Gestionarea serviciilor pe teren este o industrie cu multe straturi și multiple pe care chiar și cei mai experimentați jucători o găsesc greu de navigat. Cu toate acestea, în centrul său se află un principiu aplicabil întreprinderilor de toate dimensiunile și din toate sectoarele – banii care intră trebuie să fie mai mulți decât banii cheltuiți.
Cum țineți evidența tuturor costurilor suportate? Cum vă asigurați că dispuneți de toate informațiile necesare pentru a face calcule exacte? Astăzi, vom analiza sistemul de calculație a costurilor de proces popular în industrie, cunoscut sub numele de fișa de cost a lucrării, și vă vom oferi 5 sfaturi pentru a profita la maximum de acesta.
Ce este o fișă a costului muncii?
O fișă de costuri pentru o lucrare este un document care detaliază toate costurile suportate pentru finalizarea unui proiect. Aceste costuri pot fi documentate în timpul proiectului sau după finalizarea lucrării. De obicei, departamentul de contabilitate compilează această înregistrare pentru:
- verificarea încadrării cheltuielilor în bugetul alocat
- estimarea costurilor pentru locurile de muncă viitoare
- să producă rapoarte contabile veridice și semnificative
- să calculeze costurile totale ale întreprinderii
Iată un exemplu al diferitelor elemente care se pot regăsi pe o fișă de costuri:
- cheltuieli generale de producție
- cheltuieli de exploatare
- costuri materiale directe
- costul direct al forței de muncă
- impozite pe salarii
- costuri indirecte
În timp ce o fișă de costuri a unei lucrări pare a fi o listă de cheltuieli, ea este mult mai mult decât atât. În primul rând, cerințele clienților și standardele industriale modifică în mod drastic aspectul și conținutul fișelor de costuri ale lucrărilor. Ceea ce rămâne însă comun este necesitatea unei urmăriri exacte a costurilor.
Acesta este un domeniu în care nu vă puteți permite să faceți nicio greșeală. Cuvântul “permiteți-vă” este folosit în sensul său literal, deoarece o greșeală minoră în fișa de costuri poate avea efecte disproporționate asupra calculelor privind profitul și pierderea. Să explicăm acest lucru cu un exemplu.
Imaginați-vă că introduceți manual materiile prime care sunt utilizate în acest proiect pe fișa dvs. de lucru. Cantitatea totală de materiale este de 324, iar dumneavoastră omiteți din greșeală una care costă 0,10 $ pe unitate. Până la sfârșitul proiectului, ați utilizat 20 000 de unități. Costul real al proiectului nu va fi reflectat în calculele dvs. finale, deoarece costul de 2 000 $ al unităților lipsă nu va fi încorporat.
Iată un exemplu de șablon de fișă de costuri:
Fișele dvs. de cost al muncii trebuie să devină digitale
Cum evitați astfel de greșeli? Creați o fișă separată a costului lucrării pentru forța de muncă și cheltuielile generale și o alta pentru materiile prime? Alocați mai multe persoane pentru a asigura o mai bună ținere a evidențelor? Răspunsul este niciunul dintre cele de mai sus.
Un sistem de calculație a costurilor pentru comenzile de lucrări este o întreprindere complexă, iar ceea ce vă trebuie cu adevărat este să reduceți implicarea umană și posibilitatea unor greșeli costisitoare. Singura modalitate de a gestiona întregul proces de întocmire a fișei de cost a lucrărilor este digitalizarea acestuia. Centralizarea acestui proces pe o platformă puternică de gestionare a serviciilor de teren este singura modalitate de a-l simplifica.
Prin mutarea operațiunilor dvs. de service pe teren la Frontu, puteți fi sigur că procesul dvs. de întocmire a fișei de costuri a lucrărilor va fi salvat în siguranță în cloud, va fi recuperat cu un simplu clic și va conține toate informațiile de care aveți nevoie.
Extragerea numerelor, cum ar fi costul total, data estimată de finalizare, cheltuielile generale de producție, produsele finite, orele de muncă sau chiar o descriere a postului se poate face automat, fără a fi nevoie să scoateți calculatoare, bucăți de hârtie și ore întregi de calcule.
Caracteristicile Frontu pot face din fișa de costuri a lucrărilor una dintre cele mai puternice surse de informații pentru compania dvs., iar aici sunt 7 sfaturi despre cum se poate întâmpla acest lucru.
Categorizare convenabilă a costurilor
Atunci când creați o sarcină nouă pe Frontu, aveți posibilitatea de a crea câmpuri și etichete unice. Aceasta înseamnă că puteți personaliza imediat sarcina pentru a reflecta nume și valori din viața reală. Fiecare proiect este diferit, iar dvs. și echipa dvs. trebuie să comunicați folosind același limbaj. Categorizarea costurilor în cadrul sistemului vă oferă claritate și transparență totală, fără a lăsa loc pentru erori.
Urmăriți modificările în timp real
Sarcinile și proiectele sunt organisme vii care se schimbă odată cu trecerea timpului. Cerințele clienților se schimbă, sunt încorporate informații noi, stocurile se epuizează, prețurile materiilor prime se modifică, iar fișa de costuri trebuie să se modifice în consecință. Vă puteți imagina cum ar fi să țineți evidența manuală a tuturor acestor aspecte, în timp ce încercați să realizați lucrarea?
Cu Frontu, modificările au loc cu câteva clicuri, costurile sunt ajustate automat și nu trebuie să vă faceți griji cu privire la ajustări.
Elaborarea de rapoarte pe parcursul proiectului
O fișă tradițională de costuri a unei lucrări prezintă coloane lungi cu prețuri, unități și descrieri. După cum am menționat anterior, funcția unei fișe de lucrări nu este doar de a calcula costul total al unei anumite lucrări după ce aceasta a fost finalizată. O foaie de costuri pentru lucrări poate acționa ca un ghid, un plan care vă îndrumă să finalizați lucrările cu acuratețe și precizie. Ceea ce înseamnă asta este că aveți nevoie de acces la rezultate în orice moment. Iată un exemplu de lucruri pe care trebuie să le vedeți:
- Care este costul pe oră până în acest moment?
- Care este cantitatea actuală de materii prime?
- Este nevoie de o cerere de materiale?
- Ce este contul de stocuri în curs de execuție?
- Care sunt marjele nete?
- Care este numărul actual de ore de muncă directă?
După cum vă puteți imagina, aceste cifre sunt rezultatul unor calcule și nu este posibil din punct de vedere uman să le produceți zilnic fără un fel de automatizare digitală.
Din fericire, Frontu vă permite să rulați rapoarte cât de des doriți. Ceea ce obișnuia să fie un proces de urmărire a costurilor poate fi transformat într-o mină de aur de informații care vă pot conduce execuția proiectului.
Nu este nevoie de fișe de pontaj separate
Nimănui nu-i place micromanagementul, iar convingerea tehnicienilor să își înregistreze corect orele de muncă nu are nimic de-a face cu asta. Cunoașterea timpului exact petrecut pentru o lucrare individuală este singura modalitate de a optimiza utilizarea resurselor, de a proiecta când va fi finalizată lucrarea, de a prognoza câte ore vor fi necesare pentru lucrări similare în viitor și, nu în ultimul rând, de a reduce costurile.
Tehnicienii care utilizează Frontu își pot completa fișele de pontaj în timp real, creând o bază de activitate vie în sistem care se poate dovedi a fi neprețuită pentru echipa de management. Costul materialelor și orele de muncă sunt acum într-un singur loc, pentru ușurința și confortul dumneavoastră.
Oferiți clienților dumneavoastră prețuri corecte
Dacă nu știți cât vă costă să finalizați un proiect, cum veți ști ce să le cereți clienților dumneavoastră?
Prețurile prea mari pot îndepărta clienții, iar prețurile prea mici vă pot afecta marjele de profit. Ambele scenarii sunt ingredientele unei afaceri nesustenabile. Derularea proceselor de întocmire a fișei de costuri prin intermediul Frontu vă poate ajuta să dezvoltați relații oneste și pe termen lung cu clienții dumneavoastră.
Capacitatea de a urmări costurile estimate, estimările revizuite și costurile post-proiect pentru fiecare lucrare în parte vă poate ajuta să oferiți clienților un preț corect și transparent.
Concluzie
O fișă de cost a lucrărilor nu mai este ceea ce era odată. Este o idee care a evoluat în ultimii doi ani, iar cel mai mare factor care a contribuit la această evoluție a fost digitalizarea. Sistemele de gestionare a serviciilor pe teren schimbă întreaga paradigmă de desfășurare a operațiunilor.
Forța de muncă directă, materialele directe, numărul postului, bunurile vândute, materiile prime, cheltuielile generale de producție și toate informațiile pe care le puteți găsi pe o foaie de cost sau pe un registru auxiliar sunt acum centralizate pe o singură platformă.
Nu ezitați să ne contactați pentru a ne adresa orice întrebare legată de fișa de costuri sau orice altă întrebare referitoare la Frontu și la modul în care vă poate ajuta afacerea să își atingă obiectivele.
