прежде всего, требования заказчика и отраслевые стандарты кардинально меняют внешний вид и содержание ведомостей затрат на работу. Однако общим для всех остается необходимость точного отслеживания затрат.
Это та область, в которой Вы не можете позволить себе совершить ни одной ошибки. Слово “позволить” используется в прямом значении, поскольку незначительная ошибка в листе затрат на работу может оказать непропорционально большое влияние на расчеты прибыли и убытков. Давайте объясним это на примере.
Представьте, что Вы вручную вписываете сырьевые материалы, используемые в этом проекте, в лист задания. Общее количество материалов – 324, и Вы случайно пропустили один материал стоимостью $o.10 за единицу. К концу проекта Вы использовали 20 000 единиц. Фактическая стоимость проекта не будет отражена в Ваших окончательных расчетах, так как стоимость в $2000 от недостающих единиц не будет учтена.
Вот пример шаблона ведомости затрат на работу:
Ваши ведомости затрат на выполнение работ должны стать цифровыми
Как Вы избегаете подобных ошибок? Создаете ли Вы отдельный лист затрат на работу для трудовых и накладных расходов, а другой – для сырья? Назначаете ли Вы больше людей, чтобы обеспечить лучшее ведение учета? Ответ – ничего из вышеперечисленного.
Система калькуляции себестоимости работ и так является сложным мероприятием, и что Вам действительно нужно, так это уменьшить участие человека и вероятность дорогостоящих ошибок. Единственный способ управлять всем процессом составления калькуляции стоимости работ – это перевести его в цифровой формат. Централизация этого процесса на мощной платформе управления выездным обслуживанием – единственный способ упростить его.
Перенеся операции по обслуживанию в полевых условиях в Frontu, Вы можете быть уверены, что Ваш процесс составления ведомости стоимости работ будет надежно сохранен в облаке, извлечен одним нажатием кнопки и будет содержать всю необходимую Вам информацию.
Извлечение таких цифр, как общая стоимость, предполагаемая дата завершения, производственные накладные расходы, готовая продукция, часы работы или даже описание работы, может происходить автоматически, без использования калькуляторов, листов бумаги и бесконечных часов вычислений.
Функции Frontu могут сделать ведомость затрат на выполнение работ одним из самых мощных источников информации для Вашей компании, и вот 7 советов, как это сделать.
Удобная классификация затрат
При создании новой задачи на Frontu у Вас есть возможность создавать уникальные поля и метки. Это означает, что Вы можете сразу же настроить задачу так, чтобы она отражала реальные имена и значения. Каждый проект отличается от другого, и Вы и Ваша команда должны общаться на одном языке. Категоризация затрат в системе обеспечивает полную ясность и прозрачность, не оставляя места для ошибок.
Отслеживайте изменения в режиме реального времени
Задачи и проекты – это живые организмы, которые меняются с течением времени. Требования клиентов меняются, появляются новые отзывы, запасы заканчиваются, цены на сырье меняются, и таблица расходов должна меняться соответствующим образом. Можете ли Вы представить себе, как отслеживать все это вручную, одновременно пытаясь выполнить реальную работу?
С Frontu изменения происходят в несколько щелчков мыши, расходы корректируются автоматически, и Вам не нужно беспокоиться о корректировках.
Выполняйте отчеты на протяжении всего проекта
Традиционная ведомость затрат на выполнение работ представляет собой длинные колонки, заполненные ценами, единицами измерения и описаниями. Как уже говорилось, функция ведомости не заключается в том, чтобы просто подсчитать общую стоимость конкретной работы после ее выполнения. Лист учета затрат на выполнение работы может выступать в качестве руководства, плана, который поможет Вам выполнить работу с точностью и аккуратностью. Это означает, что Вам нужен постоянный доступ к результатам. Вот пример того, что Вам необходимо видеть:
- Какова стоимость часа до этого момента?
- Каково текущее количество сырья?
- Есть ли необходимость в заявке на материалы?
- Что такое инвентарный счет незавершенного производства?
- Какова чистая прибыль?
- Каков текущий подсчет часов прямого труда?
Как Вы можете себе представить, эти цифры являются продуктом вычислений, и их невозможно производить ежедневно без какой-либо цифровой автоматизации.
К счастью, Frontu позволяет Вам запускать отчеты так часто, как Вы пожелаете. То, что раньше было процессом отслеживания затрат, можно превратить в золотую жилу информации, которая может руководить выполнением Вашего проекта.
Нет необходимости в отдельных табелях учета рабочего времени
Никто не любит микроменеджмент, и заставить Ваших технических специалистов правильно вести учет рабочего времени не имеет ничего общего с этим. Знание точного времени, затраченного на выполнение отдельной работы, – это единственный способ оптимизировать использование Ваших ресурсов, спрогнозировать, когда работа будет завершена, спрогнозировать, сколько часов потребуется для выполнения аналогичных работ в будущем, и, наконец, сократить расходы.
Техники, использующие Frontu, могут заполнять свои табели учета рабочего времени в режиме реального времени, создавая в системе живую базу активности, которая может оказаться бесценной для команды менеджеров. Стоимость материалов и трудочасы теперь находятся в одном месте для Вашего удобства и простоты.
Предоставьте своим клиентам справедливые цены
Если Вы не знаете, сколько стоит завершение проекта, как Вы сможете определить, сколько брать с клиентов?
Завышенные цены могут оттолкнуть клиентов, а заниженные – снизить Вашу прибыль. Оба сценария являются составляющими неустойчивого бизнеса. Ведение калькуляции себестоимости работ с помощью Frontu поможет Вам установить честные и долгосрочные отношения с клиентами.
Возможность отслеживать сметные расходы, пересмотренные сметы и расходы после завершения проекта по отдельным работам поможет Вам предоставить клиентам справедливую и прозрачную цену.
Заключение
Ведомость затрат на работу – это уже не то, что было раньше. Это идея, которая развивалась в течение последних нескольких лет, и самым большим фактором, способствовавшим этой эволюции, стала цифровизация. Системы управления выездным обслуживанием меняют всю парадигму ведения операций.
Прямой труд, прямые материалы, номер задания, проданные товары, сырье, производственные накладные расходы и вся информация, которую Вы можете найти в таблице затрат или вспомогательной бухгалтерской книге, теперь сосредоточена на единой платформе.
Не стесняйтесь обращаться к нам, чтобы задать любые вопросы, связанные с составлением ведомости стоимости работ, или любые другие вопросы, касающиеся Frontu и того, как она может помочь Вашему бизнесу достичь своих целей.
