Riadenie služieb v teréne v roku 2023: Definitívny sprievodca

Odvetvie terénnych služieb prešlo za posledných pár rokov zmenami.

Medzi hlavné problémy patrí logistika, riadenie zdrojov, plánovanie času a úloh a správa tímu.

Rýchlym a účinným riešením všetkých týchto problémov je riadenie služieb v teréne (FSM).

V tomto príspevku sa dozviete všetko, čo potrebujete vedieť o riešeniach pre riadenie služieb v teréne, softvéri pre služby v teréne a o tom, čo môžete očakávať od poskytovateľov služieb.

Poďme sa do toho pustiť!

Čo je riadenie služieb v teréne?

Riadenie služieb v teréne je proces dohľadu a riadenia mobilných zdrojov spoločnosti (zariadenia, terénni technici), ktoré pôsobia v priestoroch klienta.

Dobrým príkladom sú telekomunikačné spoločnosti. Servisní technici v teréne, ktorí pracujú pre telekomunikačné spoločnosti, sú zodpovední za prenášanie káblov, smerovačov a iných zariadení a materiálu mimo pozemku spoločnosti, aby mohli poskytovať služby zákazníkom.

Aby to bolo možné, komunikačné spoločnosti najímajú manažérov prevádzky, ktorí preberajú celý proces riadenia služieb v teréne. Títo manažéri sa musia vysporiadať s množstvom pohyblivých častí – od plánovania a optimalizácie trás až po plánovanie úloh, dispečing zariadení a celkové riadenie projektu. Ich hlavným záujmom je zlepšiť prevádzkovú efektívnosť a umožniť každému servisnému technikovi, aby svoju prácu vykonával čo najlepšie.

Každý tím terénnych služieb potrebuje podporný rámec FSM, aby mohol poskytovať výnimočné služby:

• Vyhľadávanie vozidiel a zdrojov
• Správa aktív
• Pokročilé plánovanie a odosielanie pracovných príkazov
• Fakturácia, účtovníctvo a iné úlohy back-office

Význam modernizácie operácií terénnych služieb

Skôr ako sa posunieme ďalej a zistíme, ako môže softvér na riadenie služieb v teréne pomôcť týmto manažérom dosiahnuť ich ciele, bolo by prospešné pochopiť pokrok, ktorý dosiahol podnik v oblasti služieb v teréne za posledných niekoľko rokov.

Nie je to tak dávno, čo riadenie služieb v teréne jednoducho znamenalo, že každý servisný technik v teréne sa musel pravidelne hlásiť do back office z pracoviska, aby nahlásil postup, stav, prekážky na ceste atď.

Nová realita je taká, že úspešné firmy poskytujúce služby v teréne sú tie, ktoré chápu a využívajú výhody mobilných technológií. Pracovníci v teréne musia počas jedného dňa navštíviť viacero pracovísk a potrebujú byť samostatní a mať možnosť vykonávať svoju prácu. Komunikácia medzi centrálou a pracovníkmi terénnych služieb by mala prebiehať prostredníctvom cloudového systému.

Vstúpte do softvéru na riadenie služieb v teréne.

Softvér na riadenie služieb v teréne je ideálnym riešením na zníženie prevádzkových nákladov a celkovú modernizáciu prevádzky. Softvér pre terénne služby centralizuje základné údaje, ako sú servisné požiadavky, servisná história, údaje o spoločnosti, plánovanie zamestnancov, denníky vodičov, správa zásob a ďalšie.

Ak prijmete vývoj mobilných služieb v teréne a poskytnete servisným technikom v teréne mobilné zariadenia, eliminujete manuálne procesy, znížite možnosť ľudskej chyby, znížite režijné alebo administratívne náklady a zlepšíte komunikáciu.

Stačí, ak sa technici prihlásia do svojej aplikácie pre terénne služby a získajú offline prístup k potrebným informáciám v reálnom čase. Žiadne telefonáty, žiadne dohadovanie s kanceláriou, žiadne nedorozumenia – len ľahko použiteľná mobilná aplikácia, ktorá má všetko na jednom mieste.

Vplyv softvéru pre terénne služby

Mnohé firmy poskytujúce služby v teréne vám povedia, že veľká časť ich úspechu závisí od toho, ako riadite svoje zdroje.

Podľa prieskumu viac ako 45 % terénnych technikov nemá dostatočné nástroje na svoju prácu. Pokročilé technológie, ako napríklad strojové učenie, rýchlo posúvajú procesy dopredu, ale mnohé spoločnosti stále riadia svoje činnosti manuálne.

Manuálna práca spôsobuje oneskorenia, znižuje produktivitu a vedie k zhoršeniu zákazníckej skúsenosti.

Práve tu vám môže softvér na riadenie služieb v teréne pomôcť zmierniť tieto riziká a dosiahnuť komplexnú automatizáciu služieb v teréne:

Zvýšenie spokojnosti zákazníkov

Mobilná služba v teréne by mala fungovať ako švajčiarske hodinky. Očakávania zákazníkov sú veľmi vysoké a okrem iného zahŕňajú nulové prestoje a okamžitú technickú podporu.

Softvér na riadenie služieb v teréne môže pomôcť urýchliť obchodné operácie, znížiť počet ľudských chýb, zvýšiť spokojnosť zákazníkov a čo je ešte dôležitejšie, vybudovať ich lojalitu.

Automatizácia

Flexibilný softvér na riadenie služieb v teréne automatizuje operácie a poskytuje prístupný tok informácií medzi členmi tímu, oddeleniami a zákazníkmi. Centralizácia údajov a automatizácia komunikácie je veľmi výhodná pri riadení veľkej skupiny.

Každý oprávnený člen tímu má prístup k databáze s potrebnými údajmi o klientovi, miestach, požiadavkách a úlohách. Vďaka menšiemu množstvu času stráveného administratívnymi úlohami sa zvýši produktivita tímov a poskytovanie služieb bude výrazne rýchlejšie.

Mobilita

Ak poskytnete mobilné nástroje, servisní technici budú mať so sebou databázu znalostí a digitálne nástroje, ktoré potrebujú, čím sa skráti čas strávený komunikáciou s back office. Mobilné možnosti moderného riešenia na riadenie služieb v teréne zvyšujú efektivitu servisu.

Mobilná pracovná sila potrebuje mobilné riešenie, je to tak jednoduché.

Sledovanie

Softvér FSM zobrazuje polohu zamestnanca a pomáha lepšie odhadnúť čas a trasy. Funkcia sledovania zvyšuje bezpečnosť a dôveryhodnosť vašich zamestnancov, nehovoriac o dôvere zákazníkov.

Hodnotenie úloh v reálnom čase

Okamžite po vykonaní úlohy sa môžu klienti podpísať a ohodnotiť kvalitu práce vašich zamestnancov. Napríklad krátky dotazník na zhodnotenie výkonu služby. Hodnotenie úloh v reálnom čase poskytuje lepší prehľad o fungovaní vašej spoločnosti.

Automatizácia plánovania

Keďže činnosť terénnych služieb je veľmi dynamická, spoločnosti musia striedavo plánovať pracovné príkazy a operácie, riešiť problémy, administratívu a všetko ostatné.

Softvér FSM poskytuje inteligentné plánovanie na základe dostupnosti vášho tímu, lokality a predchádzajúcej histórie práce.

Ako funguje softvér FSM?

Technológia FSM automatizuje všetky procesy, ktoré štandardná spoločnosť poskytujúca služby v teréne vykonáva každý deň.

Technologické riešenia FSM sú zvyčajne mobilné a umožňujú zamestnancom používať tie isté zariadenia, ktoré používajú pri každodennej práci, aby si udržiavali neustále spojenie a mohli všetko sledovať v reálnom čase.

Ak ste napríklad manažér alebo majiteľ inštalatérskej spoločnosti s niekoľkými dodávkami a zamestnancami, technické riešenie FSM by fungovalo takto:

• Systém by upozornil zamestnancov na novú pracovnú zákazku a poskytol by im všetky informácie a históriu klientov.
• Potom sleduje, ktorí zamestnanci si vzali ktorú dodávku a náradie.
• Zároveň sa v centrálnej databáze zobrazujú dostupné nástroje.
• Nasledujúci pracovný príkaz sa potom odošle dostupným zamestnancom, aby vopred vybrali dostupné vozidlá a nástroje.
• Počas celého procesu sa získavajú, ukladajú a analyzujú informácie o spotrebe energie/paliva, produktivite, prvej oprave a všetkých ostatných ukazovateľoch.
• Informácie sa odovzdávajú príslušným oddeleniam (napr. účtovníctvu).
• Keďže je všetko automatizované, pracovníci nemusia nič robiť ručne.
• Všetko je jednoducho k dispozícii na jedno kliknutie. Môžete navštíviť klienta? Kliknite na tlačidlo “áno”. Úloha dokončená? Kliknite na tlačidlo “Hotovo”.

Softvérové riešenia FSM majú rôzne podoby a veľkosti a zvyčajne poskytujú tieto funkcie:

• Dispečing, plánovanie a delegovanie úloh
• Správa pracovných objednávok
• Analýza stavu mobilnej práce v reálnom čase
• Zníženie režijných nákladov a papierovania
• Zvýšenie miery prvej opravy
• Zvýšenie produktivity a efektívnosti

Výhody softvéru na riadenie služieb v teréne

Profesionálny softvér na riadenie služieb v teréne má pre podnikanie v oblasti služieb v teréne mnoho výhod.

Po prvé, zvyšuje spokojnosť zákazníkov.

Keďže je oveľa jednoduchšie koordinovať úlohy, k zákazníkom sa dostanete za kratší čas. A ak sa vyskytnú nejaké potenciálne problémy, môžete ich rýchlo identifikovať vďaka funkciám, ktoré umožňujú sledovať stavy úloh a komentáre.

Predpokladajme, že ponúkate terénnu službu, ktorá pokrýva rôzne oblasti odbornosti. V takom prípade môžete nastaviť systém na prideľovanie úloh technikom, ktorí majú potrebné zručnosti na riešenie konkrétneho problému.

Po druhé, dobrý softvér FSM zvýši spokojnosť zamestnancov.

Keďže činnosti sú automatizované, zamestnanci všetkých typov (technici aj zamestnanci back-office) sa môžu namiesto administratívnej práce sústrediť na optimalizáciu.

Pomocou týchto nástrojov môžete automatizovať rutinné úlohy a uvoľniť tak svojim zamestnancom ruky, aby mohli robiť to, čo vedia najlepšie: poskytovať vynikajúce služby.

Nakoniec, je oveľa jednoduchšie rozšíriť podnikanie, keď máte presné informácie o podnikových procesoch.

Od sledovania polohy a majetku v reálnom čase až po históriu zákazníkov a stav úloh môžete riadiť svoje operácie plynulejšie. Ak sa vyskytne problém, opätovné pridelenie úloh je otázkou jediného kliknutia. Tieto systémy tiež uľahčujú lepšie riadenie zásob a kvality.

A keďže agregujú historické údaje, môžete ich použiť na lepšie rozhodovanie pre každého zákazníka, zamestnanca a obchodný cieľ.

Čo treba zvážiť pri výbere poskytovateľa softvéru na riadenie služieb v teréne

V prvom rade by ste mali zvážiť integráciu s existujúcimi systémami.

Ak už používate nástroje ERP, na riadenie vzťahov so zákazníkmi, riadenie zásob, predaj alebo akýkoľvek iný aspekt činnosti terénnych služieb, pozrite sa na mieru integrácie, ktorú jednotlivé nástroje (a váš budúci nástroj FSM) ponúkajú.

Všetky tieto riešenia zvyčajne ponúkajú priamu integráciu s hlavným softvérom a integrácie API alebo integrácie tretích strán (napríklad integrácie Zapier), ktoré možno tiež nastaviť.

V ideálnom prípade budete môcť nakoniec pripojiť svoje systémy k centrálnej databáze a znížiť počet dátových síl vo vašej spoločnosti.

Jedným z najkritickejších faktorov je aj prediktívna údržba. Chcete znížiť náklady a tento aspekt niektorých nástrojov FSM vám môže pomôcť odhaliť varovné signály ešte predtým, ako nastane problém.

Často kladené otázky o riadení služieb v teréne a softvéri FSM

Chcete, aby vaša spoločnosť poskytujúca služby v teréne prosperovala? Požiadajte o demo a my vás budeme kontaktovať, aby sme sa s vami porozprávali o výhodách Frontu FSM pre vašu firmu.