Streszczenie
Platformy i aplikacje do zarządzania pracownikami są atutem dla firm zatrudniających pracowników pierwszej linii i personel biurowy. Zapewniają one wiele funkcji, które ułatwiają komunikację między zespołami, zarządzanie zadaniami, przeglądanie harmonogramów, optymalizację tras itp.
Funkcje te nie wyczerpują jednak możliwości rozwiązań do zarządzania pracownikami. Mogą one również zapewniać dane i analizy, śledzenie w czasie rzeczywistym, sporządzanie notatek i możliwości cyfrowego podpisywania.
Rozwiązania te można zintegrować tak wcześnie, jak to konieczne, o ile firma ma dużą bazę klientów. Ostatecznym celem jest stworzenie scentralizowanego środowiska dla zespołów lokalnych, kierownictwa i personelu biurowego, dostępnego z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
Wprowadzenie
Aplikacja dla pracowników lub aplikacja do zarządzania pracownikami to oprogramowanie na telefony komórkowe i inne urządzenia. Aplikacje dla pracowników służą do usprawnienia zarządzania zadaniami i komunikacji między pracownikami.
Są one najczęściej używane przez firmy, które zatrudniają techników terenowych i pracowników biurowych. Aplikacja Workforce staje się linią życia w czasie rzeczywistym między personelem, który ma dostęp do niezbędnych danych, a pracownikami pierwszej linii, którzy muszą działać na podstawie tych danych.
Jak działa aplikacja dla pracowników?
Aplikacje dla pracowników niekoniecznie muszą być tylko aplikacjami mobilnymi. Różne platformy zarządzania pracownikami są wdrażane dla kilku urządzeń i systemów operacyjnych. Większość z tych narzędzi jest przede wszystkim zintegrowana z komputerami lub serwerami. Aplikacja dla pracowników, w mobilnym znaczeniu tego słowa, jest po prostu jednym ze sposobów na czerpanie korzyści.
Nadrzędną nazwą dla tych narzędzi i aplikacji dla pracowników jest rozwiązanie do zarządzania usługami w terenie (FSM). Rozwiązania te mają zwykle wiele funkcji, które mogą obejmować aplikację mobilną. Po zintegrowaniu z codziennymi operacjami firmy, narzędzia te mają na celu zwiększenie produktywności bez generowania dodatkowych kosztów.
Różne platformy do zarządzania pracownikami osiągają te cele dzięki różnym funkcjom. Istnieją jednak podobieństwa między rozwiązaniami do zarządzania pracownikami. Większość z nich zapewnia możliwości mobilne, sposób zarządzania i przeglądania harmonogramów oraz digitalizację dokumentów.
Ponieważ rozwiązania te mają na celu zapewnienie płynnego doświadczenia pracowników, każda funkcja opisana powyżej może być uważana za konieczność. Aplikacja dla pracowników robi wiele podobnych rzeczy, ponieważ jest rozszerzeniem rozwiązania do zarządzania usługami terenowymi.
Integrują one te funkcje w podobny sposób, jak dobrze znane rozwiązania do zarządzania projektami, takie jak JIRA. Narzędzia te można nawet uznać za połączenie CRM (zarządzanie relacjami z klientami) i rozwiązania do zarządzania projektami.
Ostatecznym celem tych rozwiązań jest umieszczenie zadań, relacji z klientami i zarządzania usługami w jednym systemie. Zarówno zespoły pierwszej linii, jak i kadra zarządzająca mogą następnie uzyskać dostęp do tej samej bazy danych za pośrednictwem dowolnego komputera lub urządzenia mobilnego, umożliwiając zarówno komunikację, edycję, jak i pobieranie danych w czasie rzeczywistym.
Jakich funkcji należy szukać?
Podobnie jak w przypadku każdego innego oprogramowania, twórcy narzędzi dla pracowników starają się prześcignąć innych. Istnieje cała gama funkcji, które mają zapewnić lepsze scentralizowane doświadczenie dla celów produktywności. Poza podstawowym zestawem funkcji opisanym powyżej, zalecamy poszukiwanie:
- Zarządzanie procesami wewnętrznymi. Zespoły pierwszej linii powinny mieć możliwość składania wniosków o czas wolny, łatwego dostępu i przeglądania harmonogramów oraz planowania wszelkiego rodzaju wniosków.
- Sporządzanie notatek. Dobre rozwiązanie do zarządzania usługami terenowymi powinno umożliwiać pracownikom pierwszej linii robienie cyfrowych notatek, które będą widoczne dla wszystkich na platformie, budując bardziej scentralizowane doświadczenie.
- Dane i analityka. Narzędzia pracownicze dla zespołów mobilnych powinny zapewniać możliwość optymalizacji procedur. Dane i analizy są niezbędne do przeglądu harmonogramów i tras w celu ich ulepszenia.
- Podpisy cyfrowe. Narzędzia dla pracowników powinny zmniejszać ilość zużywanego papieru, zapewniając możliwość cyfrowego podpisywania dokumentów. Takie funkcje nie tylko oszczędzają pieniądze, ale także zmniejszają ilość czasu spędzanego na wykonywaniu drobnych zadań.
- Śledzenie czasu i lokalizacji. Możliwości mobilne oznaczają coś więcej niż tylko możliwość korzystania z rozwiązania na telefonie. Dobre narzędzia dla pracowników powinny zawsze zapewniać dokładne śledzenie w celu optymalizacji i planowania.
- Interakcja w czasie rzeczywistym i offline. Narzędzia dla pracowników domyślnie wymagają łączności z Internetem. W związku z tym powinny one zawsze ułatwiać komunikację w czasie rzeczywistym między pracownikami pierwszej linii a personelem biurowym. Dodatkowo,
- Monitorowanie sprzętu i zapasów. Praca w terenie to zadanie wymagające wysokich kwalifikacji, które wymaga wielu narzędzi i sprzętu. Narzędzia pracownicze powinny zapewniać możliwość śledzenia całego dostępnego sprzętu.
- Baza danych zarządzania klientami. Pracownicy pierwszej linii i personel biurowy powinni mieć możliwość szybkiego i wydajnego dostępu do klientów i wszystkich innych kontaktów. W pewnym sensie rozwiązanie dla pracowników powinno pełnić funkcję CRM, w którym każdy użytkownik ma dostęp do odpowiednich danych.
Podczas gdy budowanie scentralizowanego doświadczenia jest głównym celem narzędzi dla pracowników, mają one możliwość zapewnienia znacznie więcej. Zasadniczo płynne doświadczenie pracowników można wdrożyć tylko wtedy, gdy wszystkie zainteresowane strony mogą korzystać z platformy do łatwej komunikacji i korzystania z danych.
Kiedy rozpocząć wdrażanie narzędzi dla pracowników?
Chociaż platformy do zarządzania pracownikami mogą przynieść korzyści wielu firmom z różnych branż, nie każda firma jest gotowa na korzystanie z tych narzędzi. Budowanie płynnego doświadczenia pracowników staje się konieczne dla tych, którzy mają niezbędną skalę.
Jednak po pozyskaniu kilku zespołów na miejscu i sporej bazy klientów, narzędzia pracownicze stają się coraz bardziej istotne. Ponieważ platformy do zarządzania pracownikami są wykorzystywane do optymalizacji harmonogramów, tras i wydajności zadań, wydajność tych narzędzi wzrasta wraz z rozwojem firmy.
Tak więc, podczas gdy różne platformy zarządzania pracownikami mogą być wdrażane na różnych etapach, narzędzia pracownicze powinny być brane pod uwagę po uzyskaniu stabilności. Innymi słowy, narzędzia pracownicze są ważne dla tych, którzy mają już ugruntowaną pozycję w branży.
Wnioski
Budowanie płynnego doświadczenia pracowników powinno być celem końcowym wszystkich firm świadczących usługi terenowe. Chociaż na początku może się to wydawać efemeryczne, osiągnięcie takiego celu jest wysoce zalecane, ponieważ pomaga firmom zoptymalizować strumienie przychodów i skrócić czas marnowany na wykonywanie drobnych zadań.
Ponadto platformy do zarządzania pracownikami zapewniają scentralizowane doświadczenie dla wszystkich zaangażowanych pracowników. Łatwy dostęp i możliwość lepszego wykonywania zadań poprawia samopoczucie wszystkich zaangażowanych stron i skutkuje lepszą obsługą klienta.
