Hur en Workforce App kan effektivisera Field Service Management-verksamheten

Sammanfattning

Plattformar och appar för personalhantering är en tillgång för företag med frontlinjearbetare och kontorspersonal. De erbjuder en mängd funktioner som underlättar kommunikationen mellan teamen, hanterar uppgifter, granskar scheman, optimerar rutter etc.

Dessa funktioner uttömmer dock inte möjligheterna med lösningar för personalhantering. De kan också tillhandahålla data och analyser, realtidsspårning, anteckningar och funktioner för digital signering.

Dessa lösningar kan integreras så tidigt som behövs, så länge som verksamheten har en betydande kundbas. Slutmålet är att skapa en centraliserad upplevelse för lokala team, ledning och kontorspersonal som har åtkomst från var som helst och när som helst.

Inledning

En workforce app eller en workforce management app är en programvara för mobiltelefoner och andra enheter. Medarbetarappar används för att effektivisera uppgiftshanteringen och kommunikationen mellan personalen.

De används oftast av företag som har fältservicetekniker (eller tekniker på plats) och kontorsanställda. En personalapp blir en livlina i realtid mellan personalen, som har tillgång till nödvändiga data, och de anställda, som måste agera utifrån dessa data.

Hur fungerar en personalapp?

Appar för arbetsstyrkan är inte nödvändigtvis bara mobila applikationer. Olika plattformar för personalhantering används för flera olika enheter och operativsystem. De flesta av dessa verktyg är i första hand integrerade i datorer eller servrar. En workforce-app, i ordets mobila bemärkelse, är helt enkelt ett sätt att dra nytta av fördelarna.

Ett övergripande namn för dessa verktyg och appar är en lösning för hantering av fältservice (FSM). Dessa lösningar har vanligtvis en mängd olika funktioner som kan inkludera en mobilapp. När de väl har integrerats i företagets dagliga verksamhet är de här verktygen avsedda att öka produktiviteten utan att skapa mer omkostnader.

Olika plattformar för personalhantering uppnår dessa mål med olika funktioner. Det finns dock likheter mellan olika lösningar för personalhantering. De flesta erbjuder mobila funktioner, ett sätt att hantera och granska scheman samt digitalisering av dokument.

Eftersom dessa lösningar är avsedda att ge en sömlös upplevelse för medarbetarna kan varje funktion som beskrivs ovan betraktas som en nödvändighet. En workforce-app gör ungefär samma sak eftersom den är en förlängning av lösningen för fältservicehantering.

De integrerar dessa funktioner på ett liknande sätt som välkända projekthanteringslösningar som JIRA. Dessa arbetsverktyg kan till och med betraktas som en blandning av en CRM-lösning (Customer Relationship Management) och en projekthanteringslösning.

Slutmålet med dessa lösningar är att samla arbetsuppgifter, kundrelationer och servicehantering i ett och samma system. Både medarbetare i frontlinjen och ledningspersonal kan sedan komma åt samma databas via valfri dator eller mobil enhet, vilket gör att båda kan kommunicera, redigera och hämta data i realtid.

Vilka funktioner ska man leta efter?

Precis som med all annan programvara försöker utvecklare av arbetsverktyg överträffa varandra. Det finns en hel rad funktioner som är tänkta att ge en bättre centraliserad upplevelse för produktivitetsändamål. Utanför den väsentliga funktionsuppsättningen som beskrivs ovan rekommenderar vi att du letar efter:

• Hantering av interna processer. Team i frontlinjen ska kunna skicka in förfrågningar om ledighet, enkelt komma åt och granska scheman och schemalägga förfrågningar av alla slag.
• Anteckningar. En bra lösning för hantering av fältservice bör göra det möjligt för medarbetare i frontlinjen att göra digitala anteckningar som är synliga för alla på plattformen, vilket leder till en mer centraliserad upplevelse.
• Data och analys. Arbetsverktyg för mobila team bör ge möjlighet att optimera rutiner. Data och analyser är viktiga för att granska scheman och rutter i förbättringssyfte.
• Digitala signaturer. Arbetsverktyg bör minska mängden papper som används genom att tillhandahålla ett sätt att digitalt signera dokument. Sådana funktioner sparar inte bara pengar utan minskar också den tid som ägnas åt obetydliga arbetsuppgifter.
• Spårning av tid och plats. Mobil kapacitet innebär mer än att bara kunna använda lösningen på en telefon. Bra personalverktyg bör alltid tillhandahålla exakt spårning för optimering och schemaläggning.
• Interaktion i realtid och offline. Medarbetarverktyg kräver internetanslutning som standard. Därför bör de alltid underlätta kommunikation i realtid mellan frontlinjearbetare och kontorspersonal. Dessutom bör de
• Övervakning av utrustning och inventarier. Fältservicearbete är en mycket kvalificerad uppgift som kräver många olika verktyg och utrustningar. Medarbetarnas verktyg bör ge möjlighet att hålla reda på all utrustning som är tillgänglig för användning.
• Databas för klienthantering. Frontlinjearbetare och kontorspersonal ska kunna komma åt kunder och alla andra kontakter snabbt och effektivt. På sätt och vis bör en workforce-lösning fungera som ett CRM-system där varje användare har tillgång till relevanta data.

Att skapa en centraliserad upplevelse är det primära målet för personalverktyg, men de har möjlighet att erbjuda mycket mer. I grund och botten kan en sömlös medarbetarupplevelse bara implementeras om alla berörda parter kan använda plattformen för att kommunicera och använda data på ett enkelt sätt.

När ska man börja implementera verktyg för medarbetarna?

Även om plattformar för personalhantering kan vara till nytta för många olika företag inom olika branscher, är det inte alla företag som är redo för dessa verktyg. Att skapa en sömlös upplevelse för medarbetarna blir nödvändigt för dem som har den skala som krävs.

Men när flera team på plats och en ansenlig kundbas har förvärvats blir verktygen för personalhantering allt viktigare. Eftersom plattformar för personalhantering används för att optimera scheman, rutter och utförande av arbetsuppgifter ökar effektiviteten hos dessa verktyg i takt med att företaget expanderar.

Även om olika plattformar för personalhantering kan implementeras i olika skeden, bör verktyg för personalhantering övervägas när stabiliteten har uppnåtts. Med andra ord är personalstyrningsverktygen viktiga för dem som har etablerat sig i branschen, åtminstone till en liten del.

Slutsats

Att skapa en sömlös upplevelse för medarbetarna bör vara slutmålet för alla fältserviceföretag. Även om det kan verka flyktigt till en början, är det starkt rekommenderat att uppnå ett sådant mål eftersom det hjälper företag att optimera intäktsströmmarna och minska den tid som går till spillo på att utföra triviala uppgifter.

Dessutom ger plattformar för personalhantering en centraliserad upplevelse för alla inblandade medarbetare. Enkel åtkomst och möjlighet att utföra uppgifter på ett bättre sätt förbättrar välbefinnandet för alla inblandade parter och resulterar i bättre kundservice.