Riadenie služieb v teréne je mnohovrstvové a rôznorodé odvetvie, v ktorom sa ťažko orientujú aj tí najskúsenejší hráči. Jeho podstatou je však zásada, ktorá platí pre podniky všetkých veľkostí a odvetví – peňazí, ktoré prichádzajú, musí byť viac ako tých, ktoré sa míňajú.
Ako evidujete všetky vzniknuté náklady? Ako zabezpečíte, aby ste mali všetky informácie potrebné na presné výpočty? Dnes sa pozrieme na obľúbený systém kalkulácie procesných nákladov v odvetví známy ako výkaz nákladov na prácu a poskytneme vám 5 tipov, ako ho čo najlepšie využiť.
Čo je nákladový list práce?
Výkaz nákladov na prácu je dokument, v ktorom sú podrobne uvedené všetky náklady vynaložené na dokončenie projektu. Tieto náklady sa môžu zdokumentovať počas projektu alebo po dokončení práce. Zvyčajne tento záznam zostavuje účtovné oddelenie, aby:
- overiť, či sa výdavky pohybovali v rámci prideleného rozpočtu.
- odhad nákladov na budúce pracovné miesta
- vytvárať pravdivé a zmysluplné účtovné výkazy.
- vypočítať celkové náklady spoločnosti
Tu je príklad rôznych položiek, ktoré sa môžu nachádzať na výkaze nákladov na prácu:
- výrobné režijné náklady
- prevádzkové náklady
- priame náklady na materiál
- priame mzdové náklady
- dane zo mzdy
- režijné náklady
Hoci výkaz nákladov na prácu znie ako zoznam výdavkov, je to oveľa viac. Predovšetkým požiadavky zákazníkov a priemyselné normy drasticky menia vzhľad a obsah výkazov nákladov na prácu. Čo však zostáva spoločné pre všetkých, je potreba presného sledovania nákladov.
V tejto oblasti si nemôžete dovoliť urobiť žiadnu chybu. Slovo dovoliť si sa používa v doslovnom význame, pretože drobná chyba v nákladovom výkaze práce môže mať neúmerný vplyv na výpočet zisku a straty. Vysvetlíme si to na príklade.
Predstavte si, že do pracovného hárku ručne vkladáte suroviny, ktoré sa v tomto projekte používajú. Celkový počet materiálov je 324 a vy omylom vynecháte jeden, ktorý stojí o,10 USD za jednotku. Do konca projektu ste použili 20 000 jednotiek. Skutočné náklady na projekt sa vo vašich záverečných výpočtoch neprejavia, pretože náklady vo výške 2 000 USD z chýbajúcich jednotiek nebudú zahrnuté.
Tu je príklad šablóny výkazu nákladov na prácu:
Vaše výkazy nákladov na prácu musia byť digitálne
Ako sa vyhnúť takýmto chybám? Vytvoríte si samostatný výkaz nákladov na prácu pre mzdy a režijné náklady a ďalší pre suroviny? Prideľujete viac ľudí, aby ste zabezpečili lepšie vedenie záznamov? Odpoveďou nie je nič z uvedeného.
Systém kalkulácie nákladov na zákazku je už tak zložitý podnik a to, čo skutočne potrebujete, je znížiť účasť človeka a možnosť nákladných chýb. Jediným spôsobom, ako zvládnuť celý proces tvorby kusovníka, je jeho digitalizácia. Centralizácia tohto procesu na výkonnej platforme na riadenie služieb v teréne je jediným spôsobom, ako ho zjednodušiť.
Ak presuniete svoje činnosti terénnych služieb do Frontu, môžete si byť istí, že váš proces tvorby výkazu nákladov na prácu bude bezpečne uložený v cloude, načítaný kliknutím na tlačidlo a bude obsahovať všetky potrebné informácie.
Získavanie čísel, ako sú celkové náklady, odhadovaný dátum dokončenia, výrobná réžia, hotové výrobky, pracovné hodiny alebo dokonca opis úlohy, môže prebiehať automaticky bez vyťahovania kalkulačiek, papierov a nekonečných hodín výpočtov.
Funkcie Frontu môžu z výkazu nákladov na prácu urobiť jeden z najsilnejších zdrojov informácií pre vašu spoločnosť a tu je 7 tipov, ako sa to môže stať.
Pohodlná kategorizácia nákladov
Pri vytváraní novej úlohy v službe Frontu máte možnosť vytvoriť jedinečné polia a štítky. To znamená, že úlohu môžete okamžite prispôsobiť tak, aby odrážala skutočné názvy a hodnoty. Každý projekt je iný a vy a váš tím musíte komunikovať rovnakým jazykom. Kategorizácia nákladov v rámci systému vám poskytuje úplnú jasnosť a transparentnosť a nedáva priestor na chyby.
Sledovanie zmien v reálnom čase
Úlohy a projekty sú živé organizmy, ktoré sa časom menia. Menia sa požiadavky zákazníkov, zapracovávajú sa nové pripomienky, dochádzajú zásoby, menia sa ceny surovín a podľa toho sa musí meniť aj nákladová tabuľka. Viete si predstaviť, že by ste toto všetko sledovali ručne a zároveň sa snažili dodať aktuálnu úlohu?
S Frontu sa zmeny uskutočnia niekoľkými kliknutiami, náklady sa upravia automaticky a vy sa nemusíte starať o úpravy.
Spúšťanie správ počas celého projektu
Tradičný výkaz nákladov na prácu by obsahoval dlhé stĺpce s cenami, jednotkami a popismi. Ako už bolo spomenuté, úlohou výkazu výmer nie je len vypočítať celkové náklady na konkrétnu prácu po jej dokončení. Nákladový list zákazky môže fungovať ako pomôcka, plán, ktorý vás vedie k presnému a precíznemu dokončeniu zákazky. To znamená, že potrebujete mať neustále prístup k výsledkom. Tu je príklad vecí, ktoré potrebujete mať na očiach:
- Aké sú doterajšie náklady na hodinu?
- Aké je aktuálne množstvo surovín?
- Je potrebná požiadavka na materiál?
- Čo je to účet zásob rozpracovanej výroby?
- Aké sú čisté marže?
- Aký je aktuálny počet hodín priamej práce?
Ako si viete predstaviť, tieto čísla sú výsledkom výpočtov a nie je v ľudských silách ich denne vytvárať bez nejakého druhu digitálnej automatizácie.
Našťastie vám Frontu umožňuje spúšťať hlásenia tak často, ako sa vám zachce. To, čo bolo predtým procesom sledovania nákladov, sa môže zmeniť na zlatú baňu informácií, ktoré môžu viesť k realizácii vášho projektu.
Nie sú potrebné samostatné časové hárky
Nikto nemá rád mikromanažment a to, aby vaši technici správne zaznamenávali svoje pracovné hodiny, s tým nemá nič spoločné. Znalosť presného času stráveného na jednotlivých prácach je jediným spôsobom, ako optimalizovať využitie vašich zdrojov, projektovať, kedy bude práca dokončená, predpovedať, koľko hodín bude potrebných na podobné práce v budúcnosti, a v neposlednom rade znížiť náklady.
Technici používajúci Frontu môžu vypĺňať svoje časové lístky v reálnom čase a vytvárať tak živú databázu činností v systéme, ktorá môže byť pre riadiaci tím neoceniteľná. Náklady na materiál a hodiny práce sú teraz na jednom mieste pre vaše uľahčenie a pohodlie.
Poskytnite svojim zákazníkom spravodlivé ceny
Ak neviete, koľko stojí dokončenie projektu, ako viete, koľko máte účtovať svojim klientom?
Nadhodnotené ceny môžu odlákať zákazníkov a podhodnotené ceny môžu znížiť vaše ziskové marže. Oba scenáre sú zložkami neudržateľného podnikania. Spustenie procesov kalkulácie nákladov na prácu prostredníctvom Frontu vám môže pomôcť rozvíjať čestné a dlhodobé vzťahy so zákazníkmi.
Možnosť sledovať odhadované náklady, revidované odhady a náklady po ukončení projektu na jednotlivých zákazkách vám pomôže poskytnúť zákazníkom spravodlivú a transparentnú cenu.
Záver
Výkaz nákladov na prácu už nie je to, čo býval. Je to myšlienka, ktorá sa v posledných rokoch vyvíjala a najväčším faktorom, ktorý prispel k tomuto vývoju, bola digitalizácia. Systémy na riadenie služieb v teréne menia celú paradigmu vykonávania činností.
Priama práca, priamy materiál, číslo zákazky, predaný tovar, suroviny, výrobné režijné náklady a všetky informácie, ktoré by ste mohli nájsť v nákladových listoch alebo v pomocnej knihe, sú teraz sústredené na jednej platforme.
Neváhajte nás kontaktovať a položiť nám akékoľvek otázky týkajúce sa výkazu nákladov na prácu alebo akékoľvek iné otázky týkajúce sa Frontu a toho, ako môže pomôcť vašej firme dosiahnuť jej ciele.
