Zlecenie pracy to oficjalny dokument firmy określający zatwierdzenie prac konserwacyjnych. Zlecenia pracy to dokumenty zatwierdzające wnioski o wykonanie prac, opisujące wszystkie niezbędne informacje dotyczące prac, które mają zostać wykonane.
Oprogramowanie do zarządzania serwisem w terenie to idealny sposób na obsługę zleceń i zarządzanie zadaniami konserwacyjnymi. Korzystanie z oprogramowania FSM pozwala uczynić proces zleceń pracy częścią kompleksowego ekosystemu konserwacji zapobiegawczej.
Zlecenie pracy a wniosek o pracę
Zlecenie pracy jest wynikiem zgłoszenia. Zlecenia pracy są składane przez techników lub klientów z prośbą o wykonanie prac na określonym sprzęcie. Gdy żądanie znajdzie się w systemie, następuje utworzenie zlecenia pracy – prosty proces autoryzacji tego, o co poproszono i utworzenia odpowiednich zadań konserwacyjnych.
Zamówienie pracy a zamówienie zakupu
Te dwa terminy są czasami używane zamiennie i chcemy wyjaśnić, że są to różne terminy odnoszące się do różnych procesów. Jak wyjaśniono w powyższej sekcji, zlecenie pracy jest dokumentem zatwierdzającym prace konserwacyjne. Z drugiej strony, zamówienie zakupu to wniosek, który upoważnia do zakupu towarów i usług od stron trzecich.
Przykład zlecenia pracy
Poniżej znajdują się informacje, które zwykle można znaleźć w dokumencie zlecenia pracy:
- Opis żądania
- Szacowana data zakończenia
- Inwentaryzacja
- Produkty niedostępne w magazynie
- Czas poświęcony na wykonanie zadania
- Koszty związane z zadaniem
Korzystanie z oprogramowania do zarządzania usługami terenowymi nie tylko digitalizuje dokument, ale także pozwala wykorzystać go jako szablon dla przyszłych zadań, porównać i zestawić ewolucję tych zadań w czasie, wychwycić trendy i zobaczyć, co można zrobić, aby ulepszyć procesy konserwacji zapobiegawczej.
Możesz pobrać i użyć przykładowego zlecenia pracy w formacie PDF.
Jak zlecenia pracy mogą usprawnić konserwację i zwiększyć produktywność?
Zlecenia pracy mogą zdziałać cuda w zakresie usprawnienia działań konserwacyjnych. Po utworzeniu zlecenia konserwacji zespoły konserwacyjne mają dostęp do wszystkich danych, szczegółów i informacji potrzebnych do analizy trendów, podkreślenia obszarów wymagających poprawy i wyeliminowania błędów z przeszłości.
Zgodność z harmonogramem
Skomputeryzowany system zarządzania konserwacją może pomóc kierownikom ds. konserwacji szybko przeglądać wszystkie zaplanowane prace konserwacyjne, obliczać ilość czasu spędzonego na zleceniach konserwacyjnych i procent ich realizacji.
Koszty utrzymania, napraw i eksploatacji
Zarządzanie konserwacją polega zarówno na zapewnieniu, że zadanie konserwacyjne zostanie wykonane, jak i na zapewnieniu, że dział konserwacji jest opłacalny. Cyfrowy dokument zlecenia pracy może zapewnić dane w czasie rzeczywistym i ścieżkę papierową niezbędną do śledzenia kosztów różnych części, sprzętu i materiałów. Dzięki tym informacjom zespół może zapewnić ciągłe doskonalenie procesów konserwacji zapobiegawczej.
Średni czas między awariami (MTBF)
Obliczając średni czas między awariami, zespół ds. utrzymania ruchu może uzyskać wgląd w skuteczność zarządzania reaktywnymi i prewencyjnymi zadaniami konserwacyjnymi. Jeśli wskaźnik pokazuje, że przez większość czasu reagujesz na awarie sprzętu, zamiast proaktywnie naprawiać problemy przed ich wystąpieniem, daje to bardzo wyraźne wskazanie rzeczy, nad którymi musisz popracować.
Cyfrowe a papierowe zlecenia pracy
Jeśli spróbujesz wygooglować “Co to jest zlecenie pracy?”, prawdopodobnie dowiesz się, że zlecenie pracy to dokument zawierający ważne szczegóły, których kierownik ds. konserwacji potrzebuje w związku z żądaniem klienta. Chociaż jest to prawda, ważne jest, aby zwrócić uwagę na różnice między fizycznymi dokumentami zleceń pracy a oprogramowaniem do zarządzania zleceniami pracy.
Śledzenie postępów
Monitorowanie wydajności i aktualizacje statusu to jedne z największych zalet oprogramowania do obsługi technicznej. Podczas zapisywania rzeczy na kartce papieru nieefektywne jest ciągłe wracanie, dodawanie nowych informacji, dodawanie nowych kartek papieru i przeglądanie ich w celu zrozumienia bieżącego statusu zadania.
Oprogramowanie do zarządzania zleceniami pracy zapewnia wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania procesem konserwacji w czasie rzeczywistym. Dzięki systemowi opartemu na chmurze wszystkie wymagania dotyczące zgodności, uwagi dotyczące bezpieczeństwa i ogólna wiedza na temat zadania są zawarte w scentralizowanym, łatwo dostępnym systemie.
Lepsza widoczność, dostępność i szybkość realizacji
Jeśli zdecydujesz się na drukowany, papierowy proces zarządzania zleceniami, oznacza to, że zlecenia pracy, zlecenia konserwacji i zlecenia serwisowe będą dostępne tylko dla osoby posiadającej ten dokument. Zdecydowanie się na oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi, które obsługuje zlecenia serwisowe, umożliwia działom konserwacji zapewnienie technikom dostępu za pośrednictwem urządzenia mobilnego.
Technicy zajmujący się konserwacją nie tylko mogą upewnić się, że zlecenie pracy jest prawidłowo zarządzane, ale także mogą szybciej zakończyć pracę, ponieważ nie muszą przekazywać papierowych formularzy.
Tnij koszty i planuj z wyprzedzeniem
Im bardziej zoptymalizujesz procesy konserwacji zapobiegawczej, tym bardziej ograniczysz niepotrzebne koszty związane z poważnymi awariami. Rejestrując wszystko w oprogramowaniu do zarządzania usługami terenowymi, planiści konserwacji nie będą potrzebowali czasu na tworzenie automatycznie generowanych zleceń pracy. Wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić podstawowe informacje, takie jak nowy sprzęt, żądania zlecenia pracy, poziom priorytetu, szacowany czas i wszelkie specjalne instrukcje, które uważasz za konieczne.
Oprogramowanie natychmiast przetworzy informacje i zaplanuje niezbędne działania. Cyfrowe zarządzanie operacjami konserwacyjnymi nie jest opcją, ale standardową praktyką, jeśli chcesz przekształcić zlecenie pracy w proste, wydajne i wykonalne zadania konserwacyjne.
