Come un’app per la forza lavoro può semplificare le operazioni di gestione dell’assistenza sul campo

Riassunto esecutivo

Le piattaforme e le app per la gestione della forza lavoro sono una risorsa per le aziende con lavoratori in prima linea e personale d’ufficio. Offrono una moltitudine di funzioni che aiutano a facilitare la comunicazione tra i team, a gestire le attività, a rivedere gli orari, a ottimizzare i percorsi, ecc.

Queste caratteristiche, tuttavia, non esauriscono le capacità delle soluzioni di gestione della forza lavoro. Possono anche fornire dati e analisi, tracciamento in tempo reale, presa di appunti e funzionalità di firma digitale.

Queste soluzioni possono essere integrate in tempi brevi, a patto che l’azienda abbia una base di clienti consistente. L’obiettivo finale è quello di creare un’esperienza centralizzata a cui i team in sede, la direzione e il personale dell’ufficio possano accedere da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Introduzione

Un’app per la forza lavoro o un’app per la gestione della forza lavoro è un software per telefoni cellulari e altri dispositivi. Le app per la forza lavoro vengono utilizzate per semplificare la gestione delle attività e la comunicazione tra il personale.

Sono molto utilizzate dalle aziende che hanno tecnici di assistenza sul campo (o in loco) e impiegati. Un’app per la forza lavoro diventa un’ancora di salvezza in tempo reale tra il personale, che ha accesso ai dati necessari, e i lavoratori in prima linea, che devono agire sulla base di tali dati.

Come funziona un’app per la forza lavoro?

Le applicazioni per la forza lavoro non sono necessariamente solo applicazioni mobili. Diverse piattaforme di gestione della forza lavoro vengono distribuite per diversi dispositivi e sistemi operativi. La maggior parte di questi strumenti per la forza lavoro è integrata principalmente a computer o server. Un’app per la forza lavoro, nel senso mobile del termine, è semplicemente uno dei modi per sfruttarne i vantaggi.

Un nome generale per questi strumenti e app per la forza lavoro è soluzione di gestione del servizio sul campo (FSM). Queste soluzioni sono solitamente dotate di una moltitudine di funzioni che possono includere un’applicazione mobile. Una volta integrati nelle operazioni quotidiane di un’azienda, questi strumenti per la forza lavoro hanno lo scopo di aumentare la produttività senza creare ulteriori spese.

Le varie piattaforme di gestione della forza lavoro raggiungono questi obiettivi con caratteristiche diverse. Esistono tuttavia delle similitudini tra le varie soluzioni di gestione della forza lavoro. La maggior parte di esse offre funzionalità mobili, un modo per gestire e rivedere gli orari e la digitalizzazione dei documenti.

Dato che queste soluzioni sono destinate a fornire un’esperienza di lavoro senza soluzione di continuità, tutte le caratteristiche sopra descritte possono essere considerate una necessità. Un’app per la forza lavoro fa molto di più, in quanto è un’estensione della soluzione di gestione dei servizi sul campo.

Integrano queste funzionalità in modo simile alle note soluzioni di gestione dei progetti come JIRA. Questi strumenti per la forza lavoro potrebbero anche essere considerati un mix tra un CRM (customer relationship management) e una soluzione di project management.

L’obiettivo finale di queste soluzioni è quello di riunire in un unico sistema le attività, le relazioni con i clienti e la gestione dei servizi. Sia i team in prima linea che il personale direttivo possono quindi accedere allo stesso database attraverso qualsiasi computer o dispositivo mobile, consentendo a entrambi di comunicare, modificare e recuperare i dati in tempo reale.

Quali sono le caratteristiche da ricercare?

Proprio come qualsiasi altro software, gli sviluppatori di strumenti per la forza lavoro cercano di superarsi a vicenda. Esiste un’intera serie di funzioni che dovrebbero fornire una migliore esperienza centralizzata per la produttività. Al di fuori delle caratteristiche essenziali descritte sopra, ti consigliamo di cercare:

• Gestione dei processi interni. I team di prima linea devono essere in grado di inviare richieste di ferie, accedere facilmente agli orari e rivederli, nonché programmare richieste di qualsiasi tipo.
• Prendere appunti. Una buona soluzione di gestione dell’assistenza sul campo dovrebbe consentire ai lavoratori in prima linea di prendere appunti digitali visibili a tutti sulla piattaforma, in modo da creare un’esperienza più centralizzata.
• Dati e analisi. Gli strumenti per la forza lavoro dei team mobili devono offrire l’opportunità di ottimizzare le procedure. I dati e le analisi sono essenziali per rivedere gli orari e i percorsi a scopo di miglioramento.
• Firme digitali. Gli strumenti per la forza lavoro dovrebbero ridurre la quantità di carta utilizzata fornendo un modo per firmare digitalmente i documenti. Queste funzioni non solo fanno risparmiare denaro, ma riducono anche il tempo speso a svolgere compiti di secondaria importanza.
• Tracciamento del tempo e della posizione. Per funzionalità mobile non si intende solo la possibilità di utilizzare la soluzione su un telefono. Un buon strumento per la forza lavoro deve sempre fornire una tracciabilità accurata a fini di ottimizzazione e programmazione.
• Interazione in tempo reale e offline. Gli strumenti per la forza lavoro richiedono di default la connettività a internet. Per questo motivo, devono sempre facilitare la comunicazione in tempo reale tra i lavoratori in prima linea e il personale d’ufficio. Inoltre,
• Monitoraggio delle attrezzature e dell’inventario. Il lavoro di assistenza sul campo è un’attività altamente qualificata che richiede diversi strumenti e attrezzature. Gli strumenti per la forza lavoro devono offrire la possibilità di tenere traccia di tutte le attrezzature disponibili per l’uso.
• Database di gestione dei clienti. I lavoratori in prima linea e il personale d’ufficio devono essere in grado di accedere ai clienti e a tutti gli altri contatti in modo rapido ed efficiente. In un certo senso, una soluzione per la forza lavoro dovrebbe fungere da CRM, dove ogni utente ha accesso ai dati rilevanti.

Sebbene la creazione di un’esperienza centralizzata sia l’obiettivo principale degli strumenti per la forza lavoro, essi hanno l’opportunità di fornire molto di più. In sostanza, un’esperienza di lavoro senza soluzione di continuità può essere implementata solo se tutte le parti interessate possono utilizzare la piattaforma per comunicare e utilizzare i dati con facilità.

Quando iniziare a implementare gli strumenti per la forza lavoro

Sebbene le piattaforme di gestione della forza lavoro possano essere utili a un’ampia gamma di aziende di vari settori, non tutte le imprese sono pronte per questi strumenti. Costruire un’esperienza di lavoro senza soluzione di continuità diventa necessario per coloro che hanno le dimensioni necessarie.

Tuttavia, una volta acquisiti diversi team in loco e una base di clienti considerevole, gli strumenti di gestione della forza lavoro diventano sempre più indispensabili. Poiché le piattaforme di gestione della forza lavoro vengono utilizzate per ottimizzare orari, percorsi e prestazioni, l’efficienza di questi strumenti aumenta con l’espansione dell’azienda.

Pertanto, mentre le varie piattaforme di gestione della forza lavoro possono essere implementate in fasi diverse, gli strumenti per la forza lavoro dovrebbero essere presi in considerazione una volta acquisita la stabilità. In altre parole, gli strumenti per la forza lavoro sono importanti per chi si è affermato, almeno in parte, nel settore.

Conclusione

Costruire un’esperienza di lavoro senza soluzione di continuità dovrebbe essere l’obiettivo finale di tutte le aziende di assistenza sul campo. Anche se all’inizio può sembrare effimero, il raggiungimento di questo obiettivo è altamente raccomandato perché aiuta le aziende a ottimizzare i flussi di entrate e a ridurre il tempo sprecato a svolgere compiti banali.

Inoltre, le piattaforme di gestione della forza lavoro offrono un’esperienza centralizzata a tutti i dipendenti coinvolti. La facilità di accesso e la possibilità di svolgere meglio le attività migliorano il benessere di tutte le parti coinvolte e si traducono in un migliore servizio ai clienti.