La gestión de los servicios de campo es una industria con múltiples capas, en la que incluso a los agentes más experimentados les resulta difícil navegar. Sin embargo, en el fondo subyace un principio aplicable a empresas de todos los tamaños e industrias: el dinero que entra debe ser mayor que el dinero que se gasta.
¿Cómo haces un seguimiento de todos los costes incurridos? ¿Cómo te aseguras de que tienes toda la información que necesitas para hacer cálculos precisos? Hoy analizaremos el sistema de cálculo de costes por procesos más popular en el sector, conocido como hoja de costes del trabajo, y te daremos 5 consejos para sacarle el máximo partido.
¿Qué es una hoja de costes de trabajo?
Una hoja de costes de trabajo es un documento en el que se detallan todos los costes incurridos para la realización de un proyecto. Estos costes pueden documentarse durante el proyecto o una vez finalizado el trabajo. Normalmente, el departamento de contabilidad recopila este registro para:
- verificar que los gastos se ajustan al presupuesto asignado
- estimación de costes para futuros trabajos
- elaborar informes contables veraces y significativos
- calcular los costes totales de la empresa
He aquí un ejemplo de las diferentes cosas que podrían encontrarse en una hoja de costes de trabajo:
- gastos generales de fabricación
- gastos de explotación
- costes directos de material
- coste de mano de obra directa
- impuestos sobre las nóminas
- gastos generales
Aunque una hoja de costes de trabajo parezca una lista de gastos, es mucho más que eso. Ante todo, los requisitos de los clientes y las normas del sector cambian drásticamente el aspecto y el contenido de las hojas de costes de los trabajos. Sin embargo, lo que sigue siendo común en todos los casos es la necesidad de un seguimiento preciso de los costes.
Este es un ámbito en el que no puedes permitirte cometer ningún error. La palabra permitirse se utiliza en su sentido literal, ya que un pequeño error en la hoja de costes de tu trabajo puede tener efectos desproporcionados en tus cálculos de pérdidas y ganancias. Vamos a explicarlo con un ejemplo.
Imagina que estás introduciendo manualmente en tu hoja de trabajo las materias primas que se utilizan en este proyecto. La cantidad total de materiales es 324, y accidentalmente te olvidas de uno que cuesta 0,10 $ por unidad. Al final del proyecto, habrás utilizado 20.000 unidades. El coste real del proyecto no se reflejará en tus cálculos finales, ya que no se incorporará el coste de 2.000 $ de las unidades que faltan.
Aquí tienes un ejemplo de plantilla de hoja de costes de trabajo:
Tus hojas de costes laborales deben digitalizarse
¿Cómo evitas estos errores? ¿Creas una hoja de costes de trabajo separada para la mano de obra y los gastos generales y otra para las materias primas? ¿Asignas más personal para llevar mejor los registros? La respuesta es ninguna de las anteriores.
Un sistema de cálculo de costes por encargo es una empresa compleja de por sí y lo que realmente necesitas es disminuir la participación humana y la posibilidad de cometer errores costosos. La única forma de gestionar todo el proceso de la hoja de costes del trabajo es digitalizarlo. Centralizar este proceso en una potente plataforma de gestión de servicios de campo es la única forma de simplificarlo.
Al trasladar tus operaciones de servicio de campo a Frontu, puedes estar seguro de que tu proceso de hoja de costes de trabajo se guardará de forma segura en la nube, se recuperará con sólo pulsar un botón y contendrá toda la información que necesites.
Extraer cifras como el coste total, la fecha estimada de finalización, los gastos generales de fabricación, los productos acabados, las horas de mano de obra o incluso la descripción de un trabajo puede hacerse automáticamente, sin necesidad de sacar calculadoras, trozos de papel e interminables horas de cálculos.
Las funciones de Frontu pueden hacer que la hoja de costes del trabajo sea una de las fuentes de información más potentes para tu empresa, y aquí tienes 7 consejos para conseguirlo.
Cómoda categorización de costes
Al crear una nueva tarea en Frontu, tienes la posibilidad de crear campos y etiquetas únicos. Esto significa que puedes personalizar inmediatamente la tarea para que refleje nombres y valores de la vida real. Cada proyecto es diferente y tú y tu equipo necesitáis comunicaros utilizando el mismo lenguaje. Categorizar los costes dentro del sistema te proporciona total claridad y transparencia, sin dejar lugar a errores.
Sigue los cambios en tiempo real
Las tareas y los proyectos son organismos vivos que cambian con el paso del tiempo. Cambian los requisitos del cliente, se incorporan nuevos comentarios, se agotan los suministros, cambian los precios de las materias primas y la hoja de costes debe modificarse en consecuencia. ¿Te imaginas llevar la cuenta de todo esto manualmente, mientras intentas entregar el trabajo real?
Con Frontu, los cambios se producen con unos pocos clics, los costes se ajustan automáticamente y no tienes que preocuparte de los ajustes.
Realiza informes a lo largo del proyecto
Una hoja de costes de trabajo tradicional tendría largas columnas llenas de precios, unidades y descripciones. Como ya se ha dicho, la función de una hoja de trabajo no es simplemente calcular el coste total de un trabajo concreto una vez finalizado. Una hoja de costes de trabajo puede actuar como una guía, un plan que te oriente para completar los trabajos con exactitud y precisión. Lo que eso significa es que necesitas tener acceso a los resultados en todo momento. He aquí un ejemplo de las cosas que necesitas ver:
- ¿Cuál es el coste por hora hasta este momento?
- ¿Cuál es la cantidad actual de materias primas?
- ¿Es necesario solicitar materiales?
- ¿Qué es la cuenta de inventario de trabajo en curso?
- ¿Cuáles son los márgenes netos?
- ¿Cuál es el recuento actual de horas de mano de obra directa?
Como puedes imaginar, estas cifras son producto de cálculos y no es humanamente posible producirlas a diario sin algún tipo de automatización digital.
Afortunadamente, Frontu te permite realizar informes con la frecuencia que desees. Lo que antes era un proceso de seguimiento de costes puede convertirse en una mina de oro de información que puede guiar la ejecución de tu proyecto.
No necesitas hojas de horas separadas
A nadie le gusta la microgestión, y conseguir que tus técnicos registren correctamente sus horas de trabajo no tiene nada que ver con eso. Conocer el tiempo exacto empleado en un trabajo individual es la única forma de optimizar el uso de tus recursos, proyectar cuándo se terminará el trabajo, prever cuántas horas serán necesarias para trabajos similares en el futuro y, por último pero no menos importante, recortar costes.
Los técnicos que utilizan Frontu pueden rellenar sus hojas de salario en tiempo real, creando una base de actividad en directo en el sistema que puede resultar muy valiosa para el equipo de gestión. El coste de los materiales y las horas de trabajo están ahora en un solo lugar para tu facilidad y comodidad.
Ofrece a tus clientes precios justos
Si no sabes cuánto cuesta realizar un proyecto, ¿cómo sabrás lo que debes cobrar a tus clientes?
Fijar precios excesivos puede alejar a los clientes y fijar precios insuficientes puede dañar tus márgenes de beneficio. Ambos escenarios son los ingredientes de un negocio no sostenible. Ejecutar tus procesos de hoja de costes laborales a través de Frontu puede ayudarte a desarrollar relaciones honestas y duraderas con tus clientes.
Poder hacer un seguimiento de los costes estimados, los presupuestos revisados y los costes posteriores al proyecto en trabajos individuales puede ayudarte a dar a los clientes un precio justo y transparente.
Conclusión
Una hoja de costes de trabajo ya no es lo que era. Es una idea que ha ido evolucionando en los últimos dos años y el mayor factor que ha contribuido a esta evolución ha sido la digitalización. Los sistemas de gestión de servicios de campo están cambiando todo el paradigma de la realización de operaciones.
La mano de obra directa, los materiales directos, el número de trabajo, las mercancías vendidas, las materias primas, los gastos generales de fabricación y toda la información que podrías encontrar en una hoja de costes o en un libro auxiliar están ahora centralizados en una única plataforma.
No dudes en ponerte en contacto con nosotros para hacernos cualquier pregunta relacionada con la hoja de costes del trabajo o cualquier otra cuestión sobre Frontu y cómo puede ayudar a tu empresa a alcanzar sus objetivos.
