Field Service Management i 2023: Den definitive guiden

Feltservicebransjen har gått gjennom en stor endring de siste par årene.

Noen av de største utfordringene er logistikk, ressursstyring, tids- og oppgaveplanlegging og teamadministrasjon.

En rask og effektiv løsning på alle disse utfordringene er Field Service Management (FSM).

I dette innlegget får du vite alt du trenger å vite om løsninger for administrasjon av felttjenesterprogramvare for feltservice, og hva du kan forvente av tjenesteleverandører.

La oss dykke rett inn i det!

Hva er Field Service Management?

Field service management er prosessen med å føre tilsyn med og lede et selskaps mobile ressurser (utstyr, feltteknikere) som opererer ute hos kundene.

Et godt eksempel er telekommunikasjonsselskaper. Serviceteknikere som jobber for kommunikasjonsselskaper, er ansvarlige for å frakte kabler, rutere og annet utstyr og materiell utenfor selskapets eiendom for å yte service til kundene.

For å gjøre dette mulig ansetter kommunikasjonsselskaper driftsledere som tar seg av hele prosessen med å administrere feltservice. Disse lederne må håndtere alt fra planlegging og ruteoptimalisering til planlegging av oppgaver, utsending av utstyr og overordnet prosjektstyring. Deres hovedoppgave er å forbedre driftseffektiviteten og gi hver enkelt servicetekniker mulighet til å gjøre jobben sin så godt som mulig.

Alle feltserviceteam trenger et FSM-støtterammeverk for å kunne levere eksepsjonell service:

• Finn kjøretøy og ressurser
• Kapitalforvaltning
• Avansert planlegging og utsendelse av arbeidsordrer
• Fakturering, regnskap og andre backoffice-oppgaver

Betydningen av å modernisere feltservicevirksomheten

Før vi går videre og ser på hvordan en programvare for feltserviceledelse kan hjelpe disse driftslederne med å nå målene sine, kan det være nyttig å forstå hvilke fremskritt feltservicebransjen har gjort de siste par årene.

Det er ikke lenge siden feltserviceledelse ganske enkelt innebar at hver enkelt servicetekniker med jevne mellomrom måtte ta kontakt med backoffice på jobbstedet for å rapportere fremdrift, status, veisperringer osv.

Den nye virkeligheten er at de som lykkes i feltservice, er de som forstår og omfavner fordelene med mobil teknologi. Feltarbeidere må besøke flere arbeidsplasser i løpet av en dag, og de må være selvstendige og ha fullmakt til å gjøre jobben sin. Kommunikasjonen mellom hovedkontoret og uteservicemedarbeiderne bør skje gjennom et skybasert system.

Gå inn i programvaren for feltserviceadministrasjon.

En programvare for feltserviceadministrasjon er den perfekte løsningen for å redusere driftskostnadene og modernisere driften helt og holdent. Programvare for feltservice sentraliserer viktige data som serviceforespørsler, servicehistorikk, bedriftsdetaljer, planlegging av ansatte, sjåførlogger, lagerstyring og mer.

Ved å omfavne utviklingen innen mobil feltservice og utstyre feltteknikerne med mobile enheter, eliminerer du manuelle prosesser, reduserer mulighetene for menneskelige feil, reduserer overhead- og administrasjonskostnader og forbedrer kommunikasjonen.

Alt teknikerne trenger å gjøre, er å logge seg på feltserviceappen og få tilgang til den informasjonen de trenger i sanntid og offline. Ingen telefonsamtaler, ingen frem og tilbake med kontoret, ingen feilkommunikasjon – bare en brukervennlig mobilapp som holder alt samlet på ett sted.

Effekten av programvare for feltservice

Mange feltbedrifter vil fortelle deg at en stor del av suksessen deres avhenger av hvordan du forvalter ressursene dine.

Ifølge undersøkelser har over 45 % av feltteknikerne ikke tilstrekkelig med verktøy for arbeidet sitt. Avansert teknologi som maskinlæring gjør at prosessene går raskt fremover, men mange selskaper håndterer fortsatt driften manuelt.

Manuelt arbeid fører til forsinkelser, reduserer produktiviteten og gir en dårlig kundeopplevelse.

Det er her programvaren for feltserviceadministrasjon kan hjelpe deg med å redusere disse risikoene og oppnå ende-til-ende-automatisering av feltservice:

Øke kundetilfredsheten

Mobil feltservice skal fungere som en sveitsisk klokke. Kundene har svært høye forventninger, som blant annet innebærer null nedetid og umiddelbar teknisk støtte.

En programvare for feltserviceadministrasjon kan bidra til å fremskynde forretningsdriften, redusere menneskelige feil, forbedre kundetilfredsheten og, enda viktigere, bygge kundelojalitet.

Automatisering

En fleksibel programvare for feltservicestyring automatiserer driften og sørger for en tilgjengelig informasjonsflyt mellom teammedlemmer, avdelinger og kunder. Sentralisering av data og automatisering av kommunikasjon er svært fordelaktig når man skal administrere en stor gruppe.

Alle autoriserte teammedlemmer har tilgang til databasen med nødvendig informasjon om kunden, lokasjoner, krav og oppgaver. Med mindre tid brukt på administrative oppgaver vil teamene øke produktiviteten, og tjenesteleveransen vil gå merkbart raskere.

Mobilitet

Når du tilbyr mobile verktøy, har serviceteknikerne med seg kunnskapsbasen og de digitale verktøyene de trenger, noe som reduserer tiden de bruker på å kommunisere med backoffice. De mobile funksjonene i en moderne løsning for feltserviceadministrasjon øker effektiviteten.

En mobil arbeidsstyrke trenger en mobil løsning, så enkelt er det.

Sporing

FSM-programvaren viser hvor de ansatte befinner seg, og gjør det enklere å estimere tid og ruter. Sporingsfunksjonen øker de ansattes sikkerhet og troverdighet, for ikke å snakke om kundenes tillit.

Oppgavevurdering i sanntid

Umiddelbart etter at oppgaven er utført, kan kundene signere og vurdere kvaliteten på de ansattes arbeid. For eksempel en kort spørreundersøkelse for å evaluere tjenesteytelsen. Oppgaveevaluering i sanntid gir et bedre perspektiv på hvordan bedriften din fungerer.

Automatiser planleggingen

Siden feltservice er svært dynamisk, må bedriftene veksle mellom å planlegge arbeidsordrer og operasjoner, løse problemer, administrere og alt mulig annet.

FSM-programvaren tilbyr smart planlegging basert på teamets tilgjengelighet, plassering og tidligere arbeidshistorikk.

Hvordan fungerer FSM-programvaren?

Og FSM-teknologien automatiserer alle prosessene et vanlig feltserviceselskap utfører hver dag.

FSM-teknologiløsningene er vanligvis mobile, slik at de ansatte kan bruke de samme enhetene som de bruker i det daglige, og opprettholde en konstant forbindelse slik at alt kan spores i sanntid.

Hvis du for eksempel er leder eller eier av et rørleggerfirma med noen varebiler og ansatte, er det slik en FSM-teknologiløsning vil fungere:

• Systemet varsler de ansatte om en ny arbeidsordre og gir dem all informasjon og kundehistorikk.
• Deretter overvåkes det hvilke ansatte som har tatt hvilken varebil og hvilke verktøy.
• Samtidig viser den sentrale databasen tilgjengelige verktøy.
• Deretter sendes følgende arbeidsordre til de tilgjengelige medarbeiderne for å forhåndsvelge tilgjengelige kjøretøy og verktøy.
• Gjennom hele prosessen hentes, lagres og analyseres informasjon om energi-/drivstofforbruk, produktivitet, førstegangsfiksering og alle andre måleparametere.
• Informasjonen sendes videre til de relevante avdelingene (f.eks. regnskap).
• Siden alt er automatisert, trenger ikke medarbeiderne å gjøre noe manuelt.
• Alt er enkelt tilgjengelig med et klikk på en knapp. Tilgjengelig for å besøke en kunde? Klikk på “ja”. Jobben fullført? Klikk på “ferdig”.

FSM-programvareløsninger finnes i alle former og størrelser, og de tilbyr vanligvis følgende funksjoner

• Dispatching, planlegging og delegering av oppgaver
• Håndtering av arbeidsordre
• Sanntidsanalyse av mobil arbeidsstatus
• Reduksjon av faste kostnader og papirarbeid
• Økning i antall førstegangsfikseringer
• Økt produktivitet og effektivitet

Fordeler med programvare for Field Service Management

En profesjonell programvare for administrasjon av feltservice har mange fordeler for en feltservicevirksomhet.

For det første øker det kundetilfredsheten.

Siden det er mye enklere å koordinere oppgavene, kan kundene nås på kortere tid. Og hvis det oppstår potensielle problemer, kan du raskt identifisere dem ved hjelp av funksjoner som lar deg overvåke oppgavestatus og kommentarer.

Sett at du tilbyr en felttjeneste som dekker ulike fagområder. I så fall kan du også sette opp et system for å tildele oppgaver til teknikere som har den nødvendige kompetansen for et bestemt problem.

For det andre vil god FSM-programvare øke medarbeidertilfredsheten.

Siden aktivitetene er automatisert, kan alle typer ansatte (både teknikere og backoffice-ansatte) fokusere på optimalisering i stedet for administrativt arbeid.

Med disse verktøyene kan du automatisere rutineoppgaver, slik at medarbeiderne dine kan gjøre det de er best til: å yte fremragende service.

Til slutt er det mye enklere å skalere virksomheten når du har nøyaktig innsikt i forretningsprosessen.

Med alt fra sanntidssporing av lokasjon og eiendeler til kundehistorikk og jobbstatus kan du drive virksomheten mer smidig. Hvis det oppstår et problem, er det bare å klikke for å tildele oppgaver på nytt. Disse systemene legger også til rette for bedre lager- og kvalitetsstyring.

Og siden de samler historiske data, kan du bruke dem til å ta bedre beslutninger for hver enkelt kunde, medarbeider og forretningsmål.

Hva du bør tenke på når du velger leverandør av programvare for Field Service Management

Det første du bør tenke på, er integrasjon med de eksisterende systemene dine.

Hvis du allerede bruker verktøy for ERP, kunderelasjonsstyring, lagerstyring, salg eller andre aspekter av feltservicevirksomheten, bør du ta en titt på graden av integrasjon hvert enkelt verktøy (og ditt fremtidige FSM-verktøy) tilbyr.

Alle disse løsningene tilbyr vanligvis direkte integrasjon med større programvare og API- eller tredjepartsintegrasjoner (for eksempel Zapier-integrasjoner) som også kan settes opp.

Ideelt sett vil du til slutt kunne koble systemene dine til en sentral database og redusere antallet datasiloer i bedriften.

Forutseende vedlikehold er også en av de mest kritiske faktorene. Du ønsker å redusere kostnadene, og dette aspektet ved enkelte FSM-verktøy kan hjelpe deg med å oppdage faresignaler allerede før et problem har oppstått.

Ofte stilte spørsmål om Field Service Management og FSM-programvare

Vil du se din feltservicebedrift blomstre? Be om en demo, så kontakter vi deg for å snakke mer om fordelene Frontu FSM gir din virksomhet.