Řízení služeb v terénu v roce 2023: Definitivní průvodce

Odvětví terénních služeb prošlo v posledních několika letech vývojem.

Mezi hlavní problémy patří logistika, řízení zdrojů, plánování času a úkolů a správa týmu.

Rychlým a efektivním řešením všech těchto problémů je řízení služeb v terénu (FSM).

V tomto příspěvku se dozvíte vše, co potřebujete vědět o. řešeních pro správu služeb v terénu, softwaru pro terénní služby a co můžete očekávat od poskytovatelů služeb.

Ponořme se do toho!

Co je řízení služeb v terénu?

Řízení služeb v terénu je proces dohledu a řízení mobilních zdrojů společnosti (zařízení, terénních techniků), které působí v prostorách klienta.

Dobrým příkladem jsou telekomunikační společnosti. Servisní technici v terénu, kteří pracují pro telekomunikační společnosti, jsou zodpovědní za přenášení kabelů, směrovačů a dalšího vybavení a materiálu mimo pozemek společnosti, aby mohli poskytovat služby zákazníkům.

Aby to bylo možné, najímají komunikační společnosti provozní manažery, kteří převezmou celý proces řízení služeb v terénu. Tito manažeři se musí vypořádat s mnoha pohyblivými částmi, od plánování a optimalizace tras až po plánování úkolů, dispečink zařízení a celkové řízení projektu. Jejich hlavním zájmem je zlepšit provozní efektivitu a umožnit každému servisnímu technikovi, aby svou práci dělal co nejlépe.

Každý tým terénních služeb potřebuje podpůrný rámec FSM, aby mohl poskytovat výjimečné služby:

• Vyhledávání vozidel a zdrojů
• Správa majetku
• Pokročilé plánování a odesílání pracovních příkazů
• Fakturace, účetnictví a další back-office úkoly

Význam modernizace provozu terénních služeb

Než se posuneme dál a podíváme se, jak může software pro řízení služeb v terénu pomoci těmto manažerům dosáhnout jejich cílů, bylo by prospěšné pochopit pokrok, kterého dosáhly služby v terénu v posledních několika letech.

Není to tak dávno, co řízení služeb v terénu znamenalo, že se každý servisní technik musel pravidelně hlásit z pracoviště do back office, aby nahlásil postup, stav, překážky na cestě atd.

Nová realita je taková, že úspěšné firmy poskytující služby v terénu jsou ty, které chápou a využívají výhody mobilních technologií. Pracovníci v terénu musí během jediného dne navštívit několik pracovišť a potřebují být samostatní a mít možnost vykonávat svou práci. Komunikace mezi centrálou a pracovníky terénních služeb by měla probíhat prostřednictvím cloudového systému.

Vstupte do softwaru pro správu služeb v terénu.

Software pro řízení služeb v terénu je dokonalým řešením, které vám pomůže snížit provozní náklady a modernizovat provoz. Software pro terénní služby centralizuje základní údaje, jako jsou požadavky na servis, historie servisu, údaje o společnosti, plánování zaměstnanců, záznamy řidičů, správa zásob a další.

Přijetím evoluce mobilních služeb v terénu a vybavením servisních techniků mobilními zařízeními eliminujete manuální procesy, snižujete možnost lidské chyby, snižujete režijní nebo administrativní náklady a zlepšujete komunikaci.

Stačí, když se technici přihlásí do své aplikace pro terénní služby a získají offline přístup k potřebným informacím v reálném čase. Žádné telefonní hovory, žádná komunikace s kanceláří, žádné nedorozumění – jen snadno použitelná mobilní aplikace, která má vše na jednom místě.

Vliv softwaru pro terénní služby

Mnoho firem poskytujících služby v terénu vám potvrdí, že velká část jejich úspěchu závisí na tom, jak spravujete své zdroje.

Podle průzkumu nemá více než 45 % terénních techniků dostatečné nářadí pro svou práci. Pokročilé technologie, jako je strojové učení, rychle posouvají procesy kupředu, ale mnoho společností stále řídí své operace ručně.

Manuální práce způsobuje zpoždění, snižuje produktivitu a vede ke zhoršení zákaznické zkušenosti.

Právě zde vám může software pro řízení služeb v terénu pomoci tato rizika zmírnit a dosáhnout komplexní automatizace služeb v terénu:

Zvýšení spokojenosti zákazníků

Mobilní terénní služba by měla fungovat jako švýcarské hodinky. Očekávání zákazníků jsou velmi vysoká a zahrnují mimo jiné nulové prostoje a okamžitou technickou podporu.

Software pro řízení služeb v terénu může pomoci urychlit obchodní operace, snížit počet lidských chyb, zvýšit spokojenost zákazníků a ještě důležitější je budovat jejich loajalitu.

Automatizace

Flexibilní software pro správu služeb v terénu automatizuje operace a zajišťuje dostupný tok informací mezi členy týmu, odděleními a zákazníky. Centralizace dat a automatizace komunikace je velmi přínosná při řízení velké skupiny.

Každý oprávněný člen týmu má přístup k databázi s potřebnými údaji o klientovi, místech, požadavcích a úkolech. Díky menšímu množství času stráveného administrativními úkoly se zvýší produktivita týmů a poskytování služeb bude znatelně rychlejší.

Mobilita

Pokud poskytnete nástroje pro mobilní zařízení, budou mít servisní technici znalostní databázi a digitální nástroje, které potřebují, u sebe, čímž se zkrátí čas strávený komunikací s back office. Mobilní funkce moderního řešení pro správu služeb v terénu zvyšují efektivitu servisu.

Mobilní pracovní síla potřebuje mobilní řešení, je to tak jednoduché.

Sledování

Software FSM zobrazuje polohu zaměstnance a pomáhá lépe odhadovat čas a trasy. Funkce sledování zvyšuje bezpečnost a důvěryhodnost vašich zaměstnanců, nemluvě o důvěře zákazníků.

Vyhodnocování úkolů v reálném čase

Ihned po provedení úkolu se mohou klienti podepsat a ohodnotit kvalitu práce vašeho zaměstnance. Například krátký dotazník pro hodnocení výkonu služby. Hodnocení úkolů v reálném čase poskytuje lepší přehled o tom, jak vaše společnost funguje.

Automatizace plánování

Vzhledem k tomu, že provoz terénních služeb je velmi dynamický, musí společnosti střídavě plánovat pracovní příkazy a operace, řešit problémy, provádět administrativu a vše ostatní.

Software FSM poskytuje inteligentní plánování na základě dostupnosti vašeho týmu, místa a předchozí pracovní historie.

Jak funguje software FSM?

A technologie FSM automatizuje všechny procesy, které standardní servisní společnost v terénu provádí každý den.

Technologická řešení FSM jsou obvykle mobilní a umožňují zaměstnancům používat stejná zařízení, která používají při každodenní práci, a udržovat tak neustálé spojení, aby bylo možné vše sledovat v reálném čase.

Pokud jste například manažer nebo majitel instalatérské firmy s několika dodávkami a zaměstnanci, bude technické řešení FSM fungovat takto:

• Systém by upozornil zaměstnance na novou pracovní zakázku a poskytl jim veškeré informace a historii klientů.
• Dále sleduje, kteří zaměstnanci si vzali kterou dodávku a nářadí.
• Současně se v centrální databázi zobrazují dostupné nástroje.
• Následující pracovní příkaz je pak odeslán dostupným zaměstnancům, aby předem vybrali dostupná vozidla a nářadí.
• V průběhu celého procesu jsou získávány, ukládány a analyzovány informace o spotřebě energie/paliva, produktivitě, první opravě a všech dalších ukazatelích.
• Informace jsou předávány příslušným oddělením (např. účetnictví).
• Protože je vše automatizováno, pracovníci nemusí nic dělat ručně.
• Vše je jednoduše dostupné na jedno kliknutí. Máte možnost navštívit klienta? Klikněte na “ano”. Zakázka dokončena? Klikněte na “hotovo”.

Softwarová řešení FSM mají různé podoby a velikosti a obvykle poskytují následující funkce:

• Dispečink, plánování a delegování úloh
• Správa pracovních příkazů
• Analýza stavu mobilní práce v reálném čase
• Snížení režijních nákladů a papírování
• Zvýšení sazeb za první opravu
• Zvýšení produktivity a efektivity

Výhody softwaru pro řízení služeb v terénu

Profesionální software pro řízení služeb v terénu má pro firmu poskytující služby v terénu mnoho výhod.

Zaprvé zvyšuje spokojenost zákazníků.

Protože je mnohem snazší koordinovat úkoly, zákazníci jsou osloveni v kratším čase. A pokud se vyskytnou nějaké potenciální problémy, můžete je rychle identifikovat díky funkcím, které umožňují sledovat stavy úkolů a komentáře.

Předpokládejme, že nabízíte terénní službu, která zahrnuje různé oblasti odbornosti. V takovém případě můžete také nastavit systém pro přidělování úkolů technikům, kteří mají pro daný problém potřebné dovednosti.

Za druhé, dobrý software FSM zvýší spokojenost zaměstnanců.

Díky automatizaci činností se mohou zaměstnanci všech typů (technici i zaměstnanci back-office) soustředit na optimalizaci namísto administrativní práce.

Pomocí těchto nástrojů můžete automatizovat rutinní úkoly a uvolnit tak svým zaměstnancům ruce k tomu, co umí nejlépe: poskytovat špičkové služby.

V neposlední řadě je mnohem snazší rozšiřovat podnikání, když máte přesné informace o podnikových procesech.

Od sledování polohy a majetku v reálném čase až po historii zákazníků a stav zakázek – můžete řídit své operace plynuleji. Pokud se vyskytne problém, změna přiřazení úkolů je otázkou jediného kliknutí. Tyto systémy také usnadňují lepší řízení zásob a kvality.

A protože agregují historická data, můžete je využít k lepšímu rozhodování pro každého zákazníka, zaměstnance a obchodní cíle.

Co je třeba zvážit při výběru poskytovatele softwaru pro řízení služeb v terénu

Nejdříve byste měli zvážit integraci se stávajícími systémy.

Pokud již používáte nástroje pro ERP, řízení vztahů se zákazníky, správu zásob, prodej nebo jakýkoli jiný aspekt provozu terénních služeb, podívejte se na míru integrace, kterou jednotlivé nástroje (a váš budoucí nástroj FSM) nabízejí.

Všechna tato řešení obvykle nabízejí přímou integraci s hlavními softwary a integrace API nebo třetích stran (například integrace Zapier), které lze také nastavit.

V ideálním případě budete moci nakonec propojit své systémy s centrální databází a snížit počet datových sil ve vaší společnosti.

Jedním z nejdůležitějších faktorů je také prediktivní údržba. Chcete snížit náklady a tento aspekt některých nástrojů FSM vám může pomoci odhalit varovné signály ještě dříve, než dojde k problému.

Často kladené otázky o softwaru pro řízení služeb v terénu a FSM

Chcete, aby vaše společnost poskytující terénní služby prosperovala? Požádejte o ukázku a my vás budeme kontaktovat a řekneme vám více o výhodách Frontu FSM pro vaši firmu.