Lauko paslaugų valdymas yra daugiasluoksnė ir įvairialypė pramonės šaka, kurioje sunku orientuotis net labiausiai patyrusiems dalyviams. Tačiau jos esmė yra principas, taikytinas visų dydžių ir pramonės šakų įmonėms – įplaukų turi būti daugiau nei išleistų pinigų.
Kaip sekate visas patirtas išlaidas? Kaip užtikrinti, kad turėtumėte visą informaciją, reikalingą tiksliems skaičiavimams atlikti? Šiandien panagrinėsime pramonėje populiarią procesų sąnaudų skaičiavimo sistemą, vadinamą darbo sąnaudų žiniaraščiu, ir pateiksime 5 patarimus, kaip ją kuo geriau išnaudoti.
Kas yra darbo sąnaudų žiniaraštis?
Darbo sąnaudų žiniaraštis – tai dokumentas, kuriame išsamiai nurodomos visos išlaidos, patirtos įgyvendinant projektą. Šios išlaidos gali būti dokumentuojamos projekto metu arba baigus darbą. Paprastai šį įrašą rengia apskaitos skyrius:
- tikrinti, ar išlaidos neviršijo paskirto biudžeto.
- būsimų darbo vietų išlaidų sąmata
- rengti teisingas ir prasmingas apskaitos ataskaitas.
- apskaičiuoti visas įmonės sąnaudas.
Čia pateikiamas įvairių dalykų, kuriuos galima rasti darbo sąnaudų žiniaraštyje, pavyzdys:
- pridėtinės gamybos išlaidos
- veiklos išlaidos
- tiesioginės medžiagų sąnaudos
- tiesioginės darbo sąnaudos
- darbo užmokesčio mokesčiai
- pridėtinės išlaidos
Nors darbo sąnaudų suvestinė atrodo kaip išlaidų sąrašas, ji yra kur kas daugiau nei tai. Visų pirma, klientų reikalavimai ir pramonės standartai smarkiai keičia darbo sąnaudų žiniaraščių išvaizdą ir turinį. Tačiau visur išlieka bendra tai, kad reikia tiksliai sekti išlaidas.
Šioje srityje negalite sau leisti daryti klaidų. Žodis “leisti sau” vartojamas tiesiogine prasme, nes nedidelė klaida darbo sąnaudų žiniaraštyje gali turėti neproporcingai didelę įtaką pelno ir nuostolių skaičiavimams. Paaiškinkime tai pavyzdžiu.
Įsivaizduokite, kad rankiniu būdu į darbo lapą įrašote šiame projekte naudojamas žaliavas. Bendras medžiagų kiekis yra 324, ir jūs netyčia praleidžiate vieną, kainuojančią 0,10 USD už vienetą. Iki projekto pabaigos sunaudojote 20 000 vienetų. Galutiniuose skaičiavimuose neatsispindės faktinės projekto sąnaudos, nes 2000 USD sąnaudos dėl trūkstamų vienetų nebus įtrauktos.
Pateikiame darbo sąnaudų žiniaraščio šablono pavyzdį:
Jūsų darbo sąnaudų žiniaraščiai turi būti skaitmeniniai
Kaip išvengti tokių klaidų? Ar sudarote atskirą darbo sąnaudų žiniaraštį darbo užmokesčiui ir pridėtinėms išlaidoms, o kitą – žaliavoms? Ar paskirti daugiau žmonių, kad būtų užtikrinta geresnė apskaita? Atsakymas – nė vienas iš minėtų būdų.
Užsakomųjų darbų savikainos skaičiavimo sistema ir taip yra sudėtinga, todėl jums iš tikrųjų reikia sumažinti žmogaus dalyvavimą ir brangiai kainuojančių klaidų galimybę. Vienintelis būdas suvaldyti visą darbo užsakymo sąnaudų žiniaraščio sudarymo procesą – jį skaitmenizuoti. Šio proceso centralizavimas galingoje lauko paslaugų valdymo platformoje yra vienintelis būdas jį supaprastinti.
Perkeldami savo lauko paslaugų operacijas į “Frontu”, galite būti tikri, kad jūsų darbo sąnaudų žiniaraščio procesas bus saugiai išsaugotas debesyje, jį galėsite atkurti vienu mygtuko spustelėjimu ir jame bus visa jums reikalinga informacija.
Tokius skaičius, kaip bendra kaina, numatoma užbaigimo data, pridėtinės gamybos išlaidos, gatavos prekės, darbo valandos ar net darbo aprašas, galima išvesti automatiškai, nesinaudojant skaičiuotuvais, popieriaus lapais ir nesibaigiančiomis valandomis skaičiavimų.
“Frontu” funkcijos gali paversti darbo sąnaudų žiniaraštį vienu iš galingiausių jūsų įmonės informacijos šaltinių, todėl pateikiame 7 patarimus, kaip tai padaryti.
Patogus išlaidų skirstymas į kategorijas
Kurdami naują užduotį “Frontu” galite sukurti unikalius laukus ir etiketes. Tai reiškia, kad galite iš karto pritaikyti užduotį taip, kad ji atspindėtų realius pavadinimus ir reikšmes. Kiekvienas projektas yra skirtingas, todėl jūs ir jūsų komanda turite bendrauti ta pačia kalba. Išlaidų kategorizavimas sistemoje suteikia visišką aiškumą ir skaidrumą, nepalikdamas vietos klaidoms.
Stebėti pokyčius realiuoju laiku
Užduotys ir projektai yra gyvi organizmai, kurie laikui bėgant keičiasi. Keičiasi klientų reikalavimai, įtraukiami nauji atsiliepimai, baigiasi atsargos, keičiasi žaliavų kainos, todėl reikia atitinkamai keisti sąnaudų lentelę. Ar galite įsivaizduoti, kad visa tai reikia sekti rankiniu būdu ir tuo pat metu bandyti atlikti tikrąją užduotį?
Naudojant “Frontu” pakeitimai atliekami keliais spustelėjimais, išlaidos koreguojamos automatiškai ir jums nereikia rūpintis koregavimais.
Vykdyti ataskaitas viso projekto metu
Tradiciniame darbo sąnaudų lape yra ilgi stulpeliai su kainomis, vienetais ir aprašymais. Kaip minėta anksčiau, darbo sąnaudų žiniaraščio paskirtis – ne tik apskaičiuoti bendrą konkretaus darbo kainą jį atlikus. Darbo sąnaudų lapas gali būti kaip vadovas, planas, kuriuo vadovaudamiesi atliksite darbus tiksliai ir preciziškai. Tai reiškia, kad jums reikia visada turėti prieigą prie rezultatų. Štai pavyzdys dalykų, kuriuos turite matyti:
- Kokia valandos kaina iki šiol?
- Koks yra dabartinis žaliavų kiekis?
- Ar reikia medžiagų užsakymo?
- Kas yra nebaigtos gamybos atsargų sąskaita?
- Kokios yra grynosios maržos?
- Koks yra dabartinis tiesioginio darbo valandų skaičius?
Kaip galite įsivaizduoti, šie skaičiai yra skaičiavimų rezultatas, ir jų neįmanoma gauti kasdien be tam tikros skaitmeninės automatikos.
Laimei, “Frontu” leidžia ataskaitas paleisti taip dažnai, kaip jums patinka. Tai, kas anksčiau buvo išlaidų sekimo procesas, gali virsti informacijos, kuri gali padėti vykdyti projektą, aukso kasykla.
Nereikia atskirų darbo laiko apskaitos žiniaraščių
Niekas nemėgsta mikromanipuliavimo, o tai, kad jūsų technikai tinkamai registruotų savo darbo valandas, su tuo neturi nieko bendra. Žinodami tikslų laiką, sugaištą atskiram darbui, tik taip galėsite optimizuoti išteklių naudojimą, numatyti, kada darbas bus baigtas, prognozuoti, kiek valandų prireiks panašiems darbams atlikti ateityje, ir galiausiai sumažinti išlaidas.
“Frontu” besinaudojantys technikai gali pildyti darbo laiko bilietus realiuoju laiku, taip sukurdami tiesioginę veiklos bazę sistemoje, kuri gali būti neįkainojama valdymo komandai. Medžiagų sąnaudos ir darbo valandos dabar yra vienoje vietoje, kad jums būtų lengviau ir patogiau.
Nustatykite klientams sąžiningą kainą
Jei nežinote, kiek kainuoja projekto įgyvendinimas, kaip sužinosite, kiek reikia mokėti klientams?
Per didelė kaina gali atstumti klientus, o per maža kaina gali pakenkti jūsų pelno maržai. Abu scenarijai yra netvaraus verslo sudedamosios dalys. Darbo sąnaudų žiniaraščio procesų vykdymas naudojant “Frontu” gali padėti jums užmegzti sąžiningus ir ilgalaikius santykius su klientais.
Galimybė stebėti apskaičiuotas išlaidas, patikslintas sąmatas ir išlaidas, patirtas po projekto įgyvendinimo, gali padėti klientams pateikti sąžiningą ir skaidrią kainą.
Išvada
Darbo sąnaudų žiniaraštis nėra tai, kas buvo anksčiau. Tai idėja, kuri per pastaruosius kelerius metus evoliucionavo, o didžiausią įtaką šiai evoliucijai turėjo skaitmeninimas. Lauko paslaugų valdymo sistemos keičia visą veiklos vykdymo paradigmą.
Tiesioginis darbas, tiesioginės medžiagos, darbo vietos numeris, parduotos prekės, žaliavos, pridėtinės gamybos išlaidos ir visa informacija, kurią galima rasti sąnaudų žiniaraštyje ar papildomoje knygoje, dabar sutelkta vienoje platformoje.
Nedvejodami kreipkitės į mus ir užduokite bet kokį su darbo sąnaudų žiniaraščiu susijusį klausimą arba bet kokį kitą klausimą, susijusį su “Frontu” ir tuo, kaip ji gali padėti jūsų įmonei siekti tikslų.
