¿Qué es el software de gestión de instalaciones?
El software de gestión de instalaciones ayuda a las empresas a gestionar, controlar y supervisar el funcionamiento y el mantenimiento de edificios, activos y ocupantes de forma eficiente y eficaz. La gestión de instalaciones es un proceso muy complejo, ya que combina el confort y la seguridad de las personas con la funcionalidad ininterrumpida de un lugar a través de la tecnología.
El software de gestión de instalaciones centraliza toda la información que necesitan los gestores de instalaciones y les ayuda con:
- Asignación de recursos
- Gestión de la propiedad
- Establecer un calendario operativo fluido
- Gestionar las solicitudes de mantenimiento
- Toma decisiones basadas en datos
La lista podría ser interminable, ya que una solución adecuada de gestión de instalaciones puede dar respuesta a muchos de los problemas a los que se enfrentan las empresas modernas de gestión del mantenimiento. Lo que haremos es entrar en más detalles sobre el tipo de ayuda que deberías esperar de estas soluciones.
¿Qué tipo de ayuda proporciona el software de gestión de instalaciones? Éstas son las principales ventajas
La gestión de instalaciones asistida por ordenador puede salvar vidas en las operaciones diarias. Proporciona un entorno digital único, una base de datos centralizada para enviar y recibir información, de modo que tanto los técnicos como los gestores de instalaciones estén en la misma página.
Olvídate de buscar en carpetas, papeles impresos o rebuscar en hilos de correo electrónico. Digitalizar todo el sistema de gestión de instalaciones garantiza la seguridad de que toda la información está almacenada de forma segura y es fácilmente accesible.
Ahora, profundicemos un poco más en las ventajas del software de gestión de instalaciones y el valor que puede aportar a tu empresa.
Gestión de activos, reparación y mantenimiento
Una de las principales funciones del software de gestión de instalaciones es garantizar que los activos funcionen como deben, recibiendo mantenimiento con antelación. El objetivo es evitar averías, tiempos de inactividad de los activos, fallos de funcionamiento y averías que interrumpirían el flujo de trabajo normal.
La solución adecuada facilita la programación del mantenimiento preventivo, el pedido de piezas y materiales nuevos y el seguimiento de su estado. Elevar la gestión de activos de la empresa hace que los costes de mantenimiento disminuyan significativamente y la productividad aumente notablemente.
Agiliza el pedido de piezas nuevas
Pedir piezas y materiales nuevos conlleva muchos asteriscos: encontrar un proveedor aprobado y fiable, asegurarse de que vienen con la documentación de garantía adecuada y de que la calidad es siempre alta. El software de gestión informatizada del mantenimiento te ayuda a agilizar el proceso de pedido marcando todas estas casillas a la vez.
Facturación más rápida
En un entorno empresarial competitivo en el que el tiempo es oro, las ineficiencias operativas de cualquier naturaleza pueden resultar perjudiciales. El sistema informático de gestión del mantenimiento adecuado permite la integración de sistemas de contabilidad de terceros, lo que significa que las facturas pueden presentarse en línea, ahorrando tiempo y recursos.
Seguimiento de activos
Una plataforma inteligente de gestión del mantenimiento permite la visibilidad de todos los activos físicos en múltiples ubicaciones de toda la organización. Al hacerlo, garantiza la gestión correcta y puntual del mantenimiento de los equipos, las solicitudes de servicio y el mantenimiento de un programa rígido de conservación de los activos. Con la solución adecuada, todos los programas de reparación y mantenimiento están sincronizados, evitando malentendidos sobre la ubicación, los pedidos, las inspecciones y las condiciones de los activos.
Gestionar contratos y documentación
En el sector del mantenimiento de instalaciones hay muchas idas y venidas entre empresas, técnicos y contratistas. Estas idas y venidas incluyen la documentación de las Solicitudes de Propuesta (RFP) y los sistemas de gestión de instalaciones ayudan a supervisar el estado de las RFP a lo largo del proceso. El software también contribuye a la rapidez con que se aceptan y firman estos contratos.
Mantenimiento preventivo programado
Todo el sector de la gestión de instalaciones se basa en la capacidad de una empresa para planificar las actividades de mantenimiento y las inspecciones obligatorias. El mejor software de gestión de instalaciones puede ayudarte a controlar los costes y a programar proactivamente las actividades de mantenimiento y mejorar la eficiencia operativa general.
¿Qué tipo de software de gestión de instalaciones es mejor para mí?
El panorama del software de gestión de instalaciones ha cambiado mucho en los últimos dos años, con varios tipos de software de mantenimiento de instalaciones inundando el mercado actual.
En primer lugar tienes el software CAFM, que es la abreviatura de Gestión de Instalaciones Asistida por Ordenador y ofrece un conjunto de servicios más centrados en la administración, como el seguimiento, la gestión, la planificación y la elaboración de informes sobre la gestión del espacio físico y las ubicaciones empresariales.
CMMS (Software de Gestión del Mantenimiento Informatizado) es otro tipo de software de gestión de instalaciones que incluye la misma oferta básica que el software CAFM, con un paquete más detallado para la programación y ejecución del mantenimiento. El software CMMS es más que una solución de gestión de activos: está orientado al mantenimiento preventivo, garantizando que puedas seguir y gestionar el proceso de principio a fin.
El software de gestión de servicios de campo, es la última y más moderna interpretación de lo que se conoce como software de gestión de instalaciones. Una plataforma tan variada como Frontu, que incluye funciones como la evaluación de tareas en tiempo real, la planificación y navegación de rutas, el seguimiento de tiempos y ubicaciones, etc., aumenta el rendimiento de tu equipo, mejora el servicio al cliente y las operaciones en general. La mejor plataforma de software de gestión de instalaciones es la que hace mucho más que mantenerte al tanto de los trabajos de mantenimiento.
