Fältservicehantering år 2023: Den definitiva guiden

Fältservicebranschen har gått igenom en hel del under de senaste åren.

Några av de största smärtpunkterna är logistik, resurshantering, tids- och uppgiftsplanering samt teamadministration.

En snabb och effektiv lösning på alla dessa utmaningar är Field Service Management (FSM).

I det här inlägget får du lära dig allt du behöver veta om lösningar för hantering av fälttjänster, programvara för fälttjänster och vad du kan förvänta dig av tjänsteleverantörer.

Låt oss dyka rakt in!

Vad är Field Service Management?

Fältservicehantering innebär att man övervakar och styr ett företags mobila resurser (utrustning, fälttekniker) som arbetar ute hos kunderna.

Ett bra exempel är telekommunikationsföretag. Fältservicetekniker som arbetar för kommunikationsföretag ansvarar för att bära kablar, routrar och annan utrustning och material utanför företagets egendom för att serva kunderna.

För att göra detta möjligt anställer kommunikationsföretagen driftchefer som tar över hela processen för hantering av fältservice. Från schemaläggning och ruttoptimering till planering av arbetsuppgifter, utskick av utrustning och övergripande projektledning måste dessa chefer hantera många rörliga delar. Deras främsta uppgift är att förbättra den operativa effektiviteten och ge varje servicetekniker möjlighet att göra sitt jobb så bra som möjligt.

Varje fältserviceteam behöver ett FSM-stödramverk för att kunna leverera enastående service:

• Lokalisera fordon och resurser
• Förvaltning av tillgångar
• Avancerad schemaläggning och utskick av arbetsorder
• Fakturering, redovisning och andra backoffice-uppgifter

Vikten av att modernisera fältserviceverksamheten

Innan vi går vidare och ser hur en programvara för hantering av fältservice kan hjälpa dessa verksamhetschefer att uppnå sina mål, är det bra att förstå vilka framsteg fältservicebranschen har gjort under de senaste åren.

Det är inte länge sedan som fältservicehantering helt enkelt innebar att varje fältservicetekniker regelbundet måste checka in på kontoret från arbetsplatsen för att rapportera framsteg, status, vägspärrar etc.

Den nya verkligheten är att framgångsrika fältserviceföretag är de som förstår och tar till sig fördelarna med mobil teknik. Fältarbetarna måste besöka flera olika arbetsplatser under en och samma dag och de måste vara självständiga och ha befogenhet att utföra sitt jobb. Kommunikationen mellan huvudkontoret och fältservicemedarbetarna bör ske via ett molnbaserat system.

Gå in i programvara för hantering av fältservice.

En programvara för hantering av fältservice är den perfekta lösningen för att sänka driftskostnaderna och modernisera verksamheten helt och hållet. Programvaran för fältservice centraliserar viktiga data som serviceförfrågningar, servicehistorik, företagsinformation, schemaläggning av anställda, förarloggar, lagerhantering och mycket mer.

Genom att anamma utvecklingen av mobil fältservice och förse fältserviceteknikerna med mobila enheter eliminerar du manuella processer, minskar risken för mänskliga fel, sänker overhead- eller administrationskostnaderna samt förbättrar kommunikationen.

Allt teknikerna behöver göra är att logga in på sin fältserviceapp och få tillgång till den information de behöver i realtid och offline. Inga telefonsamtal, inget fram och tillbaka med kontoret, inga missförstånd – bara en lättanvänd mobilapp som samlar allt på ett ställe.

Effekterna av programvara för fältservice

Många fältserviceföretag kan intyga att en stor del av deras framgång beror på hur de hanterar sina resurser.

Enligt undersökningar har över 45% av fältteknikerna inte tillräckligt med verktyg för sitt arbete. Avancerad teknik som maskininlärning gör att processerna går snabbt framåt, men många företag hanterar fortfarande sin verksamhet manuellt.

Manuellt arbete orsakar förseningar, minskar produktiviteten och leder till en dålig kundupplevelse.

Det är här som programvara för hantering av fältservice kan hjälpa dig att minska dessa risker och uppnå en heltäckande automatisering av fältservice:

Öka kundnöjdheten

Mobil fältservice ska fungera som ett schweiziskt urverk. Kundernas förväntningar är mycket höga och omfattar bland annat noll driftstopp och omedelbar teknisk support.

En programvara för hantering av fältservice kan hjälpa till att påskynda affärsverksamheten, minska mänskliga fel och förbättra kundnöjdheten och, ännu viktigare, bygga upp kundlojaliteten.

Automatisering

En flexibel programvara för hantering av fältservice automatiserar verksamheten och ger ett lättillgängligt informationsflöde mellan teammedlemmar, avdelningar och kunder. Centralisering av data och automatisering av kommunikation är mycket fördelaktigt när man hanterar en stor grupp.

Alla auktoriserade teammedlemmar kan komma åt databasen med nödvändig information om kunden, platser, krav och uppgifter. Med mindre tid för administrativa uppgifter ökar teamens produktivitet och tjänsteleveransen blir märkbart snabbare.

Rörlighet

När du tillhandahåller mobila verktyg bär serviceteknikerna med sig den kunskapsbas och de digitala verktyg de behöver, vilket minskar den tid som går åt till att kommunicera med backoffice. De mobila funktionerna i en modern lösning för hantering av fältservice höjer effektiviteten i servicen.

En mobil arbetsstyrka behöver en mobil lösning, så enkelt är det.

Spårning

FSM-programvaran visar var en anställd befinner sig och hjälper till att bättre uppskatta tid och rutter. Spårningsfunktionen ökar säkerheten och trovärdigheten för dina anställda, för att inte tala om kundernas förtroende.

Utvärdering av uppgifter i realtid

Omedelbart efter att uppgiften har utförts kan kunderna skriva under och betygsätta dina medarbetares arbetskvalitet. Till exempel en kort enkät för att utvärdera hur tjänsten utförts. Uppgiftsutvärdering i realtid ger ett bättre perspektiv på hur ditt företag fungerar.

Automatisera schemaläggningen

Eftersom fältserviceverksamheten är mycket dynamisk måste företagen växla mellan att schemalägga arbetsorder och operationer, lösa problem, administration och allt annat.

FSM-programvaran ger smart schemaläggning baserat på teamets tillgänglighet, plats och tidigare arbetshistorik.

Hur fungerar FSM Software?

Och FSM-tekniken automatiserar alla de processer som ett vanligt fältserviceföretag utför varje dag.

FSM-tekniska lösningar är vanligtvis mobila, vilket gör att medarbetarna kan använda samma enheter som de använder i den dagliga verksamheten för att upprätthålla en konstant anslutning så att allt kan spåras i realtid.

Om du till exempel är chef eller ägare till ett rörmokarföretag med några skåpbilar och anställda skulle en FSM-tekniklösning fungera så här:

• Systemet skulle varna medarbetarna om en ny arbetsorder och förse dem med all information och kundhistorik.
• Sedan övervakas vilka anställda som tog vilken skåpbil och vilka verktyg.
• Samtidigt visar den centrala databasen tillgängliga verktyg.
• Följande arbetsorder skickas sedan till de tillgängliga medarbetarna för att välja ut tillgängliga fordon och verktyg.
• Under hela processen hämtas, lagras och analyseras information om energi-/bränsleförbrukning, produktivitet, förstagångsfixering och alla andra mätvärden.
• Informationen vidarebefordras till berörda avdelningar (t.ex. redovisning).
• Eftersom allt är automatiserat behöver medarbetarna inte göra något manuellt.
• Allt är helt enkelt tillgängligt med ett klick på en knapp. Är du tillgänglig för att besöka en kund? Klicka på “ja”. Är jobbet slutfört? Klicka på “klart”.

FSM-mjukvarulösningar finns i alla former och storlekar och erbjuder vanligtvis följande funktioner:

• Dispatching, schemaläggning och delegering av uppgifter
• Hantering av arbetsorder
• Analys i realtid av mobilens arbetsstatus
• Minskning av allmänna kostnader och pappersarbete
• Ökning av antalet förstagångsbeslut
• Ökad produktivitet och effektivitet

Fördelar med programvara för hantering av fältservice

En professionell programvara för hantering av fältservice har många fördelar för ett fältserviceföretag.

För det första ökar kundnöjdheten.

Eftersom det är mycket enklare att samordna uppgifter kan kunderna nås på kortare tid. Och om det finns några potentiella problem kan du snabbt identifiera dem genom funktioner som gör att du kan övervaka uppgiftsstatus och kommentarer.

Anta att du erbjuder en fälttjänst som täcker olika kompetensområden. I så fall kan du också skapa ett system för att tilldela uppgifter till tekniker som har den kompetens som krävs för ett visst problem.

För det andra kommer en bra FSM-mjukvara att öka medarbetarnas tillfredsställelse.

Eftersom aktiviteterna är automatiserade kan alla typer av medarbetare (både tekniker och backoffice-anställda) fokusera på optimering istället för administrativt arbete.

Med hjälp av dessa verktyg kan du automatisera rutinuppgifter och ge dina medarbetare mer tid att göra det de är bäst på: att ge utmärkt service.

Slutligen är det mycket lättare att skala upp verksamheten när man har korrekta insikter i affärsprocessen.

Med allt från realtidsspårning av plats och tillgångar till kundhistorik och jobbstatus kan du driva din verksamhet smidigare. Om ett problem uppstår är det bara ett klick bort för att omfördela arbetsuppgifter. Dessa system underlättar också förbättrad lager- och kvalitetshantering.

Och eftersom de samlar in historiska data kan du använda dem för att fatta bättre beslut för varje kund, anställd och affärsmål.

Vad du bör tänka på när du väljer leverantör av programvara för hantering av fältservice

Det första du bör tänka på är integrationen med dina befintliga system.

Om du redan använder verktyg för ERP, kundrelationshantering, lagerhantering, försäljning eller någon annan aspekt av din fältserviceverksamhet bör du ta en titt på graden av integration som varje verktyg (och ditt framtida FSM-verktyg) erbjuder.

Vanligtvis erbjuder alla dessa lösningar direkt integration med större programvara och API eller tredjepartsintegrationer (t.ex. Zapier-integrationer) som också kan ställas in.

I bästa fall kan du i slutändan ansluta dina system till en central databas och minska antalet datasilos i ditt företag.

Förutseende underhåll är också en av de mest kritiska faktorerna. Du vill minska kostnaderna, och den här aspekten av vissa FSM-verktyg kan hjälpa dig att upptäcka varningssignaler redan innan ett problem har uppstått.

Vanliga frågor om Field Service Management & FSM Software

Vill du se ditt fältserviceföretag blomstra? Begär en demo så kontaktar vi dig för att prata mer om fördelarna med Frontu FSM för ditt företag.