Sammendrag
Plattformer og apper for Workforce Management er en ressurs for bedrifter med frontlinjearbeidere og kontoransatte. De tilbyr en rekke funksjoner som bidrar til å forenkle kommunikasjonen mellom team, administrere oppgaver, gjennomgå timeplaner, optimalisere ruter osv.
Disse funksjonene er imidlertid ikke alt som finnes i løsninger for workforce management. De kan også tilby data og analyser, sporing i sanntid, notater og digital signering.
Disse løsningene kan integreres så tidlig som nødvendig, så lenge virksomheten har en betydelig kundebase. Målet er å skape en sentralisert opplevelse for lokale team, ledelsen og kontorpersonalet, som de har tilgang til fra hvor som helst og når som helst.
Innledning
En workforce-app eller en workforce management-app er programvare for mobiltelefoner og andre enheter. Workforce-apper brukes til å effektivisere oppgavehåndtering og kommunikasjon mellom ansatte.
De brukes oftest av selskaper som har teknikere i felten (eller på stedet) og kontorarbeidere. En workforce-app blir en livline i sanntid mellom de ansatte, som har tilgang til de nødvendige dataene, og frontlinjearbeiderne, som må handle på grunnlag av disse dataene.
Hvordan fungerer en Workforce-app?
Workforce-apper er ikke nødvendigvis bare mobilapplikasjoner. Ulike plattformer for workforce management brukes på flere enheter og operativsystemer. De fleste av disse verktøyene er primært integrert i datamaskiner eller servere. En workforce-app, i ordets mobile betydning, er ganske enkelt en av måtene å dra nytte av fordelene på.
Et overordnet navn for disse arbeidsverktøyene og appene er Field Service Management (FSM)-løsninger. Disse løsningene har vanligvis en rekke funksjoner som kan inkludere en mobilapp. Når de integreres i virksomhetens daglige drift, har disse arbeidsverktøyene til hensikt å øke produktiviteten uten å skape mer overhead.
Ulike plattformer for workforce management oppnår disse målene med ulike funksjoner. Det er imidlertid noen likhetstrekk mellom de ulike løsningene. De fleste av dem har mobilfunksjonalitet, en måte å administrere og gjennomgå timeplaner på og digitalisering av dokumenter.
Siden disse løsningene er ment å gi en sømløs opplevelse for medarbeiderne, kan alle funksjonene som er skissert ovenfor, anses som en nødvendighet. En Workforce-app gjør mye av det samme, ettersom den er en forlengelse av Field Service Management-løsningen.
De integrerer disse funksjonene på samme måte som velkjente prosjektstyringsløsninger som JIRA. Disse arbeidsverktøyene kan til og med betraktes som en blanding av en CRM-løsning (Customer Relationship Management) og en prosjektstyringsløsning.
Målet med disse løsningene er å samle oppgaver, kunderelasjoner og serviceadministrasjon i ett og samme system. Både førstelinjen og ledelsen får tilgang til den samme databasen via en hvilken som helst datamaskin eller mobil enhet, slik at begge kan kommunisere, redigere og hente ut data i sanntid.
Hvilke funksjoner skal du se etter?
Akkurat som med all annen programvare prøver utviklere av arbeidsverktøy å overgå hverandre. Det finnes en hel rekke funksjoner som skal gi en bedre sentralisert opplevelse for produktivitetsformål. Utover de essensielle funksjonene som er skissert ovenfor, anbefaler vi at du ser etter:
- Styring av interne prosesser. Frontlinjeteam bør kunne sende inn forespørsler om fri, enkelt få tilgang til og gjennomgå timeplaner og planlegge forespørsler av alle typer.
- Ta notater. En god løsning for feltserviceledelse bør gjøre det mulig for frontlinjearbeidere å ta digitale notater som er synlige for alle på plattformen, noe som bygger opp under en mer sentralisert opplevelse.
- Data og analyse. Arbeidsverktøy for mobile team bør gi mulighet til å optimalisere prosedyrene. Data og analyser er avgjørende for å kunne gjennomgå tidsplaner og ruter med tanke på forbedringer.
- Digitale signaturer. Workforce-verktøy bør redusere papirbruken ved å gjøre det mulig å signere dokumenter digitalt. Slike funksjoner sparer ikke bare penger, men reduserer også tiden som går med til å utføre trivielle oppgaver.
- Sporing av tid og sted. Mobilfunksjonalitet betyr mer enn bare å kunne bruke løsningen på en telefon. Gode verktøy for arbeidsstyrken bør alltid gi nøyaktig sporing for optimalisering og planlegging.
- Interaksjon i sanntid og offline. Workforce-verktøy krever internettforbindelse som standard. Derfor bør de alltid legge til rette for sanntidskommunikasjon mellom frontlinjearbeidere og kontoransatte. I tillegg til dette,
- Overvåking av utstyr og lagerbeholdning. Servicearbeid i felten er en oppgave som krever høy kompetanse, og som krever en rekke verktøy og utstyr. Workforce-verktøy bør gi mulighet til å holde oversikt over alt utstyret som er tilgjengelig for bruk.
- Database for kundeadministrasjon. Frontlinjearbeidere og kontoransatte skal kunne få tilgang til kunder og alle andre kontakter raskt og effektivt. I en viss forstand bør en workforce-løsning fungere som et CRM-system der alle brukere har tilgang til relevante data.
Selv om det primære målet for arbeidsverktøyene er å skape en sentralisert opplevelse, kan de bidra med mye mer. En sømløs opplevelse av arbeidsstyrken kan bare implementeres hvis alle berørte parter kan bruke plattformen til å kommunisere og bruke data på en enkel måte.
Når bør man begynne å implementere verktøy for arbeidsstyrken?
Selv om plattformer for workforce management kan være til nytte for en lang rekke bedrifter i ulike bransjer, er det ikke alle bedrifter som er klare for disse verktøyene. Å skape en sømløs opplevelse for arbeidsstyrken blir nødvendig for de som har den nødvendige størrelsen.
Men når man først har fått flere team på stedet og en betydelig kundebase, blir arbeidsstyringsverktøyene stadig viktigere. Siden plattformene for arbeidsstyringsverktøy brukes til å optimalisere tidsplaner, ruter og oppgaveutførelse, øker effektiviteten til disse verktøyene i takt med at selskapet ekspanderer.
Selv om ulike plattformer for workforce management kan implementeres på ulike stadier, bør man vurdere workforce-verktøy så snart man har oppnådd stabilitet. Med andre ord er workforce-verktøy viktige for dem som har etablert seg, i det minste delvis, i bransjen.
Konklusjon
Å skape en sømløs opplevelse for medarbeiderne bør være det endelige målet for alle virksomheter som driver med feltservice. Selv om det kan virke flyktig i første omgang, er det sterkt anbefalt å oppnå et slikt mål, ettersom det hjelper bedrifter med å optimalisere inntektsstrømmene og redusere bortkastet tid på trivielle oppgaver.
I tillegg gir workforce management-plattformer en sentralisert opplevelse for alle involverte medarbeidere. Enkel tilgang og muligheten til å utføre oppgaver på en bedre måte øker trivselen til alle involverte parter og resulterer i bedre kundeservice.
