2023’te Saha Hizmet Yönetimi: Kesin Kılavuz

Saha hizmetleri sektörü geçtiğimiz birkaç yıl içinde büyük bir değişim geçirdi.

Başlıca sorun noktalarından bazıları lojistik, kaynak yönetimi, zaman ve görev planlaması ve ekip yönetimidir.

Tüm bu zorluklara hızlı ve etkili bir çözüm saha servis yönetimidir (FSM).

Bu yazıda, aşağıdakiler hakkında bilmeniz gereken her şeyi öğreneceksiniz saha hi̇zmet yöneti̇mi̇ çözümleri̇, saha servis yazılımı ve servis sağlayıcılardan ne beklenmesi gerektiği.

Hemen içeri dalalım!

Saha Hizmet Yönetimi Nedir?

Saha hizmet yönetimi, bir şirketin müşteri tesislerinde faaliyet gösteren mobil kaynaklarını (ekipman, saha teknisyenleri) denetleme ve yönetme sürecidir.

Telekomünikasyon şirketleri buna iyi bir örnektir. İletişim şirketleri için çalışan saha servis teknisyenleri, müşterilere hizmet vermek için kabloları, yönlendiricileri ve diğer ekipman ve malzemeleri şirket mülkünün dışına taşımaktan sorumludur.

Bunu mümkün kılmak için iletişim şirketleri, tüm saha hizmeti yönetimi sürecini üstlenecek operasyon yöneticileri işe alır. Bu yöneticiler, planlama ve rota optimizasyonundan görevlerin planlanmasına, ekipman sevkiyatına ve genel proje yönetimine kadar pek çok hareketli parçayla ilgilenmek zorundadır. Temel kaygıları operasyonel verimliliği artırmak ve her bir servis teknisyeninin işini mümkün olan en iyi şekilde yapmasını sağlamaktır.

Her saha servis ekibinin olağanüstü hizmet sunabilmesi için bir FSM destek çerçevesine ihtiyacı vardır:

• Araçların ve kaynakların yerini belirleyin
• Varlık yönetimi
• Gelişmiş planlama ve iş emirlerinin gönderilmesi
• Faturalama, muhasebe ve diğer arka ofis görevleri

Saha Servis Operasyonlarını Modernize Etmenin Önemi

Bir saha servis yönetimi yazılımının bu operasyon yöneticilerinin hedeflerine ulaşmalarına nasıl yardımcı olabileceğini görmeden önce, saha servis işinin son birkaç yılda kaydettiği ilerlemeyi anlamak faydalı olacaktır.

Saha hizmet yönetiminin, her bir saha hizmet teknisyeninin ilerlemeyi, durumu, engelleri vb. bildirmek için iş sahasından arka ofisle periyodik olarak kontrol etmesi gerektiği anlamına gelmesi çok uzun zaman önce değildi.

Yeni gerçeklik, başarılı saha hizmeti işletmelerinin mobil teknolojinin faydalarını anlayan ve benimseyen işletmeler olduğudur. Saha çalışanları tek bir günde birden fazla iş sahasını ziyaret etmek zorundadır ve işlerini yapabilmeleri için özerk olmaları ve yetkilendirilmeleri gerekir. Merkez ofis ve saha hizmeti uygulayıcıları arasındaki iletişim bulut tabanlı bir sistem üzerinden gerçekleşmelidir.

Saha servis yönetimi yazılımına girin.

Bir saha servis yönetimi yazılımı, operasyonel maliyetlerinizi düşürmek ve operasyonları tamamen modernize etmek için mükemmel bir çözümdür. Saha servis yazılımı, servis talepleri, servis geçmişi, şirket ayrıntıları, çalışan planlaması, sürücü günlükleri, envanter yönetimi ve daha fazlası gibi temel verileri merkezileştirir.

Mobil saha hizmeti evrimini benimseyerek ve saha hizmeti teknisyenlerine mobil cihazlar sağlayarak, manuel süreçleri ortadan kaldırıyor, insan hatası olasılıklarını azaltıyor, genel giderleri veya yönetim maliyetlerini düşürüyor ve iletişimi geliştiriyorsunuz.

Teknisyenlerin tek yapması gereken saha servis uygulamasına giriş yapmak ve ihtiyaç duydukları bilgilere gerçek zamanlı, çevrimdışı erişim sağlamaktır. Telefon görüşmesi yok, ofise gidip gelmek yok, iletişimsizlik yok – sadece her şeyi tek bir yerde tutan kullanımı kolay bir mobil uygulama.

Saha Servis Yazılımının Etkisi

Birçok saha hizmeti işletmesinin size söyleyeceği şey, başarılarının büyük bir kısmının kaynaklarınızı nasıl yönettiğinize bağlı olduğudur.

Araştırmalara göre, saha teknisyenlerinin %45 ‘ inden fazlası işleri için yeterli araçlara sahip değil. Makine öğrenimi gibi gelişmiş teknolojiler süreçleri hızla ilerletiyor, ancak birçok şirket hala operasyonlarını manuel olarak yönetiyor.

Manuel çalışma gecikmelere neden olur, üretkenliği azaltır ve kötü müşteri deneyimine yol açar.

İşte bu noktada saha servis yönetimi yazılımı bu riskleri azaltmanıza ve uçtan uca saha servis otomasyonu elde etmenize yardımcı olabilir:

Müşteri Memnuniyetini Artırın

Mobil saha hizmetleri İsviçre saati gibi çalışmalıdır. Müşteri beklentileri son derece yüksektir ve diğerlerinin yanı sıra sıfır arıza süresi ve anında teknik destek içerir.

Bir saha servis yönetimi yazılımı, iş operasyonlarını hızlandırmaya, insan hatalarını azaltmaya ve müşteri memnuniyetini artırmaya ve daha da önemlisi müşteri sadakati oluşturmaya yardımcı olabilir.

Otomasyon

Esnek bir saha servis yönetimi yazılımı operasyonları otomatikleştirir ve ekip üyeleri, departmanlar ve müşteriler arasında erişilebilir bir bilgi akışı sağlar. Verilerin merkezileştirilmesi ve iletişimin otomasyonu, büyük bir grubu yönetirken oldukça faydalıdır.

Her yetkili ekip üyesi, müşteri, konumlar, gereksinimler ve görevler hakkında gerekli ayrıntıları içeren veritabanına erişebilir. Yönetici görevlerine daha az zaman harcayan ekipler üretkenliği artıracak ve hizmet sunumu gözle görülür şekilde daha hızlı olacaktır.

Hareketlilik

Mobil öncelikli araçlar sağladığınızda, servis teknisyenleri ihtiyaç duydukları bilgi tabanını ve dijital araçları yanlarında taşıyarak arka ofisle iletişim kurmak için harcadıkları zamanı azaltır. Modern bir saha servis yönetimi çözümünün mobil özellikleri servis verimliliğini artırır.

Mobil bir işgücü mobil bir çözüme ihtiyaç duyar, bu kadar basit.

Takip

FSM yazılımı bir çalışanın konumunu gösterir ve zaman ve rotaların daha iyi tahmin edilmesine yardımcı olur. Takip özelliği, çalışanlarınızın güvenliğini ve güvenilirliğini artırır, müşterilerin güveninden bahsetmeye bile gerek yok.

Gerçek zamanlı görev değerlendirmesi

Görev yerine getirildikten hemen sonra, müşteriler çalışanınızın iş kalitesini imzalayabilir ve derecelendirebilir. Örneğin, hizmet performansını değerlendirmek için kısa bir anket. Gerçek zamanlı görev değerlendirmesi, şirketinizin nasıl çalıştığına dair daha iyi bir bakış açısı sağlar.

Zamanlamayı otomatikleştirin

Saha servis operasyonları çok dinamik olduğundan, şirketler iş emirlerini ve operasyonları planlama, sorunları çözme, yönetim ve diğer her şey arasında geçiş yapmalıdır.

FSM yazılımı, ekibinizin müsaitlik durumuna, konumuna ve önceki çalışma geçmişine göre akıllı planlama sağlar.

FSM Yazılımı Nasıl Çalışır?

Ve FSM teknolojisi, standart bir saha hizmeti şirketinin her gün yaptığı tüm süreçleri otomatikleştirir.

Tipik olarak FSM teknoloji çözümleri mobildir ve çalışanların günlük operasyonlarında kullandıkları cihazları kullanarak sürekli bağlantıda kalmalarını sağlar, böylece her şey gerçek zamanlı olarak takip edilebilir.

Örneğin, birkaç minibüsü ve çalışanı olan bir sıhhi tesisat şirketinin yöneticisi veya sahibiyseniz, FSM teknoloji çözümü bu şekilde çalışır:

• Sistem, çalışanları yeni bir iş emri hakkında uyaracak ve onlara tüm bilgileri ve müşteri geçmişini sağlayacaktır.
• Ardından hangi çalışanın hangi minibüsü ve araçları aldığını izler.
• Eş zamanlı olarak, merkezi veritabanı mevcut araçları gösterir.
• Daha sonra aşağıdaki iş emri, mevcut araç ve gereçlerin önceden seçilmesi için mevcut çalışanlara gönderilir.
• Süreç boyunca enerji/yakıt tüketimi, üretkenlik, ilk seferde düzeltme ve diğer tüm metriklerle ilgili bilgiler alınır, saklanır ve analiz edilir.
• Bilgiler ilgili departmanlara (örneğin muhasebe) iletilir.
• Her şey otomatikleştirildiğinden, çalışanların manuel olarak herhangi bir şey yapmasına gerek kalmıyor.
• Her şeye tek bir düğmeye tıklayarak ulaşabilirsiniz. Bir müşteriyi ziyaret etmek için müsait misiniz? ‘Evet’e tıklayın. İş tamamlandı mı? ‘Bitti’ye tıklayın.

FSM yazılım çözümleri her şekil ve boyutta olabilir ve tipik olarak aşağıdaki işlevleri sağlar:

• Sevkiyat, zamanlama ve görev delegasyonu
• İş emri yönetimi
• Mobil çalışma durumunun gerçek zamanlı analizi
• Genel giderlerin ve evrak işlerinin azaltılması
• İlk kez düzeltme oranlarında artış
• Üretkenlik ve verimlilikte artış

Saha Servis Yönetimi Yazılımının Faydaları

Profesyonel bir saha servis yönetimi yazılımının bir saha servis işletmesi için birçok faydası vardır.

İlk olarak, müşteri memnuniyetini artırır.

Görevleri koordine etmek çok daha kolay olduğu için müşterilere daha kısa sürede ulaşılır. Ve herhangi bir potansiyel sorun varsa, görev durumlarını ve yorumları izlemenize olanak tanıyan özellikler sayesinde bunları hızlı bir şekilde belirleyebilirsiniz.

Farklı uzmanlık alanlarını kapsayan bir saha hizmeti sunduğunuzu varsayalım. Bu durumda, belirli bir sorun için gerekli becerilere sahip teknisyenlere görev atamak için bir sistem de kurabilirsiniz.

İkinci olarak, iyi bir FSM yazılımı çalışan memnuniyetini artıracaktır.

Faaliyetler otomatikleştirildiğinden, her türden çalışan (hem teknisyenler hem de arka ofis çalışanları) idari işler yerine optimizasyona odaklanabilir.

Bu araçlarla rutin görevleri otomatikleştirebilir ve çalışanlarınızın en iyi yaptıkları şeyi yapmalarını sağlayabilirsiniz: mükemmel hizmet sunmak.

Son olarak, iş sürecine ilişkin doğru içgörülere sahip olduğunuzda işinizi ölçeklendirmek çok daha kolaydır.

Konum ve varlıkların gerçek zamanlı takibinden müşteri geçmişi ve iş durumuna kadar, operasyonlarınızı daha sorunsuz bir şekilde yürütebilirsiniz. Bir sorun ortaya çıkarsa, görevleri yeniden atamak tek bir tıklama meselesidir. Bu sistemler ayrıca gelişmiş envanter ve kalite yönetimini de kolaylaştırır.

Geçmiş verileri topladıkları için, bunları her müşteri, çalışan ve iş hedefi için daha iyi kararlar almak için kullanabilirsiniz.

Saha Servis Yönetimi Yazılım Sağlayıcısı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Dikkate almanız gereken ilk şey mevcut sistemlerinizle entegrasyondur.

ERP, müşteri ilişkileri yönetimi, envanter yönetimi, satış veya saha servis operasyonlarınızın başka bir yönü için zaten araçlar kullanıyorsanız, her bir aracın (ve gelecekteki FSM aracınızın) sunduğu entegrasyon derecesine bir göz atın.

Tipik olarak, bu çözümlerin tümü büyük yazılımlarla doğrudan entegrasyon ve ayrıca kurulabilen API veya üçüncü taraf entegrasyonları (Zapier entegrasyonları gibi) sunar.

İdeal olarak, sistemlerinizi nihayetinde merkezi bir veritabanına bağlayabilir ve şirketinizdeki veri silolarının sayısını azaltabilirsiniz.

Kestirimci bakım da en kritik faktörlerden biridir. Maliyetleri düşürmek istersiniz ve bazı FSM araçlarının bu yönü, bir sorun ortaya çıkmadan önce bile uyarı işaretlerini tespit etmenize yardımcı olabilir.

Saha Servis Yönetimi ve FSM Yazılımı Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Saha servis şirketinizin geliştiğini görmek ister misiniz? Bir demo talep edin ve Frontu FSM’nin işletmeniz için faydaları hakkında daha fazla konuşmak için sizinle iletişime geçelim.