Upravljanje terenskom službom u 2023.: Konačan vodič

Industrija terenskih usluga prošla je kroz posljednjih nekoliko godina.

Neke od glavnih bolnih točaka su logistika, upravljanje resursima, planiranje vremena i zadataka te administracija tima.

Brzo i učinkovito rješenje za sve te izazove je upravljanje terenskim uslugama (FSM).

U ovom postu naučit ćete sve što trebate znati o rješenjima za upravljanje terenskim uslugama , softveru za terenske usluge i što možete očekivati ​​od pružatelja usluga.

Zaronimo odmah!

Što je Field Service Management?

Upravljanje terenskom uslugom je proces nadziranja i usmjeravanja mobilnih resursa tvrtke (oprema, terenski tehničari) koji rade u prostorijama klijenta.

Dobar primjer su telekomunikacijske tvrtke. Tehničari terenske službe koji rade za tvrtke za komunikaciju odgovorni su za nošenje kabela, usmjerivača i druge opreme i materijala izvan vlasništva tvrtke kako bi pružali usluge klijentima.

Kako bi to omogućili, tvrtke za komunikaciju zapošljavaju operativne menadžere da preuzmu cijeli proces upravljanja terenskom službom. Od planiranja i optimizacije rute do zadataka planiranja, dispečerske opreme i cjelokupnog upravljanja projektom, ovi se menadžeri moraju nositi s mnogo pokretnih dijelova. Njihova glavna briga je poboljšati operativnu učinkovitost i osnažiti svakog servisera da svoj posao obavlja što je moguće bolje.

Svaki terenski tim treba FSM okvir podrške kako bi pružio iznimnu uslugu:

• Locirajte vozila i resurse
• Upravljanje imovinom
• Napredno planiranje i otprema radnih naloga
• Naplata, računovodstvo i drugi zadaci u pozadinskom uredu

Važnost modernizacije operacija terenske službe

Prije nego što krenemo dalje i vidimo kako softver za upravljanje terenskim uslugama može pomoći tim operativnim menadžerima da ostvare svoje ciljeve, bilo bi korisno razumjeti napredak koji je posao terenskih usluga postigao u posljednjih nekoliko godina.

Nedavno je upravljanje terenskom službom jednostavno značilo da je svaki tehničar terenske službe morao povremeno provjeravati pozadinski ured s radnog mjesta kako bi izvijestio o napretku, statusu, preprekama na cesti itd.

Nova stvarnost je da su uspješne tvrtke koje pružaju terenske usluge one koje razumiju i prihvaćaju prednosti mobilne tehnologije. Radnici na terenu moraju posjetiti više radilišta u jednom danu i moraju biti autonomni i ovlašteni za obavljanje svog posla. Komunikacija između glavnog ureda i praktičara terenske službe trebala bi se odvijati putem sustava temeljenog na oblaku.

Unesite softver za upravljanje terenskim uslugama.

Softver za upravljanje terenskim uslugama savršeno je rješenje za smanjenje operativnih troškova i potpunu modernizaciju poslovanja. Softver za terenske usluge centralizira bitne podatke kao što su zahtjevi za uslugama, povijest usluga, detalji o tvrtki, raspored zaposlenika, zapisnici vozača, upravljanje zalihama i još mnogo toga.

Prihvaćanjem evolucije mobilne terenske usluge i opskrbom tehničara terenske službe s mobilnim uređajima, eliminirate ručne procese, smanjujete mogućnosti ljudske pogreške, smanjujete režijske ili administrativne troškove, kao i poboljšavate komunikaciju.

Sve što tehničari trebaju učiniti je prijaviti se u svoju aplikaciju terenske usluge i dobiti offline pristup informacijama u stvarnom vremenu. Nema telefonskih poziva, nema naprijed-natrag s uredom, nema pogrešne komunikacije – samo mobilna aplikacija jednostavna za korištenje koja sve drži na jednom mjestu.

Utjecaj softvera za terenske usluge

Ono što će vam mnoge tvrtke koje pružaju usluge na terenu reći jest da veliki dio njihovog uspjeha ovisi o tome kako upravljate svojim resursima.

Prema istraživanju, više od 45% terenskih tehničara nema dovoljno alata za svoj rad. Napredne tehnologije poput strojnog učenja ubrzano pokreću procese, no mnoge tvrtke još uvijek ručno upravljaju svojim operacijama.

Ručni rad uzrokuje kašnjenja, smanjuje produktivnost i dovodi do lošeg korisničkog iskustva.

Ovdje vam softver za upravljanje terenskim uslugama može pomoći da ublažite te rizike i postignete automatizaciju terenskih usluga od kraja do kraja:

Povećajte zadovoljstvo kupaca

Mobilna terenska služba trebala bi raditi kao švicarski sat. Očekivanja korisnika su super visoka i među ostalima uključuju nulti zastoj i trenutnu tehničku podršku.

Softver za upravljanje terenskim uslugama može pomoći u ubrzanju poslovnih operacija, smanjenju ljudskih pogrešaka i poboljšanju zadovoljstva kupaca te, što je još važnije, izgraditi lojalnost kupaca.

Automatizacija

Fleksibilni softver za upravljanje uslugama na terenu automatizira operacije i pruža pristupačan protok informacija među članovima tima, odjelima i kupcima. Centralizacija podataka i automatizacija komunikacije vrlo su korisni pri upravljanju velikom grupom.

Svaki ovlašteni član tima može pristupiti bazi podataka s potrebnim detaljima o klijentu, lokacijama, zahtjevima i zadacima. S manje vremena provedenog na administratorskim zadacima, timovi će povećati produktivnost, a isporuka usluga bit će osjetno brža.

Mobilnost

Kada pružate mobilne alate, servisni tehničari sa sobom nose bazu znanja i digitalne alate koji su im potrebni, smanjujući vrijeme provedeno u komunikaciji s pozadinskim uredom. Mobilne mogućnosti modernog rješenja za upravljanje uslugama na terenu povećavaju učinkovitost usluge.

Mobilna radna snaga treba mobilno rješenje, to je tako jednostavno.

Praćenje

Softver FSM prikazuje lokaciju zaposlenika i pomaže u boljoj procjeni vremena i ruta. Značajka praćenja povećava sigurnost i vjerodostojnost vaših zaposlenika, a da ne spominjemo i povjerenje kupaca.

Procjena zadataka u stvarnom vremenu

Odmah nakon izvršenja zadatka klijenti mogu potpisati i ocijeniti kvalitetu rada vaših zaposlenika. Na primjer, kratka anketa za procjenu uspješnosti usluge. Procjena zadataka u stvarnom vremenu daje bolju perspektivu o tome kako vaša tvrtka posluje.

Automatizirajte zakazivanje

Budući da su poslovi terenske službe vrlo dinamični, tvrtke moraju naizmjenično raspoređivati ​​radne naloge i operacije, rješavati probleme, administrirati i sve ostalo.

FSM softver pruža pametno zakazivanje na temelju dostupnosti vašeg tima, lokacije i prethodne radne povijesti.

Kako radi softver FSM?

A FSM tehnologija automatizira sve procese koje standardna terenska servisna tvrtka obavlja svaki dan.

Tipično, tehnološka rješenja FSM-a su mobilna, omogućujući zaposlenicima da koriste iste uređaje koje su koristili u svojim svakodnevnim operacijama za održavanje stalne veze kako bi se sve moglo pratiti u stvarnom vremenu.

Na primjer, ako ste upravitelj ili vlasnik vodoinstalaterske tvrtke s nekoliko kombija i zaposlenika, ovo bi funkcioniralo tehničko rješenje FSM-a:

• Sustav bi obavijestio zaposlenike o novom radnom nalogu i dao im sve informacije i povijest klijenata.
• Zatim se prati koji su zaposlenici uzeli koji kombi i alat.
• Istovremeno, središnja baza podataka prikazuje dostupne alate.
• Sljedeći radni nalog zatim se šalje raspoloživim zaposlenicima radi prethodnog odabira raspoloživih vozila i alata.
• Tijekom procesa, informacije o potrošnji energije/goriva, produktivnosti, prvom popravku i svim ostalim mjernim podacima dohvaćaju se, pohranjuju i analiziraju.
• Informacije se prosljeđuju relevantnim odjelima (npr. računovodstvu).
• Budući da je sve automatizirano, nema potrebe da radnici rade nešto ručno.
• Sve je jednostavno dostupno pritiskom na gumb. Dostupan za posjet klijentu? Kliknite ‘da’. Posao završen? Pritisnite ‘gotovo’.

FSM softverska rješenja dolaze u svim oblicima i veličinama i obično pružaju sljedeće funkcije:

• Otpremanje, raspoređivanje i delegiranje zadataka
• Upravljanje radnim nalozima
• Analiza statusa mobilnog rada u stvarnom vremenu
• Smanjenje režijskih troškova i papirologije
• Povećanje stopa prvog popravka
• Povećanje produktivnosti i učinkovitosti

Prednosti softvera za upravljanje terenskim uslugama

Profesionalni softver za upravljanje terenskim uslugama ima mnoge prednosti za terenske usluge.

Prvo, povećava zadovoljstvo kupaca.

Budući da je puno lakše koordinirati zadatke, do kupaca se dolazi u kraćem vremenu. A ako postoje potencijalni problemi, možete ih brzo identificirati pomoću značajki koje vam omogućuju praćenje statusa zadataka i komentara.

Pretpostavimo da nudite uslugu na terenu koja pokriva različita područja stručnosti. U tom slučaju također možete postaviti sustav za dodjeljivanje zadataka tehničarima koji imaju potrebne vještine za određeni problem.

Drugo, dobar FSM softver će povećati zadovoljstvo zaposlenika.

Budući da su aktivnosti automatizirane, zaposlenici svih vrsta (i tehničari i zaposlenici u pozadinskim uredima) mogu se usredotočiti na optimizaciju umjesto na administrativni rad.

S ovim alatima možete automatizirati rutinske zadatke, oslobađajući svoje zaposlenike da rade ono što znaju najbolje: pružaju izvrsnu uslugu.

Konačno, puno je lakše proširiti svoje poslovanje kada imate točan uvid u poslovni proces.

Od praćenja lokacije i imovine u stvarnom vremenu do povijesti kupaca i statusa posla, svoje operacije možete voditi glatko. Ako se pojavi problem, preraspodjela zadataka je stvar jednog klika. Ovi sustavi također olakšavaju poboljšano upravljanje zalihama i kvalitetom.

A budući da prikupljaju povijesne podatke, možete ih koristiti za donošenje boljih odluka za svakog kupca, zaposlenika i poslovni cilj.

Što treba uzeti u obzir pri odabiru dobavljača softvera za upravljanje terenskim uslugama

Prva stvar koju biste trebali razmotriti je integracija s vašim postojećim sustavima.

Ako već koristite alate za ERP, upravljanje odnosima s klijentima, upravljanje zalihama, prodaju ili bilo koji drugi aspekt vašeg poslovanja na terenu, pogledajte stupanj integracije koji svaki alat (i vaš budući FSM alat) nudi.

Obično sva ova rješenja nude izravnu integraciju s glavnim softverom i API-jem ili integracijama trećih strana (kao što su Zapier integracije) koje se također mogu postaviti.

U idealnom slučaju, moći ćete u konačnici povezati svoje sustave sa središnjom bazom podataka i smanjiti broj silosa podataka u vašoj tvrtki.

Predviđeno održavanje također je jedan od najkritičnijih čimbenika. Želite smanjiti troškove, a ovaj aspekt nekih FSM alata može vam pomoći u otkrivanju znakova upozorenja čak i prije nego što se problem dogodi.

Često postavljana pitanja o Field Service Management & FSM softveru

Želite li vidjeti kako vaša tvrtka za terenske usluge napreduje? Zatražite demonstraciju i mi ćemo vas kontaktirati da razgovaramo više o prednostima Frontu FSM za vaše poslovanje.