Mikä on kiinteistönhallintaohjelmisto?
Kiinteistönhallintaohjelmistot auttavat yrityksiä hallinnoimaan, valvomaan ja valvomaan rakennusten, omaisuuden ja asukkaiden toimintaa ja ylläpitoa tehokkaasti ja vaikuttavasti. Tilojen hallinta on erittäin monimutkainen prosessi, sillä siinä yhdistyvät ihmisten mukavuus ja turvallisuus sekä paikan keskeytymätön toimivuus teknologian avulla.
Tilojen hallintaohjelmistot keskittävät kaikki tilojen hallinnoijien tarvitsemat tiedot ja auttavat heitä:
- Resurssien jakaminen
- Kiinteistöjen hallinta
- Sujuvan toiminta-aikataulun laatiminen
- Käsittele huoltopyynnöt
- Tee tietoon perustuvia päätöksiä
Luettelo voisi jatkua loputtomiin, sillä asianmukainen tilojen hallintaratkaisu voi tarjota vastauksia moniin nykyaikaisten kunnossapito- ja huoltopalveluyritysten kohtaamiin ongelmakohtiin. Käsittelemme tarkemmin, millaista apua näiltä ratkaisuilta kannattaa odottaa.
Millaista apua tilojen hallintaohjelmisto tarjoaa? Tässä ovat tärkeimmät edut
Tietokoneavusteinen kiinteistönhallinta voi osoittautua pelastavaksi päivittäisessä toiminnassa. Se tarjoaa yhden digitaalisen ympäristön, keskitetyn tietokannan tietojen lähettämistä ja vastaanottamista varten, jotta sekä teknikot että kiinteistöpäälliköt ovat samalla sivulla.
Unohda kansioiden, tulostettujen paperinpalojen tai sähköpostiketjujen etsiminen. Koko kiinteistönhallintajärjestelmän digitalisointi takaa, että kaikki tiedot on tallennettu turvallisesti ja että ne ovat helposti saatavilla.
Tutustutaan nyt hieman syvällisemmin laitoshoidon ohjelmistojen hyötyihin ja niiden tuomaan hyötyyn yrityksellesi.
Omaisuuden hallinta, korjaus ja huolto
Yksi kiinteistönhallintaohjelmiston tärkeimmistä tehtävistä on varmistaa, että omaisuus toimii niin kuin pitääkin ja että sitä huolletaan ajoissa. Tavoitteena on välttää rikkoutumisia, omaisuuden seisokkeja, toimintahäiriöitä ja vikoja, jotka keskeyttäisivät normaalin työnkulun.
Oikea ratkaisu helpottaa ennaltaehkäisevän kunnossapidon aikatauluttamista, uusien osien ja materiaalien tilaamista ja niiden tilan seuraamista. Yrityksen omaisuudenhallinnan tehostaminen saa ylläpitokustannukset laskemaan merkittävästi ja tuottavuuden nousemaan tuntuvasti.
Tehostaa uusien osien tilaamista
Uusien osien ja materiaalien tilaamiseen liittyy paljon riskejä: on löydettävä hyväksytty ja luotettava toimittaja, varmistettava, että mukana on oikeat takuuasiakirjat ja että laatu on aina korkea. Tietokoneistettu kunnossapidon hallintaohjelmisto auttaa sinua virtaviivaistamaan tilausprosessia ruksimalla kaikki nämä laatikot kerralla.
Nopeampi laskutus
Kilpailukykyisessä liiketoimintaympäristössä, jossa aika on rahaa, kaikenlainen toiminnan tehottomuus voi osoittautua haitalliseksi. Oikeanlainen tietokoneistettu kunnossapidon hallintajärjestelmä mahdollistaa kolmannen osapuolen kirjanpitojärjestelmien integroinnin, mikä tarkoittaa, että laskut voidaan toimittaa verkossa, mikä säästää aikaa ja resursseja.
Omaisuuden seuranta
Älykäs kunnossapidon hallintajärjestelmä mahdollistaa koko organisaation fyysisen omaisuuden näkyvyyden useissa eri paikoissa. Näin se varmistaa laitteiden kunnossapidon ja palvelupyyntöjen oikean ja oikea-aikaisen käsittelyn sekä jäykän omaisuuden ylläpitoaikataulun ylläpitämisen. Kun käytössä on oikea ratkaisu, kaikki korjaus- ja huolto-ohjelmat synkronoidaan, jolloin vältetään väärinkäsitykset sijainnista, tilauksista, tarkastuksista ja omaisuuserien kunnosta.
Sopimusten ja asiakirjojen hallinta
Laitosten kunnossapitoalalla on paljon edestakaista toimintaa yritysten, teknikkojen ja urakoitsijoiden välillä. Tähän edestakaiseen yhteydenpitoon sisältyy tarjouspyyntöasiakirjoja, ja kiinteistöhallintajärjestelmät auttavat tarjouspyyntöjen tilan seurannassa matkan varrella. Ohjelmisto auttaa myös siinä, miten nopeasti sopimukset hyväksytään ja allekirjoitetaan.
Suunnitelmallinen ennaltaehkäisevä huolto
Koko kiinteistönhoitoala perustuu yrityksen kykyyn suunnitella huoltotapahtumia ja pakollisia tarkastuksia. Parhaat toimitilojen hallintaohjelmistot voivat auttaa hallitsemaan kustannuksia ja suunnittelemaan ennakoivasti kunnossapitotoimia sekä parantamaan toiminnan yleistä tehokkuutta.
Minkälainen kiinteistönhallintaohjelmisto sopii minulle parhaiten?
Tilojen hallinnan ohjelmistomaailma on muuttunut paljon parin viime vuoden aikana, ja nykyään markkinoilla on useita erilaisia tilojen ylläpito-ohjelmistoja.
Ensinnäkin on CAFM-ohjelmisto, joka on lyhenne sanoista Computer-Aided Facility Management ja tarjoaa enemmän hallintoon keskittyvän palvelukokonaisuuden, kuten fyysisten tilojen ja toimipaikkojen seurannan, hallinnan, suunnittelun ja raportoinnin.
CMMS (Computerized Maintenance Management Software) on toisenlainen kiinteistönhallintaohjelmisto, joka sisältää saman perustarjonnan kuin CAFM-ohjelmisto ja yksityiskohtaisemman paketin kunnossapidon aikataulutusta ja toteutusta varten. CMMS-ohjelmisto on muutakin kuin omaisuudenhallintaratkaisu – se on suunnattu ennaltaehkäisevään kunnossapitoon, ja se varmistaa, että voit seurata ja hallita prosessia alusta loppuun.
Kenttähuollon hallintaohjelmisto on uusin ja nykyaikaisin versio niin sanotusta laitoshallintaohjelmistosta. Monipuolinen alusta, kuten Frontu, sisältää ominaisuuksia, kuten reaaliaikaisen tehtävien arvioinnin, reittisuunnittelun ja navigoinnin, ajan ja sijainnin seurannan ja paljon muuta, tehostaa tiimisi suorituskykyä, parantaa asiakaspalvelua ja yleistä toimintaa. Paras kiinteistönhallintaohjelmistoalusta on sellainen, joka tekee paljon muutakin kuin pitää sinut ajan tasalla kunnossapitotehtävien kanssa.
