Streszczenie
Platformy i aplikacje do zarządzania personelem stanowią atut dla firm zatrudniających pracowników pierwszej linii i pracowników biurowych. Oferują one wiele funkcji, które ułatwiają komunikację między zespołami, zarządzanie zadaniami, przeglądanie harmonogramów, optymalizację tras itp.
Funkcje te nie wyczerpują jednak możliwości rozwiązań Workforce Management. Mogą one również zapewniać dane i analizę, śledzenie w czasie rzeczywistym, sporządzanie notatek i możliwość cyfrowego podpisywania dokumentów.
Rozwiązania te mogą być zintegrowane tak wcześnie, jak jest to potrzebne, o ile firma posiada dużą bazę klientów. Celem końcowym jest stworzenie scentralizowanego rozwiązania, do którego zespoły pracujące w siedzibie firmy, kierownictwo i pracownicy biurowi będą mieli dostęp z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
Wprowadzenie
Workforce app lub workforce management app to oprogramowanie dla telefonów komórkowych i innych urządzeń. Aplikacje dla pracowników służą do usprawnienia zarządzania zadaniami i komunikacji między pracownikami.
Najczęściej korzystają z nich firmy, które zatrudniają techników pracujących w terenie (lub na miejscu) oraz pracowników biurowych. Aplikacja dla pracowników staje się linią życia w czasie rzeczywistym pomiędzy personelem, który ma dostęp do niezbędnych danych, a pracownikami pierwszej linii, którzy muszą działać na podstawie tych danych.
Jak działa aplikacja dla pracowników?
Aplikacje dla pracowników nie muszą być wyłącznie aplikacjami mobilnymi. Różne platformy zarządzania personelem są wdrażane na wielu urządzeniach i w różnych systemach operacyjnych. Większość z tych narzędzi jest zintegrowana z komputerami lub serwerami. Aplikacja dla pracowników, w mobilnym znaczeniu tego słowa, jest po prostu jednym ze sposobów korzystania z ich zalet.
Nadrzędną nazwą dla tych narzędzi i aplikacji dla pracowników jest rozwiązanie typu Field Service Management (FSM). Rozwiązania te mają zazwyczaj wiele funkcji, wśród których może się znaleźć aplikacja mobilna. Po zintegrowaniu z codzienną działalnością firmy, narzędzia te mają na celu zwiększenie produktywności bez zwiększania kosztów ogólnych.
Różne platformy zarządzania personelem osiągają te cele dzięki różnym funkcjom. Istnieją jednak pewne podobieństwa pomiędzy rozwiązaniami do zarządzania personelem. Większość z nich zapewnia możliwość korzystania z urządzeń mobilnych, sposób zarządzania i przeglądania harmonogramów oraz digitalizację dokumentów.
Ponieważ rozwiązania te mają na celu zapewnienie bezproblemowego doświadczenia pracowników, każda z wymienionych powyżej funkcji może być uznana za niezbędną. Aplikacja dla pracowników robi wiele z tego samego, ponieważ jest rozszerzeniem rozwiązania do zarządzania usługami w terenie.
Integrują one te funkcje w podobny sposób, jak znane rozwiązania do zarządzania projektami, takie jak JIRA. Te narzędzia dla pracowników można nawet uznać za połączenie CRM (zarządzanie relacjami z klientami) i rozwiązania do zarządzania projektami.
Celem końcowym tych rozwiązań jest umieszczenie zadań, relacji z klientami i zarządzania usługami w jednym systemie. Zarówno pracownicy pierwszej linii, jak i kadra zarządzająca mogą uzyskać dostęp do tej samej bazy danych za pośrednictwem dowolnego komputera lub urządzenia mobilnego, co umożliwia im komunikację, edycję i pobieranie danych w czasie rzeczywistym.
Jakich cech należy szukać?
Podobnie jak w przypadku każdego innego oprogramowania, twórcy narzędzi dla pracowników starają się prześcignąć siebie nawzajem. Istnieje cały szereg funkcji, które mają zapewnić lepsze scentralizowane doświadczenie w celu zwiększenia produktywności. Poza niezbędnym zestawem funkcji opisanym powyżej, zalecamy poszukiwanie:
- Zarządzanie procesami wewnętrznymi. Zespoły z pierwszej linii powinny mieć możliwość składania wniosków o czas wolny, łatwego dostępu do harmonogramów i przeglądania ich, a także planowania wniosków dowolnego rodzaju.
- Sporządzanie notatek. Dobre rozwiązanie do zarządzania usługami świadczonymi w terenie powinno umożliwiać pracownikom pierwszej linii robienie notatek w formie cyfrowej, które są widoczne dla wszystkich na platformie, co pozwala na uzyskanie bardziej scentralizowanego doświadczenia.
- Dane i analityka. Narzędzia Workforce dla zespołów mobilnych powinny umożliwiać optymalizację procedur. Dane i analizy są niezbędne do przeglądania harmonogramów i tras w celu wprowadzania usprawnień.
- Podpisy cyfrowe. Narzędzia dla pracowników powinny ograniczać ilość zużywanego papieru poprzez możliwość cyfrowego podpisywania dokumentów. Takie funkcje nie tylko oszczędzają pieniądze, ale także zmniejszają ilość czasu poświęcanego na wykonywanie męczących zadań.
- Śledzenie czasu i lokalizacji. Możliwości mobilne to coś więcej niż tylko możliwość korzystania z rozwiązania na telefonie. Dobre narzędzia dla pracowników powinny zawsze zapewniać dokładne śledzenie w celu optymalizacji i tworzenia harmonogramów.
- Interakcja w czasie rzeczywistym i w trybie offline. Narzędzia dla pracowników wymagają domyślnie łączności z Internetem. W związku z tym powinny zawsze ułatwiać komunikację w czasie rzeczywistym pomiędzy pracownikami pierwszej linii i personelem biurowym. Dodatkowo,
- Monitorowanie sprzętu i zapasów. Praca w terenie to zadanie wymagające wysokich kwalifikacji, które wymaga wielu narzędzi i sprzętu. Narzędzia dla pracowników powinny umożliwiać śledzenie wszystkich dostępnych do użycia urządzeń.
- Baza danych do zarządzania klientami. Pracownicy pierwszej linii i personel biurowy powinni mieć możliwość szybkiego i sprawnego dostępu do klientów i wszelkich innych kontaktów. W pewnym sensie rozwiązanie Workforce powinno pełnić rolę CRM, gdzie każdy użytkownik ma dostęp do odpowiednich danych
Choć tworzenie scentralizowanego doświadczenia jest głównym celem narzędzi Workforce, mają one szansę zapewnić znacznie więcej. W istocie, bezproblemowe doświadczenie w zakresie zarządzania personelem można wdrożyć tylko wtedy, gdy wszystkie zainteresowane strony mogą korzystać z platformy w celu łatwej komunikacji i wykorzystywania danych.
Kiedy należy rozpocząć wdrażanie narzędzi do zarządzania zasobami ludzkimi?
Choć platformy do zarządzania personelem mogą przynieść korzyści wielu firmom z różnych branż, nie każda firma jest na nie gotowa. Zbudowanie płynnego doświadczenia pracowników staje się konieczne dla tych, którzy dysponują niezbędną skalą.
Jednak gdy już uda się pozyskać kilka zespołów na miejscu i pokaźną bazę klientów, narzędzia zarządzania personelem stają się coraz ważniejsze. Ponieważ platformy do zarządzania personelem są wykorzystywane do optymalizacji harmonogramów, tras i wydajności zadań, skuteczność tych narzędzi rośnie wraz z rozwojem firmy.
Dlatego też, choć różne platformy zarządzania personelem mogą być wdrażane na różnych etapach, narzędzia te powinny być brane pod uwagę po osiągnięciu stabilności. Innymi słowy, narzędzia do zarządzania personelem są ważne dla tych, którzy już ugruntowali swoją pozycję, przynajmniej w niewielkim stopniu, w branży.
Wnioski
Celem wszystkich firm świadczących usługi w terenie powinno być stworzenie bezproblemowego doświadczenia pracowników. Choć na początku może się to wydawać ulotne, osiągnięcie takiego celu jest wysoce zalecane, ponieważ pomaga firmom optymalizować strumienie przychodów i ograniczać czas marnowany na wykonywanie mało istotnych zadań.
Ponadto platformy do zarządzania personelem zapewniają scentralizowane doświadczenie wszystkim zaangażowanym pracownikom. Łatwy dostęp i możliwość lepszego wykonywania zadań poprawia samopoczucie wszystkich zaangażowanych stron i przekłada się na lepszą obsługę klienta.
