Buitendienstbeheer in 2023: De Definitieve Gids

De buitendienstsector heeft de afgelopen jaren veel meegemaakt.

Enkele van de belangrijkste pijnpunten zijn logistiek, resource management, tijd- en taakplanning en teamadministratie.

Een snelle en effectieve oplossing voor al deze uitdagingen is field service management (FSM).

In dit artikel leer je alles wat je moet weten over Field Service Management-oplossingenfield service software en wat je kunt verwachten van serviceproviders.

Laten we er meteen in duiken!

Wat is Field Service Management?

Fieldservicemanagement is het proces van toezicht houden op en leiding geven aan de mobiele middelen van een bedrijf (apparatuur, veldtechnici) die op locatie bij de klant werken.

Een goed voorbeeld zijn telecommunicatiebedrijven. Fieldservicetechnici die voor telecommunicatiebedrijven werken, zijn verantwoordelijk voor het vervoeren van kabels, routers en andere apparatuur en materiaal buiten het bedrijfsterrein om klanten van dienst te zijn.

Om dit mogelijk te maken, huren communicatiebedrijven operation managers in om het hele field service managementproces over te nemen. Van planning en routeoptimalisatie tot het plannen van taken, het uitsturen van apparatuur en algemeen projectbeheer, deze managers hebben te maken met veel bewegende delen. Hun belangrijkste zorg is om de operationele efficiëntie te verbeteren en elke servicetechnicus in staat te stellen zijn werk zo goed mogelijk te doen.

Elk buitendienstteam heeft een FSM-ondersteuningsraamwerk nodig om uitzonderlijke service te kunnen leveren:

• Voertuigen en middelen zoeken
• Vermogensbeheer
• Geavanceerde planning en dispatching van werkorders
• Facturering, boekhouding en andere back-office taken

Het belang van het moderniseren van Field Service Operations

Voordat we verder gaan en kijken hoe field service management software deze operation managers kan helpen hun doelen te bereiken, is het goed om te begrijpen welke vooruitgang de field service business de afgelopen jaren heeft geboekt.

Het is nog niet zo lang geleden dat Field Service Management simpelweg betekende dat elke buitendiensttechnicus regelmatig vanaf de werklocatie moest inchecken bij de backoffice om de voortgang, status, wegblokkades, enz. te rapporteren.

De nieuwe realiteit is dat succesvolle buitendienstbedrijven de voordelen van mobiele technologie begrijpen en omarmen. Buitendienstmedewerkers moeten op één dag meerdere werklocaties bezoeken en ze moeten autonoom en bevoegd zijn om hun werk te doen. Communicatie tussen het hoofdkantoor en de buitendienstmedewerkers moet plaatsvinden via een cloudgebaseerd systeem.

Voer software voor buitendienstbeheer in.

Field service management software is de perfecte oplossing om uw operationele kosten te verlagen en uw activiteiten te moderniseren. Field service software centraliseert essentiële gegevens zoals serviceverzoeken, servicegeschiedenis, bedrijfsgegevens, personeelsplanning, bestuurderslogboeken, voorraadbeheer en meer.

Door de mobiele field service evolutie te omarmen en field service technici te voorzien van mobiele apparaten, elimineert u handmatige processen, vermindert u de kans op menselijke fouten, verlaagt u overhead- of administratiekosten en verbetert u de communicatie.

Technici hoeven alleen maar in te loggen op hun buitendienst-app en krijgen offline real-time toegang tot de informatie die ze nodig hebben. Geen telefoontjes, geen heen en weer gepraat met het kantoor, geen miscommunicatie – gewoon een gebruiksvriendelijke mobiele app die alles op één plek bewaart.

De impact van veldservicesoftware

Veel buitendienstbedrijven zullen je vertellen dat een groot deel van hun succes afhangt van de manier waarop je je resources beheert.

Volgens onderzoek heeft meer dan 45% van de buitendienstmonteurs niet voldoende hulpmiddelen voor hun werk. Geavanceerde technologieën zoals machine learning brengen processen in een stroomversnelling, maar veel bedrijven beheren hun werkzaamheden nog steeds handmatig.

Handmatig werk veroorzaakt vertragingen, verlaagt de productiviteit en leidt tot een slechte klantervaring.

Dit is waar field service management software u kan helpen om deze risico’s te beperken en end-to-end field service automatisering te bereiken:

Klanttevredenheid verhogen

Mobiele buitendienst moet werken als een Zwitsers uurwerk. De verwachtingen van de klant zijn superhoog en omvatten onder andere geen uitvaltijd en onmiddellijke technische ondersteuning.

Software voor field service management kan de bedrijfsvoering versnellen, menselijke fouten verminderen, de klanttevredenheid verbeteren en, nog belangrijker, klantloyaliteit opbouwen.

Automatisering

Een flexibele field service management software automatiseert de werkzaamheden en zorgt voor een toegankelijke informatiestroom tussen teamleden, afdelingen en klanten. De centralisatie van gegevens en automatisering van communicatie is zeer gunstig bij het beheren van een grote groep.

Elk bevoegd teamlid heeft toegang tot de database met de nodige details over de klant, locaties, vereisten en taken. Doordat er minder tijd wordt besteed aan administratieve taken, zullen teams productiever worden en zal de dienstverlening merkbaar sneller verlopen.

Mobiliteit

Wanneer u mobiele tools aanbiedt, hebben servicemonteurs de kennisbank en digitale tools die ze nodig hebben bij zich, waardoor ze minder tijd kwijt zijn aan communicatie met de backoffice. De mobiele mogelijkheden van een moderne oplossing voor field service management verhogen de efficiëntie van de service.

Mobiele medewerkers hebben een mobiele oplossing nodig, zo simpel is het.

Volgen

FSM-software geeft de locatie van een werknemer weer en helpt om tijd en routes beter in te schatten. De traceerfunctie verhoogt de veiligheid en geloofwaardigheid van je werknemers, om nog maar te zwijgen van het vertrouwen van klanten.

Real-time taakbeoordeling

Onmiddellijk nadat de taak is uitgevoerd, kunnen klanten de kwaliteit van het werk van je werknemer ondertekenen en beoordelen. Bijvoorbeeld een korte enquête om de serviceperformance te evalueren. Real-time taakbeoordeling geeft een beter beeld van hoe je bedrijf functioneert.

Planning automatiseren

Omdat buitendienstwerkzaamheden zeer dynamisch zijn, moeten bedrijven afwisselend werkorders en werkzaamheden plannen, problemen oplossen, administratie en al het andere.

FSM-software biedt een slimme planning op basis van de beschikbaarheid, locatie en werkgeschiedenis van je team.

Hoe werkt FSM-software?

En FSM-technologie automatiseert alle processen die een standaard buitendienstbedrijf elke dag uitvoert.

Meestal zijn FSM-technologische oplossingen mobiel, zodat werknemers dezelfde apparaten kunnen gebruiken die ze al gebruiken bij hun dagelijkse werkzaamheden om een constante verbinding te behouden zodat alles in realtime kan worden gevolgd.

Als je bijvoorbeeld een manager of eigenaar bent van een loodgietersbedrijf met een aantal bestelwagens en werknemers, dan zou een FSM tech oplossing zo werken:

• Het systeem zou medewerkers waarschuwen over een nieuwe werkorder en hen alle informatie en klantgeschiedenis geven.
• Vervolgens wordt gecontroleerd welke werknemers welke bestelwagen en gereedschappen hebben meegenomen.
• Tegelijkertijd toont de centrale database de beschikbare tools.
• De volgende werkopdracht wordt dan naar de beschikbare medewerkers gestuurd om de beschikbare voertuigen en gereedschappen vooraf te selecteren.
• Tijdens het hele proces wordt informatie over energie-/brandstofverbruik, productiviteit, first-time fix en alle andere meetgegevens opgehaald, opgeslagen en geanalyseerd.
• De informatie wordt doorgegeven aan de relevante afdelingen (bijv. boekhouding).
• Omdat alles geautomatiseerd is, hoeven werknemers niets handmatig te doen.
• Alles is gewoon beschikbaar met één klik op de knop. Beschikbaar om een klant te bezoeken? Klik op ‘ja’. Opdracht voltooid? Klik op ‘klaar’.

FSM-softwareoplossingen zijn er in alle soorten en maten en bieden meestal de volgende functionaliteiten:

• Dispatching, planning en taakdelegatie
• Beheer van werkorders
• Real-time analyse van mobiele werkstatus
• Minder overheadkosten en papierwerk
• Stijging van tarieven voor eerste vaststelling
• Verhoging van productiviteit en efficiëntie

Voordelen van Field Service Management-software

Professionele field service management software heeft veel voordelen voor een field service bedrijf.

Ten eerste verhoogt het de klanttevredenheid.

Omdat het veel gemakkelijker is om taken te coördineren, worden klanten in minder tijd bereikt. En als er mogelijke problemen zijn, kun je die snel opsporen met functies waarmee je de taakstatus en opmerkingen kunt controleren.

Stel dat je een buitendienst aanbiedt die verschillende expertises omvat. In dat geval kun je ook een systeem opzetten om taken toe te wijzen aan technici die de nodige vaardigheden hebben voor een bepaald probleem.

Ten tweede zal goede FSM-software de tevredenheid van werknemers verhogen.

Omdat de activiteiten zijn geautomatiseerd, kunnen alle soorten medewerkers (zowel technici als backofficemedewerkers) zich richten op optimalisatie in plaats van op administratief werk.

Met deze tools kun je routinetaken automatiseren, zodat je medewerkers kunnen doen waar ze goed in zijn: uitmuntende service bieden.

Tot slot is het veel gemakkelijker om je bedrijf op te schalen als je nauwkeurige inzichten hebt in het bedrijfsproces.

Van het in realtime volgen van locaties en bedrijfsmiddelen tot klantgeschiedenis en taakstatus, u kunt uw activiteiten soepeler laten verlopen. Als er zich een probleem voordoet, is het opnieuw toewijzen van taken een kwestie van één klik. Deze systemen zorgen ook voor een beter voorraad- en kwaliteitsbeheer.

En omdat ze historische gegevens verzamelen, kun je ze gebruiken om betere beslissingen te nemen voor elke klant, werknemer en bedrijfsdoelstelling.

Waar u op moet letten bij het kiezen van een Field Service Management-softwareprovider

Het eerste dat je moet overwegen is integratie met je bestaande systemen.

Als je al tools gebruikt voor ERP, relatiebeheer, voorraadbeheer, verkoop of een ander aspect van je buitendienstactiviteiten, kijk dan eens naar de mate van integratie die elke tool (en je toekomstige FSM-tool) biedt.

Meestal bieden al deze oplossingen directe integratie met grote software en API-integraties of integraties van derden (zoals Zapier-integraties) die ook kunnen worden opgezet.

In het ideale geval kun je uiteindelijk je systemen aansluiten op een centrale database en het aantal gegevenssilo’s in je bedrijf verminderen.

Voorspellend onderhoud is ook een van de meest kritieke factoren. Je wilt kosten besparen en dit aspect van sommige FSM-tools kan je helpen om waarschuwingssignalen te detecteren nog voordat er een probleem is opgetreden.

Veelgestelde vragen over Field Service Management & FSM-software

Wilt u uw field service bedrijf zien bloeien? Vraag een demo aan en we nemen contact met u op om meer te vertellen over de voordelen van Frontu FSM voor uw bedrijf.