Résumé
Les plateformes et les applications de gestion du personnel sont un atout pour les entreprises qui emploient des travailleurs de première ligne et du personnel de bureau. Elles offrent une multitude de fonctionnalités qui facilitent la communication entre les équipes, la gestion des tâches, la révision des horaires, l’optimisation des itinéraires, etc.
Ces fonctionnalités n’épuisent toutefois pas les capacités des solutions de gestion des ressources humaines. Elles peuvent également fournir des données et des analyses, un suivi en temps réel, des capacités de prise de notes et de signature électronique.
Ces solutions peuvent être intégrées dès que nécessaire, pour autant que l’entreprise dispose d’une base de clientèle importante. L’objectif final est de créer une expérience centralisée à laquelle les équipes sur site, la direction et le personnel de bureau peuvent accéder de n’importe où et à n’importe quel moment.
Introduction
Une application pour le personnel ou une application de gestion du personnel est un logiciel pour les téléphones mobiles et autres appareils. Les applications pour le personnel sont utilisées pour rationaliser la gestion des tâches et la communication entre les membres du personnel.
Elles sont le plus souvent utilisées par les entreprises qui emploient des techniciens de terrain (ou sur site) et des employés de bureau. Une application destinée aux travailleurs devient une ligne de vie en temps réel entre le personnel, qui a accès aux données nécessaires, et les travailleurs de première ligne, qui doivent agir en fonction de ces données.
Comment fonctionne une application pour les travailleurs ?
Les applications de gestion du personnel ne sont pas nécessairement des applications mobiles. Diverses plateformes de gestion du personnel sont déployées pour plusieurs appareils et systèmes d’exploitation. La plupart de ces outils de gestion du personnel sont principalement intégrés à des ordinateurs ou à des serveurs. Une application de gestion du personnel, au sens mobile du terme, est simplement l’un des moyens de tirer parti de ces avantages.
La solution de gestion des services sur le terrain (FSM) est le nom générique donné à ces outils et applications de gestion de la main-d’œuvre. Ces solutions sont généralement dotées d’une multitude de fonctionnalités, dont une application mobile. Une fois intégrés dans les opérations quotidiennes d’une entreprise, ces outils de main-d’œuvre sont destinés à stimuler la productivité sans créer de frais généraux supplémentaires.
Différentes plateformes de gestion des ressources humaines permettent d’atteindre ces objectifs grâce à des fonctionnalités différentes. Il existe toutefois des similitudes entre les solutions de gestion des ressources humaines. La plupart d’entre elles offrent une capacité mobile, un moyen de gérer et de réviser les horaires, et la numérisation des documents.
Étant donné que ces solutions sont destinées à fournir une expérience homogène au personnel, chaque fonctionnalité décrite ci-dessus peut être considérée comme une nécessité. Une application de gestion des ressources humaines fait à peu près la même chose puisqu’elle est une extension de la solution de gestion des services sur le terrain.
Ils intègrent ces fonctionnalités de la même manière que les solutions de gestion de projet bien connues telles que JIRA. Ces outils de main-d’œuvre pourraient même être considérés comme un mélange de CRM (gestion de la relation client) et de solution de gestion de projet.
L’objectif final de ces solutions est de regrouper les tâches, les relations avec les clients et la gestion des services dans un seul système. Les équipes de première ligne et le personnel de direction peuvent alors accéder à la même base de données via n’importe quel ordinateur ou appareil mobile, ce qui leur permet de communiquer, de modifier et d’extraire des données en temps réel.
Quelles sont les caractéristiques à rechercher ?
Comme pour tout autre logiciel, les développeurs d’outils de travail essaient de se surpasser les uns les autres. Il existe toute une série de fonctionnalités censées offrir une meilleure expérience centralisée à des fins de productivité. En dehors de l’ensemble des fonctionnalités essentielles décrites ci-dessus, nous vous recommandons de rechercher les éléments suivants :
- Gestion des processus internes. Les équipes de première ligne doivent être en mesure de soumettre des demandes de congés, d’accéder facilement aux horaires et de les examiner, ainsi que de planifier des demandes de toutes sortes.
- Prise de notes. Une bonne solution de gestion des services sur le terrain devrait permettre aux travailleurs de première ligne de prendre des notes numériques qui sont visibles par tous les utilisateurs de la plateforme, pour une expérience plus centralisée.
- Données et analyses. Les outils de travail destinés aux équipes mobiles doivent permettre d’optimiser les procédures. Les données et les analyses sont essentielles pour examiner les horaires et les itinéraires à des fins d’amélioration.
- Signatures numériques. Les outils de travail devraient réduire la quantité de papier utilisée en offrant un moyen de signer numériquement les documents. Ces fonctionnalités permettent non seulement d’économiser de l’argent, mais aussi de réduire le temps consacré à des tâches subalternes.
- Suivi du temps et de l’emplacement. La capacité mobile ne se limite pas à la possibilité d’utiliser la solution sur un téléphone. Les bons outils de gestion des ressources humaines doivent toujours permettre un suivi précis à des fins d’optimisation et de planification.
- Interaction en temps réel et hors ligne. Les outils de travail nécessitent par défaut une connexion à l’internet. Ils doivent donc toujours faciliter la communication en temps réel entre les travailleurs de première ligne et le personnel de bureau. En outre, les outils de travail doivent toujours faciliter la communication en temps réel entre les travailleurs de première ligne et le personnel de bureau,
- Contrôle de l’équipement et de l’inventaire. Le travail de service sur le terrain est une tâche hautement qualifiée qui nécessite de nombreux outils et équipements. Les outils de travail doivent permettre de suivre tous les équipements disponibles.
- Base de données de gestion des clients. Les travailleurs de première ligne et le personnel de bureau doivent pouvoir accéder rapidement et efficacement aux clients et à tous les autres contacts. D’une certaine manière, une solution de gestion des ressources humaines devrait servir de CRM, chaque utilisateur ayant accès aux données pertinentes.
Si la création d’une expérience centralisée est l’objectif premier des outils de gestion des ressources humaines, ceux-ci ont la possibilité d’offrir bien plus. Par essence, une expérience transparente pour les travailleurs ne peut être mise en œuvre que si toutes les parties concernées peuvent utiliser la plateforme pour communiquer et utiliser les données avec facilité.
Quand commencer à mettre en œuvre les outils de gestion des ressources humaines ?
Si les plateformes de gestion des ressources humaines peuvent profiter à un grand nombre d’entreprises dans différents secteurs, toutes les entreprises ne sont pas prêtes à utiliser ces outils. La mise en place d’une expérience de travail transparente devient nécessaire pour celles qui ont l’envergure requise.
Cependant, une fois que plusieurs équipes sur site et une base de clients assez importante sont acquises, les outils de gestion de la main-d’œuvre deviennent de plus en plus vitaux. Les plateformes de gestion des ressources humaines étant utilisées pour optimiser les horaires, les itinéraires et l’exécution des tâches, l’efficacité de ces outils augmente au fur et à mesure que l’entreprise se développe.
Ainsi, bien que diverses plateformes de gestion des ressources humaines puissent être mises en œuvre à différents stades, les outils de gestion des ressources humaines doivent être pris en considération une fois la stabilité acquise. En d’autres termes, les outils de gestion des ressources humaines sont importants pour ceux qui se sont établis, au moins en partie, dans l’industrie.
Conclusion
L’objectif final de toutes les entreprises de services sur le terrain devrait être d’offrir à leurs employés une expérience sans faille. Bien qu’il puisse sembler éphémère à première vue, il est fortement recommandé d’atteindre un tel objectif, car il aide les entreprises à optimiser les flux de revenus et à réduire le temps perdu à effectuer des tâches subalternes.
En outre, les plateformes de gestion du personnel offrent une expérience centralisée à tous les employés concernés. La facilité d’accès et la capacité à mieux exécuter les tâches améliorent le bien-être de toutes les parties concernées et se traduisent par un meilleur service à la clientèle.
