Een werkopdracht is een officieel bedrijfsdocument waarin de goedkeuring van onderhoudswerkzaamheden wordt beschreven. Werkorders zijn goedkeuringsdocumenten voor werkaanvragen, waarin alle benodigde informatie voor het uit te voeren werk wordt beschreven.
Field Service Management-software is de ideale manier om met werkorders om te gaan en onderhoudstaken te beheren. Met FSM-software kunt u het werkorderproces onderdeel maken van een uitgebreid, end-to-end ecosysteem voor preventief onderhoud.
Werkopdracht vs. werkaanvraag
Een werkorder is het resultaat van een werkaanvraag. Werkaanvragen worden ingediend door technici of klanten, die vragen om werk uit te voeren aan een specifiek apparaat. Zodra het verzoek in het systeem staat, volgt het aanmaken van een werkorder – het eenvoudige proces van autoriseren wat er is gevraagd en het aanmaken van de juiste onderhoudstaken.
Werkorder vs. inkooporder
Deze twee termen worden soms door elkaar gebruikt en we willen duidelijk maken dat het verschillende termen zijn die verwijzen naar verschillende processen. Zoals uitgelegd in het gedeelte hierboven, is een werkorder een goedkeuringsdocument voor onderhoudswerkzaamheden. Een inkooporder daarentegen is een aanvraag die de aankoop van goederen en diensten van derden autoriseert.
Voorbeeld werkorder
Hier staat informatie die je normaal gesproken op een werkorderdocument vindt:
- Beschrijving van het verzoek
- Geschatte voltooiingsdatum
- Inventaris
- Artikelen niet op voorraad
- Tijd besteed aan de taak
- Kosten verbonden aan de taak
Door field service management software te gebruiken, digitaliseer je niet alleen het document, maar kun je het ook gebruiken als sjabloon voor toekomstige taken, de evolutie van deze taken door de tijd heen vergelijken en contrasteren, trends oppikken en zien wat je kunt doen om je preventieve onderhoudsprocessen te verbeteren.
Je kunt een voorbeeld PDF van een werkopdracht downloaden en gebruiken.
Hoe werkorders het onderhoud kunnen verbeteren en de productiviteit verhogen
Werkorders kunnen wonderen doen voor de verbetering van onderhoudswerkzaamheden. Zodra een onderhoudsaanvraag is aangemaakt, hebben onderhoudsteams toegang tot alle gegevens, details en informatie die ze nodig hebben om trends te analyseren, verbeterpunten te benadrukken en fouten uit het verleden te elimineren.
Naleving van schema’s
Een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem kan onderhoudsmanagers helpen om snel alle geplande onderhoudswerkzaamheden te bekijken, de hoeveelheid tijd te berekenen die aan onderhoudsverzoeken is besteed en het percentage van voltooiing.
Onderhoud, reparatie en operationele kosten
Bij onderhoudsbeheer gaat het er net zo goed om dat een onderhoudstaak wordt voltooid als dat de onderhoudsafdeling kosteneffectief is. Een digitaal werkorderdocument kan de real-time gegevens en een papieren spoor bieden die nodig zijn om de kosten van verschillende onderdelen, apparatuur en materialen bij te houden. Met die informatie kan het team zorgen voor continue verbetering van preventieve onderhoudsprocessen.
Gemiddelde tijd tussen storingen (MTBF)
Door de Mean Time Between Failures (gemiddelde tijd tussen storingen) te berekenen, kan een onderhoudsteam inzicht krijgen in de effectiviteit van het beheer van reactieve versus preventieve onderhoudstaken. Als de metriek laat zien dat je meestal reageert op storingen in apparatuur in plaats van proactief problemen op te lossen voordat ze zich voordoen, dan geeft dit je een heel duidelijke indicatie van de dingen waaraan je moet werken.
Digitale versus papieren werkorders
Als je Googelt op “Wat is een werkbon?” zul je waarschijnlijk ontdekken dat een werkbon een document is met belangrijke details die een onderhoudsmanager nodig heeft met betrekking tot een verzoek van een klant. Hoewel dat waar is, is het belangrijk om de verschillen te zien tussen fysieke werkorderdocumenten en software voor werkorderbeheer.
Vooruitgang bijhouden
Prestatiebewaking en statusupdates zijn enkele van de grootste voordelen van onderhoudssoftware. Als je dingen op papier schrijft, is het inefficiënt om steeds terug te gaan, nieuwe informatie toe te voegen, nieuwe vellen papier toe te voegen en ze door te bladeren om te proberen de huidige status van een taak te begrijpen.
Met software voor werkorderbeheer beschik je over alle tools die nodig zijn om het onderhoudsproces in realtime te beheren. Met een cloudgebaseerd systeem zijn alle nalevingsvereisten, veiligheidsnotities en algemene knowhow over de taak opgenomen in een gecentraliseerd, gemakkelijk toegankelijk systeem.
Verbeterde zichtbaarheid, toegankelijkheid en snelheid van uitvoering
Als je kiest voor een afgedrukt beheerproces voor werkorders, betekent dit dat werkaanvragen, onderhoudsaanvragen en serviceverzoeken alleen toegankelijk zijn voor de persoon die het document in zijn bezit heeft. Door te kiezen voor field service management software die werkorders voor onderhoud ondersteunt, kunnen onderhoudsafdelingen hun technici toegang geven via een mobiel apparaat.
Onderhoudstechnici kunnen er niet alleen voor zorgen dat een werkaanvraag goed wordt beheerd, maar ze kunnen het werk ook sneller afronden omdat ze geen papieren formulieren meer hoeven rond te sturen.
Bespaar kosten en plan vooruit
Hoe meer u uw preventieve onderhoudsprocessen optimaliseert, hoe meer u kunt besparen op onnodige kosten in verband met grote storingen. Door alles te loggen in je field service management software, hebben de onderhoudsplanners geen tijd nodig om automatisch gegenereerde werkorders te produceren. Het enige wat u hoeft te doen is basisinformatie invoeren, zoals nieuwe apparatuur, werkorderverzoeken, prioriteitsniveau, tijdsinschatting en eventuele speciale instructies die u nodig acht.
De software zal de informatie onmiddellijk verwerken en de nodige acties voor je plannen. Digitaal gaan om onderhoudswerkzaamheden te beheren is geen optie, maar een standaardpraktijk als je een werkaanvraag wilt omzetten in eenvoudige, efficiënte en uitvoerbare onderhoudstaken.
