Upravljanje terenskom uslugom je višeslojna, mnogostruka industrija u kojoj se čak i najiskusnijim igračima teško snaći. Međutim, ono što se nalazi u srži je načelo primjenjivo na poduzeća svih veličina i djelatnosti – novac koji dolazi mora biti veći od novca koji se troši.
Kako pratite sve nastale troškove? Kako osigurati da imate sve podatke potrebne za točne izračune? Danas ćemo pogledati u industriji popularan sustav obračuna troškova procesa poznat kao troškovnik posla i dati vam 5 savjeta kako ga najbolje iskoristiti.
Što je troškovnik posla?
Troškovnik posla je dokument koji detaljno opisuje sve troškove nastale za završetak projekta. Ti se troškovi mogu dokumentirati tijekom projekta ili nakon završetka posla. Obično računovodstveni odjel sastavlja ovu evidenciju za:
- provjerite jesu li troškovi unutar dodijeljenog proračuna
- procjena troškova za buduće poslove
- izraditi istinita i smislena računovodstvena izvješća
- izračunati ukupne troškove poduzeća
Evo primjera različitih stvari koje se mogu naći na troškovniku posla:
- režijski troškovi proizvodnje
- operativni troškovi
- direktni materijalni troškovi
- direktni trošak rada
- porezi na plaće
- režijski trošak
Iako troškovnik posla zvuči kao popis troškova za pranje rublja, on je puno više od toga. Prvo i najvažnije, zahtjevi kupaca i industrijski standardi drastično mijenjaju izgled i sadržaj troškovnika poslova. Međutim, ono što ostaje uobičajeno u svim segmentima je nužnost točnog praćenja troškova.
Ovo je područje u kojem si ne smijete priuštiti pogreške. Riječ priuštiti koristi se u svom doslovnom značenju jer manja pogreška u troškovniku vašeg posla može imati neproporcionalne učinke na vaše izračune dobiti i gubitka. Objasnimo to na primjeru.
Zamislite da ručno umećete sirovine koje se koriste u ovom projektu na vaš radni list. Ukupna količina materijala je 324, a slučajno ste propustili jedan koji košta oko 10 USD po jedinici. Do kraja projekta iskoristili ste 20.000 jedinica. Stvarni trošak projekta neće se odraziti u vašim konačnim izračunima budući da trošak od 2000 USD za jedinice koje nedostaju neće biti uključen.
Evo primjera predloška troškovnika posla:
Vaši obrasci s troškovima posla moraju postati digitalni
Kako izbjeći takve pogreške? Izrađujete li zaseban troškovnik posla za rad i režijske troškove i još jedan za sirovine? Dodjeljujete li više ljudi kako biste osigurali bolje vođenje evidencije? Odgovor je ništa od navedenog.
Sustav obračuna troškova naloga složen je pothvat kakav jest i ono što stvarno trebate je smanjiti ljudski angažman i mogućnost skupih pogrešaka. Jedini način da upravljate cijelim procesom obrade troškova je da ga digitalizirate. Centralizacija ovog procesa na moćnoj platformi za upravljanje terenskim uslugama jedini je način da se pojednostavi.
Premještanjem vaših terenskih usluga na Frontu, možete biti sigurni da će proces obrade troškovnika vašeg posla biti sigurno spremljen u oblaku, dohvaćen jednim klikom gumba i da će sadržavati sve informacije koje su vam potrebne.
Izdvajanje brojeva kao što su ukupni trošak, procijenjeni datum završetka, režijski troškovi proizvodnje, gotovi proizvodi, radni sati ili čak opis posla može se dogoditi automatski bez izvlačenja kalkulatora, komada papira i beskrajnih sati izračuna.
Frontu značajke mogu troškovnik posla učiniti jednim od najmoćnijih izvora informacija za vašu tvrtku, a evo 7 savjeta kako se to može dogoditi.
Pogodna kategorizacija troškova
Kada kreirate novi zadatak na Frontu, imate mogućnost kreiranja jedinstvenih polja i oznaka. To znači da možete odmah prilagoditi zadatak tako da odražava imena i vrijednosti iz stvarnog života. Svaki projekt je drugačiji i vi i vaš tim trebate komunicirati koristeći isti jezik. Kategoriziranje troškova unutar sustava daje vam potpunu jasnoću i transparentnost, ne ostavljajući mjesta za pogreške.
Pratite promjene u stvarnom vremenu
Zadaci i projekti su živi organizmi koji se mijenjaju kako vrijeme prolazi. Zahtjevi kupaca se mijenjaju, nove povratne informacije su uključene, zalihe ponestaju, cijene sirovina se mijenjaju i troškovnik se mora promijeniti u skladu s tim. Možete li zamisliti da sve to ručno pratite dok pokušavate izvršiti stvarni posao?
Uz Frontu, promjene se događaju s nekoliko klikova, troškovi se automatski prilagođavaju i ne morate brinuti o korekcijama.
Pokretanje izvješća tijekom cijelog projekta
Tradicionalni troškovnik posla sadržavao bi dugačke stupce ispunjene cijenama, jedinicama i opisima. Kao što je prije spomenuto, funkcija radnog lista nije samo izračunati ukupne troškove određenog posla nakon što je on dovršen. Troškovnik posla može djelovati kao vodič, plan koji vas vodi da dovršite poslove s točnošću i preciznošću. To znači da vam je potreban pristup rezultatima u svakom trenutku. Evo primjera stvari koje morate vidjeti:
- Kolika je cijena po satu do sada?
- Koja je trenutna količina sirovina?
- Postoji li potreba za rekvizicijom materijala?
- Što je račun inventara proizvodnje u tijeku?
- Kolike su neto marže?
- Koliki je trenutni broj sati izravnog rada?
Kao što možete zamisliti, ovi su brojevi proizvodi izračuna i ljudski nije moguće proizvesti te brojeve na dnevnoj bazi bez neke vrste digitalne automatizacije.
Srećom, Frontu vam omogućuje pokretanje izvješća onoliko često koliko želite. Ono što je nekada bio proces praćenja troškova može se pretvoriti u zlatni rudnik informacija koje mogu voditi vašem projektu.
Nema potrebe za zasebnim vremenskim tablicama
Nitko ne voli mikromenadžment i natjerati svoje tehničare da pravilno bilježe svoje radne sate nema nikakve veze s tim. Poznavanje točnog vremena utrošenog na pojedini posao jedini je način da optimizirate korištenje svojih resursa, predvidite kada će posao biti dovršen, prognozirate koliko će sati biti potrebno za slične poslove u budućnosti i na kraju, ali ne manje važno, smanjiti troškovi.
Tehničari koji koriste Frontu mogu ispuniti svoje vremenske karte u stvarnom vremenu, stvarajući bazu aktivnosti uživo u sustavu koja se može pokazati neprocjenjivom za menadžerski tim. Troškovi materijala i sati rada sada su na jednom mjestu radi vaše jednostavnosti i praktičnosti.
Dajte svojim kupcima poštene cijene
Ako ne znate koliko košta dovršenje projekta, kako ćete znati što naplatiti svojim klijentima?
Previsoke cijene mogu odbiti kupce, a preniske cijene mogu naštetiti vašim profitnim maržama. Oba scenarija sastavni su dijelovi neodrživog poslovanja. Vođenje procesa proračuna vašeg posla putem Frontua može vam pomoći da razvijete poštene i dugoročne odnose sa svojim klijentima.
Mogućnost praćenja procijenjenih troškova, revidiranih procjena i post-projektnih troškova za pojedinačne poslove može vam pomoći da klijentima date poštenu i transparentnu cijenu.
Zaključak
Troškovnik posla nije što je nekad bio. To je ideja koja se razvijala posljednjih nekoliko godina, a najveći čimbenik koji je pridonio toj evoluciji bila je digitalizacija. Sustavi upravljanja terenskom službom mijenjaju cjelokupnu paradigmu vođenja operacija.
Izravni rad, izravni materijali, broj posla, prodana roba, sirovine, režijski troškovi proizvodnje i sve informacije koje možete pronaći na troškovniku ili pomoćnoj knjizi sada su centralizirani na jednoj platformi.
Nemojte se ustručavati kontaktirati nas kako biste nam postavili bilo kakva pitanja vezana uz troškovnik posla ili bilo koja druga pitanja u vezi s Frontuom i načinom na koji on može pomoći vašem poslovanju da postigne svoje ciljeve.
