Ein Arbeitsauftrag ist ein offizielles Unternehmensdokument, das die Genehmigung von Wartungsarbeiten beschreibt. Arbeitsaufträge sind Genehmigungsdokumente für Arbeitsanfragen, die alle notwendigen Informationen für die auszuführenden Arbeiten enthalten.
Field Service Management Software ist der ideale Weg, um Arbeitsaufträge zu bearbeiten und Wartungsaufgaben zu verwalten. Mit FSM-Software können Sie den Arbeitsauftragsprozess zu einem Teil eines umfassenden, durchgängigen Ökosystems für die vorbeugende Wartung machen.
Arbeitsauftrag vs. Arbeitsanfrage
Ein Arbeitsauftrag ist das Ergebnis eines Arbeitsauftrags. Arbeitsanfragen werden von Technikern oder Kunden gestellt, die um die Durchführung von Arbeiten an einem bestimmten Gerät bitten. Sobald die Anfrage im System ist, folgt die Erstellung eines Arbeitsauftrags – der einfache Prozess der Autorisierung der Anfrage und der Erstellung der entsprechenden Wartungsaufgaben.
Arbeitsauftrag vs. Bestellung
Diese beiden Begriffe werden manchmal synonym verwendet und wir möchten klarstellen, dass es sich um unterschiedliche Begriffe handelt, die sich auf unterschiedliche Prozesse beziehen. Wie im obigen Abschnitt erläutert, ist ein Arbeitsauftrag ein Genehmigungsdokument für Wartungsarbeiten. Eine Bestellung hingegen ist ein Antrag, der den Kauf von Waren und Dienstleistungen von Dritten autorisiert.
Beispiel für einen Arbeitsauftrag
Hier finden Sie Informationen, die Sie normalerweise auf einem Arbeitsauftragsdokument finden:
- Beschreibung der Anfrage
- Geschätztes Datum der Fertigstellung
- Inventar
- Nicht vorrätige Artikel
- Für die Aufgabe aufgewendete Zeit
- Mit der Aufgabe verbundene Kosten
Der Einsatz von Software für die Außendienstverwaltung digitalisiert nicht nur das Dokument, sondern ermöglicht es Ihnen auch, es als Vorlage für künftige Aufgaben zu verwenden, die Entwicklung dieser Aufgaben im Laufe der Zeit zu vergleichen und zu kontrastieren, Trends zu erkennen und zu sehen, was Sie tun können, um Ihre vorbeugenden Wartungsprozesse zu verbessern.
Sie können ein PDF-Beispiel für einen Arbeitsauftrag herunterladen und verwenden.
Wie Arbeitsaufträge die Wartung verbessern und die Produktivität steigern können
Arbeitsaufträge können bei der Verbesserung von Wartungsarbeiten wahre Wunder bewirken. Sobald ein Wartungsauftrag erstellt ist, haben die Wartungsteams Zugriff auf alle Daten, Details und Informationen, die sie benötigen, um Trends zu analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen und Fehler der Vergangenheit zu beseitigen.
Einhaltung des Zeitplans
Ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem kann den Wartungsmanagern helfen, schnell einen Überblick über alle geplanten Wartungsarbeiten zu erhalten, den Zeitaufwand für Wartungsanfragen zu berechnen und den Prozentsatz der Fertigstellung zu ermitteln.
Kosten für Wartung, Reparatur und Betrieb
Beim Wartungsmanagement geht es nicht nur darum, sicherzustellen, dass eine Wartungsaufgabe erledigt wird, sondern auch darum, dass die Wartungsabteilung kosteneffizient ist. Ein digitales Arbeitsauftragsdokument kann die Echtzeitdaten und eine Papierspur liefern, die notwendig sind, um die Kosten für verschiedene Teile, Geräte und Materialien zu verfolgen. Mit diesen Informationen kann das Team die kontinuierliche Verbesserung der vorbeugenden Wartungsprozesse sicherstellen.
Mittlere Zeit zwischen Ausfällen (MTBF)
Durch die Berechnung der Mean Time Between Failures kann ein Wartungsteam einen Einblick in die Effektivität des reaktiven gegenüber dem präventiven Management von Wartungsaufgaben gewinnen. Wenn die Kennzahl zeigt, dass Sie die meiste Zeit auf Geräteausfälle reagieren, anstatt Probleme proaktiv zu beheben, bevor sie auftreten, gibt Ihnen das einen sehr klaren Hinweis darauf, woran Sie arbeiten müssen.
Digitale Arbeitsaufträge vs. Papieraufträge
Wenn Sie googeln “Was ist ein Arbeitsauftrag?”, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass ein Arbeitsauftrag ein Dokument mit wichtigen Details ist, die ein Wartungsmanager für eine Kundenanfrage benötigt. Das stimmt zwar, aber es ist wichtig, die Unterschiede zwischen physischen Arbeitsauftragsdokumenten und Software zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen zu kennen.
Fortschritt verfolgen
Leistungsüberwachung und Statusaktualisierungen gehören zu den größten Vorteilen von Software für den Wartungsbetrieb. Wenn Sie Dinge auf ein Blatt Papier schreiben, ist es ineffizient, immer wieder zurückzugehen, neue Informationen hinzuzufügen, neue Blätter hinzuzufügen und sie durchzublättern, um den aktuellen Status einer Aufgabe zu verstehen.
Mit einer Software zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen haben Sie alle Werkzeuge, die Sie für die Verwaltung des Wartungsprozesses in Echtzeit benötigen. Mit einem Cloud-basierten System sind alle Compliance-Anforderungen, Sicherheitshinweise und allgemeines Know-how über die Aufgabe in einem zentralen, leicht zugänglichen System enthalten.
Verbesserte Sichtbarkeit, Zugänglichkeit und Geschwindigkeit der Ausführung
Wenn Sie sich für ein gedrucktes Auftragsmanagement entscheiden, bedeutet dies, dass Arbeits-, Wartungs- und Serviceanfragen nur von der Person eingesehen werden können, die das Dokument besitzt. Wenn Sie sich für eine Außendienstverwaltungssoftware entscheiden, die Arbeitsaufträge für die Wartung unterstützt, können die Wartungsabteilungen ihren Technikern den Zugriff über ein mobiles Gerät ermöglichen.
Die Wartungstechniker können nicht nur sicherstellen, dass eine Arbeitsanfrage ordnungsgemäß verwaltet wird, sondern sie können die Arbeit auch schneller abschließen, da sie keine Papierformulare herumreichen müssen.
Kosten senken und vorausplanen
Je mehr Sie Ihre vorbeugenden Wartungsprozesse optimieren, desto mehr können Sie unnötige Kosten im Zusammenhang mit größeren Ausfällen einsparen. Wenn Sie alles in Ihre Außendienstverwaltungssoftware eingeben, brauchen die Wartungsplaner keine Zeit mehr, um automatisch generierte Arbeitsaufträge zu erstellen. Alles, was Sie tun müssen, ist die Eingabe grundlegender Informationen, wie z.B. neue Geräte, Arbeitsauftragsanfragen, Prioritätsstufe, Zeitschätzung und alle speziellen Anweisungen, die Sie für notwendig halten.
Die Software wird die Informationen sofort verarbeiten und die notwendigen Maßnahmen für Sie planen. Die digitale Verwaltung von Wartungsarbeiten ist keine Option, sondern ein Standardverfahren, wenn Sie eine Arbeitsanforderung in einfache, effiziente und durchführbare Wartungsaufgaben umwandeln möchten.
