Das Außendienstmanagement ist eine vielschichtige, vielfältige Branche, die selbst für die erfahrensten Akteure schwer zu durchschauen ist. Im Kern geht es jedoch um ein Prinzip, das für Unternehmen aller Größen und Branchen gilt: Das Geld, das hereinkommt, muss mehr sein als das Geld, das ausgegeben wird.
Wie behalten Sie den Überblick über alle anfallenden Kosten? Wie stellen Sie sicher, dass Sie über alle Informationen verfügen, die Sie für genaue Berechnungen benötigen? Heute werfen wir einen Blick auf das in der Branche beliebte System der Prozesskostenrechnung, das sogenannte Job Cost Sheet, und geben Ihnen 5 Tipps, wie Sie es optimal nutzen können.
Was ist ein Auftragskostenblatt?
Ein Auftragskostenblatt ist ein Dokument, in dem alle Kosten aufgeführt sind, die für die Fertigstellung eines Projekts anfallen. Diese Kosten können während des Projekts oder nach Abschluss des Auftrags dokumentiert werden. In der Regel erstellt die Buchhaltung diese Aufzeichnung, um:
- zu überprüfen, ob die Ausgaben im Rahmen des zugewiesenen Budgets liegen
- Kostenvoranschlag für zukünftige Aufträge
- wahrheitsgemäße und aussagekräftige Buchhaltungsberichte zu erstellen
- die Gesamtkosten des Unternehmens zu berechnen
Hier ist ein Beispiel für die verschiedenen Dinge, die auf einem Kostenblatt stehen können:
- Fertigungsgemeinkosten
- Betriebskosten
- Materialeinzelkosten
- direkte Arbeitskosten
- Lohnsummensteuer
- Gemeinkosten
Ein Auftragskostenblatt klingt zwar wie eine Wäscheliste von Ausgaben, ist aber viel mehr als das. In erster Linie verändern Kundenanforderungen und Industriestandards das Aussehen und den Inhalt der Kostenaufstellungen drastisch. Was jedoch immer gleich bleibt, ist die Notwendigkeit einer genauen Kostenverfolgung.
Dies ist ein Bereich, in dem Sie sich keine Fehler leisten können. Das Wort “leisten” wird hier in seiner wörtlichen Bedeutung verwendet, denn ein kleiner Fehler in Ihrer Kostenaufstellung kann unverhältnismäßig große Auswirkungen auf Ihre Gewinn- und Verlustberechnungen haben. Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels erklären.
Stellen Sie sich vor, Sie tragen die Rohstoffe, die in diesem Projekt verwendet werden, manuell in Ihr Auftragsblatt ein. Die Gesamtzahl der Materialien beträgt 324, und Sie vergessen versehentlich eines, das $o,10 pro Einheit kostet. Am Ende des Projekts haben Sie 20.000 Einheiten verbraucht. Die tatsächlichen Kosten des Projekts werden in Ihren endgültigen Berechnungen nicht berücksichtigt, da die $2000 Kosten für die fehlenden Einheiten nicht berücksichtigt werden.
Hier ist ein Beispiel für eine Vorlage für ein Jobkostenblatt:
Ihre Auftragskostenabrechnungen müssen digital werden
Wie können Sie solche Fehler vermeiden? Erstellen Sie einen separaten Kostenplan für Arbeit und Gemeinkosten und einen weiteren für Rohmaterialien? Setzen Sie mehr Mitarbeiter ein, um eine bessere Buchführung zu gewährleisten? Die Antwort lautet: nichts von alledem.
Ein Auftragskalkulationssystem ist ohnehin schon ein komplexes Unterfangen, und was Sie wirklich brauchen, ist eine Verringerung der menschlichen Beteiligung und der Möglichkeit kostspieliger Fehler. Die einzige Möglichkeit, den gesamten Prozess der Auftragskostenabrechnung zu verwalten, besteht darin, ihn zu digitalisieren. Die Zentralisierung dieses Prozesses auf einer leistungsstarken Außendienstmanagement-Plattform ist die einzige Möglichkeit, ihn zu vereinfachen.
Wenn Sie Ihren Außendienst zu Frontu verlagern, können Sie sicher sein, dass Ihr Prozess der Auftragskostenabrechnung sicher in der Cloud gespeichert wird, mit einem Mausklick abgerufen werden kann und alle benötigten Informationen enthält.
Das Extrahieren von Zahlen wie Gesamtkosten, geschätztes Fertigstellungsdatum, Fertigungsgemeinkosten, Fertigwaren, Arbeitsstunden oder sogar eine Auftragsbeschreibung kann automatisch erfolgen, ohne dass Sie Taschenrechner, Papier und endlose Stunden an Berechnungen herausholen müssen.
Frontu-Funktionen können das Arbeitskostenblatt zu einer der leistungsstärksten Informationsquellen für Ihr Unternehmen machen, und hier sind 7 Tipps, wie dies geschehen kann.
Bequeme Kostenkategorisierung
Wenn Sie eine neue Aufgabe in Frontu erstellen, haben Sie die Möglichkeit, eindeutige Felder und Bezeichnungen zu erstellen. Das bedeutet, dass Sie die Aufgabe sofort anpassen können, um reale Namen und Werte wiederzugeben. Jedes Projekt ist anders und Sie und Ihr Team müssen in der gleichen Sprache kommunizieren. Die Kategorisierung von Kosten innerhalb des Systems gibt Ihnen absolute Klarheit und Transparenz und lässt keinen Raum für Fehler.
Verfolgen Sie Änderungen in Echtzeit
Aufgaben und Projekte sind lebende Organismen, die sich im Laufe der Zeit verändern. Die Kundenanforderungen ändern sich, neues Feedback wird eingearbeitet, die Vorräte gehen zur Neige, die Rohstoffpreise ändern sich und die Kostenaufstellung muss entsprechend angepasst werden. Können Sie sich vorstellen, all dies manuell zu verfolgen, während Sie versuchen, den eigentlichen Auftrag zu erfüllen?
Mit Frontu sind Änderungen mit ein paar Klicks erledigt, die Kosten werden automatisch angepasst und Sie müssen sich nicht um Anpassungen kümmern.
Führen Sie während des gesamten Projekts Berichte aus
Ein traditioneller Auftragskostenbogen enthält lange Spalten mit Preisen, Einheiten und Beschreibungen. Wie bereits erwähnt, besteht die Funktion eines Kostenverzeichnisses nicht nur darin, die Gesamtkosten eines bestimmten Auftrags zu berechnen, nachdem dieser abgeschlossen wurde. Ein Auftragskostenblatt kann als Leitfaden dienen, als ein Plan, der Sie anleitet, Aufträge mit Genauigkeit und Präzision auszuführen. Das bedeutet, dass Sie jederzeit Zugriff auf die Ergebnisse haben müssen. Hier ist ein Beispiel für Dinge, die Sie sehen müssen:
- Wie hoch sind die Kosten pro Stunde bis zu diesem Punkt?
- Wie hoch ist der aktuelle Bestand an Rohstoffen?
- Besteht die Notwendigkeit einer Materialanforderung?
- Was ist das Konto für den Bestand an unfertigen Erzeugnissen?
- Wie hoch sind die Nettomargen?
- Wie hoch ist die Zahl der direkten Arbeitsstunden?
Wie Sie sich vorstellen können, handelt es sich bei diesen Zahlen um Berechnungen, und es ist nicht möglich, diese Zahlen täglich ohne eine Art digitale Automatisierung zu erstellen.
Zum Glück können Sie mit Frontu so oft Berichte erstellen, wie Sie möchten. Was früher ein Prozess der Kostenverfolgung war, kann sich in eine Goldgrube von Informationen verwandeln, die Ihre Projektausführung leiten können.
Keine Notwendigkeit für separate Stundenzettel
Niemand mag Mikromanagement, und wenn Sie Ihre Techniker dazu bringen, ihre Arbeitsstunden korrekt zu erfassen, hat das nichts damit zu tun. Die genaue Kenntnis der für einen einzelnen Auftrag aufgewendeten Zeit ist die einzige Möglichkeit, den Einsatz Ihrer Ressourcen zu optimieren, zu prognostizieren, wann der Auftrag abgeschlossen sein wird, vorauszusagen, wie viele Stunden für ähnliche Aufträge in der Zukunft erforderlich sein werden, und nicht zuletzt die Kosten zu senken.
Techniker, die Frontu verwenden, können ihre Lohnscheine in Echtzeit ausfüllen und so eine Live-Aktivitätsbasis im System schaffen, die sich für das Managementteam als unschätzbar erweisen kann. Materialkosten und Arbeitsstunden sind jetzt an einem Ort zu Ihrer Bequemlichkeit zusammengefasst.
Geben Sie Ihren Kunden faire Preise
Wenn Sie nicht wissen, wie viel ein Projekt kostet, woher sollen Sie dann wissen, was Sie Ihren Kunden berechnen sollen?
Überhöhte Preise können Kunden vergraulen, und zu niedrige Preise können Ihre Gewinnspannen beeinträchtigen. Beide Szenarien sind die Zutaten für ein nicht nachhaltiges Geschäft. Wenn Sie Ihre Auftragskostenabrechnungen über Frontu abwickeln, können Sie ehrliche und langfristige Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen.
Wenn Sie in der Lage sind, die geschätzten Kosten, die revidierten Kostenvoranschläge und die Kosten nach dem Projekt für einzelne Aufträge zu verfolgen, können Sie Ihren Kunden einen fairen und transparenten Preis nennen.
Fazit
Ein Auftragskostenblatt ist nicht mehr das, was es einmal war. Es ist eine Idee, die sich in den letzten Jahren weiterentwickelt hat, und der größte Faktor, der zu dieser Entwicklung beigetragen hat, ist die Digitalisierung. Field Service Management Systeme verändern das gesamte Paradigma der Arbeitsabläufe.
Lohneinzelkosten, Materialeinzelkosten, Auftragsnummer, verkaufte Waren, Rohstoffe, Fertigungsgemeinkosten und alle Informationen, die Sie auf einem Kostenblatt oder in einem Nebenbuch finden könnten, sind jetzt auf einer einzigen Plattform zentralisiert.
Zögern Sie nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen, wenn Sie Fragen zum Arbeitskostenblatt oder andere Fragen zu Frontu haben und wissen möchten, wie es Ihrem Unternehmen helfen kann, seine Ziele zu erreichen.
