Řízení služeb v terénu je mnohovrstevnaté a rozmanité odvětví, ve kterém se těžko orientují i ti nejzkušenější hráči. Jeho jádrem je však zásada platná pro podniky všech velikostí a odvětví – peněz, které přicházejí, musí být více než peněz, které se vynakládají.
Jak evidujete všechny vzniklé náklady? Jak zajistíte, abyste měli všechny informace potřebné k přesným výpočtům? Dnes se podíváme na oblíbený systém procesní kalkulace nákladů známý jako zakázkový list a poskytneme vám 5 tipů, jak jej co nejlépe využít.
Co je nákladový list zakázky?
Výkaz výměr je dokument s podrobným popisem všech nákladů vynaložených na dokončení projektu. Tyto náklady lze dokumentovat v průběhu projektu nebo po dokončení zakázky. Obvykle tento záznam sestavuje účetní oddělení, aby:
- ověřit, zda se výdaje vešly do přiděleného rozpočtu
- odhad nákladů na budoucí pracovní místa
- vytvářet pravdivé a smysluplné účetní výkazy.
- vypočítat celkové náklady společnosti
Zde je příklad různých položek, které lze nalézt na výkazu výměr:
- výrobní režie
- provozní náklady
- přímé náklady na materiál
- přímé mzdové náklady
- daně ze mzdy
- režijní náklady
Přestože výkaz nákladů na zakázku zní jako seznam výdajů, je to mnohem víc než to. Především požadavky zákazníků a oborové normy drasticky mění vzhled a obsah výkazu výměr. Co však zůstává společné pro všechny, je nutnost přesného sledování nákladů.
V této oblasti si nemůžete dovolit udělat žádnou chybu. Slovo dovolit si je použito v doslovném významu, protože drobná chyba v nákladovém listu zakázky může mít neúměrné dopady na kalkulaci zisku a ztráty. Vysvětlíme si to na příkladu.
Představte si, že do pracovního listu ručně vkládáte suroviny, které se v tomto projektu používají. Celkové množství materiálů je 324 a vy omylem vynecháte jeden, který stojí 0,10 USD za jednotku. Na konci projektu jste spotřebovali 20 000 jednotek. Skutečné náklady projektu se ve vašich závěrečných výpočtech neprojeví, protože náklady ve výši 2 000 USD z chybějících jednotek nebudou zahrnuty.
Zde je příklad šablony výkazu výměr:
Vaše výkazy nákladů na práci musí být digitální
Jak se takovým chybám vyhnout? Vytvoříte si samostatný výkaz nákladů na práci pro mzdy a režijní náklady a další pro suroviny? Přidělíte více lidí, abyste zajistili lepší evidenci? Odpověď zní: nic z toho.
Systém kalkulace nákladů na zakázku je již tak složitý podnik a ve skutečnosti potřebujete snížit zapojení člověka a možnost nákladných chyb. Jediným způsobem, jak zvládnout celý proces tvorby nákladových listů zakázky, je jeho digitalizace. Centralizace tohoto procesu na výkonné platformě pro správu služeb v terénu je jediným způsobem, jak jej zjednodušit.
Přesunutím provozu terénních služeb do Frontu si můžete být jisti, že proces zpracování výkazu nákladů na zakázku bude bezpečně uložen v cloudu, načten kliknutím na tlačítko a bude obsahovat všechny potřebné informace.
Získání čísel, jako jsou celkové náklady, předpokládané datum dokončení, výrobní režie, hotové výrobky, pracovní hodiny nebo dokonce popis práce, může probíhat automaticky, aniž byste museli vytahovat kalkulačky, kusy papíru a nekonečné hodiny výpočtů.
Funkce Frontu mohou z výkazu výměr udělat jeden z nejsilnějších zdrojů informací pro vaši společnost a zde je 7 tipů, jak toho dosáhnout.
Pohodlná kategorizace nákladů
Při vytváření nového úkolu ve Frontu máte možnost vytvořit jedinečná pole a štítky. To znamená, že úkol můžete okamžitě přizpůsobit tak, aby odrážel skutečné názvy a hodnoty. Každý projekt je jiný a vy a váš tým musíte komunikovat stejným jazykem. Kategorizace nákladů v systému vám zajistí naprostou přehlednost a transparentnost a nedává prostor pro chyby.
Sledování změn v reálném čase
Úkoly a projekty jsou živé organismy, které se postupem času mění. Mění se požadavky zákazníků, zapracovává se nová zpětná vazba, dochází zásoby, mění se ceny surovin a podle toho se musí měnit nákladová tabulka. Dokážete si představit, že byste tohle všechno sledovali ručně a zároveň se snažili dodat aktuální zakázku?
Ve Frontu se změny provádějí několika kliknutími, náklady se upravují automaticky a vy se nemusíte starat o úpravy.
Spouštění zpráv v průběhu projektu
Tradiční výkaz nákladů na zakázku by obsahoval dlouhé sloupce s cenami, jednotkami a popisy. Jak již bylo zmíněno, funkcí kusovníku není pouze vypočítat celkové náklady na konkrétní zakázku po jejím dokončení. Nákladový list zakázky může fungovat jako vodítko, plán, který vás povede k přesnému a preciznímu dokončení zakázky. To znamená, že potřebujete mít neustále přístup k výsledkům. Zde je příklad věcí, které potřebujete mít na očích:
- Jaké jsou dosavadní náklady na hodinu?
- Jaké je aktuální množství surovin?
- Je potřeba zadat požadavek na materiál?
- Co je to účet zásob rozpracované výroby?
- Jaké jsou čisté marže?
- Jaký je aktuální počet hodin přímé práce?
Jak si dokážete představit, tato čísla jsou výsledkem výpočtů a není v lidských silách je denně vytvářet bez nějakého druhu digitální automatizace.
Frontu naštěstí umožňuje spouštět sestavy tak často, jak se vám zlíbí. To, co bylo dříve procesem sledování nákladů, se může změnit ve zlatý důl informací, které mohou vést k realizaci vašeho projektu.
Není třeba vytvářet samostatné pracovní výkazy
Nikdo nemá rád mikromanagement a přimět techniky, aby správně zaznamenávali své pracovní hodiny, s tím nemá nic společného. Znalost přesného času stráveného na jednotlivých zakázkách je jediným způsobem, jak optimalizovat využití vašich zdrojů, promítnout, kdy bude zakázka dokončena, předpovědět, kolik hodin bude potřeba na podobné zakázky v budoucnu, a v neposlední řadě snížit náklady.
Technici používající Frontu mohou vyplňovat své časové lístky v reálném čase a vytvářet tak živou databázi činností v systému, která se může ukázat jako neocenitelná pro řídicí tým. Náklady na materiál a hodiny práce jsou nyní pro vaše pohodlí a komfort na jednom místě.
Poskytněte svým zákazníkům spravedlivé ceny
Pokud nevíte, kolik stojí dokončení projektu, jak budete vědět, kolik máte účtovat svým klientům?
Předražené ceny mohou zákazníky odradit a podhodnocené ceny mohou poškodit vaše ziskové marže. Oba tyto scénáře jsou příčinou neudržitelného podnikání. Provádění procesů zpracování nákladových listů zakázek prostřednictvím Frontu vám může pomoci rozvíjet poctivé a dlouhodobé vztahy se zákazníky.
Možnost sledovat odhadované náklady, revidované odhady a náklady po dokončení projektu na jednotlivých zakázkách vám pomůže poskytnout zákazníkům spravedlivou a transparentní cenu.
Závěr
Výkaz nákladů na práci už není to, co býval. Je to myšlenka, která se v posledních několika letech vyvíjela, a největším faktorem, který k tomuto vývoji přispěl, byla digitalizace. Systémy pro řízení služeb v terénu mění celé paradigma provádění operací.
Přímá práce, přímý materiál, číslo zakázky, prodané zboží, suroviny, výrobní režie a všechny informace, které najdete v nákladovém listu nebo v pomocné knize, jsou nyní soustředěny na jediné platformě.
Neváhejte se na nás obrátit s jakýmikoliv dotazy týkajícími se výkazu výměr nebo s jakýmikoliv dalšími dotazy ohledně Frontu a toho, jak může pomoci vaší firmě dosáhnout jejích cílů.
