Un ordre de travail est un document officiel de l’entreprise décrivant l’approbation des travaux de maintenance. Les ordres de travail sont des documents d’approbation des demandes de travail, décrivant toutes les informations nécessaires pour le travail à effectuer.
Le logiciel de gestion des services sur le terrain est le moyen idéal de traiter les ordres de travail et de gérer les tâches de maintenance. L’utilisation d’un logiciel de gestion des services sur le terrain vous permet d’intégrer le processus de commande de travail dans un écosystème de maintenance préventive complet et de bout en bout.
Ordre de travail ou demande de travail
Un bon de travail est le résultat d’une demande de travail. Les demandes de travail sont présentées par les techniciens ou les clients, qui demandent que des travaux soient effectués sur une pièce d’équipement spécifique. Une fois la demande introduite dans le système, un bon de travail est créé – il s’agit simplement d’autoriser ce qui a été demandé et de créer les tâches de maintenance appropriées.
Ordre de travail ou ordre d’achat
Ces deux termes sont parfois utilisés de manière interchangeable et nous tenons à préciser qu’il s’agit de deux termes différents qui renvoient à des processus différents. Comme expliqué dans la section ci-dessus, un bon de travail est un document d’approbation pour des travaux de maintenance. Un bon de commande, quant à lui, est une demande qui autorise l’achat de biens et de services à des tiers.
Exemple de bon de travail
Voici les informations que vous trouverez normalement sur un document d’ordre de travail :
- Description de la demande
- Date d’achèvement estimée
- Inventaire
- Articles en rupture de stock
- Temps consacré à la tâche
- Coûts associés à la tâche
L’utilisation d’un logiciel de gestion des services sur le terrain permet non seulement de numériser le document, mais aussi de l’utiliser comme modèle pour les tâches futures, de comparer l’évolution de ces tâches dans le temps, de déceler les tendances et de voir ce que vous pouvez faire pour améliorer vos processus de maintenance préventive.
Vous pouvez télécharger et utiliser un exemple de bon de travail PDF.
Comment les ordres de travail peuvent-ils améliorer la maintenance et augmenter la productivité ?
Les ordres de travail peuvent faire des merveilles pour l’amélioration des opérations de maintenance. Une fois qu’une demande de maintenance est créée, les équipes de maintenance ont accès à toutes les données, détails et informations dont elles ont besoin pour analyser les tendances, mettre en évidence les domaines d’amélioration et éliminer les erreurs du passé.
Respect du calendrier
Un système informatisé de gestion de la maintenance peut aider les responsables de la maintenance à visualiser rapidement tous les travaux de maintenance programmés, à calculer le temps passé sur les demandes de maintenance et le pourcentage de réalisation.
Coûts d’entretien, de réparation et d’exploitation
La gestion de la maintenance consiste autant à s’assurer qu’une tâche de maintenance est accomplie qu’à garantir la rentabilité du service de maintenance. Un bon de travail numérique peut fournir les données en temps réel et les traces écrites nécessaires au suivi des coûts des différentes pièces, équipements et matériaux. Grâce à ces informations, l’équipe peut assurer l’amélioration continue des processus de maintenance préventive.
Temps moyen entre les défaillances (MTBF)
En calculant le temps moyen entre les défaillances, une équipe de maintenance peut se faire une idée de l’efficacité de la gestion des tâches de maintenance réactive par rapport à la gestion des tâches de maintenance préventive. Si la mesure montre que, la plupart du temps, vous réagissez aux défaillances des équipements au lieu de résoudre les problèmes de manière proactive avant qu’ils ne surviennent, cela vous donne une indication très claire des points sur lesquels vous devez travailler.
Bons de travail numériques ou papier
Si vous cherchez sur Google “Qu’est-ce qu’un bon de travail ?”, vous trouverez probablement qu’un bon de travail est un document contenant les détails importants dont un responsable de la maintenance a besoin pour répondre à une demande d’un client. Bien que cela soit vrai, il est important de noter les différences entre les documents physiques de bons de travail et les logiciels de gestion des bons de travail.
Suivre les progrès
Le suivi des performances et les mises à jour de l’état d’avancement figurent parmi les principaux avantages des logiciels d’exploitation de maintenance. Lorsque vous écrivez des choses sur une feuille de papier, il est inefficace de revenir en arrière, d’ajouter de nouvelles informations, d’ajouter de nouvelles feuilles de papier et de les feuilleter pour essayer de comprendre l’état actuel d’une tâche.
Avec un logiciel de gestion des ordres de travail, vous disposez de tous les outils nécessaires pour gérer le processus de maintenance en temps réel. Avec un système basé sur le cloud, toutes les exigences de conformité, les notes de sécurité et les connaissances générales sur la tâche sont incluses dans un système centralisé et facile d’accès.
Amélioration de la visibilité, de l’accessibilité et de la rapidité d’exécution
Si vous optez pour un document imprimé, le processus de gestion des ordres de travail signifie que les demandes de travail, les demandes de maintenance et les demandes de service ne seront accessibles qu’à la personne qui détient ce document. En optant pour un logiciel de gestion des services sur le terrain qui prend en charge les ordres de travail de maintenance, les services de maintenance peuvent donner à leurs techniciens un accès via un appareil mobile.
Non seulement les techniciens de maintenance peuvent s’assurer qu’une demande de travail est gérée correctement, mais ils peuvent également terminer le travail plus rapidement car ils n’ont pas besoin de faire circuler des formulaires papier.
Réduisez les coûts et planifiez à l’avance
Plus vous optimisez vos processus de maintenance préventive, plus vous réduisez les coûts inutiles liés aux pannes majeures. En enregistrant tout dans votre logiciel de gestion des services sur le terrain, les planificateurs de maintenance ne prendront pas de temps pour produire des ordres de travail générés automatiquement. Il vous suffit d’insérer des informations de base telles que le nouvel équipement, les demandes d’ordre de travail, le niveau de priorité, l’estimation du temps et toute instruction spéciale que vous jugez nécessaire.
Le logiciel traitera immédiatement les informations et planifiera les actions nécessaires pour vous. Passer au numérique pour gérer les opérations de maintenance n’est pas une option, mais une pratique courante si vous voulez transformer une demande de travail en tâches de maintenance simples, efficaces et réalisables.
