Συνοπτική παρουσίαση
Οι πλατφόρμες και οι εφαρμογές διαχείρισης εργατικού δυναμικού αποτελούν πλεονέκτημα για τις επιχειρήσεις με εργαζόμενους πρώτης γραμμής και προσωπικό γραφείου. Παρέχουν πληθώρα λειτουργιών που βοηθούν στη διευκόλυνση της επικοινωνίας μεταξύ των ομάδων, στη διαχείριση εργασιών, στην ανασκόπηση χρονοδιαγραμμάτων, στη βελτιστοποίηση δρομολογίων κ.λπ.
Τα χαρακτηριστικά αυτά, ωστόσο, δεν εξαντλούν τις δυνατότητες των λύσεων διαχείρισης εργατικού δυναμικού. Μπορούν επίσης να παρέχουν δεδομένα και αναλύσεις, παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, δυνατότητες καταγραφής σημειώσεων και ψηφιακής υπογραφής.
Οι λύσεις αυτές μπορούν να ενσωματωθούν όσο νωρίτερα χρειάζεται, εφόσον η επιχείρηση διαθέτει ένα σημαντικό πελατολόγιο. Ο τελικός στόχος είναι η δημιουργία μιας κεντρικής εμπειρίας για την πρόσβαση των ομάδων, της διοίκησης και του προσωπικού του γραφείου στις εγκαταστάσεις από οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή.
Εισαγωγή
Μια εφαρμογή για το εργατικό δυναμικό ή μια εφαρμογή διαχείρισης εργατικού δυναμικού είναι λογισμικό για κινητά τηλέφωνα και άλλες συσκευές. Οι εφαρμογές εργατικού δυναμικού χρησιμοποιούνται για τον εξορθολογισμό της διαχείρισης εργασιών και της επικοινωνίας μεταξύ του προσωπικού.
Χρησιμοποιούνται συνήθως από εταιρείες που διαθέτουν τεχνικούς επιτόπιας εξυπηρέτησης (ή επιτόπιους τεχνικούς) και υπαλλήλους γραφείου. Μια εφαρμογή εργατικού δυναμικού γίνεται μια γραμμή ζωής σε πραγματικό χρόνο μεταξύ του προσωπικού, το οποίο έχει πρόσβαση στα απαραίτητα δεδομένα, και των εργαζομένων πρώτης γραμμής, οι οποίοι πρέπει να ενεργήσουν βάσει αυτών των δεδομένων.
Πώς λειτουργεί μια εφαρμογή εργατικού δυναμικού;
Οι εφαρμογές εργατικού δυναμικού μπορεί να μην είναι απαραίτητα μόνο εφαρμογές για κινητά. Διάφορες πλατφόρμες διαχείρισης εργατικού δυναμικού αναπτύσσονται για διάφορες συσκευές και λειτουργικά συστήματα. Τα περισσότερα από αυτά τα εργαλεία εργατικού δυναμικού είναι κυρίως ενσωματωμένα σε υπολογιστές ή διακομιστές. Μια εφαρμογή εργατικού δυναμικού, με την κινητή έννοια του όρου, είναι απλώς ένας από τους τρόπους αξιοποίησης των πλεονεκτημάτων.
Μια γενική ονομασία για αυτά τα εργαλεία και τις εφαρμογές εργατικού δυναμικού είναι λύση διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου (FSM). Αυτές οι λύσεις διαθέτουν συνήθως ένα πλήθος χαρακτηριστικών που μπορεί να περιλαμβάνουν μια εφαρμογή για κινητά. Μόλις ενσωματωθούν στις καθημερινές λειτουργίες μιας επιχείρησης, αυτά τα εργαλεία εργατικού δυναμικού έχουν ως στόχο να αυξήσουν την παραγωγικότητα χωρίς να δημιουργήσουν περισσότερα γενικά έξοδα.
Οι διάφορες πλατφόρμες διαχείρισης εργατικού δυναμικού επιτυγχάνουν αυτούς τους στόχους με διαφορετικά χαρακτηριστικά. Υπάρχουν, ωστόσο, ομοιότητες σε όλες τις λύσεις διαχείρισης εργατικού δυναμικού. Οι περισσότερες από αυτές παρέχουν δυνατότητα κινητής τηλεφωνίας, έναν τρόπο διαχείρισης και αναθεώρησης των χρονοδιαγραμμάτων και ψηφιοποίηση εγγράφων.
Δεδομένου ότι αυτές οι λύσεις προορίζονται να παρέχουν μια απρόσκοπτη εμπειρία του εργατικού δυναμικού, κάθε χαρακτηριστικό που περιγράφεται παραπάνω μπορεί να θεωρηθεί απαραίτητο. Μια εφαρμογή εργατικού δυναμικού κάνει πολλά από τα ίδια, καθώς αποτελεί προέκταση της λύσης διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου.
Ενσωματώνουν αυτά τα χαρακτηριστικά με παρόμοιο τρόπο με τις γνωστές λύσεις διαχείρισης έργων, όπως το JIRA. Αυτά τα εργαλεία εργατικού δυναμικού θα μπορούσαν ακόμη και να θεωρηθούν ως ένα μείγμα ενός CRM (διαχείριση σχέσεων με πελάτες) και μιας λύσης διαχείρισης έργων.
Ο τελικός στόχος αυτών των λύσεων είναι να τοποθετηθούν οι εργασίες, οι σχέσεις με τους πελάτες και η διαχείριση των υπηρεσιών σε ένα ενιαίο σύστημα. Τόσο οι ομάδες πρώτης γραμμής όσο και το προσωπικό διαχείρισης μπορούν στη συνέχεια να έχουν πρόσβαση στην ίδια βάση δεδομένων μέσω οποιουδήποτε υπολογιστή ή κινητής συσκευής, επιτρέποντας και στους δύο να επικοινωνούν, να επεξεργάζονται και να ανακτούν δεδομένα σε πραγματικό χρόνο.
Τι χαρακτηριστικά πρέπει να αναζητήσετε;
Όπως κάθε άλλο λογισμικό, οι προγραμματιστές εργαλείων εργατικού δυναμικού προσπαθούν να ξεπεράσουν ο ένας τον άλλον. Υπάρχει μια ολόκληρη σειρά χαρακτηριστικών που υποτίθεται ότι παρέχουν μια καλύτερη συγκεντρωτική εμπειρία για σκοπούς παραγωγικότητας. Εκτός από το σύνολο των βασικών χαρακτηριστικών που περιγράφονται παραπάνω, συνιστούμε να αναζητάτε:
- Διαχείριση εσωτερικών διαδικασιών. Οι ομάδες πρώτης γραμμής θα πρέπει να είναι σε θέση να υποβάλλουν αιτήματα για ρεπό, να έχουν εύκολη πρόσβαση και να αναθεωρούν τα χρονοδιαγράμματα και να προγραμματίζουν αιτήματα κάθε είδους.
- Σημειώσεις. Μια καλή λύση διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου θα πρέπει να επιτρέπει στους εργαζόμενους πρώτης γραμμής να κρατούν ψηφιακές σημειώσεις που είναι ορατές σε όλους στην πλατφόρμα, με στόχο μια πιο συγκεντρωτική εμπειρία.
- Δεδομένα και αναλύσεις. Τα εργαλεία εργατικού δυναμικού για κινητές ομάδες θα πρέπει να παρέχουν τη δυνατότητα βελτιστοποίησης των διαδικασιών. Τα δεδομένα και οι αναλύσεις είναι απαραίτητα για την επανεξέταση των χρονοδιαγραμμάτων και των διαδρομών για σκοπούς βελτίωσης.
- Ψηφιακές υπογραφές. Τα εργαλεία του εργατικού δυναμικού θα πρέπει να μειώνουν την ποσότητα του χαρτιού που χρησιμοποιείται παρέχοντας έναν τρόπο ψηφιακής υπογραφής εγγράφων. Τέτοιες λειτουργίες όχι μόνο εξοικονομούν χρήματα, αλλά μειώνουν και τον χρόνο που δαπανάται για την εκτέλεση ταπεινών εργασιών.
- Εντοπισμός χρόνου και θέσης. Δυνατότητα κινητής τηλεφωνίας σημαίνει κάτι περισσότερο από τη δυνατότητα χρήσης της λύσης σε ένα τηλέφωνο. Τα καλά εργαλεία εργατικού δυναμικού πρέπει πάντα να παρέχουν ακριβή παρακολούθηση για σκοπούς βελτιστοποίησης και προγραμματισμού.
- Αλληλεπίδραση σε πραγματικό χρόνο και εκτός σύνδεσης. Τα εργαλεία εργατικού δυναμικού απαιτούν εξ ορισμού σύνδεση στο διαδίκτυο. Ως εκ τούτου, θα πρέπει πάντα να διευκολύνουν την επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο μεταξύ των εργαζομένων πρώτης γραμμής και του προσωπικού γραφείου. Επιπλέον,
- Παρακολούθηση εξοπλισμού και αποθεμάτων. Οι εργασίες επιτόπιας εξυπηρέτησης είναι μια εργασία υψηλής εξειδίκευσης που απαιτεί πολλαπλά εργαλεία και εξοπλισμό. Τα εργαλεία εργατικού δυναμικού θα πρέπει να παρέχουν τη δυνατότητα παρακολούθησης όλου του εξοπλισμού που είναι διαθέσιμος προς χρήση.
- Βάση δεδομένων διαχείρισης πελατών. Οι εργαζόμενοι πρώτης γραμμής και το προσωπικό γραφείου θα πρέπει να μπορούν να έχουν πρόσβαση στους πελάτες και σε όλες τις άλλες επαφές γρήγορα και αποτελεσματικά. Κατά μία έννοια, μια λύση για το εργατικό δυναμικό θα πρέπει να λειτουργεί και ως CRM, όπου κάθε χρήστης έχει πρόσβαση στα σχετικά δεδομένα.
Ενώ η δημιουργία μιας κεντρικής εμπειρίας είναι ο πρωταρχικός στόχος των εργαλείων εργατικού δυναμικού, έχουν την ευκαιρία να προσφέρουν πολύ περισσότερα. Στην ουσία, μια απρόσκοπτη εμπειρία εργατικού δυναμικού μπορεί να εφαρμοστεί μόνο εάν όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να χρησιμοποιούν την πλατφόρμα για να επικοινωνούν και να χρησιμοποιούν δεδομένα με ευκολία.
Πότε να αρχίσετε να εφαρμόζετε εργαλεία εργατικού δυναμικού
Ενώ οι πλατφόρμες διαχείρισης εργατικού δυναμικού μπορούν να ωφελήσουν μια μεγάλη ποικιλία εταιρειών σε διάφορους κλάδους, δεν είναι κάθε επιχείρηση έτοιμη για αυτά τα εργαλεία. Η οικοδόμηση μιας απρόσκοπτης εμπειρίας εργατικού δυναμικού καθίσταται απαραίτητη για όσους έχουν την απαραίτητη κλίμακα.
Μόλις, ωστόσο, αποκτηθούν αρκετές ομάδες επί τόπου και μια σημαντική πελατειακή βάση, τα εργαλεία εργατικού δυναμικού καθίστανται όλο και πιο ζωτικής σημασίας. Δεδομένου ότι οι πλατφόρμες διαχείρισης εργατικού δυναμικού χρησιμοποιούνται για τη βελτιστοποίηση των χρονοδιαγραμμάτων, των δρομολογίων και της απόδοσης των εργασιών, η αποτελεσματικότητα αυτών των εργαλείων αυξάνεται όσο η εταιρεία επεκτείνεται.
Έτσι, ενώ διάφορες πλατφόρμες διαχείρισης εργατικού δυναμικού μπορούν να εφαρμοστούν σε διαφορετικά στάδια, τα εργαλεία εργατικού δυναμικού θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη μόλις αποκτηθεί σταθερότητα. Με άλλα λόγια, τα εργαλεία εργατικού δυναμικού είναι σημαντικά για όσους έχουν καθιερωθεί, τουλάχιστον σε ένα μικρό μέρος, στον κλάδο.
Συμπέρασμα
Η οικοδόμηση μιας απρόσκοπτης εμπειρίας του εργατικού δυναμικού θα πρέπει να είναι ο τελικός στόχος όλων των επιχειρήσεων παροχής υπηρεσιών πεδίου. Παρόλο που μπορεί να φαίνεται εφήμερο στην αρχή, η επίτευξη ενός τέτοιου στόχου συνιστάται ιδιαίτερα, καθώς βοηθά τις εταιρείες να βελτιστοποιήσουν τις ροές εσόδων και να μειώσουν το χρόνο που σπαταλιέται για την εκτέλεση υποτυπωδών εργασιών.
Επιπλέον, οι πλατφόρμες διαχείρισης εργατικού δυναμικού παρέχουν μια κεντρική εμπειρία για όλους τους εμπλεκόμενους εργαζόμενους. Η εύκολη πρόσβαση και η δυνατότητα καλύτερης εκτέλεσης των εργασιών βελτιώνουν την ευημερία όλων των εμπλεκόμενων μερών και έχουν ως αποτέλεσμα την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών.
