Miten työvoimasovellus voi virtaviivaistaa kenttähuollon hallinnan toimintoja?

Tiivistelmä

Työvoimanhallinta-alustat ja -sovellukset ovat eduksi yrityksille, joilla on etulinjan työntekijöitä ja toimistohenkilökuntaa. Ne tarjoavat lukuisia ominaisuuksia, jotka auttavat helpottamaan tiimien välistä viestintää, hallitsemaan tehtäviä, tarkistamaan aikatauluja, optimoimaan reittejä jne.

Nämä ominaisuudet eivät kuitenkaan rajoita työvoimanhallintaratkaisujen mahdollisuuksia. Ne voivat myös tarjota tietoja ja analytiikkaa, reaaliaikaista seurantaa, muistiinpanoja ja digitaalisia allekirjoitustoimintoja.

Nämä ratkaisut voidaan integroida niin aikaisin kuin on tarpeen, kunhan yrityksellä on merkittävä asiakaskunta. Lopputavoitteena on luoda keskitetty käyttökokemus, johon paikalliset tiimit, johto ja toimistohenkilöstö pääsevät käsiksi mistä tahansa ja milloin tahansa.

Johdanto

Työvoimasovellus tai työvoimanhallintasovellus on ohjelmisto matkapuhelimille ja muille laitteille. Työvoimasovelluksia käytetään tehostamaan tehtävien hallintaa ja henkilöstön välistä viestintää.

Niitä käyttävät yleisimmin yritykset, joilla on kenttähuoltoteknikoita ja toimistotyöntekijöitä. Työntekijäsovelluksesta tulee reaaliaikainen yhteyshenkilö, jolla on pääsy tarvittaviin tietoihin, ja etulinjan työntekijät, joiden on toimittava näiden tietojen perusteella.

Miten työvoimasovellus toimii?

Työntekijöiden sovellukset eivät välttämättä ole vain mobiilisovelluksia. Erilaisia työvoimanhallinta-alustoja otetaan käyttöön useille laitteille ja käyttöjärjestelmille. Useimmat näistä työvoimatyökaluista on ensisijaisesti integroitu tietokoneisiin tai palvelimiin. Työvoimasovellus, sanan mobiilissa merkityksessä, on vain yksi tapa hyödyntää etuja.

Yleisnimitys näille työvälineille ja sovelluksille on kenttähuoltoratkaisu (FSM). Näissä ratkaisuissa on yleensä lukuisia ominaisuuksia, joihin voi sisältyä mobiilisovellus. Kun nämä työvoimatyökalut on integroitu yrityksen päivittäisiin toimintoihin, niiden tarkoituksena on lisätä tuottavuutta ilman, että ne lisäävät yleiskustannuksia.

Erilaiset työvoimanhallinta-alustat saavuttavat nämä tavoitteet erilaisilla ominaisuuksilla. Työvoimanhallintaratkaisuissa on kuitenkin yhtäläisyyksiä. Useimmat niistä tarjoavat mobiilivalmiudet, tavan hallita ja tarkastella aikatauluja sekä asiakirjojen digitalisoinnin.

Koska näiden ratkaisujen tarkoituksena on tarjota saumaton työntekijäkokemus, kaikkia edellä mainittuja ominaisuuksia voidaan pitää välttämättöminä. Työvoimasovellus tekee paljon samaa, sillä se on kenttäpalvelun hallintaratkaisun jatke.

Ne integroivat nämä ominaisuudet samalla tavalla kuin tunnetut projektinhallintaratkaisut, kuten JIRA. Näitä työvoimatyökaluja voitaisiin jopa pitää CRM- (asiakassuhteiden hallinta) ja projektinhallintaratkaisun sekoituksena.

Näiden ratkaisujen päämääränä on sijoittaa tehtävät, asiakassuhteet ja palvelunhallinta samaan järjestelmään. Sekä etulinjan tiimit että johtohenkilöstö voivat sitten käyttää samaa tietokantaa minkä tahansa tietokoneen tai mobiililaitteen kautta, jolloin molemmat voivat kommunikoida, muokata ja hakea tietoja reaaliajassa.

Mitä ominaisuuksia kannattaa etsiä?

Aivan kuten minkä tahansa muun ohjelmiston kehittäjät, työvoimatyökalujen kehittäjät yrittävät päihittää toisensa. On olemassa koko joukko ominaisuuksia, joiden on tarkoitus tarjota parempi keskitetty kokemus tuottavuuden parantamiseksi. Edellä esiteltyjen olennaisten ominaisuuksien lisäksi suosittelemme etsimään seuraavia ominaisuuksia:

• Sisäisten prosessien hallinta. Etulinjan tiimien pitäisi pystyä lähettämään vapaapyyntöjä, pääsemään helposti aikatauluihin ja tarkistamaan niitä sekä tekemään kaikenlaisia aikataulupyyntöjä.
• Muistiinpanojen tekeminen. Hyvän kenttäpalvelun hallintaratkaisun pitäisi antaa etulinjan työntekijöille mahdollisuus tehdä digitaalisia muistiinpanoja, jotka näkyvät kaikille alustan käyttäjille.
• Tiedot ja analytiikka. Liikkuvien tiimien työvälineiden pitäisi tarjota mahdollisuus optimoida menettelyjä. Tiedot ja analytiikka ovat välttämättömiä aikataulujen ja reittien tarkastelemiseksi parantamistarkoituksessa.
• Digitaaliset allekirjoitukset. Työvälineiden pitäisi vähentää paperin käyttöä tarjoamalla tapa allekirjoittaa asiakirjat digitaalisesti. Tällaiset ominaisuudet eivät ainoastaan säästä rahaa, vaan vähentävät myös vähäpätöisiin tehtäviin käytettyä aikaa.
• Ajan ja sijainnin seuranta. Mobiiliominaisuudet tarkoittavat muutakin kuin sitä, että ratkaisua voi käyttää puhelimella. Hyvien työvoimatyökalujen pitäisi aina tarjota tarkkaa seurantaa optimointia ja aikataulutusta varten.
• Reaaliaikainen ja offline-vuorovaikutus. Työvälineet edellyttävät oletusarvoisesti internet-yhteyttä. Näin ollen niiden pitäisi aina helpottaa reaaliaikaista viestintää etulinjan työntekijöiden ja toimistohenkilöstön välillä. Lisäksi,
• Laitteiden ja varaston seuranta. Kenttähuoltotyöt ovat erittäin ammattitaitoista työtä, joka edellyttää useita työkaluja ja laitteita. Työvälineiden tulisi tarjota mahdollisuus seurata kaikkia käytössä olevia laitteita.
• Asiakkaiden hallintatietokanta. Etulinjan työntekijöiden ja toimistohenkilöstön on voitava käyttää asiakkaita ja kaikkia muita yhteystietoja nopeasti ja tehokkaasti. Työvoimaratkaisun pitäisi tavallaan toimia myös CRM:nä, jossa jokaisella käyttäjällä on pääsy asiaankuuluviin tietoihin.

Vaikka keskitetyn kokemuksen luominen on työvoimatyökalujen ensisijainen tavoite, niillä on mahdollisuus tarjota paljon muutakin. Pohjimmiltaan saumaton työvoimakokemus voidaan toteuttaa vain, jos kaikki osapuolet, joita asia koskee, voivat käyttää alustaa kommunikointiin ja tietojen käyttöön helposti.

Milloin työvoimatyökalujen käyttöönotto kannattaa aloittaa

Vaikka työvoimanhallinta-alustat voivat hyödyttää monia eri toimialojen yrityksiä, kaikki yritykset eivät ole valmiita käyttämään näitä työkaluja. Saumattoman työvoimakokemuksen rakentaminen tulee tarpeelliseksi niille, joilla on tarvittava mittakaava.

Kun on kuitenkin hankittu useita tiimejä paikan päälle ja huomattava asiakaskunta, työvoimatyökaluista tulee yhä tärkeämpiä. Koska työvoimanhallinta-alustoja käytetään aikataulujen, reittien ja tehtävien suorittamisen optimointiin, näiden työkalujen tehokkuus kasvaa yrityksen laajentuessa.

Vaikka erilaisia työvoimanhallinta-alustoja voidaan ottaa käyttöön eri vaiheissa, työvoimanhallintatyökalut olisi otettava huomioon, kun vakaus on saavutettu. Toisin sanoen työvoimatyökalut ovat tärkeitä niille, jotka ovat vakiinnuttaneet asemansa alalla ainakin pieneltä osin.

Päätelmä

Kaikkien kenttäpalveluyritysten päätavoitteena tulisi olla saumattoman työkokemuksen luominen. Vaikka se saattaa aluksi tuntua hetkelliseltä, tällaisen tavoitteen saavuttaminen on erittäin suositeltavaa, sillä se auttaa yrityksiä optimoimaan tulovirtoja ja vähentämään turhaa ajanhukkaa vähäpätöisiin tehtäviin.

Lisäksi työvoimanhallinta-alustat tarjoavat keskitetyn kokemuksen kaikille mukana oleville työntekijöille. Helppokäyttöisyys ja kyky suorittaa tehtäviä paremmin parantavat kaikkien osapuolten hyvinvointia ja johtavat parempaan asiakaspalveluun.