Η διαχείριση υπηρεσιών πεδίου είναι ένας πολυεπίπεδος, πολυποίκιλος κλάδος στον οποίο ακόμη και οι πιο έμπειροι παίκτες δυσκολεύονται να προσανατολιστούν. Ωστόσο, αυτό που βρίσκεται στον πυρήνα είναι μια αρχή που ισχύει για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών και κλάδων – τα χρήματα που εισέρχονται πρέπει να είναι περισσότερα από τα χρήματα που ξοδεύονται.
Πώς παρακολουθείτε όλα τα έξοδα που προκύπτουν; Πώς εξασφαλίζετε ότι έχετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να κάνετε ακριβείς υπολογισμούς; Σήμερα, θα εξετάσουμε το δημοφιλές στον κλάδο σύστημα κοστολόγησης διαδικασιών, γνωστό ως φύλλο κόστους εργασίας, και θα σας δώσουμε 5 συμβουλές για να το αξιοποιήσετε στο έπακρο.
Τι είναι το Φύλλο Κόστους Εργασίας;
Το δελτίο κόστους εργασίας είναι ένα έγγραφο στο οποίο αναφέρονται λεπτομερώς όλες οι δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν για την ολοκλήρωση ενός έργου. Το κόστος αυτό μπορεί να τεκμηριώνεται κατά τη διάρκεια του έργου ή μετά την ολοκλήρωση της εργασίας. Συνήθως, το λογιστήριο συντάσσει αυτό το αρχείο για να:
- να επαληθεύει ότι οι δαπάνες εμπίπτουν στον προϋπολογισμό που έχει διατεθεί
- εκτίμηση κόστους για μελλοντικές θέσεις εργασίας
- να συντάσσουν αληθείς και ουσιαστικές λογιστικές εκθέσεις
- να υπολογίσει το συνολικό κόστος της επιχείρησης
Ακολουθεί ένα παράδειγμα των διαφόρων στοιχείων που θα μπορούσαν να βρίσκονται σε ένα φύλλο κόστους εργασίας:
- γενικά έξοδα παραγωγής
- λειτουργικά έξοδα
- άμεσο κόστος υλικών
- κόστος άμεσης εργασίας
- φόροι μισθοδοσίας
- γενικά έξοδα
Αν και το δελτίο κόστους εργασίας ακούγεται σαν ένας κατάλογος εξόδων, είναι κάτι πολύ περισσότερο από αυτό. Πρώτα απ’ όλα, οι απαιτήσεις των πελατών και τα βιομηχανικά πρότυπα αλλάζουν δραστικά την εμφάνιση και το περιεχόμενο των δελτίων κόστους εργασίας. Αυτό που παραμένει κοινό σε όλους τους τομείς, ωστόσο, είναι η ανάγκη για ακριβή παρακολούθηση του κόστους.
Αυτός είναι ένας τομέας στον οποίο δεν έχετε την πολυτέλεια να κάνετε λάθη. Η λέξη “αντέχετε” χρησιμοποιείται με την κυριολεκτική της σημασία, καθώς ένα μικρό λάθος στο φύλλο κόστους εργασίας σας μπορεί να έχει δυσανάλογες επιπτώσεις στους υπολογισμούς των κερδών και των ζημιών σας. Ας το εξηγήσουμε αυτό με ένα παράδειγμα.
Φανταστείτε ότι εισάγετε χειροκίνητα τις πρώτες ύλες που χρησιμοποιούνται σε αυτό το έργο στο φύλλο εργασίας σας. Το συνολικό ποσό των υλικών είναι 324 και κατά λάθος παραλείπετε ένα που κοστίζει $o,10 ανά μονάδα. Μέχρι το τέλος του έργου, έχετε χρησιμοποιήσει 20.000 μονάδες. Το πραγματικό κόστος του έργου δεν θα αντικατοπτρίζεται στους τελικούς υπολογισμούς σας, καθώς το κόστος των 2.000 δολαρίων από τις μονάδες που λείπουν δεν θα ενσωματωθεί.
Εδώ είναι ένα παράδειγμα προτύπου φύλλου κόστους εργασίας:
Τα φύλλα κόστους εργασίας σας πρέπει να γίνουν ψηφιακά
Πώς αποφεύγετε τέτοια λάθη; Δημιουργείτε ένα ξεχωριστό φύλλο κόστους εργασίας για την εργασία και τα γενικά έξοδα και ένα άλλο για τις πρώτες ύλες; Αναθέτετε περισσότερα άτομα για να διασφαλίσετε την καλύτερη τήρηση των αρχείων; Η απάντηση δεν είναι τίποτα από τα παραπάνω.
Ένα σύστημα κοστολόγησης εντολών εργασίας είναι ήδη ένα πολύπλοκο εγχείρημα και αυτό που πραγματικά χρειάζεστε είναι να μειώσετε την ανθρώπινη συμμετοχή και την πιθανότητα δαπανηρών λαθών. Ο μόνος τρόπος για να διαχειριστείτε ολόκληρη τη διαδικασία του δελτίου κόστους εργασίας είναι να την ψηφιοποιήσετε. Η συγκέντρωση αυτής της διαδικασίας σε μια ισχυρή πλατφόρμα διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου είναι ο μόνος τρόπος για να την απλοποιήσετε.
Μεταφέροντας τις εργασίες σας στο Frontu, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι η διαδικασία του δελτίου κόστους εργασίας σας θα αποθηκεύεται με ασφάλεια στο cloud, θα ανακτάται με το πάτημα ενός κουμπιού και θα περιέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε.
Η εξαγωγή αριθμών όπως το συνολικό κόστος, η εκτιμώμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης, τα γενικά έξοδα κατασκευής, τα τελικά προϊόντα, οι ώρες εργασίας ή ακόμη και η περιγραφή μιας εργασίας μπορεί να γίνει αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται να βγάζετε αριθμομηχανές, χαρτιά και ατελείωτες ώρες υπολογισμών.
Τα χαρακτηριστικά Frontu μπορούν να καταστήσουν το φύλλο κόστους εργασίας μια από τις πιο ισχυρές πηγές πληροφοριών για την εταιρεία σας και ακολουθούν 7 συμβουλές για το πώς μπορεί να συμβεί αυτό.
Βολική κατηγοριοποίηση κόστους
Όταν δημιουργείτε μια νέα εργασία στο Frontu, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε μοναδικά πεδία και ετικέτες. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να προσαρμόσετε αμέσως την εργασία ώστε να αντικατοπτρίζει ονόματα και τιμές της πραγματικής ζωής. Κάθε έργο είναι διαφορετικό και εσείς και η ομάδα σας πρέπει να επικοινωνείτε χρησιμοποιώντας την ίδια γλώσσα. Η κατηγοριοποίηση του κόστους μέσα στο σύστημα σας δίνει απόλυτη σαφήνεια και διαφάνεια, χωρίς να αφήνει περιθώρια για λάθη.
Παρακολούθηση αλλαγών σε πραγματικό χρόνο
Οι εργασίες και τα έργα είναι ζωντανοί οργανισμοί που αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου. Οι απαιτήσεις των πελατών αλλάζουν, νέα σχόλια ενσωματώνονται, οι προμήθειες εξαντλούνται, οι τιμές των πρώτων υλών αλλάζουν και το δελτίο κόστους πρέπει να αλλάξει ανάλογα. Μπορείτε να φανταστείτε να τα παρακολουθείτε όλα αυτά με το χέρι, ενώ προσπαθείτε να παραδώσετε την πραγματική εργασία;
Με το Frontu, οι αλλαγές γίνονται με μερικά κλικ, το κόστος προσαρμόζεται αυτόματα και δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τις προσαρμογές.
Εκτέλεση αναφορών καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου
Ένα παραδοσιακό φύλλο κόστους εργασίας θα έβλεπε μεγάλες στήλες γεμάτες με τιμές, μονάδες και περιγραφές. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η λειτουργία ενός φύλλου εργασίας δεν είναι απλώς ο υπολογισμός του συνολικού κόστους μιας συγκεκριμένης εργασίας μετά την ολοκλήρωσή της. Ένα φύλλο κόστους εργασίας μπορεί να λειτουργήσει ως οδηγός, ένα σχέδιο που σας καθοδηγεί να ολοκληρώνετε τις εργασίες με ακρίβεια και ακρίβεια. Αυτό σημαίνει ότι χρειάζεστε ανά πάσα στιγμή πρόσβαση στα αποτελέσματα. Ακολουθεί ένα παράδειγμα των πραγμάτων που πρέπει να βλέπετε:
- Ποιο είναι το κόστος ανά ώρα μέχρι τώρα;
- Ποια είναι η τρέχουσα ποσότητα πρώτων υλών;
- Υπάρχει ανάγκη για παραγγελία υλικών;
- Ποιος είναι ο λογαριασμός απογραφής εργασιών σε εξέλιξη;
- Ποια είναι τα καθαρά περιθώρια κέρδους;
- Ποια είναι η τρέχουσα καταμέτρηση των ωρών άμεσης εργασίας;
Όπως μπορείτε να φανταστείτε, αυτοί οι αριθμοί είναι προϊόντα υπολογισμών και δεν είναι ανθρωπίνως δυνατό να παράγονται αυτοί οι αριθμοί σε καθημερινή βάση χωρίς κάποιου είδους ψηφιακή αυτοματοποίηση.
Ευτυχώς, η Frontu σας επιτρέπει να εκτελείτε αναφορές όσο συχνά θέλετε. Αυτό που ήταν μια διαδικασία παρακολούθησης του κόστους μπορεί να μετατραπεί σε χρυσωρυχείο πληροφοριών που μπορούν να οδηγήσουν στην εκτέλεση του έργου σας.
Δεν υπάρχει ανάγκη για ξεχωριστά φύλλα εργασίας
Σε κανέναν δεν αρέσει η μικροδιαχείριση και το να καταγράφουν οι τεχνικοί σας σωστά τις ώρες εργασίας τους δεν έχει καμία σχέση με αυτό. Η γνώση του ακριβούς χρόνου που δαπανάται σε μια μεμονωμένη εργασία είναι ο μόνος τρόπος για να βελτιστοποιήσετε τη χρήση των πόρων σας, να προβλέψετε πότε θα ολοκληρωθεί η εργασία, να προβλέψετε πόσες ώρες θα χρειαστούν για παρόμοιες εργασίες στο μέλλον και, τέλος, να μειώσετε το κόστος.
Οι τεχνικοί που χρησιμοποιούν το Frontu μπορούν να συμπληρώνουν τα χρονοτιμολόγια τους σε πραγματικό χρόνο, δημιουργώντας μια ζωντανή βάση δραστηριοτήτων στο σύστημα που μπορεί να αποδειχθεί ανεκτίμητη για την ομάδα διαχείρισης. Το κόστος των υλικών και οι ώρες εργασίας βρίσκονται πλέον σε ένα μέρος για την ευκολία και την εξυπηρέτησή σας.
Δώστε στους πελάτες σας δίκαιη τιμολόγηση
Αν δεν ξέρετε πόσο κοστίζει η ολοκλήρωση ενός έργου, πώς θα ξέρετε τι να χρεώσετε στους πελάτες σας;
Η υπερτιμολόγηση μπορεί να απομακρύνει τους πελάτες και η υποτιμολόγηση μπορεί να βλάψει τα περιθώρια κέρδους σας. Και τα δύο σενάρια είναι τα συστατικά μιας μη βιώσιμης επιχείρησης. Η εκτέλεση των διαδικασιών του δελτίου κόστους εργασίας σας μέσω της Frontu μπορεί να σας βοηθήσει να αναπτύξετε ειλικρινείς και μακροχρόνιες σχέσεις με τους πελάτες σας.
Η δυνατότητα παρακολούθησης του εκτιμώμενου κόστους, των αναθεωρημένων εκτιμήσεων και του κόστους μετά το έργο σε μεμονωμένες εργασίες μπορεί να σας βοηθήσει να δώσετε στους πελάτες σας μια δίκαιη και διαφανή τιμή.
Συμπέρασμα
Το φύλλο κόστους εργασίας δεν είναι αυτό που ήταν κάποτε. Είναι μια ιδέα που εξελίσσεται τα τελευταία δύο χρόνια και ο μεγαλύτερος παράγοντας που συνέβαλε σε αυτή την εξέλιξη ήταν η ψηφιοποίηση. Τα συστήματα διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου αλλάζουν ολόκληρο το πρότυπο διεξαγωγής των εργασιών.
Η άμεση εργασία, τα άμεσα υλικά, ο αριθμός εργασίας, τα πωληθέντα προϊόντα, οι πρώτες ύλες, τα γενικά έξοδα παραγωγής και όλες οι πληροφορίες που θα μπορούσατε να βρείτε σε ένα φύλλο κόστους ή σε ένα δευτεροβάθμιο λογιστικό βιβλίο είναι πλέον συγκεντρωμένες σε μια ενιαία πλατφόρμα.
Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας για να μας θέσετε οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με το φύλλο κόστους εργασίας ή οποιαδήποτε άλλη ερώτηση σχετικά με το Frontu και πώς μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να επιτύχει τους στόχους της.
