Kako lahko aplikacija za delovno silo poenostavi upravljanje storitev na terenu

Povzetek

Platforme in aplikacije za upravljanje delovne sile so koristne za podjetja z delavci v prvi liniji in pisarniškim osebjem. Zagotavljajo številne funkcije, ki pomagajo olajšati komunikacijo med ekipami, upravljati naloge, pregledovati urnike, optimizirati poti itd.

Vendar pa te funkcije ne izčrpajo zmogljivosti rešitev za upravljanje delovne sile. Zagotavljajo lahko tudi podatke in analitiko, sledenje v realnem času, beleženje in digitalno podpisovanje.

Te rešitve je mogoče vključiti že po potrebi, če ima podjetje veliko število strank. Končni cilj je ustvariti centralizirano izkušnjo za ekipe na lokaciji, vodstvo in pisarniško osebje, do katere lahko dostopajo od koder koli in kadar koli.

Uvod

Aplikacija za upravljanje delovne sile je programska oprema za mobilne telefone in druge naprave. Aplikacije za zaposlene se uporabljajo za poenostavitev upravljanja nalog in komunikacije med zaposlenimi.

Najpogosteje jih uporabljajo podjetja, ki imajo servisne tehnike na terenu (ali na delovnem mestu) in pisarniške delavce. Aplikacija za zaposlene postane rešilna bilka v realnem času med osebjem, ki ima dostop do potrebnih podatkov, in delavci na delovnem mestu, ki morajo na podlagi teh podatkov ukrepati.

Kako deluje aplikacija za delovno silo?

Aplikacije za zaposlene niso nujno samo mobilne aplikacije. Različne platforme za upravljanje delovne sile so nameščene za več naprav in operacijskih sistemov. Večina teh orodij za delovno silo je primarno integrirana v računalnike ali strežnike. Aplikacija za delovno silo v mobilnem pomenu besede je le eden od načinov za izkoriščanje prednosti.

Splošno ime za ta orodja in aplikacije za delovno silo je rešitev za upravljanje storitev na terenu (FSM). Te rešitve imajo običajno številne funkcije, ki lahko vključujejo tudi mobilno aplikacijo. Ko so ta orodja za delovno silo vključena v vsakodnevno poslovanje podjetja, so namenjena povečanju produktivnosti, ne da bi povzročila dodatne stroške.

Različne platforme za upravljanje delovne sile dosegajo te cilje z različnimi funkcijami. Vendar pa so si rešitve za upravljanje delovne sile podobne. Večina jih zagotavlja mobilne zmogljivosti, način upravljanja in pregledovanja urnikov ter digitalizacijo dokumentov.

Ker naj bi te rešitve zagotavljale celovito izkušnjo delovne sile, se lahko vsaka zgoraj opisana funkcija šteje za nujnost. Aplikacija za delovno silo počne veliko podobnega, saj je podaljšek rešitve za upravljanje storitev na terenu.

Te funkcije združujejo na podoben način kot znane rešitve za upravljanje projektov, kot je JIRA. Ta orodja za delovno silo bi lahko šteli celo za mešanico rešitev CRM (upravljanje odnosov s strankami) in rešitev za upravljanje projektov.

Končni cilj teh rešitev je, da se naloge, odnosi s strankami in upravljanje storitev združijo v en sistem. Do iste zbirke podatkov lahko nato prek katerega koli računalnika ali mobilne naprave dostopajo tako ekipe v prvi liniji kot vodstveno osebje, kar jim omogoča komunikacijo, urejanje in pridobivanje podatkov v realnem času.

Katere funkcije je treba iskati?

Tako kot pri vsaki drugi programski opremi se tudi pri orodjih za delovno silo razvijalci trudijo prehiteti drug drugega. Obstaja cela vrsta funkcij, ki naj bi zagotavljale boljšo centralizirano izkušnjo za namene produktivnosti. Poleg zgoraj opisanega nabora bistvenih funkcij priporočamo, da poiščete:

• Upravljanje notranjih procesov. Ekipe v prvi liniji morajo imeti možnost predložiti prošnje za dopust, enostavno dostopati do urnikov in jih pregledovati ter zahtevati kakršne koli urnike.
• Zapisovanje pripomb. Dobra rešitev za upravljanje storitev na terenu bi morala delavcem v prvi liniji omogočiti, da si delajo digitalne zapiske, ki so vidni vsem na platformi, kar bi pripomoglo k bolj centralizirani izkušnji.
• Podatki in analitika. Orodja za delovno silo za mobilne ekipe morajo omogočati optimizacijo postopkov. Podatki in analitika so bistveni za pregled urnikov in poti za namene izboljšav.
• Digitalni podpisi. Orodja za zaposlene morajo zmanjšati količino porabljenega papirja, saj omogočajo digitalno podpisovanje dokumentov. Takšne funkcije ne le prihranijo denar, temveč tudi zmanjšajo količino časa, porabljenega za opravljanje nepomembnih opravil.
• Sledenje času in lokaciji. Mobilna zmogljivost pomeni več kot le možnost uporabe rešitve na telefonu. Dobra orodja za delovno silo morajo vedno zagotavljati natančno sledenje za namene optimizacije in načrtovanja.
• Interakcija v realnem času in brez povezave. Orodja delovne sile privzeto zahtevajo internetno povezavo. Zato morajo vedno omogočati komunikacijo v realnem času med delavci v prvi liniji in pisarniškim osebjem. Poleg tega,
• Spremljanje opreme in zalog. Servisno delo na terenu je visokokvalificirana naloga, ki zahteva številna orodja in opremo. Orodja za delovno silo morajo zagotavljati možnost spremljanja vse opreme, ki je na voljo za uporabo.
• Podatkovna zbirka za upravljanje strank. Zaposleni v prvi liniji in pisarniško osebje morajo imeti hiter in učinkovit dostop do strank in vseh drugih stikov. Na nek način bi morala rešitev za delovno silo delovati kot CRM, kjer ima vsak uporabnik dostop do ustreznih podatkov.

Čeprav je glavni cilj orodij za delovno silo vzpostavitev centralizirane izkušnje, imajo orodja možnost zagotoviti veliko več. V bistvu je mogoče brezhibno izkušnjo z delovno silo vzpostaviti le, če lahko vse zadevne strani uporabljajo platformo za enostavno komunikacijo in uporabo podatkov.

Kdaj začeti z uvajanjem orodij za delovno silo

Čeprav lahko platforme za upravljanje delovne sile koristijo številnim podjetjem v različnih panogah, pa vsako podjetje ni pripravljeno na ta orodja. Za tiste, ki imajo potreben obseg, je treba vzpostaviti brezhibno izkušnjo delovne sile.

Ko pa pridobimo več ekip na delovnem mestu in precejšnjo bazo strank, postanejo orodja za delovno silo vse bolj pomembna. Ker se platforme za upravljanje delovne sile uporabljajo za optimizacijo urnikov, poti in izvajanja nalog, se učinkovitost teh orodij s širitvijo podjetja povečuje.

Čeprav je mogoče različne platforme za upravljanje delovne sile uvesti v različnih fazah, je treba orodja za upravljanje delovne sile upoštevati, ko se pridobi stabilnost. Z drugimi besedami, orodja za upravljanje delovne sile so pomembna za tiste, ki so se vsaj v manjšem delu uveljavili v panogi.

Zaključek

Končni cilj vseh podjetij, ki se ukvarjajo s storitvami na terenu, bi morala biti celovita izkušnja delovne sile. Čeprav se sprva zdi efemeren, je doseganje takega cilja zelo priporočljivo, saj podjetjem pomaga optimizirati tokove prihodkov in zmanjšati čas, ki ga zapravijo za opravljanje nepomembnih opravil.

Poleg tega platforme za upravljanje delovne sile zagotavljajo centralizirano izkušnjo za vse vključene zaposlene. Enostaven dostop in možnost boljšega izvajanja nalog izboljšujeta počutje vseh vpletenih strani in omogočata boljše storitve za stranke.