Una orden de trabajo es un documento oficial de la empresa en el que se describe la aprobación de un trabajo de mantenimiento. Las órdenes de trabajo son documentos de aprobación de solicitudes de trabajo, que describen toda la información necesaria para el trabajo que se va a realizar.
El software de gestión de servicios de campo es la forma ideal de tratar las órdenes de trabajo y gestionar las tareas de mantenimiento. El uso del software FSM te permite hacer que el proceso de órdenes de trabajo forme parte de un ecosistema integral de mantenimiento preventivo de principio a fin.
Orden de trabajo vs. Solicitud de trabajo
Una orden de trabajo es el resultado de una solicitud de trabajo. Las solicitudes de trabajo las presentan los técnicos o los clientes, pidiendo que se realice un trabajo en un equipo concreto. Una vez que la solicitud está en el sistema, lo que sigue es la creación de una orden de trabajo: el simple proceso de autorizar lo que se ha pedido y crear las tareas de mantenimiento adecuadas.
Orden de trabajo vs. Orden de compra
Estos dos términos se utilizan a veces indistintamente y queremos dejar claro que son términos diferentes que se refieren a procesos distintos. Como se explica en la sección anterior, una orden de trabajo es un documento de aprobación de un trabajo de mantenimiento. Una orden de compra, en cambio, es una solicitud que autoriza la compra de bienes y servicios a terceros.
Ejemplo de orden de trabajo
Esta es la información que normalmente encontrarías en un documento de orden de trabajo:
- Descripción de la solicitud
- Fecha estimada de finalización
- Inventario
- Artículos agotados
- Tiempo dedicado a la tarea
- Costes asociados a la tarea
Utilizar un software de gestión de servicios de campo no sólo digitaliza el documento, sino que te permite utilizarlo como plantilla para tareas futuras, comparar y contrastar la evolución de estas tareas a lo largo del tiempo, detectar tendencias y ver qué puedes hacer para mejorar tus procesos de mantenimiento preventivo.
Puedes descargar y utilizar un Ejemplo de Orden de Trabajo en PDF.
Cómo las órdenes de trabajo pueden mejorar el mantenimiento y aumentar la productividad
Las órdenes de trabajo pueden hacer maravillas para mejorar las operaciones de mantenimiento. Una vez creada una solicitud de mantenimiento, los equipos de mantenimiento tienen acceso a todos los datos, detalles e información que necesitan para analizar tendencias, destacar áreas de mejora y eliminar errores del pasado.
Cumplimiento del horario
Un sistema informatizado de gestión del mantenimiento puede ayudar a los responsables de mantenimiento a ver rápidamente todos los trabajos de mantenimiento programados, calcular el tiempo dedicado a las solicitudes de mantenimiento y el porcentaje de realización.
Costes de mantenimiento, reparación y funcionamiento
La gestión del mantenimiento consiste tanto en garantizar que se complete una tarea de mantenimiento como en garantizar que el departamento de mantenimiento sea rentable. Un documento digital de orden de trabajo puede proporcionar los datos en tiempo real y el rastro en papel necesarios para hacer un seguimiento de los costes de las distintas piezas, equipos y materiales. Con esa información, el equipo puede garantizar la mejora continua de los procesos de mantenimiento preventivo.
Tiempo medio entre fallos (MTBF)
Calculando el Tiempo Medio Entre Fallos, un equipo de mantenimiento puede hacerse una idea de la eficacia de la gestión de las tareas de mantenimiento reactivas frente a las preventivas. Si la métrica muestra que la mayor parte del tiempo estás reaccionando a los fallos del equipo en lugar de solucionar proactivamente los problemas antes de que se produzcan, te da una indicación muy clara de las cosas en las que tienes que trabajar.
Órdenes de trabajo digitales vs. en papel
Si intentas buscar en Google “¿Qué es una orden de trabajo?”, probablemente encontrarás que una orden de trabajo es un documento con detalles importantes que un gestor de mantenimiento necesita en relación con una solicitud de un cliente. Aunque eso es cierto, es importante tener en cuenta las diferencias entre los documentos físicos de órdenes de trabajo y el software de gestión de órdenes de trabajo.
Sigue el progreso
La supervisión del rendimiento y las actualizaciones de estado son algunas de las mayores ventajas del software de operaciones de mantenimiento. Cuando se escriben cosas en un papel, es ineficaz volver atrás, añadir nueva información, añadir nuevas hojas de papel y hojearlas para intentar comprender el estado actual de una tarea.
Con el software de gestión de órdenes de trabajo, tienes todas las herramientas necesarias para gestionar el proceso de mantenimiento en tiempo real. Con un sistema basado en la nube, todos los requisitos de cumplimiento, notas de seguridad y conocimientos generales sobre la tarea se incluyen en un sistema centralizado y de fácil acceso.
Mayor visibilidad, accesibilidad y rapidez de ejecución
Si optas por un proceso de gestión de órdenes de trabajo impresas, las solicitudes de trabajo, de mantenimiento y de servicio sólo serán accesibles por la persona que tenga ese documento. Optar por un software de gestión de servicios de campo que admita órdenes de trabajo de mantenimiento permite a los departamentos de mantenimiento dar acceso a sus técnicos a través de un dispositivo móvil.
Los técnicos de mantenimiento no sólo pueden asegurarse de que una solicitud de trabajo se gestiona correctamente, sino que pueden terminar el trabajo más rápido al no tener que pasar formularios en papel.
Recorta gastos y planifica
Cuanto más optimices tus procesos de mantenimiento preventivo, más podrás reducir los costes innecesarios relacionados con averías graves. Registrando todo en tu software de gestión de servicios de campo, los planificadores de mantenimiento no tardarán nada en producir órdenes de trabajo generadas automáticamente. Todo lo que tienes que hacer es introducir información básica, como nuevos equipos, solicitudes de órdenes de trabajo, nivel de prioridad, tiempo estimado y cualquier instrucción especial que consideres necesaria.
El software procesará inmediatamente la información y planificará las acciones necesarias por ti. Digitalizar la gestión de las operaciones de mantenimiento no es una opción, sino una práctica habitual si quieres convertir una solicitud de trabajo en tareas de mantenimiento sencillas, eficaces y realizables.
