Feltservicebranchen har gennemgået en stor forandring i de seneste par år.
Nogle af de største smertepunkter er logistik, ressourcestyring, tids- og opgaveplanlægning og teamadministration.
En hurtig og effektiv løsning på alle disse udfordringer er field service management (FSM).
I dette indlæg lærer du alt, hvad du har brug for at vide om løsninger til field service managementsoftware til field service, og hvad du kan forvente af serviceudbydere.
Lad os kaste os ud i det!
Hvad er Field Service Management?
Field service management er processen med at føre tilsyn med og lede en virksomheds mobile ressourcer (udstyr, teknikere i marken), der arbejder ude hos kunderne.
Et godt eksempel er telekommunikationsvirksomheder. Serviceteknikere, der arbejder for kommunikationsvirksomheder, er ansvarlige for at transportere kabler, routere og andet udstyr og materiale uden for virksomhedens område for at servicere kunderne.
For at gøre dette muligt ansætter kommunikationsvirksomheder driftschefer til at overtage hele field service management-processen. Fra planlægning og ruteoptimering til planlægning af opgaver, udsendelse af udstyr og overordnet projektstyring skal disse ledere håndtere en masse bevægelige dele. Deres vigtigste opgave er at forbedre driftseffektiviteten og give hver enkelt servicetekniker mulighed for at udføre sit arbejde så godt som muligt.
Hvert field service-team har brug for en FSM-supportramme for at kunne levere enestående service:
- Find køretøjer og ressourcer
- Forvaltning af aktiver
- Avanceret planlægning og afsendelse af arbejdsordrer
- Fakturering, regnskab og andre backoffice-opgaver
Vigtigheden af at modernisere Field Service Operations
Før vi går videre og ser, hvordan en software til field service management kan hjælpe disse driftsledere med at nå deres mål, vil det være en fordel at forstå de fremskridt, som field service-branchen har opnået i de sidste par år.
Det er ikke længe siden, at field service management blot betød, at hver enkelt servicetekniker med jævne mellemrum skulle tjekke ind på backoffice fra arbejdsstedet for at rapportere fremskridt, status, vejspærringer osv.
Den nye virkelighed er, at succesfulde virksomheder i marken er dem, der forstår og udnytter fordelene ved mobilteknologi. Markarbejderne skal besøge flere arbejdspladser på en enkelt dag, og de skal være selvstændige og bemyndigede til at udføre deres arbejde. Kommunikationen mellem hovedkontoret og medarbejderne i marken bør foregå via et cloud-baseret system.
Gå ind i software til field service management.
En software til field service management er den perfekte løsning til at reducere driftsomkostningerne og modernisere driften. Field service-software centraliserer vigtige data som f.eks. serviceanmodninger, servicehistorik, virksomhedsoplysninger, medarbejderplanlægning, chaufførlogs, lagerstyring og meget mere.
Ved at omfavne den mobile feltserviceudvikling og forsyne feltserviceteknikere med mobile enheder eliminerer du manuelle processer, mindsker risikoen for menneskelige fejl, reducerer overhead eller administrationsomkostninger samt forbedrer kommunikationen.
Alt, hvad teknikerne skal gøre, er at logge ind på deres field service-app og få adgang til de oplysninger, de har brug for, i realtid og offline. Ingen telefonopkald, ingen frem og tilbage med kontoret, ingen fejlkommunikation – bare en brugervenlig mobilapp, der holder alt samlet på ét sted.
Effekten af software til field service
Mange field service-virksomheder vil fortælle dig, at en stor del af deres succes afhænger af, hvordan du forvalter dine ressourcer.
Ifølge undersøgelser har over 45 % af teknikerne i marken ikke tilstrækkelige værktøjer til deres arbejde. Avancerede teknologier som f.eks. maskinlæring flytter processer hurtigt, men mange virksomheder styrer stadig deres aktiviteter manuelt.
Manuelt arbejde skaber forsinkelser, reducerer produktiviteten og giver en dårlig kundeoplevelse.
Det er her, field service management-software kan hjælpe dig med at mindske disse risici og opnå end-to-end field service-automatisering:
Øg kundetilfredsheden
Mobil field service skal fungere som et schweizisk ur. Kundernes forventninger er superhøje og omfatter blandt andet nul nedetid og øjeblikkelig teknisk support.
En field service management-software kan hjælpe med at fremskynde forretningsdriften, reducere menneskelige fejl og forbedre kundetilfredsheden og endnu vigtigere opbygge kundeloyalitet.
Automatisering
En fleksibel software til field service management automatiserer driften og giver et tilgængeligt informationsflow mellem teammedlemmer, afdelinger og kunder. Centralisering af data og automatisering af kommunikation er meget fordelagtigt, når man leder en stor gruppe.
Alle autoriserede teammedlemmer kan få adgang til databasen med de nødvendige oplysninger om kunden, lokationer, krav og opgaver. Med mindre tid brugt på administrative opgaver vil teamene øge produktiviteten, og serviceleverancen vil blive mærkbart hurtigere.
Mobilitet
Når du leverer mobile værktøjer, har serviceteknikerne den vidensbase og de digitale værktøjer, de har brug for, med sig, hvilket reducerer den tid, de bruger på at kommunikere med backoffice. De mobile funktioner i en moderne field service management-løsning øger serviceeffektiviteten.
En mobil arbejdsstyrke har brug for en mobil løsning, så enkelt er det.
Sporing
FSM-software viser en medarbejders placering og hjælper med at estimere tid og ruter bedre. Sporingsfunktionen øger dine medarbejderes sikkerhed og troværdighed, for ikke at tale om kundernes tillid.
Vurdering af opgaver i realtid
Umiddelbart efter at opgaven er udført, kan kunderne skrive under og bedømme medarbejdernes arbejdskvalitet. For eksempel en kort undersøgelse for at evaluere serviceydelsen. Opgaveevaluering i realtid giver et bedre perspektiv på, hvordan din virksomhed fungerer.
Automatiser planlægningen
Da feltarbejde er meget dynamisk, skal virksomheder veksle mellem at planlægge arbejdsordrer og operationer, løse problemer, administration og alt muligt andet.
FSM-software giver smart planlægning baseret på dit teams tilgængelighed, placering og tidligere arbejdshistorik.
Hvordan fungerer FSM-software?
Og FSM-teknologien automatiserer alle de processer, som en almindelig feltservicevirksomhed udfører hver dag.
FSM-teknologiske løsninger er typisk mobile, så medarbejderne kan bruge de samme enheder, som de bruger i deres daglige arbejde, til at opretholde en konstant forbindelse, så alt kan spores i realtid.
Hvis du f.eks. er leder eller ejer af et VVS-firma med nogle varevogne og medarbejdere, vil en FSM-teknologiløsning fungere på denne måde:
- Systemet ville advare medarbejderne om en ny arbejdsordre og give dem alle oplysninger og kundehistorik.
- Derefter overvåges det, hvilke medarbejdere der har taget hvilken varevogn og hvilket værktøj.
- Samtidig viser den centrale database tilgængelige værktøjer.
- Den følgende arbejdsordre sendes derefter til de tilgængelige medarbejdere for at udvælge de tilgængelige køretøjer og værktøjer.
- Under hele processen hentes, gemmes og analyseres oplysninger om energi-/brændstofforbrug, produktivitet, førstegangsfiksering og alle andre parametre.
- Oplysningerne sendes videre til de relevante afdelinger (f.eks. regnskab).
- Da alt er automatiseret, er der ikke behov for, at medarbejderne gør noget manuelt.
- Alt er simpelthen tilgængeligt med et klik på en knap. Har du tid til at besøge en klient? Klik på ‘ja’. Er jobbet afsluttet? Klik på “færdig”.
FSM-softwareløsninger findes i alle former og størrelser og har typisk følgende funktioner:
- Dispatching, planlægning og uddelegering af opgaver
- Håndtering af arbejdsordrer
- Realtidsanalyse af mobil arbejdsstatus
- Reduktion af faste omkostninger og papirarbejde
- Stigning i antallet af førstegangsfikseringer
- Øget produktivitet og effektivitet
Fordele ved software til Field Service Management
En professionel field service management-software har mange fordele for en field service-virksomhed.
For det første øger det kundetilfredsheden.
Da det er meget nemmere at koordinere opgaver, når man ud til kunderne på kortere tid. Og hvis der er potentielle problemer, kan du hurtigt identificere dem ved hjælp af funktioner, der giver dig mulighed for at overvåge opgavestatusser og kommentarer.
Antag, at du tilbyder en field service, der dækker forskellige ekspertiseområder. I så fald kan du også sætte et system op til at tildele opgaver til teknikere, der har de nødvendige færdigheder til et bestemt problem.
For det andet vil god FSM-software øge medarbejdertilfredsheden.
Da aktiviteterne er automatiserede, kan medarbejdere af alle typer (både teknikere og backoffice-medarbejdere) fokusere på optimering i stedet for administrativt arbejde.
Med disse værktøjer kan du automatisere rutineopgaver og frigøre dine medarbejdere til at gøre det, de er bedst til: at yde en fantastisk service.
Endelig er det meget lettere at skalere din virksomhed, når du har nøjagtig indsigt i forretningsprocessen.
Fra realtidssporing af placering og aktiver til kundehistorik og jobstatus kan du drive din virksomhed mere gnidningsløst. Hvis der opstår et problem, er det et spørgsmål om et enkelt klik at omfordele opgaver. Disse systemer gør det også lettere at forbedre lager- og kvalitetsstyring.
Og da de samler historiske data, kan du bruge dem til at træffe bedre beslutninger for hver enkelt kunde, medarbejder og forretningsmål.
Hvad du skal overveje, når du vælger en udbyder af software til field service management
Det første, du bør overveje, er integration med dine eksisterende systemer.
Hvis du allerede bruger værktøjer til ERP, styring af kunderelationer, lagerstyring, salg eller andre aspekter af din field service-virksomhed, så se på graden af integration, som hvert værktøj (og dit fremtidige FSM-værktøj) tilbyder.
Typisk tilbyder alle disse løsninger direkte integration med større software og API eller tredjepartsintegrationer (såsom Zapier-integrationer), som også kan sættes op.
Ideelt set vil du i sidste ende kunne forbinde dine systemer til en central database og reducere antallet af datasiloer i din virksomhed.
Forebyggende vedligeholdelse er også en af de mest kritiske faktorer. Du vil gerne reducere omkostningerne, og dette aspekt af nogle FSM-værktøjer kan hjælpe dig med at opdage advarselstegn, selv før der er opstået et problem.
Ofte stillede spørgsmål om Field Service Management og FSM-software
Ja, det er det!
Priserne på FSM-software varierer typisk fra freemium ($0) til eksklusive løsninger med et højere prisskilt. Funktionerne kan dog bruges af alle og varierer typisk efter antallet af brugere, hvilket betyder, at du vil kunne nå dine forretningsmål, selv om du ikke driver en stor virksomhed.
Med FSM spores, vises, mærkes og tildeles alt pænt i henhold til den metode, du vælger.
Så hvis du vil sikre dig, at de varer, der kom ind først, går ud først, kan du sagtens gøre det.
Det gør det, fordi det giver mere gennemsigtighed.
Du kan se tilgængeligheden af alle de ressourcer, du har brug for til at udføre feltarbejde.
Den bedste FSM-software er den, der passer til din virksomheds behov, teamstørrelse og marked.
Der er tusindvis af løsninger til rådighed, og det eneste, du skal gøre, er at vurdere dem først.
Vil du se din field service-virksomhed blomstre? Bed om en demo, så kontakter vi dig for at tale mere om fordelene ved Frontu FSM for din virksomhed.
