Zarządzanie usługami w terenie to wielowarstwowa i różnorodna branża, w której nawet najbardziej doświadczeni gracze mają trudności z poruszaniem się. U jej podstaw leży jednak zasada mająca zastosowanie w firmach każdej wielkości i z każdej branży – pieniądze wpływające do firmy muszą być większe niż pieniądze wydawane.
W jaki sposób można śledzić wszystkie poniesione koszty? Jak upewnić się, że posiada się wszystkie informacje potrzebne do przeprowadzenia dokładnych obliczeń? Dzisiaj przyjrzymy się popularnemu w branży systemowi kalkulacji kosztów procesu, znanemu jako arkusz kalkulacyjny, i przedstawimy 5 wskazówek, jak w pełni wykorzystać ten system.
Co to jest arkusz kalkulacyjny?
Arkusz kosztów zadania to dokument zawierający szczegółowe informacje o wszystkich kosztach poniesionych w związku z realizacją projektu. Koszty te mogą być udokumentowane w trakcie realizacji projektu lub po jego zakończeniu. Zazwyczaj dział księgowości sporządza ten dokument, aby:
- Sprawdzić, czy wydatki zmieściły się w przydzielonym budżecie
- Oszacowania kosztów przyszłych zadań
- Sporządzania prawdziwych i sensownych raportów księgowych
- Obliczyć całkowite koszty firmy
Poniżej znajduje się przykład różnych elementów, które można znaleźć w arkuszu kosztów pracy:
- Koszty ogólne produkcji
- Koszty operacyjne
- Koszty materiałów bezpośrednich
- Bezpośrednie koszty pracy
- Podatki od wynagrodzeń
- Koszty ogólne
Chociaż arkusz kosztów pracy brzmi jak lista wydatków, jest czymś znacznie więcej. Przede wszystkim wymagania klientów i standardy branżowe drastycznie zmieniają wygląd i zawartość arkuszy kosztów pracy. Jednak to, co pozostaje wspólne dla wszystkich, to konieczność dokładnego śledzenia kosztów.
Jest to obszar, w którym nie można sobie pozwolić na żadne błędy. Słowo “pozwolić sobie” jest użyte w dosłownym znaczeniu, ponieważ drobny błąd w arkuszu kosztów pracy może mieć nieproporcjonalnie duży wpływ na kalkulacje zysków i strat. Wyjaśnijmy to na przykładzie.
Wyobraźmy sobie, że ręcznie wprowadzasz do arkusza kalkulacyjnego surowce, które są wykorzystywane w projekcie. Łączna liczba materiałów wynosi 324, a Ty przypadkowo pominąłeś jeden z nich, którego cena za jednostkę wynosi 0,10 USD. Do końca projektu zużyto 20 000 jednostek. Rzeczywisty koszt projektu nie zostanie odzwierciedlony w ostatecznych obliczeniach, ponieważ koszt 2000 USD wynikający z brakujących jednostek nie zostanie uwzględniony.
Oto przykład szablonu arkusza kosztów pracy:
Twoje arkusze kosztów pracy muszą być cyfrowe
Jak można uniknąć takich błędów? Czy tworzysz osobny arkusz kosztów dla robocizny i kosztów ogólnych, a inny dla surowców? Czy przydzielasz więcej osób, aby zapewnić lepsze prowadzenie dokumentacji? Odpowiedź brzmi: żaden z powyższych sposobów.
System kalkulacji kosztów zleceń jest skomplikowanym przedsięwzięciem i tak naprawdę chodzi o to, aby zmniejszyć zaangażowanie ludzi i ograniczyć możliwość popełniania kosztownych błędów. Jedynym sposobem na zarządzanie całym procesem tworzenia arkuszy kalkulacyjnych jest jego digitalizacja. Centralizacja tego procesu na wydajnej platformie do zarządzania usługami w terenie to jedyny sposób na jego uproszczenie.
Przenosząc swoje operacje związane z usługami w terenie do Frontu, możesz mieć pewność, że proces tworzenia arkuszy kosztów pracy będzie bezpiecznie zapisany w chmurze, pobierany jednym kliknięciem przycisku i będzie zawierał wszystkie potrzebne informacje.
Wyciąganie liczb takich jak koszt całkowity, szacowana data zakończenia, koszty ogólne produkcji, wyroby gotowe, roboczogodziny, a nawet opis zadania może odbywać się automatycznie, bez wyciągania kalkulatorów, kartek papieru i niekończących się godzin obliczeń.
Funkcje Frontu mogą sprawić, że arkusz kalkulacji kosztów pracy stanie się jednym z najpotężniejszych źródeł informacji dla Twojej firmy, a oto 7 wskazówek, jak to osiągnąć.
Wygodna kategoryzacja kosztów
Podczas tworzenia nowego zadania we Frontu, masz możliwość tworzenia unikalnych pól i etykiet. Oznacza to, że możesz od razu dostosować zadanie tak, aby odzwierciedlało rzeczywiste nazwy i wartości. Każdy projekt jest inny, a Ty i Twój zespół musicie komunikować się za pomocą tego samego języka. Kategoryzacja kosztów w systemie zapewnia całkowitą jasność i przejrzystość, nie pozostawiając miejsca na błędy.
Śledzenie zmian w czasie rzeczywistym
Zadania i projekty to żywe organizmy, które zmieniają się wraz z upływem czasu. Zmieniają się wymagania klientów, pojawiają się nowe opinie, kończą się zapasy, zmieniają się ceny surowców, a arkusz kosztów musi się odpowiednio zmienić. Czy możesz sobie wyobrazić ręczne śledzenie tego wszystkiego, próbując jednocześnie wykonać zadanie?
Dzięki Frontu zmiany następują za pomocą kilku kliknięć, koszty są korygowane automatycznie, a Ty nie musisz się martwić o korekty.
Wykonuj raporty przez cały czas trwania projektu
Tradycyjny arkusz kosztów pracy zawierałby długie kolumny z cenami, jednostkami i opisami. Jak wspomniano wcześniej, funkcją arkusza kosztów pracy nie jest jedynie obliczanie całkowitego kosztu danego zadania po jego wykonaniu. Arkusz kosztów pracy może pełnić rolę przewodnika, planu, który prowadzi do dokładnego i precyzyjnego wykonania zadania. Oznacza to, że musisz mieć dostęp do wyników przez cały czas. Oto przykład rzeczy, które musisz widzieć:
- Jaki jest koszt godziny do tego momentu?
- Jaka jest aktualna ilość surowców?
- Czy istnieje potrzeba złożenia zamówienia na materiały?
- Jak wygląda stan zapasów w toku?
- Jakie są marże netto?
- Jaka jest aktualna liczba roboczogodzin bezpośrednich?
Jak można sobie wyobrazić, liczby te są wynikiem obliczeń i nie jest możliwe, aby człowiek tworzył je codziennie bez jakiejś cyfrowej automatyzacji.
Na szczęście, Frontu umożliwia tworzenie raportów tak często, jak tylko chcesz. To, co do tej pory było procesem śledzenia kosztów, można zamienić w kopalnię informacji, które mogą pomóc w realizacji projektu.
Nie ma potrzeby prowadzenia osobnych timesheets
Nikt nie lubi mikrozarządzania, a nakłanianie techników do właściwego rejestrowania czasu pracy nie ma z tym nic wspólnego. Znajomość dokładnego czasu spędzonego nad poszczególnymi zadaniami to jedyny sposób, aby zoptymalizować wykorzystanie zasobów, przewidzieć, kiedy zadanie zostanie zakończone, przewidzieć, ile godzin będzie potrzebnych do wykonania podobnych zadań w przyszłości, a także – co nie mniej ważne – obniżyć koszty.
Technicy korzystający z Frontu mogą wypełniać swoje bilety czasowe w czasie rzeczywistym, tworząc w systemie bazę aktywności, która może okazać się bezcenna dla zespołu zarządzającego. Koszty materiałów i roboczogodziny są teraz w jednym miejscu dla Twojej wygody i łatwości.
Zapewnij swoim klientom uczciwe ceny
Jeśli nie wiesz, ile kosztuje wykonanie projektu, skąd będziesz wiedział, jakie opłaty pobierać od swoich klientów?
Zbyt wysokie ceny mogą odstraszyć klientów, a zbyt niskie mogą zaszkodzić marży zysku. Oba te scenariusze są składnikami niezrównoważonego biznesu. Prowadzenie procesów związanych z arkuszem kosztów pracy za pośrednictwem Frontu może pomóc Ci w nawiązaniu uczciwych i długotrwałych relacji z klientami.
Możliwość śledzenia szacowanych kosztów, poprawionych kosztorysów i kosztów po zakończeniu projektu dla poszczególnych zadań może pomóc Ci w podawaniu klientom uczciwych i przejrzystych cen.
Wnioski
Arkusz kosztów pracy nie jest już tym, czym był kiedyś. Jest to pomysł, który ewoluował w ciągu ostatnich kilku lat, a największym czynnikiem przyczyniającym się do tej ewolucji była cyfryzacja. Systemy zarządzania usługami w terenie zmieniają cały paradygmat prowadzenia działalności.
Bezpośrednia robocizna, materiały bezpośrednie, numer zadania, sprzedane towary, surowce, koszty ogólne produkcji oraz wszystkie informacje, które można znaleźć w arkuszu kosztów lub księdze pomocniczej, są obecnie scentralizowane na jednej platformie.
Nie wahaj się skontaktować z nami, aby zadać nam pytania związane z arkuszem kosztów pracy lub inne pytania dotyczące Frontu i tego, jak może on pomóc Twojej firmie osiągnąć jej cele.
