Utknąć na papierze: dlaczego część Europy wciąż ma trudności z cyfryzacją

Europa jest na drodze do cyfryzacji, ale robi to w bardzo nierównym tempie. Niektóre kraje spieszą się z przyjęciem wszelkiego rodzaju narzędzi cyfrowych, podczas gdy inne pozostają w tyle, trzymając się papieru, ręcznych procedur i systemów, które prawie nie zmieniły się od dziesięcioleci. Różnice te wpływają na sposób, w jaki firmy pracują, podejmują decyzje i przechodzą na nowe oprogramowanie, które zastępuje wieloletnie nawyki.

Według danych UE, umiejętności cyfrowe są nadal na nierównym poziomie na kontynencie. Nierówności te kształtują sposób, w jaki pracownicy radzą sobie z codziennymi zadaniami, jak łatwo organizacje przyjmują nowe rozwiązania i jak szybko nowe produkty mogą wejść na różne rynki. Zanim przyjrzymy się liczbom, warto pamiętać o jednym: cyfryzacja to nie tylko technologia, zależy ona od ludzi, umiejętności i codziennych zachowań.

Przepaść cyfrowa w Europie w liczbach

Patrząc na wskaźnik DESI, podział jest wyraźny, jeśli chodzi o podstawowe umiejętności cyfrowe w pięciu obszarach kompetencji: korzystanie z informacji, komunikacja, tworzenie treści, bezpieczeństwo i rozwiązywanie problemów. Nie są to zaawansowane umiejętności, ale umiejętności podstawowe, które pokazują, jak przygotowane są osoby do korzystania z narzędzi cyfrowych w pracy i w domu.

Poziom umiejętności cyfrowych osób fizycznych (od 2021 r.), Eurostat, Wskaźniki DESI

Ranking dzieli kraje na dwie szerokie grupy. Holandia, Finlandia i Irlandia należą do krajów o najlepszych wynikach, z dużym odsetkiem populacji zdolnej do wykonywania podstawowych zadań cyfrowych. Na takich rynkach narzędzia cyfrowe w miejscu pracy są powszechne i oczekiwane. Na drugim biegunie znajdują się Rumunia i Bułgaria, gdzie wielu osobom brakuje nawet podstawowej biegłości. Kilka krajów Europy Środkowo-Wschodniej znajduje się bliżej tego dolnego poziomu, co oznacza, że duża część ich siły roboczej może mieć trudności z codziennymi zadaniami cyfrowymi. Ta luka jest czymś więcej niż tylko statystyką. Decyduje ona o tym, jak szybko firmy się modernizują i jak komfortowo czują się pracownicy po wprowadzeniu nowych narzędzi.

Dlaczego niektóre regiony Europy nie są skłonne do cyfryzacji?

Przyczyną niskiego poziomu cyfryzacji w niektórych regionach nie jest niedostępność technologii. W dużej mierze wynika to z kultury pracy i ustalonych rutyn. Na niektórych rynkach niższy poziom znajomości języka angielskiego utrudnia nawigację po wielu narzędziach programowych, spowalniając wdrażanie i wymagając większej liczby szkoleń. Wiele firm nadal korzysta ze starszego oprogramowania, które trudno jest zintegrować lub zaktualizować, co zmusza zespoły do utrzymywania starych przepływów pracy, nawet jeśli wiedzą, że są one nieefektywne.

Badania rynków Europy Środkowo-Wschodniej pokazują, że wyzwania związane z cyfryzacją są silnie powiązane z dojrzałością organizacyjną. Niektóre firmy działają w ramach rozdrobnionych procesów, w których różne działy korzystają z różnych narzędzi i nie ma spójnego podejścia. Inne polegają na wieloletnich nawykach, takich jak drukowane arkusze robocze lub instrukcje słowne. Takie zachowanie często nie wynika z oporu przed zmianami, ale z niepewności. Papierowe procedury są wygodne i przewidywalne. Nie wymagają nowych umiejętności i niosą ze sobą niewielkie postrzegane ryzyko. W rezultacie adopcja staje się powolna i nierównomierna, nawet jeśli firmy znajdują się pod presją modernizacji.

Różnice ekonomiczne również odgrywają pewną rolę. Bardziej dojrzałe gospodarki mają tendencję do wcześniejszego inwestowania w szkolenia, infrastrukturę i oprogramowanie. Rynki o niższym poziomie umiejętności cyfrowych potrzebują więcej czasu na transformację, ponieważ zarówno firmy, jak i pracownicy potrzebują więcej czasu na zbudowanie nowych nawyków. Łącznie czynniki te wyjaśniają, dlaczego Europa nadal porusza się w różnym tempie.

Rola dojrzałości cyfrowej w realizacji wejścia na rynek

Umiejętności cyfrowe kształtują sposób, w jaki firmy wchodzą i rozwijają się na różnych rynkach. Strategia, która działa dobrze w jednej części Europy, może być nieskuteczna w innej, po prostu dlatego, że użytkownicy w różny sposób korzystają z narzędzi cyfrowych.

Na rynkach o wyższym stopniu cyfryzacji:

• Onboarding jest szybszy, a wdrożenie wymaga mniejszej liczby zmian
• Podejście inbound-led lub product-led ma większe szanse powodzenia

Na rynkach o niższym stopniu cyfryzacji:

• Kupujący potrzebują więcej edukacji i praktycznego wsparcia
• Cykle sprzedaży są dłuższe i w większym stopniu opierają się na komunikacji osobistej.

Różnice te wpływają na cały proces wejścia na rynek. Projekt lejka, ruch sprzedaży, oczekiwania cenowe i modele wsparcia zmieniają się w zależności od dojrzałości cyfrowej. Pojedyncze podejście ogólnoeuropejskie zazwyczaj nie zdaje egzaminu. Zamiast tego firmy muszą dostosować się do specyficznych realiów każdego rynku, zamiast zakładać, że użytkownicy zachowują się wszędzie w ten sam sposób. W praktyce oznacza to często przejście od podręcznika opartego na produkcie do podręcznika opartego na relacjach na rynkach, na których nawyki cyfrowe są słabsze.

Przeszkody na rynkach, na których narzędzia cyfrowe napotykają największe trudności

Wywiady z profesjonalistami pracującymi w regionie wskazują na konkretne bariery, które powstrzymują przyjęcie technologii cyfrowych. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Magoom, jedną z najlepszych litewskich agencji marketingowych i SEO, wyzwania związane z cyfryzacją na rynkach Europy Środkowo-Wschodniej nie wynikają z samej technologii, ale z umiejętności, nawyków i dojrzałości organizacyjnej.

Niższa znajomość języka angielskiego stwarza praktyczny problem, ponieważ wiele narzędzi, przewodników i interfejsów jest tworzonych z myślą o użytkownikach znających język angielski. Powoduje to dodatkowe tarcia podczas wdrażania i codziennego użytkowania. Kolejnym czynnikiem jest silna preferencja dla lokalnych dostawców, zwłaszcza na rynkach, gdzie długoterminowe relacje biznesowe znajdują się w centrum procesu decyzyjnego. Zaufanie rozwija się poprzez znajomość i kontakt twarzą w twarz, a sama komunikacja zdalna rzadko wystarcza.

Starsze systemy pozostają jedną z największych przeszkód. Wiele organizacji nadal korzysta ze starszych systemów ERP lub niestandardowego oprogramowania, którego nie można łatwo zintegrować z nowoczesnymi narzędziami. Modernizacja jest złożona i kosztowna, więc firmy opóźniają zmiany lub wdrażają tylko częściowe ulepszenia. Fragmentacja rynku dodaje kolejną warstwę. Normy, oczekiwania i sposoby pracy mogą różnić się nawet w sąsiednich krajach, co oznacza, że to, co działa na jednym rynku, może nie przekładać się bezpośrednio na inny. W niektórych branżach pracownicy terenowi mają niskie zaufanie do narzędzi cyfrowych i preferują rozmowy telefoniczne, odręczne notatki lub aplikacje do przesyłania wiadomości. Im słabsze nawyki cyfrowe, tym bardziej stopniowe i wymagające zasobów przejście na ustrukturyzowane cyfrowe przepływy pracy.

Gdzie luka jest najbardziej widoczna: operacje serwisowe w terenie

Podział ten jest najbardziej widoczny w operacjach serwisowych w terenie, gdzie zespoły pracują poza biurem i polegają na szybkiej komunikacji. Pracownicy terenowi na bardziej dojrzałych cyfrowo rynkach powszechnie korzystają z aplikacji mobilnych, zautomatyzowanego planowania i cyfrowych zleceń pracy w celu koordynowania zadań i współpracy z innymi.

Zespoły terenowe na rynkach o wysokiej dojrzałości częściej korzystają z cyfrowych zleceń pracy i aplikacji mobilnych z automatycznym planowaniem. Wiele zespołów na rynkach o niższej zapadalności nadal polega na papierowych arkuszach i odręcznych notatkach, arkuszach kalkulacyjnych, aplikacjach do przesyłania wiadomości lub rozmowach telefonicznych.

Różnice te widoczne są bezpośrednio w codziennych operacjach. Ręczne procesy powodują opóźnienia, luki informacyjne i niespójne śledzenie zadań. Aktualizacje docierają do biura z opóźnieniem, dane są trudniejsze do skonsolidowania, a menedżerowie mają ograniczony wgląd w trwające prace. Ma to bezpośredni wpływ na jakość usług, czas reakcji i koszty operacyjne. Dopóki umiejętności cyfrowe pozostaną nierówne, operacje serwisowe w terenie będą nadal wykazywać najwyraźniejszy kontrast między bardziej zaawansowanymi i mniej dojrzałymi rynkami w Europie.

Luka cyfrowa w Europie kształtuje sposób, w jaki pracownicy korzystają z narzędzi, jak firmy wdrażają oprogramowanie i jak długo ręczne czynności pozostają częścią codziennych operacji. Celem UE jest znaczne podniesienie podstawowych umiejętności cyfrowych w nadchodzących latach, ale dopóki postęp nie będzie odczuwalny we wszystkich regionach, organizacje rozwijające się na kontynencie będą musiały dostosować swoje plany do specyfiki każdego rynku i polegać na tym, co dzieje się w terenie, a nie na założeniach przyjętych na bardziej zaawansowanych rynkach.