Kenttähuoltoala on kokenut kovia parin viime vuoden aikana.
Tärkeimpiä ongelmakohtia ovat logistiikka, resurssien hallinta, ajan ja tehtävien suunnittelu sekä tiimin hallinnointi.
Nopea ja tehokas ratkaisu kaikkiin näihin haasteisiin on kenttähuollon hallinta (FSM).
Tässä postauksessa opit kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää seuraavista asioista. kenttähuollon hallintaratkaisuista, kenttäpalveluohjelmistoista ja siitä, mitä palveluntarjoajilta voi odottaa.
Sukelletaan suoraan sisään!
Mitä on kenttäpalvelun hallinta?
Kenttähuollon hallinta on prosessi, jossa valvotaan ja ohjataan yrityksen liikkuvia resursseja (laitteita, kenttäteknikoita), jotka toimivat asiakkaan tiloissa.
Hyvä esimerkki ovat televiestintäyritykset. Tietoliikenneyrityksissä työskentelevien kenttähuoltoteknikoiden tehtävänä on kuljettaa kaapeleita, reitittimiä ja muita laitteita ja materiaaleja yrityksen kiinteistön ulkopuolelle asiakkaiden huoltoa varten.
Jotta tämä olisi mahdollista, viestintäyritykset palkkaavat operaatiopäälliköitä, jotka ottavat hoitaakseen koko kenttäpalvelun hallintaprosessin. Aikatauluttamisesta ja reittien optimoinnista tehtävien suunnitteluun, laitteiden lähettämiseen ja yleiseen projektinhallintaan näiden johtajien on käsiteltävä monia liikkuvia osia. Heidän päähuolensa on parantaa toiminnan tehokkuutta ja antaa jokaiselle huoltoteknikolle mahdollisuus tehdä työnsä mahdollisimman hyvin.
Jokainen kenttäpalvelutiimi tarvitsee FSM-tukikehyksen voidakseen tarjota poikkeuksellista palvelua:
- Ajoneuvojen ja resurssien paikantaminen
- Omaisuuden hallinta
- Kehittynyt aikataulutus ja työtilausten lähettäminen
- laskutus, kirjanpito ja muut back-office-tehtävät
Kenttähuoltotoiminnan nykyaikaistamisen merkitys
Ennen kuin siirrymme eteenpäin ja katsomme, miten kenttähuollon hallintaohjelmisto voi auttaa näitä toiminnanjohtajia saavuttamaan tavoitteensa, olisi hyödyllistä ymmärtää kenttähuoltoliiketoiminnan edistyminen parin viime vuoden aikana.
Ei ole kauan siitä, kun kenttähuollon hallinta tarkoitti yksinkertaisesti sitä, että jokaisen kenttähuoltoteknikon oli säännöllisesti ilmoittauduttava toimistoon työmaalta ja raportoitava edistymisestä, tilasta, esteistä jne.
Uusi todellisuus on, että menestyvät kenttähuoltoyritykset ovat niitä, jotka ymmärtävät ja hyödyntävät mobiiliteknologian edut. Kenttätyöntekijät joutuvat käymään useilla työmailla yhden päivän aikana, ja heidän on voitava tehdä työnsä itsenäisesti ja valtuutetusti. Pääkonttorin ja kenttähuoltohenkilöstön välisen viestinnän tulisi tapahtua pilvipohjaisen järjestelmän kautta.
Anna kenttähuollon hallintaohjelmisto.
Kenttähuollon hallintaohjelmisto on täydellinen ratkaisu, jolla voit leikata toimintakustannuksia ja nykyaikaistaa toimintoja. Kenttähuolto-ohjelmisto keskittää keskeiset tiedot, kuten palvelupyynnöt, huoltohistorian, yrityksen tiedot, työntekijöiden aikataulutuksen, kuljettajalokit, varastonhallinnan ja paljon muuta.
Kun otat mobiilin kenttähuollon kehittymisen vastaan ja annat kenttähuoltoteknikoille mobiililaitteita, poistat manuaaliset prosessit, vähennät inhimillisten virheiden mahdollisuuksia, leikkaat yleiskustannuksia tai hallintokuluja ja parannat viestintää.
Teknikoiden tarvitsee vain kirjautua kenttähuoltosovellukseensa ja saada tarvitsemansa tiedot reaaliaikaisesti ja offline-tilassa. Ei puheluita, ei edestakaista yhteydenpitoa toimistoon, ei väärinkäsityksiä – vain helppokäyttöinen mobiilisovellus, joka pitää kaiken yhdessä paikassa.
Kenttähuolto-ohjelmistojen vaikutus
Monet kenttäpalveluyritykset kertovat, että suuri osa niiden menestyksestä riippuu siitä, miten resursseja hallitaan.
Tutkimusten mukaan yli 45 prosentilla kenttäteknikoista ei ole riittävästi työkaluja työhönsä. Kehittyneet teknologiat, kuten koneoppiminen, vievät prosesseja nopeasti eteenpäin, mutta monet yritykset hallinnoivat toimintojaan edelleen manuaalisesti.
Manuaalinen työ aiheuttaa viivästyksiä, vähentää tuottavuutta ja johtaa huonoon asiakaskokemukseen.
Kenttähuollon hallintaohjelmistot voivat auttaa sinua vähentämään näitä riskejä ja automatisoimaan kenttähuoltoa alusta loppuun:
Asiakastyytyväisyyden lisääminen
Liikkuvan kenttäpalvelun pitäisi toimia kuin sveitsiläinen kello. Asiakkaiden odotukset ovat erittäin korkeat, ja niihin kuuluvat muun muassa nollakatkokset ja välitön tekninen tuki.
Kenttähuollon hallintaohjelmisto voi auttaa nopeuttamaan liiketoimintaa, vähentämään inhimillisiä virheitä, parantamaan asiakastyytyväisyyttä ja ennen kaikkea luomaan asiakasuskollisuutta.
Automaatio
Joustava kenttähuollon hallintaohjelmisto automatisoi toimintoja ja tarjoaa helppokäyttöisen tiedonkulun tiimin jäsenten, osastojen ja asiakkaiden välillä. Tietojen keskittäminen ja viestinnän automatisointi on erittäin hyödyllistä, kun hallitaan suurta ryhmää.
Jokainen valtuutettu tiimin jäsen voi käyttää tietokantaa, jossa on tarvittavat tiedot asiakkaasta, sijainnista, vaatimuksista ja tehtävistä. Kun hallinnollisiin tehtäviin kuluu vähemmän aikaa, tiimien tuottavuus paranee ja palvelujen toimittaminen nopeutuu huomattavasti.
Liikkuvuus
Kun tarjoat mobiililaitteisiin perustuvia työkaluja, huoltoteknikot kantavat mukanaan tarvitsemaansa tietopohjaa ja digitaalisia työkaluja, mikä vähentää yhteydenpitoon takatoimiston kanssa kuluvaa aikaa. Nykyaikaisen kenttähuoltoratkaisun mobiiliominaisuudet lisäävät palvelun tehokkuutta.
Liikkuva työvoima tarvitsee mobiiliratkaisun, näin yksinkertaista se on.
Seuranta
FSM-ohjelmisto näyttää työntekijän sijainnin ja auttaa arvioimaan aikaa ja reittejä paremmin. Seurantaominaisuus lisää työntekijöidesi turvallisuutta ja uskottavuutta, puhumattakaan asiakkaiden luottamuksesta.
Reaaliaikainen tehtävien arviointi
Heti tehtävän suorittamisen jälkeen asiakkaat voivat allekirjoittaa ja arvioida työntekijäsi työn laatua. Esimerkiksi lyhyt kysely, jolla arvioidaan palvelun suorituskykyä. Reaaliaikainen tehtäväarviointi antaa paremman kuvan yrityksesi toiminnasta.
Automatisoi aikataulutus
Koska kenttähuoltotoiminnot ovat hyvin dynaamisia, yritysten on vuorotteleva työtilausten ja toimintojen aikataulutuksen, ongelmien ratkaisemisen, hallinnon ja kaiken muun välillä.
FSM-ohjelmisto tarjoaa älykkään aikataulutuksen, joka perustuu tiimisi saatavuuteen, sijaintiin ja aiempaan työhistoriaan.
Miten FSM-ohjelmisto toimii?
FSM-teknologia automatisoi kaikki ne prosessit, joita tavallinen kenttähuoltoyritys tekee päivittäin.
Yleensä FSM-teknologiaratkaisut ovat mobiileja, jolloin työntekijät voivat käyttää samoja laitteita, joita he ovat käyttäneet päivittäisessä toiminnassaan, ja ylläpitää jatkuvaa yhteyttä, jotta kaikkea voidaan seurata reaaliajassa.
Jos olet esimerkiksi LVI-yrityksen johtaja tai omistaja, jolla on joitakin pakettiautoja ja työntekijöitä, FSM-tekninen ratkaisu toimisi näin:
- Järjestelmä ilmoittaa työntekijöille uudesta työtilauksesta ja antaa heille kaikki tiedot ja asiakashistorian.
- Sitten se valvoo, ketkä työntekijät ottivat mitäkin pakettiautoa ja työkaluja.
- Samanaikaisesti keskustietokannassa näkyvät käytettävissä olevat työkalut.
- Seuraava työmääräys lähetetään sen jälkeen käytettävissä oleville työntekijöille, jotta käytettävissä olevat ajoneuvot ja työkalut voidaan valita ennalta.
- Koko prosessin ajan haetaan, tallennetaan ja analysoidaan tietoja energian/polttoaineen kulutuksesta, tuottavuudesta, ensikorjauksesta ja kaikista muista mittareista.
- Tiedot välitetään asianomaisille osastoille (esim. kirjanpitoon).
- Koska kaikki on automatisoitu, työntekijöiden ei tarvitse tehdä mitään manuaalisesti.
- Kaikki on saatavilla vain napin painalluksella. Onko sinulla aikaa käydä asiakkaan luona? Klikkaa ‘kyllä’. Työ tehty? Klikkaa “valmis”.
FSM-ohjelmistoratkaisuja on monenlaisia ja -kokoisia, ja ne tarjoavat yleensä seuraavat toiminnot:
- Lähetys, aikataulutus ja tehtävien delegointi
- Työtilausten hallinta
- Mobiilin työn tilan reaaliaikainen analysointi
- Yleiskustannusten ja paperityön vähentäminen
- Ensimmäistä kertaa korjattavien määrien kasvu
- Tuottavuuden ja tehokkuuden lisääntyminen
Kenttäpalvelun hallintaohjelmiston edut
Ammattimaisella kenttähuollon hallintaohjelmistolla on monia etuja kenttähuoltoyritykselle.
Ensinnäkin se parantaa asiakastyytyväisyyttä.
Koska tehtävien koordinointi on paljon helpompaa, asiakkaat tavoitetaan nopeammin. Ja jos mahdollisia ongelmia ilmenee, voit tunnistaa ne nopeasti ominaisuuksien avulla, joiden avulla voit seurata tehtävien tilaa ja kommentteja.
Oletetaan, että tarjoat kenttäpalvelua, joka kattaa eri osaamisalueita. Tällöin voit myös perustaa järjestelmän, jolla voit jakaa tehtäviä niille teknikoille, joilla on tiettyyn ongelmaan tarvittavat taidot.
Toiseksi hyvä FSM-ohjelmisto lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Koska toiminnot ovat automatisoituja, kaikenlaiset työntekijät (sekä tekniset työntekijät että toimistotyöntekijät) voivat keskittyä optimointiin hallinnollisen työn sijaan.
Näiden työkalujen avulla voit automatisoida rutiinitehtäviä ja vapauttaa työntekijäsi tekemään sitä, mitä he parhaiten osaavat: tarjoamaan erinomaista palvelua.
Lisäksi on paljon helpompaa skaalata liiketoimintaa, kun sinulla on tarkat tiedot liiketoimintaprosessista.
Sijainnin ja omaisuuden reaaliaikaisesta seurannasta asiakashistoriaan ja työn tilaan voit hoitaa toimintojasi sujuvammin. Jos ongelmia ilmenee, tehtävien uudelleenjakaminen on yhden napsautuksen asia. Nämä järjestelmät helpottavat myös parempaa varaston- ja laadunhallintaa.
Ja koska ne kokoavat yhteen historiatietoja, voit tehdä niiden avulla parempia päätöksiä kunkin asiakkaan, työntekijän ja liiketoimintatavoitteen osalta.
Mitä ottaa huomioon kenttähuollon hallintaohjelmiston toimittajaa valittaessa?
Ensimmäinen asia, jota sinun tulisi harkita, on integrointi olemassa oleviin järjestelmiin.
Jos käytät jo työkaluja toiminnanohjaukseen, asiakassuhteiden hallintaan, varastonhallintaan, myyntiin tai johonkin muuhun kenttähuoltotoimintoihin liittyvään osa-alueeseen, tarkista, miten hyvin kukin työkalu (ja tuleva FSM-työkalusi) integroituu.
Tyypillisesti kaikki nämä ratkaisut tarjoavat suoran integroinnin tärkeimpiin ohjelmistoihin ja API- tai kolmannen osapuolen integraatioita (kuten Zapier-integraatioita), jotka voidaan myös määrittää.
Ihannetapauksessa voit lopulta yhdistää järjestelmät keskustietokantaan ja vähentää yrityksesi tietosiilojen määrää.
Ennakoiva kunnossapito on myös yksi kriittisimmistä tekijöistä. Kustannuksia halutaan vähentää, ja tämä joidenkin FSM-työkalujen osa-alue voi auttaa havaitsemaan varoitusmerkit jo ennen ongelman syntymistä.
Usein kysytyt kysymykset kenttähuollon hallinnasta ja FSM-ohjelmistoista
Kyllä!
FSM-ohjelmistojen hinnoittelu vaihtelee tyypillisesti freemium-ohjelmista (0 dollaria) kalliimpiin ratkaisuihin, joiden hinta on korkeampi. Toiminnallisuuksia voivat kuitenkin käyttää kaikki, ja ne vaihtelevat yleensä käyttäjien määrän mukaan, joten voit saavuttaa liiketoimintasi tavoitteet, vaikka sinulla ei olisi suurta yritystä.
FSM:n avulla kaikki on siististi seurattu, näytetty, merkitty ja osoitettu valitsemasi menetelmän mukaisesti.
Jos siis haluat varmistaa, että ensin saapunut varasto lähtee ensin, se onnistuu varmasti.
Kyllä, sillä se tarjoaa enemmän avoimuutta.
Näet kaikkien kenttäoperaatioihin tarvittavien resurssien saatavuuden.
Paras FSM-ohjelmisto on se, joka sopii yrityksesi tarpeisiin, tiimisi kokoon ja markkinoihin.
Tarjolla on tuhansia ratkaisuja, ja sinun tarvitsee vain arvioida ne etukäteen.
Haluatko nähdä kenttähuoltoyrityksesi menestyvän? Pyydä demo, niin otamme sinuun yhteyttä ja kerromme lisää Frontu FSM:n eduista yrityksellesi.
