Zarządzanie usługami w terenie to wielowarstwowa, różnorodna branża, w której nawet najbardziej doświadczeni gracze mają trudności z poruszaniem się. Jednak u jej podstaw leży zasada mająca zastosowanie do firm każdej wielkości i z każdej branży – pieniądze, które przychodzą, muszą być większe niż pieniądze wydane.
Jak śledzić wszystkie poniesione koszty? Jak upewnić się, że posiadasz wszystkie informacje potrzebne do wykonania dokładnych obliczeń? Dziś przyjrzymy się popularnemu w branży systemowi kalkulacji kosztów procesu znanemu jako arkusz kosztów zadania i podamy 5 wskazówek, jak najlepiej go wykorzystać.
Co to jest arkusz kosztów pracy?
Arkusz kosztów zadania to dokument wyszczególniający wszystkie koszty poniesione w celu ukończenia projektu. Koszty te mogą być dokumentowane w trakcie realizacji projektu lub po jego zakończeniu. Zazwyczaj dział księgowości kompiluje ten zapis w celu:
- sprawdzić, czy wydatki mieszczą się w przydzielonym budżecie
- Oszacowanie kosztów dla przyszłych zadań
- sporządzać rzetelne i znaczące raporty księgowe
- obliczyć całkowite koszty firmy
Oto przykład różnych elementów, które można znaleźć w arkuszu kosztów zadania:
- koszty ogólne produkcji
- koszty operacyjne
- bezpośrednie koszty materiałów
- bezpośrednie koszty pracy
- podatki od wynagrodzeń
- koszty ogólne
Choć arkusz kosztów zadania brzmi jak lista wydatków, jest on czymś znacznie więcej. Przede wszystkim wymagania klientów i standardy branżowe drastycznie zmieniają wygląd i zawartość arkuszy kosztów pracy. Jednak to, co pozostaje wspólne dla wszystkich, to konieczność dokładnego śledzenia kosztów.
Jest to obszar, w którym nie można pozwolić sobie na żadne błędy. Słowo “pozwolić” użyte jest w dosłownym znaczeniu, ponieważ drobny błąd w arkuszu kosztów pracy może mieć nieproporcjonalny wpływ na obliczenia zysków i strat. Wyjaśnijmy to na przykładzie.
Wyobraź sobie, że ręcznie wprowadzasz surowce używane w tym projekcie do arkusza zadań. Łączna ilość materiałów wynosi 324 i przypadkowo pominięto jeden z nich, którego koszt jednostkowy wynosi 0,10 USD. Do końca projektu zużyto 20 000 jednostek. Rzeczywisty koszt projektu nie zostanie odzwierciedlony w końcowych obliczeniach, ponieważ koszt 2000 USD z brakujących jednostek nie zostanie uwzględniony.
Oto przykład szablonu arkusza kosztów zadania:
Arkusze kosztów pracy muszą stać się cyfrowe
Jak uniknąć takich błędów? Czy tworzysz oddzielny arkusz kosztów pracy dla robocizny i kosztów ogólnych, a inny dla surowców? Czy przydzielić więcej osób, aby zapewnić lepsze prowadzenie dokumentacji? Odpowiedź brzmi: żadne z powyższych.
System kalkulacji kosztów zleceń jest złożonym przedsięwzięciem, a to, czego naprawdę potrzebujesz, to zmniejszenie zaangażowania człowieka i możliwości popełnienia kosztownych błędów. Jedynym sposobem na zarządzanie całym procesem tworzenia arkusza kosztów zlecenia jest jego cyfryzacja. Centralizacja tego procesu na potężnej platformie do zarządzania usługami terenowymi to jedyny sposób na jego uproszczenie.
Przenosząc swoje operacje serwisowe do Frontu, możesz mieć pewność, że proces tworzenia arkusza kosztów zadania będzie bezpiecznie zapisany w chmurze, pobierany jednym kliknięciem przycisku i będzie zawierał wszystkie potrzebne informacje.
Wyodrębnianie liczb, takich jak całkowity koszt, szacowana data ukończenia, koszty ogólne produkcji, wyroby gotowe, godziny pracy, a nawet opis zadania, może odbywać się automatycznie, bez konieczności wyciągania kalkulatorów, kartek papieru i niekończących się godzin obliczeń.
Funkcje Frontu mogą sprawić, że arkusz kosztów zadania stanie się jednym z najpotężniejszych źródeł informacji dla Twojej firmy, a oto 7 wskazówek, jak to osiągnąć.
Wygodna kategoryzacja kosztów
Podczas tworzenia nowego zadania we Frontu masz możliwość tworzenia unikalnych pól i etykiet. Oznacza to, że możesz natychmiast dostosować zadanie, aby odzwierciedlało rzeczywiste nazwy i wartości. Każdy projekt jest inny, a Ty i Twój zespół musicie komunikować się tym samym językiem. Kategoryzacja kosztów w systemie zapewnia całkowitą jasność i przejrzystość, nie pozostawiając miejsca na błędy.
Śledzenie zmian w czasie rzeczywistym
Zadania i projekty to żywe organizmy, które zmieniają się wraz z upływem czasu. Zmieniają się wymagania klientów, pojawiają się nowe informacje zwrotne, kończą się zapasy, zmieniają się ceny surowców, a arkusz kosztów musi się odpowiednio zmienić. Czy możesz sobie wyobrazić śledzenie tego wszystkiego ręcznie, próbując jednocześnie dostarczyć rzeczywiste zadanie?
Dzięki Frontu zmiany dokonywane są za pomocą kilku kliknięć, koszty są dostosowywane automatycznie, a Ty nie musisz martwić się o korekty.
Uruchamianie raportów przez cały czas trwania projektu
Tradycyjny arkusz kosztów zadania zawierałby długie kolumny wypełnione cenami, jednostkami i opisami. Jak wspomniano wcześniej, funkcją arkusza kosztów zadania nie jest jedynie obliczenie całkowitego kosztu danego zadania po jego zakończeniu. Arkusz kosztów zadania może działać jako przewodnik, plan, który poprowadzi Cię do wykonania zadań z dokładnością i precyzją. Oznacza to, że potrzebujesz dostępu do wyników przez cały czas. Oto przykład rzeczy, które powinieneś widzieć:
- Jaki jest koszt za godzinę do tego momentu?
- Jaka jest aktualna ilość surowców?
- Czy istnieje zapotrzebowanie na materiały?
- Co to jest konto zapasów w toku?
- Jakie są marże netto?
- Jaka jest aktualna liczba godzin pracy bezpośredniej?
Jak można sobie wyobrazić, liczby te są wynikiem obliczeń i nie jest możliwe ich codzienne generowanie bez pewnego rodzaju cyfrowej automatyzacji.
Na szczęście Frontu pozwala na uruchamianie raportów tak często, jak tylko chcesz. To, co kiedyś było procesem śledzenia kosztów, można przekształcić w kopalnię informacji, które mogą kierować realizacją projektu.
Brak konieczności prowadzenia oddzielnych kart czasu pracy
Nikt nie lubi mikrozarządzania, a nakłanianie techników do prawidłowego rejestrowania godzin pracy nie ma z tym nic wspólnego. Znajomość dokładnego czasu spędzonego na poszczególnych zadaniach jest jedynym sposobem na optymalizację wykorzystania zasobów, przewidywanie, kiedy zadanie zostanie zakończone, prognozowanie, ile godzin będzie potrzebnych na podobne zadania w przyszłości i wreszcie, co nie mniej ważne, obniżenie kosztów.
Technicy korzystający z Frontu mogą wypełniać swoje bilety czasowe w czasie rzeczywistym, tworząc bazę aktywności na żywo w systemie, która może okazać się nieoceniona dla zespołu zarządzającego. Koszty materiałów i roboczogodziny są teraz w jednym miejscu dla wygody i łatwości.
Zapewnij swoim klientom uczciwe ceny
Jeśli nie wiesz, ile kosztuje ukończenie projektu, skąd będziesz wiedzieć, jakie opłaty pobierać od swoich klientów?
Zawyżanie cen może odpychać klientów, a zaniżanie cen może szkodzić marżom zysku. Oba scenariusze są składnikami niezrównoważonego biznesu. Prowadzenie procesów związanych z arkuszami kosztów pracy za pośrednictwem Frontu może pomóc w rozwijaniu uczciwych i długoterminowych relacji z klientami.
Możliwość śledzenia szacowanych kosztów, skorygowanych szacunków i kosztów po zakończeniu projektu dla poszczególnych zadań może pomóc w zapewnieniu klientom uczciwej i przejrzystej ceny.
Wnioski
Arkusz kosztów zadania nie jest już tym, czym był kiedyś. Jest to idea, która ewoluowała w ciągu ostatnich kilku lat, a największym czynnikiem przyczyniającym się do tej ewolucji była cyfryzacja. Systemy zarządzania usługami terenowymi zmieniają cały paradygmat prowadzenia działalności.
Bezpośrednia siła robocza, materiały bezpośrednie, numer zadania, sprzedane towary, surowce, koszty ogólne produkcji i wszystkie informacje, które można znaleźć w arkuszu kosztów lub księdze pomocniczej, są teraz scentralizowane na jednej platformie.
Nie wahaj się z nami skontaktować, aby zadać nam pytania związane z arkuszami kosztów pracy lub inne pytania dotyczące Frontu i tego, w jaki sposób może on pomóc Twojej firmie osiągnąć jej cele.
