Upravljanje storitev na terenu je večplastna in raznolika panoga, v kateri se težko znajdejo tudi najbolj izkušeni akterji. Vendar pa je v jedru načelo, ki velja za podjetja vseh velikosti in panog – denar, ki ga dobimo, mora biti večji od porabljenega.
Kako spremljate vse nastale stroške? Kako zagotoviti, da imate vse informacije, ki jih potrebujete za natančne izračune? Danes si bomo ogledali priljubljeni sistem za izračun stroškov v procesu, znan kot stroškovnik dela, in vam dali 5 nasvetov, kako ga kar najbolje izkoristiti.
Kaj je stroškovnik dela?
Predračunski list je dokument, v katerem so podrobno opisani vsi stroški, ki so nastali pri dokončanju projekta. Ti stroški se lahko dokumentirajo med projektom ali po zaključku dela. Običajno ta zapis sestavi računovodski oddelek, da:
- preveriti, ali so bili izdatki v okviru dodeljenih proračunskih sredstev.
- ocena stroškov za prihodnja delovna mesta
- pripraviti resnična in smiselna računovodska poročila.
- izračunati skupne stroške podjetja.
Tukaj je primer različnih elementov, ki jih lahko najdete na stroškovniku:
- splošni stroški proizvodnje
- stroški poslovanja
- neposredni stroški materiala
- neposredni stroški dela
- davki na izplačane plače
- splošni stroški
Čeprav se stroškovnik dela zdi kot seznam stroškov, je veliko več kot to. Predvsem zahteve strank in industrijski standardi drastično spreminjajo videz in vsebino preglednic stroškov dela. Vseeno pa ostaja skupna potreba po natančnem spremljanju stroškov.
Na tem področju si ne smete privoščiti napak. Beseda privoščiti si je uporabljena v dobesednem pomenu, saj ima lahko manjša napaka v stroškovniku dela nesorazmerne učinke na vaše izračune dobička in izgube. Razložimo to s primerom.
Predstavljajte si, da v delovni list ročno vnašate surovine, ki se uporabljajo pri tem projektu. Skupna količina materialov je 324, po pomoti pa spregledate enega, ki stane 0,10 USD na enoto. Do konca projekta ste porabili 20.000 enot. Dejanski stroški projekta se ne bodo odrazili v vaših končnih izračunih, saj stroški v višini 2.000 USD zaradi manjkajočih enot ne bodo vključeni.
Tukaj je primer predloge obrazca stroškovnika za delo:
Stroškovni listi za delo morajo biti digitalni
Kako se izogniti takšnim napakam? Ali ustvarite ločen stroškovnik za delo in splošne stroške ter drugega za surovine? Ali za boljše vodenje evidenc določite več ljudi? Odgovor je, da nič od naštetega.
Sistem za obračunavanje stroškov po naročilu je že tako zapleten, zato je treba zmanjšati človeško vpletenost in možnost dragih napak. Edini način za obvladovanje celotnega postopka izdelave stroškovnika delovnega naloga je, da ga digitalizirate. Centralizacija tega procesa na zmogljivi platformi za upravljanje storitev na terenu je edini način za njegovo poenostavitev.
S prenosom svojih storitev na terenu v Frontu ste lahko prepričani, da bo vaš postopek izdelave stroškovnika dela varno shranjen v oblaku, priklican s klikom na gumb in bo vseboval vse informacije, ki jih potrebujete.
Številke, kot so skupni stroški, predvideni datum dokončanja, splošni stroški proizvodnje, končni izdelki, delovne ure ali celo opis delovnega mesta, se lahko izpisujejo samodejno, ne da bi bilo treba vleči kalkulatorje, listke papirja in neskončno ur računanja.
Funkcije Frontu lahko iz obrazca stroškov dela naredijo enega najmočnejših virov informacij za vaše podjetje, tukaj pa je 7 nasvetov, kako to doseči.
Priročna kategorizacija stroškov
Pri ustvarjanju novega opravila v Frontu lahko ustvarite edinstvena polja in oznake. To pomeni, da lahko nalogo takoj prilagodite tako, da odraža imena in vrednosti iz resničnega življenja. Vsak projekt je drugačen, zato morate z ekipo komunicirati v istem jeziku. Kategorizacija stroškov v sistemu vam omogoča popolno jasnost in preglednost ter ne dopušča prostora za napake.
Spremljanje sprememb v realnem času
Naloge in projekti so živi organizmi, ki se s časom spreminjajo. Zahteve strank se spreminjajo, vključene so nove povratne informacije, zaloge se iztekajo, cene surovin se spreminjajo in stroškovnik se mora ustrezno spremeniti. Si predstavljate, da bi vse to spremljali ročno, medtem ko poskušate opraviti dejansko nalogo?
Pri Frontu se spremembe izvedejo z nekaj kliki, stroški se samodejno prilagodijo in vam ni treba skrbeti za prilagoditve.
Izvajanje poročil med projektom
V običajnem stroškovniku za delo so dolgi stolpci s cenami, enotami in opisi. Kot smo že omenili, funkcija delovnega lista ni zgolj izračunavanje skupnih stroškov določenega dela po njegovem zaključku. Stroškovni list dela lahko deluje kot vodilo, načrt, ki vas vodi k natančnemu in točnemu dokončanju del. To pomeni, da morate imeti vedno dostop do rezultatov. Tukaj je primer stvari, ki jih morate imeti na vpogled:
- Kolikšen je strošek na uro do te točke?
- Kakšna je trenutna količina surovin?
- Ali obstaja potreba po naročilu materiala?
- Kaj je konto zaloge nedokončane proizvodnje?
- Kakšne so neto marže?
- Kakšno je trenutno število ur neposrednega dela?
Kot si lahko predstavljate, so te številke rezultat izračunov, ki jih človek brez digitalne avtomatizacije ne more vsakodnevno pripravljati.
Na srečo vam Frontu omogoča, da poročila zaženete tako pogosto, kot želite. To, kar je bil včasih postopek spremljanja stroškov, se lahko spremeni v zlato jamo informacij, ki lahko vodijo izvajanje vašega projekta.
Ni potrebe po ločenih časovnicah
Nihče ne mara mikromanagementa in to, da vaši tehniki pravilno beležijo svoje delovne ure, s tem nima nobene zveze. Natančno poznavanje časa, porabljenega za posamezno delo, je edini način za optimizacijo uporabe virov, predvidevanje, kdaj bo delo končano, napovedovanje, koliko ur bo potrebnih za podobna dela v prihodnosti, in nenazadnje za zmanjšanje stroškov.
Tehniki, ki uporabljajo Frontu, lahko v realnem času izpolnijo svoje časovne vozovnice in tako v sistemu ustvarijo bazo dejavnosti v živo, ki je lahko neprecenljiva za vodstveno ekipo. Stroški materiala in delovne ure so zdaj na enem mestu za vašo lažjo in udobnejšo uporabo.
Strankam ponudite poštene cene
Če ne veste, koliko stane dokončanje projekta, kako boste vedeli, koliko morate zaračunati svojim strankam?
Previsoke cene lahko odvrnejo stranke, prenizke cene pa lahko zmanjšajo vaše stopnje dobička. Oba scenarija sta sestavina netrajnostnega poslovanja. Izvajanje postopkov izdelave stroškovnika dela prek programa Frontu vam lahko pomaga razviti poštene in dolgoročne odnose s strankami.
Če lahko spremljate ocenjene stroške, popravljene ocene in stroške po zaključku projekta za posamezna delovna mesta, lahko strankam ponudite pošteno in pregledno ceno.
Zaključek
Obračun stroškov dela ni več to, kar je bil včasih. Gre za idejo, ki se je v zadnjih nekaj letih razvijala, k temu razvoju pa je najbolj prispevala digitalizacija. Sistemi za upravljanje storitev na terenu spreminjajo celotno paradigmo izvajanja dejavnosti.
Neposredno delo, neposredni material, številka delovnega mesta, prodano blago, surovine, splošni stroški proizvodnje in vse informacije, ki jih najdete v stroškovniku ali pomožni knjigi, so zdaj zbrane na enotni platformi.
Obrnite se na nas in nam zastavite vsa vprašanja v zvezi s stroškovnikom dela ali druga vprašanja o Frontu in o tem, kako lahko vašemu podjetju pomaga pri doseganju ciljev.
