Fieldservicemanagement is een gelaagde, veelzijdige sector waar zelfs de meest ervaren spelers moeite mee hebben. Wat echter centraal staat is een principe dat van toepassing is op bedrijven van alle groottes en industrieën – geld dat binnenkomt moet meer zijn dan het geld dat wordt uitgegeven.
Hoe houd je alle gemaakte kosten bij? Hoe zorg je ervoor dat je alle informatie hebt die je nodig hebt om nauwkeurige berekeningen te maken? Vandaag bekijken we het populaire proceskostensysteem dat bekend staat als het werkkostenblad en geven we je 5 tips om er optimaal gebruik van te maken.
Wat is een Taakkostenoverzicht?
Een werkkostenoverzicht is een document met alle kosten die worden gemaakt voor de voltooiing van een project. Deze kosten kunnen worden gedocumenteerd tijdens het project of nadat het werk is voltooid. Meestal stelt de boekhoudafdeling dit document samen om:
- controleren of uitgaven binnen het toegewezen budget vielen
- kostenraming voor toekomstige banen
- waarheidsgetrouwe en zinvolle boekhoudrapporten produceren
- de totale kosten van het bedrijf berekenen
Hier is een voorbeeld van de verschillende dingen die op een werkkostenblad kunnen staan:
- algemene productiekosten
- bedrijfskosten
- directe materiaalkosten
- directe arbeidskosten
- loonbelastingen
- overheadkosten
Hoewel een werkkostenoverzicht klinkt als een waslijst van uitgaven, is het veel meer dan dat. Eerst en vooral veranderen de vereisten van de klant en de industriële normen drastisch het uitzicht en de inhoud van de werkkostenstaten. Wat echter over de hele linie hetzelfde blijft, is de noodzaak om de kosten nauwkeurig bij te houden.
Dit is een gebied waar je je geen fouten kunt veroorloven. Het woord veroorloven wordt letterlijk gebruikt, want een klein foutje op je werkkostenoverzicht kan buitenproportionele gevolgen hebben voor je winst- en verliesberekeningen. Laten we dit uitleggen met een voorbeeld.
Stel je voor dat je de grondstoffen die voor dit project worden gebruikt handmatig op je takenblad invoert. Het totale aantal materialen is 324 en je mist er per ongeluk een die $o,10 per eenheid kost. Aan het einde van het project heb je 20.000 eenheden gebruikt. De werkelijke kosten van het project worden niet weergegeven in je eindberekeningen omdat de $2000 kosten van de ontbrekende eenheden niet worden meegenomen.
Hier is een voorbeeld van een sjabloon voor werkkosten:
Uw werkkostenoverzichten moeten digitaal
Hoe voorkom je zulke fouten? Maak je een apart werkkostenblad voor arbeid en overhead en een ander voor grondstoffen? Stel je meer mensen aan om een betere administratie te garanderen? Het antwoord is geen van bovenstaande.
Een kostensysteem voor werkorders is al een complexe onderneming en wat je echt nodig hebt, is minder menselijke betrokkenheid en minder kans op kostbare fouten. De enige manier om het hele proces van werkbonnen te beheren is door het te digitaliseren. Dit proces centraliseren op een krachtig field service management platform is de enige manier om het te vereenvoudigen.
Door uw buitendienstactiviteiten naar Frontu over te brengen, kunt u er zeker van zijn dat uw werkkostenschema’s veilig in de cloud worden opgeslagen, met één klik op een knop worden opgehaald en alle informatie bevatten die u nodig hebt.
Het extraheren van getallen zoals totale kosten, geschatte voltooiingsdatum, productieoverhead, eindproducten, arbeidsuren of zelfs een taakomschrijving kan automatisch gebeuren zonder rekenmachines, stukken papier en eindeloze uren aan berekeningen tevoorschijn te halen.
Frontu functies kunnen van het werkkostenblad een van de krachtigste informatiebronnen voor je bedrijf maken, en hier zijn 7 tips over hoe dit kan gebeuren.
Handige kostencategorisering
Wanneer je een nieuwe taak aanmaakt op Frontu, heb je de mogelijkheid om unieke velden en labels te maken. Dat betekent dat je de taak onmiddellijk kunt aanpassen aan echte namen en waarden. Elk project is anders en u en uw team moeten in dezelfde taal communiceren. Het categoriseren van kosten in het systeem geeft je totale duidelijkheid en transparantie, waardoor er geen ruimte is voor fouten.
Wijzigingen in realtime bijhouden
Taken en projecten zijn levende organismen die na verloop van tijd veranderen. De eisen van de klant veranderen, nieuwe feedback wordt verwerkt, voorraden raken op, de grondstofprijzen veranderen en de kostensheet moet dienovereenkomstig worden aangepast. Kun je je voorstellen dat je dit allemaal handmatig moet bijhouden terwijl je probeert de eigenlijke klus te klaren?
Met Frontu gebeuren wijzigingen met een paar klikken, de kosten worden automatisch aangepast en je hoeft je geen zorgen te maken over aanpassingen.
Rapporten uitvoeren tijdens het project
Op een traditioneel werkbriefje staan lange kolommen met prijzen, eenheden en beschrijvingen. Zoals eerder vermeld, is de functie van een werkbriefje niet alleen om de totale kosten van een bepaalde taak te berekenen nadat deze is voltooid. Een werkkostenblad kan fungeren als een leidraad, een plan dat je helpt om taken nauwkeurig en precies uit te voeren. Dat betekent dat je altijd toegang moet hebben tot de resultaten. Hier is een voorbeeld van wat je moet kunnen zien:
- Wat zijn de kosten per uur tot nu toe?
- Wat is de huidige hoeveelheid grondstoffen?
- Moeten er materialen worden aangevraagd?
- Wat is de voorraadrekening voor onderhanden werk?
- Wat zijn de nettomarges?
- Wat is het huidige aantal directe arbeidsuren?
Zoals je je kunt voorstellen, zijn deze getallen het resultaat van berekeningen en het is menselijkerwijs niet mogelijk om deze getallen dagelijks te produceren zonder een vorm van digitale automatisering.
Gelukkig kunt u met Frontu zo vaak rapporten maken als u wilt. Wat eerst een proces van kosten bijhouden was, kan worden veranderd in een goudmijn van informatie die uw projectuitvoering kan leiden.
Geen afzonderlijke urenstaten nodig
Niemand houdt van micromanagement en je technici hun werkuren laten registreren heeft daar niets mee te maken. Weten hoeveel tijd er precies aan een individuele klus is besteed, is de enige manier om het gebruik van je middelen te optimaliseren, te voorspellen wanneer de klus geklaard zal zijn, te voorspellen hoeveel uren er in de toekomst nodig zullen zijn voor soortgelijke klussen en, last but not least, kosten te besparen.
Technici die Frontu gebruiken kunnen hun tijdtickets in realtime invullen, waardoor er een live activiteitenbasis in het systeem ontstaat die van onschatbare waarde kan zijn voor het managementteam. Materiaalkosten en arbeidsuren staan nu op één plek voor uw gemak.
Geef je klanten eerlijke prijzen
Als je niet weet hoeveel het kost om een project af te ronden, hoe weet je dan wat je je klanten in rekening moet brengen?
Te hoge prijzen kunnen klanten wegjagen en te lage prijzen kunnen je winstmarges schaden. Beide scenario’s zijn de ingrediënten van een niet-duurzaam bedrijf. Het uitvoeren van uw werkkostenplaatsprocessen via Frontu kan u helpen bij het ontwikkelen van eerlijke en langdurige relaties met uw klanten.
Als je in staat bent om geschatte kosten, herziene schattingen en kosten na het project voor afzonderlijke opdrachten bij te houden, kun je klanten een eerlijke en transparante prijs geven.
Conclusie
Een werkkostenoverzicht is niet meer wat het geweest is. Het is een idee dat de afgelopen jaren is geëvolueerd en de grootste factor die aan deze evolutie heeft bijgedragen, is digitalisering. Fieldservicemanagementsystemen veranderen het hele paradigma van het uitvoeren van werkzaamheden.
Directe arbeid, directe materialen, opdrachtnummer, verkochte goederen, grondstoffen, algemene productiekosten en alle informatie die je op een kostenblad of een grootboek kunt vinden, zijn nu gecentraliseerd op één platform.
Aarzel niet om contact met ons op te nemen als u vragen hebt over werkkostenbladen of andere vragen over Frontu en hoe het uw bedrijf kan helpen zijn doelen te bereiken.
