A terepi szervizipar az elmúlt néhány év során keresztülment.
A fő fájdalmas pontok közé tartozik a logisztika, az erőforrás-kezelés, az idő- és feladattervezés, valamint a csapatirányítás.
Mindezekre a kihívásokra gyors és hatékony megoldást jelent a helyszíni szervizmenedzsment (FSM).
Ebben a bejegyzésben mindent megtudhatsz, amit tudnod kell a következőkről a helyszíni szolgáltatásmenedzsment megoldásokról, a helyszíni szervizszoftverekről és arról, hogy mit várhat el a szolgáltatóktól.
Ugorjunk bele!
Mi a Field Service Management?
A helyszíni szervizmenedzsment a vállalat mobil erőforrásainak (berendezések, helyszíni technikusok) felügyelete és irányítása, amelyek az ügyfél telephelyén működnek.
Jó példa erre a távközlési vállalatok. A távközlési vállalatoknál dolgozó terepi szerviztechnikusok feladata, hogy az ügyfelek kiszolgálása érdekében kábeleket, routereket és egyéb berendezéseket és anyagokat szállítsanak a vállalat területén kívülre.
Ennek lehetővé tétele érdekében a kommunikációs cégek üzemeltetési menedzsereket alkalmaznak, akik átveszik a teljes helyszíni szervizirányítási folyamatot. Az ütemezéstől és az útvonal-optimalizálástól kezdve a feladatok tervezéséig, a berendezések kiküldéséig és az általános projektmenedzsmentig ezeknek a menedzsereknek rengeteg mozgó alkatrésszel kell foglalkozniuk. Fő gondjuk az, hogy javítsák az üzemeltetés hatékonyságát, és felhatalmazzák az egyes szerviztechnikusokat arra, hogy a lehető legjobban végezzék a munkájukat.
Minden terepi szervizcsapatnak szüksége van egy FSM-támogatási keretrendszerre ahhoz, hogy kivételes szolgáltatást nyújthasson:
- Járművek és erőforrások keresése
- Vagyonkezelés
- Fejlett ütemezés és munkamegbízások küldése
- Számlázás, könyvelés és egyéb back-office feladatok
A helyszíni szolgáltatási műveletek modernizálásának fontossága
Mielőtt továbblépnénk, és megnéznénk, hogyan segíthet egy terepi szervizmenedzsment szoftver ezeknek az üzemeltetési vezetőknek céljaik elérésében, hasznos lenne megérteni a terepi szervizüzletág által az elmúlt néhány évben elért eredményeket.
Nem is olyan régen a helyszíni szervizirányítás egyszerűen azt jelentette, hogy minden egyes helyszíni szerviztechnikusnak rendszeresen be kellett jelentkeznie a back office-ba a munkaterületről, hogy jelentést tegyen az előrehaladásról, az állapotról, az útlezárásokról stb.
Az új valóság az, hogy a sikeres helyszíni szervizszolgáltató vállalkozások azok, amelyek megértik és magukévá teszik a mobiltechnológia előnyeit. A terepmunkásoknak egyetlen nap alatt több helyszínt kell felkeresniük, és munkájuk elvégzéséhez autonómnak és felhatalmazottnak kell lenniük. A központi iroda és a helyszíni szerviz szakemberei közötti kommunikációnak felhőalapú rendszeren keresztül kell történnie.
Lépjen be a terepi szervizmenedzsment szoftverbe.
A helyszíni szervizmenedzsment szoftver tökéletes megoldás a működési költségek csökkentésére és a műveletek teljes modernizálására. A terepi szervizszoftver központosítja az olyan alapvető adatokat, mint a szervizkérelmek, a szerviztörténet, a vállalat adatai, az alkalmazottak ütemezése, a járművezetői naplók, a készletgazdálkodás és még sok más.
A mobil terepi szerviz fejlődésének felkarolásával és a terepi szerviztechnikusok mobil eszközökkel való ellátásával Ön megszünteti a kézi folyamatokat, csökkenti az emberi hibalehetőségeket, csökkenti a rezsiköltségeket vagy az adminisztrációs költségeket, valamint javítja a kommunikációt.
A technikusoknak mindössze annyit kell tenniük, hogy bejelentkeznek a helyszíni szervizalkalmazásba, és valós idejű, offline hozzáférést kapnak a szükséges információkhoz. Nincs telefonhívás, nincs oda-vissza kapcsolattartás az irodával, nincs félreértés – csak egy könnyen használható mobilalkalmazás, amely mindent egy helyen tart.
A terepi szervizszoftverek hatása
Sok terepi szervizszolgáltató vállalkozás fogja elmondani, hogy sikerük nagy része attól függ, hogyan kezelik az erőforrásaikat.
Egy kutatás szerint a terepi technikusok több mint 45%-ának nincs elegendő eszköze a munkájához. Az olyan fejlett technológiák, mint a gépi tanulás, gyors ütemben mozdítják elő a folyamatokat, de sok vállalat még mindig manuálisan kezeli a műveleteket.
A kézi munka késedelmeket okoz, csökkenti a termelékenységet, és rossz ügyfélélményt eredményez.
Ez az a terület, ahol a helyszíni szervizirányítási szoftver segíthet Önnek csökkenteni ezeket a kockázatokat, és megvalósíthatja a végponttól végpontig tartó helyszíni szervizautomatizálást:
Növelje az ügyfelek elégedettségét
A mobil terepi szolgálatnak úgy kell működnie, mint egy svájci órának. Az ügyfelek elvárásai szuper magasak, többek között a zéró leállási idő és az azonnali technikai támogatás.
A helyszíni szervizirányítási szoftver segíthet az üzleti műveletek felgyorsításában, az emberi hibák csökkentésében, valamint az ügyfelek elégedettségének javításában, és ami még fontosabb, az ügyfélhűség kialakításában.
Automatizálás
Egy rugalmas terepi szervizkezelő szoftver automatizálja a műveleteket, és hozzáférhető információáramlást biztosít a csapattagok, az osztályok és az ügyfelek között. Az adatok központosítása és a kommunikáció automatizálása rendkívül előnyös egy nagy csoport irányításakor.
A csapat minden felhatalmazott tagja hozzáférhet az ügyfélre, a helyszínekre, a követelményekre és a feladatokra vonatkozó szükséges részleteket tartalmazó adatbázishoz. Az adminisztrációs feladatokra fordított kevesebb idővel a csapatok termelékenysége nőni fog, és a szolgáltatásnyújtás érezhetően gyorsabb lesz.
Mobilitás
Ha mobileszközöket biztosít, a szerviztechnikusok magukkal viszik a szükséges tudásbázist és digitális eszközöket, így csökkentve a back office-ral való kommunikációra fordított időt. A modern helyszíni szervizmenedzsment-megoldás mobil képességei növelik a szerviz hatékonyságát.
A mobil munkaerőnek mobil megoldásra van szüksége, ez ilyen egyszerű.
Nyomon követés
Az FSM szoftver megjeleníti az alkalmazott helyét, és segít az idő és az útvonalak jobb megbecslésében. A nyomkövetési funkció növeli alkalmazottai biztonságát és hitelességét, nem is beszélve az ügyfelek bizalmáról.
Valós idejű feladatértékelés
Közvetlenül a feladat elvégzése után az ügyfelek aláírhatják és értékelhetik az alkalmazott munkájának minőségét. Például egy rövid felmérés a szolgáltatási teljesítmény értékelésére. A valós idejű feladatértékelés jobb rálátást ad arra, hogyan működik a vállalata.
Automatizálja az ütemezést
Mivel a helyszíni szerviztevékenységek nagyon dinamikusak, a vállalatoknak felváltva kell a munkamegrendelések és a műveletek ütemezése, a problémák megoldása, az adminisztráció és minden más között váltakozniuk.
Az FSM szoftver intelligens ütemezést biztosít a csapat elérhetősége, a helyszín és a korábbi munkatörténet alapján.
Hogyan működik az FSM szoftver?
Az FSM-technológia pedig automatizálja az összes olyan folyamatot, amelyet egy átlagos terepi szervizszolgáltató vállalat minden nap elvégez.
Az FSM technológiai megoldások jellemzően mobilak, lehetővé téve az alkalmazottak számára, hogy ugyanazokat az eszközöket használják, amelyeket a napi működésük során is használnak, hogy folyamatos kapcsolatot tartsanak fenn, így mindent valós időben nyomon követhetnek.
Ha Ön például egy vízvezeték-szerelő cég vezetője vagy tulajdonosa, néhány furgonnal és alkalmazottal, akkor az FSM tech megoldás így működne:
- A rendszer figyelmezteti az alkalmazottakat egy új munkamegrendelésre, és minden információt és ügyféltörténetet biztosít számukra.
- Ezután nyomon követi, hogy melyik alkalmazott melyik furgont és szerszámot vitte el.
- Ezzel egyidejűleg a központi adatbázisban megjelennek a rendelkezésre álló eszközök.
- A következő munkamegrendelést ezután elküldi a rendelkezésre álló alkalmazottaknak, hogy előválasszák a rendelkezésre álló járműveket és szerszámokat.
- A folyamat során az energia- és üzemanyag-fogyasztásra, a termelékenységre, az első javításra és minden más mérőszámra vonatkozó információkat lekérdezzük, tároljuk és elemezzük.
- Az információkat továbbítják az illetékes részlegeknek (pl. könyvelés).
- Mivel minden automatizált, a dolgozóknak nem kell semmit sem kézzel elvégezniük.
- Egyszerűen minden elérhető egy gombnyomással. Elérhető egy ügyfél meglátogatására? Kattintson az “igen” gombra. Munka elvégezve? Kattintson a “kész” gombra.
Az FSM szoftvermegoldások mindenféle formában és méretben léteznek, és jellemzően a következő funkciókat biztosítják:
- Ütemezés, ütemezés és a feladatok delegálása
- Munkamegrendelés-kezelés
- A mobil munka állapotának valós idejű elemzése
- A rezsiköltségek és a papírmunka csökkentése
- Az első alkalommal történő rögzítés arányának növekedése
- A termelékenység és a hatékonyság növelése
A Field Service Management szoftver előnyei
Egy professzionális helyszíni szervizmenedzsment szoftver számos előnnyel jár a helyszíni szervizvállalkozások számára.
Először is, növeli az ügyfelek elégedettségét.
Mivel sokkal könnyebb összehangolni a feladatokat, az ügyfelek rövidebb idő alatt elérhetők. Ha pedig bármilyen potenciális probléma merülne fel, gyorsan azonosíthatja azokat a feladatok állapotának és a megjegyzéseknek a nyomon követését lehetővé tevő funkciók segítségével.
Tegyük fel, hogy olyan terepi szolgáltatást kínál, amely különböző szakterületekre terjed ki. Ebben az esetben is beállíthat egy olyan rendszert, amely az adott problémához szükséges készségekkel rendelkező technikusoknak osztja ki a feladatokat.
Másodszor, a jó FSM szoftver növeli az alkalmazottak elégedettségét.
Mivel a tevékenységek automatizálva vannak, a különböző típusú alkalmazottak (mind a technikusok, mind a back-office alkalmazottak) az adminisztratív munka helyett az optimalizálásra összpontosíthatnak.
Ezekkel az eszközökkel automatizálhatja a rutinfeladatokat, így az alkalmazottai felszabadulnak, hogy azt tegyék, amihez a legjobban értenek: kiváló szolgáltatást nyújtsanak.
Végezetül, sokkal könnyebb méretezni a vállalkozást, ha pontos betekintést nyerhet az üzleti folyamatokba.
A helyszín és az eszközök valós idejű nyomon követésétől kezdve az ügyféltörténetig és a munka állapotáig zökkenőmentesebbé teheti műveleteit. Ha probléma merül fel, a feladatok újraosztása egyetlen kattintással elvégezhető. Ezek a rendszerek megkönnyítik a jobb leltár- és minőségirányítást is.
És mivel a múltbeli adatokat összesítik, jobb döntéseket hozhat velük az egyes ügyfelek, alkalmazottak és üzleti célok tekintetében.
Mit kell figyelembe venni a Field Service Management szoftverszolgáltató kiválasztásakor?
Az első dolog, amit figyelembe kell vennie, az a meglévő rendszerekkel való integráció.
Ha már használ eszközöket az ERP, az ügyfélkapcsolat-kezelés, a készletgazdálkodás, az értékesítés vagy a helyszíni szerviztevékenységek bármely más aspektusa számára, nézze meg, hogy az egyes eszközök (és a jövőbeli FSM-eszköz) milyen fokú integrációt kínálnak.
Jellemzően ezek a megoldások mindegyike kínál közvetlen integrációt a főbb szoftverekkel, valamint API- vagy harmadik féltől származó integrációkat (például Zapier-integrációkat), amelyek szintén beállíthatók.
Ideális esetben végső soron képes lesz arra, hogy rendszereit egy központi adatbázishoz kapcsolja, és csökkentse az adatsilók számát a vállalatnál.
A megelőző karbantartás szintén az egyik legkritikusabb tényező. Ön csökkenteni szeretné a költségeket, és egyes FSM-eszközök ezen aspektusa segíthet a figyelmeztető jelek felismerésében, még mielőtt a probléma bekövetkezne.
Gyakran ismételt kérdések a Field Service Management & FSM szoftverekről
Igen!
Az FSM szoftverek árazása jellemzően a freemium ($0) és a magasabb árcédulával rendelkező, előkelőbb megoldások között változik. A funkciókat azonban mindenki használhatja, és jellemzően a felhasználók számától függően változnak, ami azt jelenti, hogy akkor is elérheti üzleti céljait, ha nem egy nagy céget vezet.
Az FSM segítségével minden rendezetten nyomon követhető, megjeleníthető, felcímkézhető és hozzárendelhető az Ön által választott módszer szerint.
Ha tehát biztosítani szeretné, hogy az elsőként beérkezett készlet kerüljön ki először, akkor ezt teljes mértékben megteheti.
Így van, mivel nagyobb átláthatóságot biztosít.
Képes látni a terepmunkák elvégzéséhez szükséges összes erőforrás rendelkezésre állását.
A legjobb FSM szoftver az, amelyik megfelel az Ön üzleti igényeinek, a csapat méretének és a piacnak.
Több ezer megoldás áll rendelkezésre, Önnek csak annyit kell tennie, hogy előzetesen felméri őket.
Szeretné, ha a terepi szervizcége gyarapodna? Kérjen bemutatót, és mi felvesszük Önnel a kapcsolatot, hogy többet tudjunk meg a Frontu FSM előnyeiről az Ön vállalkozása számára.
