W ciągu ostatnich kilku lat branża usług terenowych przeszła wiele zmian.
Niektóre z głównych bolączek to logistyka, zarządzanie zasobami, planowanie czasu i zadań oraz zarządzanie zespołem.
Szybkim i skutecznym rozwiązaniem wszystkich tych wyzwań jest zarządzanie usługami w terenie (FSM).
W tym poście dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o rozwiązaniach do zarządzania usługami terenowymioprogramowaniu do usług terenowych i czego można oczekiwać od dostawców usług.
Zanurzmy się od razu!
Czym jest zarządzanie usługami terenowymi?
Zarządzanie usługami terenowymi to proces nadzorowania i kierowania mobilnymi zasobami firmy (sprzęt, technicy terenowi), które działają w siedzibie klienta.
Dobrym przykładem są firmy telekomunikacyjne. Technicy terenowi pracujący dla firm telekomunikacyjnych są odpowiedzialni za przenoszenie kabli, routerów oraz innego sprzętu i materiałów poza teren firmy w celu obsługi klientów.
Aby było to możliwe, firmy komunikacyjne zatrudniają kierowników operacyjnych, którzy przejmują cały proces zarządzania usługami w terenie. Od planowania i optymalizacji tras po planowanie zadań, wysyłanie sprzętu i ogólne zarządzanie projektami, menedżerowie ci muszą radzić sobie z wieloma ruchomymi częściami. Ich głównym zadaniem jest poprawa wydajności operacyjnej i umożliwienie każdemu technikowi wykonywania swojej pracy najlepiej jak to możliwe.
Każdy zespół terenowy potrzebuje ram wsparcia FSM, aby świadczyć wyjątkowe usługi:
- Lokalizowanie pojazdów i zasobów
- Zarządzanie aktywami
- Zaawansowane planowanie i wysyłanie zleceń roboczych
- Fakturowanie, księgowość i inne zadania biurowe
Znaczenie modernizacji usług terenowych
Zanim przejdziemy dalej i zobaczymy, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi może pomóc tym menedżerom operacyjnym w osiągnięciu ich celów, korzystne byłoby zrozumienie postępu osiągniętego przez branżę usług terenowych w ciągu ostatnich kilku lat.
Nie tak dawno temu zarządzanie usługami terenowymi oznaczało po prostu, że każdy technik terenowy musiał okresowo meldować się w biurze z miejsca pracy, aby zgłaszać postępy, status, blokady itp.
Nowa rzeczywistość jest taka, że odnoszące sukcesy firmy świadczące usługi w terenie to te, które rozumieją i wykorzystują zalety technologii mobilnych. Pracownicy terenowi muszą odwiedzać wiele miejsc pracy w ciągu jednego dnia i muszą być autonomiczni i upoważnieni do wykonywania swojej pracy. Komunikacja między centralą a pracownikami terenowymi powinna odbywać się za pośrednictwem systemu opartego na chmurze.
Wprowadź oprogramowanie do zarządzania usługami w terenie.
Oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi to idealne rozwiązanie pozwalające obniżyć koszty operacyjne i całkowicie zmodernizować działalność. Oprogramowanie do usług terenowych centralizuje niezbędne dane, takie jak zgłoszenia serwisowe, historia usług, dane firmy, harmonogramy pracowników, dzienniki kierowców, zarządzanie zapasami i inne.
Wdrażając ewolucję mobilnych usług terenowych i wyposażając techników terenowych w urządzenia mobilne, eliminujesz procesy ręczne, zmniejszasz ryzyko błędów ludzkich, obniżasz koszty ogólne lub administracyjne, a także usprawniasz komunikację.
Wszystko, co muszą zrobić technicy, to zalogować się do aplikacji terenowej i uzyskać dostęp do potrzebnych informacji w czasie rzeczywistym, w trybie offline. Bez połączeń telefonicznych, bez kontaktu z biurem, bez nieporozumień – po prostu łatwa w użyciu aplikacja mobilna, która przechowuje wszystko w jednym miejscu.
Wpływ oprogramowania do usług terenowych
Wiele firm świadczących usługi w terenie powie ci, że duża część ich sukcesu zależy od sposobu zarządzania zasobami.
Według badań, ponad 45% techników terenowych nie ma wystarczających narzędzi do pracy. Zaawansowane technologie, takie jak uczenie maszynowe, szybko przyspieszają procesy, ale wiele firm nadal zarządza swoimi operacjami ręcznie.
Praca ręczna powoduje opóźnienia, zmniejsza produktywność i przekłada się na niską jakość obsługi klienta.
To właśnie tutaj oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi może pomóc w ograniczeniu tego ryzyka i osiągnięciu kompleksowej automatyzacji usług terenowych:
Zwiększenie zadowolenia klientów
Mobilne usługi terenowe powinny działać jak w szwajcarskim zegarku. Oczekiwania klientów są bardzo wysokie i obejmują między innymi brak przestojów i natychmiastowe wsparcie techniczne.
Oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi może pomóc przyspieszyć operacje biznesowe, zmniejszyć liczbę błędów ludzkich i zwiększyć zadowolenie klientów, a co ważniejsze, zbudować ich lojalność.
Automatyzacja
Elastyczne oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi automatyzuje operacje i zapewnia dostępny przepływ informacji między członkami zespołu, działami i klientami. Centralizacja danych i automatyzacja komunikacji jest bardzo korzystna w przypadku zarządzania dużą grupą.
Każdy upoważniony członek zespołu może uzyskać dostęp do bazy danych zawierającej niezbędne informacje o kliencie, lokalizacjach, wymaganiach i zadaniach. Dzięki mniejszej ilości czasu spędzanego na zadaniach administracyjnych, zespoły zwiększą produktywność, a świadczenie usług będzie zauważalnie szybsze.
Mobilność
Gdy zapewniasz narzędzia mobilne, technicy serwisowi noszą ze sobą bazę wiedzy i narzędzia cyfrowe, których potrzebują, skracając czas poświęcany na komunikację z biurem. Możliwości mobilne nowoczesnego rozwiązania do zarządzania usługami terenowymi zwiększają wydajność usług.
Mobilni pracownicy potrzebują mobilnych rozwiązań – to bardzo proste.
Śledzenie
Oprogramowanie FSM wyświetla lokalizację pracownika i pomaga lepiej oszacować czas i trasy. Funkcja śledzenia zwiększa bezpieczeństwo i wiarygodność pracowników, nie wspominając o zaufaniu klientów.
Ocena zadań w czasie rzeczywistym
Natychmiast po wykonaniu zadania klienci mogą podpisać i ocenić jakość pracy pracownika. Przykładem może być krótka ankieta oceniająca wykonanie usługi. Ocena zadań w czasie rzeczywistym zapewnia lepszą perspektywę działania firmy.
Automatyzacja planowania
Ponieważ operacje serwisowe w terenie są bardzo dynamiczne, firmy muszą na przemian planować zlecenia pracy i operacje, rozwiązywać problemy, administrować i robić wszystko inne.
Oprogramowanie FSM zapewnia inteligentne planowanie w oparciu o dostępność zespołu, lokalizację i wcześniejszą historię pracy.
Jak działa oprogramowanie FSM?
Technologia FSM automatyzuje wszystkie procesy, które standardowa firma świadcząca usługi w terenie wykonuje każdego dnia.
Zazwyczaj rozwiązania technologiczne FSM są mobilne, umożliwiając pracownikom korzystanie z tych samych urządzeń, których używają w codziennych operacjach, aby utrzymać stałą łączność, dzięki czemu wszystko można śledzić w czasie rzeczywistym.
Na przykład, jeśli jesteś kierownikiem lub właścicielem firmy hydraulicznej z kilkoma samochodami dostawczymi i pracownikami, tak właśnie działałoby rozwiązanie FSM tech:
- System powiadamiał pracowników o nowych zleceniach i dostarczał im wszystkie informacje oraz historię klienta.
- Następnie monitoruje, którzy pracownicy zabrali którą furgonetkę i narzędzia.
- Jednocześnie centralna baza danych pokazuje dostępne narzędzia.
- Następujące zlecenie pracy jest następnie wysyłane do dostępnych pracowników w celu wstępnego wyboru dostępnych pojazdów i narzędzi.
- W trakcie całego procesu pobierane, przechowywane i analizowane są informacje na temat zużycia energii/paliwa, produktywności, poprawek za pierwszym razem i wszystkich innych wskaźników.
- Informacje są przekazywane do odpowiednich działów (np. księgowości).
- Ponieważ wszystko jest zautomatyzowane, pracownicy nie muszą wykonywać żadnych czynności ręcznie.
- Wszystko jest po prostu dostępne po kliknięciu przycisku. Chcesz odwiedzić klienta? Kliknij “tak”. Zadanie zakończone? Kliknij “zakończone”.
Rozwiązania programowe FSM mają różne kształty i rozmiary i zazwyczaj zapewniają następujące funkcje:
- Dysponowanie, planowanie i delegowanie zadań
- Zarządzanie zleceniami pracy
- Analiza statusu pracy mobilnej w czasie rzeczywistym
- Redukcja kosztów ogólnych i formalności
- Wzrost stawek za pierwszą naprawę
- Wzrost produktywności i wydajności
Korzyści z oprogramowania do zarządzania usługami terenowymi
Profesjonalne oprogramowanie do zarządzania usługami w terenie ma wiele zalet dla firmy świadczącej usługi w terenie.
Po pierwsze, zwiększa zadowolenie klientów.
Ponieważ koordynacja zadań jest znacznie łatwiejsza, do klientów dociera się w krótszym czasie. A jeśli pojawią się potencjalne problemy, można je szybko zidentyfikować dzięki funkcjom umożliwiającym monitorowanie statusów zadań i komentarzy.
Załóżmy, że oferujesz usługi terenowe obejmujące różne obszary specjalizacji. W takim przypadku można również skonfigurować system przypisywania zadań do techników, którzy posiadają umiejętności niezbędne do rozwiązania konkretnego problemu.
Po drugie, dobre oprogramowanie FSM zwiększy zadowolenie pracowników.
Ponieważ działania są zautomatyzowane, pracownicy wszystkich typów (zarówno technicy, jak i pracownicy zaplecza) mogą skupić się na optymalizacji zamiast na pracy administracyjnej.
Dzięki tym narzędziom można zautomatyzować rutynowe zadania, uwalniając pracowników od tego, co robią najlepiej: zapewniania doskonałej obsługi.
Wreszcie, znacznie łatwiej jest skalować firmę, gdy ma się dokładny wgląd w proces biznesowy.
Od śledzenia lokalizacji i zasobów w czasie rzeczywistym po historię klientów i status zadań, możesz prowadzić swoje operacje bardziej płynnie. W przypadku wystąpienia problemu, ponowne przypisanie zadań jest kwestią jednego kliknięcia. Systemy te ułatwiają również lepsze zarządzanie zapasami i jakością.
A ponieważ agregują one dane historyczne, można je wykorzystać do podejmowania lepszych decyzji dla każdego klienta, pracownika i celu biznesowego.
Co należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy oprogramowania do zarządzania usługami terenowymi?
Pierwszą rzeczą, którą należy rozważyć, jest integracja z istniejącymi systemami.
Jeśli korzystasz już z narzędzi do ERP, zarządzania relacjami z klientami, zarządzania zapasami, sprzedaży lub jakiegokolwiek innego aspektu swoich działań w terenie, przyjrzyj się stopniowi integracji, jaki oferuje każde z tych narzędzi (i przyszłe narzędzie FSM).
Zazwyczaj wszystkie te rozwiązania oferują bezpośrednią integrację z głównym oprogramowaniem i API lub integracje innych firm (takie jak integracje Zapier), które można również skonfigurować.
Idealnie byłoby, gdybyś mógł ostatecznie połączyć swoje systemy z centralną bazą danych i zmniejszyć liczbę silosów danych w swojej firmie.
Konserwacja predykcyjna jest również jednym z najważniejszych czynników. Zależy nam na redukcji kosztów, a ten aspekt niektórych narzędzi FSM może pomóc w wykrywaniu sygnałów ostrzegawczych jeszcze przed wystąpieniem problemu.
Często zadawane pytania dotyczące zarządzania usługami w terenie i oprogramowania FSM
Tak!
Ceny oprogramowania FSM zazwyczaj wahają się od freemium (0 USD) do zaawansowanych rozwiązań z wyższą ceną. Z funkcjonalności może jednak korzystać każdy i zazwyczaj różnią się one w zależności od liczby użytkowników, co oznacza, że będziesz w stanie osiągnąć swoje cele biznesowe, nawet jeśli nie prowadzisz dużej firmy.
Dzięki FSM wszystko jest starannie śledzone, wyświetlane, oznaczane i przypisywane zgodnie z wybraną metodą.
Jeśli więc chcesz mieć pewność, że zapasy, które przyszły jako pierwsze, wyjdą jako pierwsze, masz taką możliwość.
Tak, ponieważ oferuje większą przejrzystość.
Możesz zobaczyć dostępność wszystkich zasobów potrzebnych do prowadzenia operacji w terenie.
Najlepsze oprogramowanie FSM to ten, który odpowiada potrzebom biznesowym, wielkości zespołu i rynkowi.
Istnieją tysiące dostępnych rozwiązań, wszystko co musisz zrobić, to ocenić je wcześniej.
Chcesz, aby Twoja firma świadcząca usługi w terenie rozwijała się? Poproś o demo, a my skontaktujemy się z Tobą, aby porozmawiać więcej o korzyściach Frontu FSM dla Twojej firmy.
