La gestione dei servizi sul campo è un settore ricco di strati e di sfaccettature che anche i più esperti trovano difficile da gestire. Tuttavia, alla base c’è un principio applicabile alle aziende di ogni dimensione e settore: il denaro che entra deve essere superiore a quello speso.
Come fai a tenere traccia di tutti i costi sostenuti? Come puoi assicurarti di avere tutte le informazioni necessarie per fare calcoli accurati? Oggi analizzeremo il sistema di calcolo dei costi di processo più diffuso nel settore, il foglio di calcolo dei costi di commessa, e ti daremo 5 consigli per utilizzarlo al meglio.
Che cos’è un foglio di costo del lavoro?
Una scheda di costo del lavoro è un documento che riporta tutti i costi sostenuti per il completamento di un progetto. Questi costi possono essere documentati durante il progetto o dopo che il lavoro è stato completato. Di solito, il reparto contabilità compila questo documento per:
- verificare che le spese rientrino nel budget assegnato
- stima dei costi per lavori futuri
- produrre rapporti contabili veritieri e significativi
- calcolare i costi totali dell’azienda
Ecco un esempio dei diversi elementi che possono essere presenti in una scheda dei costi di un lavoro:
- spese generali di produzione
- spese operative
- costi diretti dei materiali
- costo della manodopera diretta
- tasse sui salari
- costi generali
Sebbene una scheda di costo del lavoro sembri un elenco di spese, è molto di più. Innanzitutto, le esigenze dei clienti e gli standard del settore cambiano drasticamente l’aspetto e il contenuto delle schede di costo del lavoro. Ciò che rimane comune a tutti, però, è la necessità di un accurato monitoraggio dei costi.
Questo è un settore in cui non puoi permetterti di commettere errori. La parola “permettersi” è usata nel suo significato letterale, perché un piccolo errore nella scheda dei costi del lavoro può avere effetti sproporzionati sui calcoli dei profitti e delle perdite. Spieghiamolo con un esempio.
Immagina di inserire manualmente nel foglio di lavoro le materie prime utilizzate in questo progetto. Il totale dei materiali è 324 e per sbaglio ne manca uno che costa $o,10 per unità. Alla fine del progetto, avrai utilizzato 20.000 unità. Il costo effettivo del progetto non si rifletterà nei calcoli finali, poiché i 2.000 dollari di costo delle unità mancanti non saranno incorporati.
Ecco un esempio di modello di scheda dei costi del lavoro:
I tuoi fogli di costo del lavoro devono diventare digitali
Come puoi evitare questi errori? Crei un foglio di costo del lavoro separato per la manodopera e le spese generali e un altro per le materie prime? Assegni più persone per garantire una migliore tenuta dei registri? La risposta è: niente di tutto questo.
Un sistema di calcolo dei costi di commessa è già di per sé un’impresa complessa e ciò di cui hai bisogno è ridurre il coinvolgimento umano e la possibilità di costosi errori. L’unico modo per gestire l’intero processo di compilazione dei costi di commessa è digitalizzarlo. Centralizzare questo processo su una potente piattaforma di gestione dei servizi sul campo è l’unico modo per semplificarlo.
Trasferendo le tue operazioni di assistenza sul campo su Frontu, puoi essere certo che le tue schede di costo del lavoro saranno salvate in modo sicuro sul cloud, saranno recuperate con un semplice clic e conterranno tutte le informazioni di cui hai bisogno.
L’estrazione di numeri come il costo totale, la data di completamento prevista, le spese generali di produzione, i prodotti finiti, le ore di manodopera o persino la descrizione di un lavoro può avvenire automaticamente senza dover tirare fuori calcolatrici, pezzi di carta e infinite ore di calcoli.
Le funzioni di Frontu possono rendere la scheda dei costi di commessa una delle fonti di informazione più potenti per la tua azienda: ecco 7 consigli su come farlo.
Comoda categorizzazione dei costi
Quando crei una nuova attività su Frontu, hai la possibilità di creare campi ed etichette uniche. Ciò significa che puoi personalizzare immediatamente l’attività in modo che rifletta nomi e valori reali. Ogni progetto è diverso e tu e il tuo team dovete comunicare utilizzando lo stesso linguaggio. La categorizzazione dei costi all’interno del sistema ti offre chiarezza e trasparenza totali, senza lasciare spazio a errori.
Traccia le modifiche in tempo reale
I compiti e i progetti sono organismi viventi che cambiano con il passare del tempo. Le esigenze dei clienti cambiano, vengono inseriti nuovi feedback, le forniture si esauriscono, i prezzi delle materie prime cambiano e la scheda dei costi deve essere modificata di conseguenza. Riesci a immaginare di tenere traccia di tutto questo manualmente, mentre cerchi di consegnare il lavoro vero e proprio?
Con Frontu le modifiche avvengono con pochi clic, i costi vengono adeguati automaticamente e non devi preoccuparti degli adeguamenti.
Eseguire rapporti durante tutto il progetto
Un tradizionale foglio di calcolo dei costi di commessa prevede lunghe colonne piene di prezzi, unità e descrizioni. Come già detto, la funzione di un foglio di calcolo non è solo quella di calcolare il costo totale di un determinato lavoro dopo che è stato completato. Un foglio di calcolo del costo del lavoro può fungere da guida, un piano che ti guida a completare i lavori con precisione e accuratezza. Ciò significa che devi avere accesso ai risultati in ogni momento. Ecco un esempio di ciò che devi vedere:
- Qual è il costo orario fino a questo punto?
- Qual è la quantità attuale di materie prime?
- C’è bisogno di una requisizione di materiali?
- Che cos’è il conto dell’inventario dei prodotti in corso di lavorazione?
- Quali sono i margini netti?
- Qual è il conteggio attuale delle ore di lavoro diretto?
Come puoi immaginare, questi numeri sono frutto di calcoli e non è umanamente possibile produrli quotidianamente senza una sorta di automazione digitale.
Fortunatamente Frontu ti permette di eseguire i report con la frequenza che preferisci. Quello che prima era un processo di monitoraggio dei costi può essere trasformato in una miniera di informazioni che possono guidare l’esecuzione del progetto.
Non c’è bisogno di fogli di presenza separati
A nessuno piace la microgestione e far sì che i tuoi tecnici registrino correttamente le ore di lavoro non ha nulla a che vedere con questo. Conoscere il tempo esatto impiegato per un singolo lavoro è l’unico modo per ottimizzare l’uso delle risorse, prevedere quando il lavoro sarà completato, prevedere quante ore saranno necessarie per lavori simili in futuro e, non da ultimo, tagliare i costi.
I tecnici che utilizzano Frontu possono compilare i loro biglietti orari in tempo reale, creando una base di attività in tempo reale nel sistema che può rivelarsi preziosa per il team di gestione. I costi dei materiali e le ore di manodopera sono ora in un unico posto per la tua facilità e convenienza.
Offri ai tuoi clienti prezzi equi
Se non sai quanto costa completare un progetto, come puoi sapere quanto far pagare ai tuoi clienti?
Un prezzo eccessivo può allontanare i clienti e un prezzo insufficiente può danneggiare i tuoi margini di profitto. Entrambi gli scenari sono gli ingredienti di un’attività non sostenibile. Se gestisci i processi di calcolo dei costi di commessa attraverso Frontu, puoi sviluppare relazioni oneste e a lungo termine con i tuoi clienti.
Essere in grado di tenere traccia dei costi stimati, dei preventivi rivisti e dei costi post-progetto per i singoli lavori può aiutarti a fornire ai clienti un prezzo equo e trasparente.
Conclusione
Il foglio dei costi di un lavoro non è più quello di una volta. È un’idea che si è evoluta negli ultimi due anni e il fattore più importante che ha contribuito a questa evoluzione è stata la digitalizzazione. I sistemi di gestione dell’assistenza sul campo stanno cambiando l’intero paradigma di conduzione delle operazioni.
La manodopera diretta, i materiali diretti, il numero di commessa, i beni venduti, le materie prime, le spese generali di produzione e tutte le informazioni che potresti trovare in un foglio di costi o in un libro mastro sono ora centralizzate in un’unica piattaforma.
Non esitare a contattarci per farci qualsiasi domanda relativa alle schede di costo del lavoro o qualsiasi altra domanda su Frontu e su come può aiutare la tua azienda a raggiungere i suoi obiettivi.
