Работната поръчка е официален документ на компанията, в който се описва одобрението на работата по поддръжката. Работните поръчки са документи за одобрение на заявките за работа, в които се описва цялата необходима информация за работата, която трябва да се извърши.
Софтуерът за управление на полеви услуги е идеалният начин за работа с работни поръчки и управление на задачите по поддръжка. Използването на софтуер за FSM ви позволява да превърнете процеса на работните поръчки в част от цялостна екосистема за превантивна поддръжка от край до край.
Работна поръчка срещу заявка за работа
Работната поръчка е резултат от заявка за работа. Заявките за работа се подават от техници или клиенти, които искат да се извърши работа по определено оборудване. След като заявката бъде въведена в системата, следва създаването на работна поръчка – прост процес на разрешаване на заявеното и създаване на подходящи задачи за поддръжка.
Работна поръчка срещу поръчка за покупка
Тези два термина понякога се използват като взаимозаменяеми и ние искаме да уточним, че това са различни термини, отнасящи се до различни процеси. Както е обяснено в раздела по-горе, работната поръчка е документ за одобрение на работата по поддръжката. Поръчката за покупка, от друга страна, е заявка, която разрешава закупуването на стоки и услуги от трети страни.
Пример за работна поръчка
Това е информацията, която обикновено се съдържа в документа за работна поръчка:
- Описание на искането
- Очаквана дата на завършване
- Инвентарна книга
- Излишни артикули
- Време, прекарано в изпълнение на задачата
- Разходи, свързани със задачата
Използването на софтуер за управление на полеви услуги не само дигитализира документа, но и ви позволява да го използвате като шаблон за бъдещи задачи, да сравнявате и съпоставяте развитието на тези задачи във времето, да откривате тенденции и да виждате какво можете да направите, за да подобрите процесите на превантивна поддръжка.
Можете да изтеглите и използвате пример за работна поръчка в PDF формат.
Как работните поръчки могат да подобрят поддръжката и да увеличат производителността
Работните поръчки могат да направят чудеса за подобряване на операциите по поддръжка. След като бъде създадена заявка за поддръжка, екипите по поддръжката имат достъп до всички данни, подробности и информация, от които се нуждаят, за да анализират тенденциите, да подчертаят областите на подобрение и да отстранят минали грешки.
Спазване на графика
Компютъризираната система за управление на поддръжката може да помогне на мениджърите по поддръжката бързо да преглеждат всички планирани работи по поддръжката, да изчисляват времето, изразходвано за заявки за поддръжка, и процента на изпълнение.
Разходи за поддръжка, ремонт и експлоатация
Управлението на поддръжката е свързано както с осигуряването на изпълнението на дадена задача по поддръжката, така и с осигуряването на рентабилността на отдела за поддръжка. Цифровият документ за работна поръчка може да осигури данни в реално време и хартиена следа, необходими за проследяване на разходите за различни части, оборудване и материали. С тази информация екипът може да осигури непрекъснато подобряване на процесите на превантивна поддръжка.
Средно време между отказите (MTBF)
Чрез изчисляване на средното време между повредите екипът по поддръжката може да придобие представа за ефективността на управлението на задачите за реактивна и превантивна поддръжка. Ако метриката показва, че през по-голямата част от времето реагирате на повреди в оборудването, вместо да отстранявате проблемите проактивно, преди да са възникнали, тя ви дава много ясна представа за нещата, върху които трябва да работите.
Цифрови срещу хартиени работни поръчки
Ако се опитате да напишете в Гугъл “Какво е работна поръчка?”, вероятно ще откриете, че работната поръчка е документ с важни данни, от които се нуждае мениджърът по поддръжката във връзка със заявка на клиент. Макар това да е вярно, важно е да се отбележат разликите между физическите документи за работни поръчки и софтуера за управление на работни поръчки.
Проследяване на напредъка
Мониторингът на изпълнението и актуализирането на състоянието са някои от най-големите предимства на софтуера за поддръжка. Когато записвате нещата на лист хартия, е неефективно да се връщате, да добавяте нова информация, да добавяте нови листове хартия и да ги прелиствате, за да се опитате да разберете текущото състояние на дадена задача.
Със софтуера за управление на работни поръчки разполагате с всички необходими инструменти за управление на процеса на поддръжка в реално време. С базираната в облака система всички изисквания за съответствие, бележки за безопасност и общо ноу-хау за задачата са включени в централизирана, лесна за достъп система.
Подобрена видимост, достъпност и скорост на изпълнение
Ако изберете печатна форма, процесът на управление на поръчките за документи означава, че заявките за работа, заявките за поддръжка и заявките за услуги ще бъдат достъпни само за лицето, което държи този документ. Изборът на софтуер за управление на полеви услуги, който поддържа работни поръчки за поддръжка, позволява на отделите за поддръжка да предоставят на техниците си достъп чрез мобилно устройство.
Техниците по поддръжката не само могат да се уверят, че заявката за работа се управлява правилно, но и могат да приключат работата по-бързо, тъй като не им се налага да предават хартиени формуляри.
Намалете разходите и планирайте предварително
Колкото повече оптимизирате процесите на превантивна поддръжка, толкова повече можете да намалите ненужните разходи, свързани с големи повреди. Като регистрирате всичко в софтуера за управление на полеви услуги, планиращите поддръжката няма да отделят време за изготвяне на автоматично генерирани работни поръчки. Всичко, което трябва да направите, е да вмъкнете основна информация, като например ново оборудване, заявки за работни поръчки, ниво на приоритет, прогнозно време и всякакви специални инструкции, които смятате за необходими.
Софтуерът незабавно ще обработи информацията и ще планира необходимите действия вместо вас. Преминаването към цифрови технологии за управление на дейностите по поддръжка не е опция, а стандартна практика, ако искате да превърнете заявката за работа в прости, ефективни и изпълними задачи по поддръжка.
