Τι είναι το λογισμικό διαχείρισης εγκαταστάσεων;
Το λογισμικό διαχείρισης εγκαταστάσεων βοηθά τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται, να ελέγχουν και να επιβλέπουν τη λειτουργία και τη συντήρηση των κτιρίων, των περιουσιακών στοιχείων, καθώς και των ενοίκων με αποτελεσματικό και αποδοτικό τρόπο. Η διαχείριση εγκαταστάσεων είναι μια εξαιρετικά σύνθετη διαδικασία, καθώς συνδυάζει την άνεση και την ασφάλεια των ανθρώπων με την αδιάλειπτη λειτουργικότητα ενός χώρου thr0ugh τεχνολογία.
Το λογισμικό διαχείρισης εγκαταστάσεων συγκεντρώνει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται από τους διαχειριστές εγκαταστάσεων και τους βοηθά με:
- Κατανομή πόρων
- Διαχείριση ακινήτων
- Δημιουργία ενός ομαλού επιχειρησιακού χρονοδιαγράμματος
- Διαχείριση αιτημάτων συντήρησης
- Λήψη αποφάσεων με βάση τα δεδομένα
Ο κατάλογος θα μπορούσε να συνεχιστεί για πάντα, καθώς μια κατάλληλη λύση διαχείρισης εγκαταστάσεων μπορεί να δώσει απαντήσεις σε πολλά σημεία που αντιμετωπίζουν οι σύγχρονες εταιρείες διαχείρισης συντήρησης. Αυτό που θα κάνουμε είναι να αναφερθούμε λεπτομερέστερα στο είδος της βοήθειας που θα πρέπει να περιμένετε από αυτές τις λύσεις.
Τι είδους βοήθεια παρέχει το λογισμικό διαχείρισης εγκαταστάσεων; Ακολουθούν τα βασικά οφέλη
Η διαχείριση εγκαταστάσεων με τη βοήθεια υπολογιστή μπορεί να αποδειχθεί σωτήρια για τις καθημερινές λειτουργίες. Παρέχει ένα ενιαίο ψηφιακό περιβάλλον, μια κεντρική βάση δεδομένων για την αποστολή και τη λήψη πληροφοριών, ώστε οι τεχνικοί και οι διαχειριστές εγκαταστάσεων να βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
Ξεχάστε το ψάξιμο σε φακέλους, εκτυπωμένα κομμάτια χαρτιού ή το ψάξιμο σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η ψηφιοποίηση ολόκληρου του συστήματος διαχείρισης εγκαταστάσεων διασφαλίζει την ασφάλεια ότι όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται με ασφάλεια και είναι εύκολα προσβάσιμες.
Τώρα, ας εμβαθύνουμε λίγο περισσότερο στα οφέλη του λογισμικού διαχείρισης εγκαταστάσεων και στην αξία που μπορεί να προσφέρει στην εταιρεία σας.
Διαχείριση περιουσιακών στοιχείων, επισκευή και συντήρηση
Μία από τις κύριες λειτουργίες του λογισμικού διαχείρισης εγκαταστάσεων είναι να διασφαλίζει ότι τα περιουσιακά στοιχεία λειτουργούν όπως πρέπει, με έγκαιρη συντήρηση. Ο στόχος είναι να αποφεύγονται οι βλάβες, ο χρόνος διακοπής λειτουργίας των περιουσιακών στοιχείων, οι δυσλειτουργίες και οι αστοχίες που θα διέκοπταν την κανονική ροή εργασιών.
Η σωστή λύση διευκολύνει τον προγραμματισμό προληπτικής συντήρησης, την παραγγελία νέων εξαρτημάτων και υλικών και την παρακολούθηση της κατάστασής τους. Η ανύψωση της διαχείρισης επιχειρησιακών περιουσιακών στοιχείων προκαλεί σημαντική μείωση του κόστους συντήρησης και αξιοσημείωτη αύξηση της παραγωγικότητας.
Βελτιστοποίηση της παραγγελίας νέων εξαρτημάτων
Η παραγγελία νέων εξαρτημάτων και υλικών συνοδεύεται από πολλούς αστερίσκους – την εύρεση ενός εγκεκριμένου και αξιόπιστου προμηθευτή, τη διασφάλιση ότι συνοδεύονται από τα σωστά έγγραφα εγγύησης και ότι η ποιότητα είναι πάντα υψηλή. Το μηχανογραφημένο λογισμικό διαχείρισης συντήρησης σας βοηθά να εξορθολογήσετε τη διαδικασία παραγγελίας, τσεκάροντας όλα αυτά τα κουτάκια ταυτόχρονα.
Ταχύτερη τιμολόγηση
Σε ένα ανταγωνιστικό επιχειρηματικό περιβάλλον όπου ο χρόνος είναι χρήμα, οι λειτουργικές ανεπάρκειες οποιασδήποτε φύσης μπορούν να αποδειχθούν επιζήμιες. Το κατάλληλο σύστημα μηχανογραφικής διαχείρισης συντήρησης επιτρέπει την ενσωμάτωση λογιστικών συστημάτων τρίτων, πράγμα που σημαίνει ότι τα τιμολόγια μπορούν να υποβάλλονται ηλεκτρονικά, εξοικονομώντας χρόνο και πόρους.
Εντοπισμός περιουσιακών στοιχείων
Μια έξυπνη πλατφόρμα διαχείρισης συντήρησης επιτρέπει την ορατότητα όλων των φυσικών περιουσιακών στοιχείων σε πολλαπλές τοποθεσίες σε ολόκληρο τον οργανισμό. Με τον τρόπο αυτό, διασφαλίζει τον σωστό και έγκαιρο χειρισμό της συντήρησης του εξοπλισμού, των αιτημάτων εξυπηρέτησης και τη διατήρηση ενός αυστηρού προγράμματος συντήρησης των περιουσιακών στοιχείων. Έχοντας τη σωστή λύση, όλα τα προγράμματα επισκευής και συντήρησης συγχρονίζονται αποφεύγοντας παρεξηγήσεις σχετικά με την τοποθεσία, τις εντολές, τις επιθεωρήσεις και τις συνθήκες των περιουσιακών στοιχείων.
Διαχείριση συμβάσεων και τεκμηρίωσης
Ο κλάδος της συντήρησης εγκαταστάσεων έχει πολλά πηγαινέλα μεταξύ εταιρειών, τεχνικών και εργολάβων. Αυτό το πηγαινέλα περιλαμβάνει την τεκμηρίωση των αιτήσεων υποβολής προτάσεων (RFP) και τα συστήματα διαχείρισης εγκαταστάσεων βοηθούν στην παρακολούθηση της κατάστασης των RFP στην πορεία. Το λογισμικό βοηθά επίσης στο πόσο γρήγορα αυτές οι συμβάσεις γίνονται αποδεκτές και υπογράφονται.
Προγραμματισμένη προληπτική συντήρηση
Ολόκληρος ο κλάδος της διαχείρισης εγκαταστάσεων βασίζεται στην ικανότητα μιας εταιρείας να προγραμματίζει συμβάντα συντήρησης και υποχρεωτικές επιθεωρήσεις. Το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εγκαταστάσεων μπορεί να σας βοηθήσει να ελέγξετε το κόστος και να προγραμματίσετε προληπτικά τις δραστηριότητες συντήρησης και να βελτιώσετε τη συνολική λειτουργική αποτελεσματικότητα.
Ποιος τύπος λογισμικού διαχείρισης εγκαταστάσεων είναι ο καλύτερος για μένα;
Το τοπίο του λογισμικού διαχείρισης εγκαταστάσεων έχει αλλάξει πολύ τα τελευταία δύο χρόνια, με διάφορους τύπους λογισμικού συντήρησης εγκαταστάσεων να κατακλύζουν σήμερα την αγορά.
Πρώτα απ’ όλα έχετε το λογισμικό CAFM, το οποίο είναι η συντομογραφία του Computer-Aided Facility Management και προσφέρει μια πιο διοικητική σουίτα υπηρεσιών, όπως η παρακολούθηση, η διαχείριση, ο σχεδιασμός και η υποβολή εκθέσεων σχετικά με τη διαχείριση του φυσικού χώρου και τις τοποθεσίες των επιχειρήσεων.
Το CMMS (Computerized Maintenance Management Software) είναι ένας άλλος τύπος λογισμικού διαχείρισης εγκαταστάσεων που περιλαμβάνει την ίδια βασική προσφορά με το λογισμικό CAFM με ένα πιο λεπτομερές πακέτο για τον προγραμματισμό και την εκτέλεση της συντήρησης. Το λογισμικό CMMS είναι κάτι περισσότερο από μια λύση διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων – είναι προσανατολισμένο στην προληπτική συντήρηση, διασφαλίζοντας ότι μπορείτε να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε τη διαδικασία από την αρχή έως το τέλος.
Το λογισμικό διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου, είναι η πιο πρόσφατη, πιο σύγχρονη απόδοση αυτού που είναι γνωστό ως λογισμικό διαχείρισης εγκαταστάσεων. Μια διαφορετική πλατφόρμα όπως η Frontu έρχεται με χαρακτηριστικά όπως η αξιολόγηση εργασιών σε πραγματικό χρόνο, ο σχεδιασμός διαδρομών και η πλοήγηση, η παρακολούθηση χρόνου και τοποθεσίας και πολλά άλλα, ενισχύει την απόδοση της ομάδας σας, βελτιώνει την εξυπηρέτηση πελατών και τις συνολικές λειτουργίες. Η καλύτερη πλατφόρμα λογισμικού διαχείρισης εγκαταστάσεων είναι αυτή που κάνει πολύ περισσότερα από το να σας κρατάει σε τάξη με τις εργασίες συντήρησης.
