La gestion des services sur le terrain est un secteur à plusieurs niveaux et à plusieurs facettes dans lequel même les acteurs les plus expérimentés ont du mal à s’y retrouver. Cependant, il existe un principe fondamental applicable aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs : l’argent qui entre doit être supérieur à celui qui est dépensé.
Comment garder la trace de tous les coûts encourus ? Comment vous assurer que vous disposez de toutes les informations nécessaires pour effectuer des calculs précis ? Aujourd’hui, nous allons nous pencher sur le système de calcul du coût de revient des processus, très répandu dans l’industrie, connu sous le nom de “job cost sheet”, et vous donner 5 conseils pour en tirer le meilleur parti.
Qu’est-ce qu’une fiche de coût de revient ?
Une feuille de coûts est un document détaillant tous les coûts encourus pour la réalisation d’un projet. Ces coûts peuvent être documentés pendant le projet ou après son achèvement. En général, le service comptable compile ce document pour.. :
- vérifier que les dépenses s’inscrivent dans le cadre du budget alloué
- estimation des coûts pour les emplois futurs
- produire des rapports comptables sincères et significatifs
- calculer les coûts totaux de l’entreprise
Voici un exemple des différents éléments que l’on peut trouver sur une fiche de coût du travail :
- frais généraux de fabrication
- dépenses de fonctionnement
- coûts directs des matériaux
- coût de la main-d’œuvre directe
- impôts sur les salaires
- frais généraux
Bien qu’une fiche de coût de revient ressemble à une liste de dépenses, c’est bien plus que cela. Tout d’abord, les exigences des clients et les normes industrielles modifient radicalement l’apparence et le contenu des fiches de coûts. Ce qui reste commun, cependant, c’est la nécessité d’un suivi précis des coûts.
Il s’agit d’un domaine dans lequel vous ne pouvez pas vous permettre de faire des erreurs. Le mot “se permettre” est utilisé dans son sens littéral, car une erreur mineure sur votre feuille de coûts peut avoir des effets disproportionnés sur vos calculs de pertes et profits. Expliquons cela à l’aide d’un exemple.
Imaginez que vous insériez manuellement les matières premières utilisées dans ce projet sur votre feuille de travail. La quantité totale de matières premières est de 324, et vous oubliez accidentellement une matière première coûtant 0,10 $ par unité. À la fin du projet, vous avez utilisé 20 000 unités. Le coût réel du projet ne sera pas reflété dans vos calculs finaux, car le coût de 2 000 $ des unités manquantes ne sera pas incorporé.
Voici un exemple de modèle de fiche de coût du travail :
Vos fiches de coût de revient doivent passer au numérique
Comment éviter de telles erreurs ? Créez-vous une feuille de coûts séparée pour la main-d’œuvre et les frais généraux et une autre pour les matières premières ? Affectez-vous plus de personnel pour assurer une meilleure tenue des comptes ? La réponse n’est rien de tout cela.
Un système de calcul du coût de revient des commandes est déjà une entreprise complexe et ce dont vous avez vraiment besoin, c’est de réduire l’implication humaine et la possibilité d’erreurs coûteuses. La seule façon de gérer l’ensemble du processus d’établissement de la feuille de coûts est de le numériser. La centralisation de ce processus sur une puissante plateforme de gestion des services sur le terrain est le seul moyen de le simplifier.
En transférant vos opérations de service sur le terrain à Frontu, vous pouvez être assuré que votre processus de feuille de coût de travail sera sauvegardé en toute sécurité sur le nuage, récupéré en cliquant sur un bouton, et qu’il contiendra toutes les informations dont vous avez besoin.
L’extraction de chiffres tels que le coût total, la date d’achèvement estimée, les frais généraux de fabrication, les produits finis, les heures de travail ou même une description de poste peut se faire automatiquement sans avoir à sortir des calculatrices, des feuilles de papier et d’interminables heures de calcul.
Les fonctionnalités de Frontu peuvent faire de la feuille de coût de revient l’une des sources d’information les plus puissantes pour votre entreprise. Voici 7 conseils pour y parvenir.
Catégorisation pratique des coûts
Lorsque vous créez une nouvelle tâche sur Frontu, vous avez la possibilité de créer des champs et des étiquettes uniques. Cela signifie que vous pouvez immédiatement personnaliser la tâche pour refléter les noms et les valeurs de la vie réelle. Chaque projet est différent et vous et votre équipe devez communiquer en utilisant le même langage. La catégorisation des coûts dans le système vous donne une clarté et une transparence totales, ne laissant aucune place à l’erreur.
Suivre les changements en temps réel
Les tâches et les projets sont des organismes vivants qui évoluent au fil du temps. Les exigences des clients changent, de nouveaux commentaires sont intégrés, les fournitures s’épuisent, les prix des matières premières changent et la feuille de coûts doit être modifiée en conséquence. Pouvez-vous imaginer suivre tout cela manuellement, tout en essayant d’exécuter le travail ?
Avec Frontu, les changements se font en quelques clics, les coûts sont ajustés automatiquement et vous n’avez pas à vous soucier des ajustements.
Établir des rapports tout au long du projet
Une feuille de coûts traditionnelle comporte de longues colonnes remplies de prix, d’unités et de descriptions. Comme nous l’avons déjà mentionné, la fonction d’une feuille de travail n’est pas simplement de calculer le coût total d’un travail particulier une fois qu’il a été effectué. Une feuille de coût des travaux peut servir de guide, de plan qui vous permet d’exécuter les travaux avec exactitude et précision. Cela signifie que vous devez avoir accès aux résultats à tout moment. Voici un exemple de ce que vous devez voir :
- Quel est le coût horaire jusqu’à présent ?
- Quelle est la quantité actuelle de matières premières ?
- Est-il nécessaire de procéder à une demande de matériel ?
- Qu’est-ce que le compte d’inventaire des travaux en cours ?
- Quelles sont les marges nettes ?
- Quel est le nombre actuel d’heures de travail direct ?
Comme vous pouvez l’imaginer, ces chiffres sont le fruit de calculs et il n’est pas humainement possible de produire ces chiffres quotidiennement sans une sorte d’automatisation numérique.
Heureusement, Frontu vous permet de produire des rapports aussi souvent que vous le souhaitez. Ce qui n’était qu’un processus de suivi des coûts peut se transformer en une mine d’informations qui peuvent guider l’exécution de votre projet.
Pas besoin de feuilles de temps séparées
Personne n’aime la microgestion et le fait de demander à vos techniciens d’enregistrer correctement leurs heures de travail n’a rien à voir avec cela. Connaître le temps exact passé sur un travail individuel est le seul moyen d’optimiser l’utilisation de vos ressources, de prévoir la date d’achèvement du travail, de prévoir le nombre d’heures nécessaires pour des travaux similaires à l’avenir et, enfin et surtout, de réduire les coûts.
Les techniciens qui utilisent Frontu peuvent remplir leurs relevés de temps en temps réel, créant ainsi une base d’activités en direct dans le système qui peut s’avérer inestimable pour l’équipe de gestion. Les coûts des matériaux et les heures de travail sont désormais regroupés en un seul endroit pour votre facilité et votre commodité.
Offrez à vos clients des prix équitables
Si vous ne savez pas combien coûte la réalisation d’un projet, comment saurez-vous ce que vous devez facturer à vos clients ?
Une tarification excessive peut faire fuir les clients et une tarification insuffisante peut nuire à vos marges bénéficiaires. Ces deux scénarios sont les ingrédients d’une entreprise non durable. L’utilisation de Frontu pour vos processus de calcul des coûts de production peut vous aider à développer des relations honnêtes et à long terme avec vos clients.
La possibilité de suivre les coûts estimés, les estimations révisées et les coûts postérieurs au projet pour des travaux individuels peut vous aider à donner à vos clients un prix juste et transparent.
Conclusion
Une fiche de coût de revient n’est plus ce qu’elle était. C’est une idée qui a évolué au cours des deux dernières années et le principal facteur qui a contribué à cette évolution est la numérisation. Les systèmes de gestion des services sur le terrain modifient l’ensemble du paradigme de la conduite des opérations.
La main-d’œuvre directe, les matériaux directs, le numéro de commande, les marchandises vendues, les matières premières, les frais généraux de fabrication et toutes les informations que vous pourriez trouver sur un relevé de coûts ou un grand livre auxiliaire sont désormais centralisés sur une seule plate-forme.
N’hésitez pas à nous contacter pour nous poser des questions sur les fiches de coût de revient ou toute autre question concernant Frontu et la manière dont il peut aider votre entreprise à atteindre ses objectifs.
